数字档案室建设

1、数字档案室建设一、数字档案室建设的意义（一）社会信息化发展的需要（二）档案信息化的必然档案管理信息化将提升档案工作的效率，彰显档案服务水平广州市档案馆：新广州百米长卷（三）数字档案室建设基本情况部分省市数字档案室建设情况2005年安徽省档案局在全国率先开展电子文件中心建设的探索。2006年宁波市档案局开展“虚拟档案室”的建设。北京、上海、天津、南京、浙江、广东、青岛等省市以及中央机关、部分国有大型企业等都先后开展数字档案室建设。浙江省档案局在推进数字室建设过程中，研究开发集“收、管、用、交”为一体的数字档案室平台。数字档案室建设考核西安市基本情况二、数字档案室建设原则数字档案室的定义：数字档案

2、室建设指南对数字档案室的定义是：机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。（一）数字档案室基本特征数字化虚拟化系统化网络化知识化数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。实现数字将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中,档案资源系统、规范管理。（二）数字档案室建设原则“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”1、资源为先数字档案室建

3、设中，资源建设是核心。要以数字资源为导向,优先考虑数字档案资源建设要求，将数字资源建设置于各项建设内容的核心，基础设施、应用系统、保障体系建设都围绕数字资源建设进行设置。2、标准规范科学规范是基础。建立规范、科学的数字档案资源是数字档案室建设的出发点也是资源建设的基本任务。标准是支撑。数字档案室建设涉及十几项标准、规范，是基础设施、应系统、数字档案资源、保障体系建设内容的基本依据，特别是应用系统建设，相关标准构成了其主体部分。遵循是前提。遵循国家标准，在保障数据共享的基础上，建立适应本单位不同门类、载体形式和管理应用需要的规定。4、确保安全三、数字档案室建设的主要任务（一）数字档案室基础设施建

4、设网络基础设施（局域网、政府网、外网）硬件（计算机、扫描仪、打印机、刻录机、服务器、备份存储等）基础软件（网络操作系统、扫描软件、数据库软件）安全保障系统（杀毒软件、隔离卡、防火墙等）（二）数字档案室应用系统建设电子文件管理应用系统基本功能。收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、检索、利用、鉴定、统计、移交、备份与恢复、用户、权限管理等。参照电子文件管理系统通用功能要求。电子档案管理应用系统基本功能。配置分类方案、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案及管理、档案门类自定义、电子档案管理（收管存用）、安全管理、数字化成果管理、系统管理等。功能设计方式。电子文件归档和电子档案管理功能

5、分别由业务系统和档案管理系统执行；由独立的电子档案管理系统执行；由业务系统全部集中执行。文档一体化。已经建成办公系统的单位，需要相应功能的接口软件,做好两个系统的衔接。在正在筹备建设的单位或拟对现有办公系统开级更新的单位，档案部门要积极参与，推动档案管理功能需求的落实。业务系统电子文件归档接口应具备的基本功能。对归档的电子文件及元数据四性（真实、可靠、完整、可用）检测功能；对归档前电子文件及元数据封装成归档数据包；对数据包传输至指定位置；标记已归档文件、反馈归档操作信息等。电子档案管理系统接口应具备的基本功能。接受归档文件的电子档案管理系统接口应具备归档的电子文件及元数据四性（真实、完整、可靠

6、、可用）保障功能；接受归档数据包；对数据包进行解析并能存储在指定位置；向电子文件管理系统反馈接收信息等。电子文件和电子档案“四性”的含义。电子文件、电子档案的管理，贯彻全程管理，前端控制，统一管理的原则，确保文件、档案的真实性、可靠性、完整性、可用性。真实性一一指内容与其生成者、生成时间等因素一致、发送时间一致等等。可靠性一一指内容完全和正确地表达期所反映的实事或活动等。完整性一一指内容、文档结构、背景信息齐全且没有被破坏、变异、丢失等。可用性一一指能够检索、呈现、理解、利用等。（三）数字档案室档案资源建设1、数字档案资源建设的现实意义是档案管理现代化的关键是提高档案服务效率的基础能提升档案信

7、息安全利用精细化管理水平是政务管理现代化的资源基础是档案抢救、保护的有效手段2、目标：增量电子化，存量数字化增量电子化。文件管理与档案管理的统筹协调，业务工作与档案工作的协调。以数字档案室建设为契机，电子文件与电子档案管理平台搭建是关键,确保增量电子化。3、档案数字化实施与管理存量数字化。以服务政务管理、服务民生为目标，充分应用现代技术、社会服务，加快存量数字化档案数字化的基本流程档案整理目录建库档案扫描图像处理数据挂接数据管理档案数字化项目管理节点档案实体前处理质量节点管理档案实体规范化的整理，是档案数字化质量的基本保障。目录著录质量节点管理目录数据库的建设是运用计算机管理档案的基础，而数据

8、质量是目录数据库的生命。文件题名、责任者等满足文件检索需要的数据项，开放、密级等用于鉴定安全管理和分级利用的数据项、档案号用于扫描定位等数字化加工阶段利用的数据项，都是质量管理的关键。目录数据质量检查：检查内容：必录字段。尤其是题名、责任者、时间、文号、密级、档号等要严格检查。抽查比例：随机抽查不低于20%勺数据。检查方式：对随机抽取的条目各著录项目内容的准确性进行逐条检查。扫描文件质量节点管理扫描仪参数的设置。扫描仪参数的设置，关系到扫描质量的优劣，调整参数适合纸张。扫描图像尺寸设定。要考虑档案的特性，文件的圈批。大幅面的档案。最好是一次成型，如果分块扫描，分辨率、画布尺寸等应一致，各扫描块

9、命名要规范统一。图像数据质量检验：纠偏：对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。去污：档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。图像处理：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像。完整性：检查扫描文件的完整性，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。检查比例：随机抽查不低于10%勺图像，抽检合格率要求达到95%认上（含95%。数字化成果存储节点管理备份管理。建立多重备份管理体制，提高抗风险能力。安全检测管理。建立安全性、完整性、可用性检测制度，确保数字档案数据安全、可信与可用。数据利用管理。数据整合，知识挖掘档案数字化项目安全节点管

10、理设备设施的管理数字化加工现场的安全管理人员的管理规章制度的建立（四）数字档案室组织建设1、领导与职能分工2、规划与发展3、机制与管理职能部电子政务明确本单位电子文件归档管理与数字档案室建设的分管领导、门、岗位职责等。将电子文件归档管理与数字档案室建设纳入本单位信息化、建设规划，持续健康发展。建立与完善管理机制，确保文档部门与本单位信息化部门紧密关联，协同工作，实现业务系统电子文件归档功能的开发、数字档案室建设。(五)数字档案室保障体系建设1、经费保障2、制度保障3、人才保障四、国家相关标准规范简介数字档案室建设指南(2014年)«电子文件管理系统通用功能要求(GB/T29194-2012)档案著录规则(DA/T18-1999)、纸质档案数字化技术规范(DA/T31)文书类电子文件元数据方案(DA/T46-2009)电子信息系统机房设计规范(GB50174-2008)电子文件归档与管理规范(GB/