高速公路档案管理监理实施细则

1、高速公路档案管理监理实施细则1.1 档案管理的目的 档案管理的目的是通过建立档案管理制度、组织和程序，全面、系统、准确及时完成竣工文件编制工作，提高工程项目的管理水平。1.2 档案管理的组织与职责1.2.1 总监办档案管理机构与职责（1）总监全面负责档案管理工作；（2）总监办的档案管理工作具体由综合部负责，综合部设专人负责文件和档案的管理。（3）总监办各部门和驻地监理组负责分管范围内档案管理工作。（4）总监办档案管理职责是：对各施工单位施工资料进行审核并签认；对各施工单位的竣工图进行审核和签认，负责监理档案文件的积累、收集及整理；对各参建单位竣工文件移交的质量进行指导和管理。协助业主对整理归档

2、的竣工文件进行审查和初步验收。1.2.2 承包人档案管理机构与职责（1）各承包人项目经理部要成立专门的档案管理机构，有专人管理工程档案和文件。（2）承包人档案管理职责：负责施工文件的积累、收集及初步整理；负责竣工图的编制。1.3 工程档案主要内容（1）工程档案文件范围1）可行性研究文件2）设计基础文件3）设计文件4）工程管理文件5）施工文件6）监理文件7）竣工文件8）科研项目文件（2）监理文件包括下列文件：1）监理规划、监理实施细则2）合同管理文件3）工程进度管理文件4）工程技术管理文件5）工程质量控制文件6）工程计量与支付7）监理通知、开（停复）工令8）备忘录、会议纪要9）施工质量抽验检验文

3、件10）监理工作会议记录或纪要11）与各单位的来往文件12）监理声像文件1.4竣工文件材料收集、整理和组卷要求1.4.1竣工文件材料收集组卷分工（1）项目准备阶段、工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料。由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集。可行性研究、项目建议书及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、验收委员会名册等由交通主管部门和建设单位收集、整理；征地拆迁文件、招标投标与评标文件、承包合同、合同协议和交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告应分别根据文件材料形成的阶段、内容分类收集、整理组卷。（2）勘察设计文件由勘察设计单位负责收集；

4、地质勘察材料、总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、工程概预算等文件材料按项目、阶段、专业结构分别整理组卷。变更设计文件和变更图纸由完成的单位负责组卷。（3）施工阶段形成的文件材料，由总承包单位进行汇总并负总责；各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总和理顺后向建设单位移交。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段组卷。单位、分部、分项（汇总表）工程质量检验评定表组成专卷。各分项工程按施工工序先后形成的工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项质量评定（放在首页）组成专卷。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录等

5、按单位工程分别单独组卷（试验台账放在首页，并将自检、抽检不含监理抽检、送检试验记录按顺序排列）。若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷。重大质量事故处理和施工中遇到非正常情况记录分别单独组卷。围绕具体单位工程的会议纪要和监理文件按单位（项）工程组卷。（4）监理文件由监理单位负责收集：一般可按专业文种时间整理组卷。管理依据性文件如监理大纲、监理规划、监理实施细则等文件在形成后组卷。工作性文件如工程质量控制文件、计量与支付（含变更支付、索赔支付）要分别单独组卷、监理月报按年度组卷。与各有关单位的往来文件等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷，监理日记按时间先后顺序单独组卷。组卷时注

6、意把过程文件（如请示与批复、来文与复文等）一并归档。没有结论的请示报告可单独存放，待竣工验收后处理。 监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验按分项分部工程排序单独组卷（便于比较对照）。（5）科研课题文件材料由承办单位负责收集和整理。（6）交通安全设施和机电系统项目文件材料由承包单位负责收集和整理。1.4.2卷内文件材料排列要求（1）管理性文件按问题或重要程度排列；（2）项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列；（3）声像（照片）按照片档案管理规范（GB/T11812-89）的要求组卷。一般以一组照片为单位填写文字说明（分组说明），表示一组照片的内容基本上反映

7、同一组题材；录像材料要有文字说明。（包括录制说明、录制单位、录制人、带长及年、月、日）贴在背面上，并在脊背处逐件编号；（4）设备文件材料按依据性、设备开箱验收，随机图样、设备安装调试和运行维修等材料排列；（5）机电系统工程项目文件材料按省交通厅印发的广东省高速公路机电系统工程项目竣工文件编制、整理及验收暂行办法（粤交办2001172号）要求排列；（6）科研项目文件材料按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列；（7）房建项目按项目依据性文件、地质勘察报告、工程设计各专业施工文件与图纸（含土建、机电安装、电梯、消防等）依次排列；（8）竣工图按里程、专业、图号

8、排列；（9）卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后。1.4.3案卷封面和脊背、卷内文件目录、卷内文件及备考表（1）档号，填写档案分类号和案卷顺序号；分类号编制方法是以建设单位制定的档案分类大纲为基础结合工程项目设置类目。（2）案卷题名，应包括公路建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。案卷题名应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容；（3）立卷单位，是指项目文件材料组卷的部门或项目负责部门；（4）起止日期，是指项目文件材料形成的起止日期；（5）保管期限，填写其划定的保管期限；（6）密级，按保密规定填写；（7）脊背需填写案卷题名和档号。案卷题名从右至左排列，首列空二个字

9、位。1.4.4卷内文件目录（1）顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注（卷内目录，备考表不编页码）；（2）文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号；（3）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采用通用的标准简称；（4）文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，（如会议纪要、通知等）应自拟标题；（5）日期，指文件材料的形成日期；（6）页次，填写每份文件首页上标准的页号，最终件注起止号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，并在备考表中注明合计页数。 卷内目录排列在卷内文件

10、材料的首页之前。（7）备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，其内容应标明卷内文件材料的件数、页数及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。（8）案卷的编制应按照工程施工的顺序，对案卷进行系统排列，参建单位完成案卷的编制后，用铅笔在封面和脊背编写案卷流水号。并根据本办法“附件二”中保管期限的规定把组成的案卷划分为永久、长期、短期三种，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。1.4.5归档文件装订归档文件材料采用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见是在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对用纸欠规范的文件要进行补贴或折叠。图纸可装订或不装订，不装订的图纸需要每张加盖档号章。档号章内

11、容包括分类号、案卷号和件号。1.4.6案卷卷皮和卷内表格的样式尺寸案卷卷皮、卷内表格规格按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）中规定的样式、尺寸执行。1.5 工程档案编制质量要求工程档案编制质量要求，应按照国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求、交通部公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法、广东省交通厅广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法执行。归档文件的质量要求如下：（1）归档的工程文件一般应为原件。（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（3）工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。（4）

12、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。（9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。（10）不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.389）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。（11）工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。（12）工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。（13）工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公