档案的整理与保管基本培训PPT课件

1、档案的整理与保管基本培训第一节 档案整理一、（一、（1）概述）概述v 档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成一个有序体系的工作。排列和编目，组成一个有序体系的工作。v 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档案信息资源的重要基础。案信息资源的重要基础。v 主要是指档案室的实体整理，而不是档案内容主要是指档案室的实体整

2、理，而不是档案内容的整理。的整理。（2）原则和要求v（一）整理档案必须保持文件之间的历史联系所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。v1.文件在来源方面的联系，要求按照文件的形成机关及其内部组织机构上的联系整理档案。v2.保持文件时间上的联系，要求按照文件自然形成的先后顺序整理档案。v3.保持文件内容上的联系，要求按照文件所反映的问题（事由）整理档案。v4.保持文件形式上的联系，要求按照文件在制成材料、记录方式和种类名称上的异同整理档案。v（二）充分利用原有基础1.只要经过整理而有规可循、有目可查的档案，就应力求

3、保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，必要时可作适当的加工整理。2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分，要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改动，避免人为破坏文件之间的历史联系。v（三）必须便于档案的保管和利用档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于档案的保管和利用。v二、档案整理工作的内容二、档案整理工作的内容（一）档案整理工作的内容（一）档案整理工作的内容1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理档案馆对正常接收进馆的档案

4、的进一步整理3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理工作程序（环节、内容）工作程序（环节、内容）v（1 1）区分全宗）区分全宗v（2 2）全宗内档案的分类）全宗内档案的分类v（3 3）立卷（组卷）立卷（组卷）v（4 4）卷内文件整理）卷内文件整理v（5 5）案卷封面编目）案卷封面编目v（6 6）案卷装订）案卷装订v（7 7）案卷的排列）案卷的排列v（8 8）编制案卷目录）编制案卷目录v（9 9）档案盒的排架）档案盒的排架 档案整理工作的各环节通常是由不同的工作机构和人员分别承担的v文书立卷一般是由直接产生、处理文件的机构和人员承担；v全宗内档案分类、

5、案卷排列与编号、编制案卷目录的工作一般是由档案室承担；v全宗的划分和排列多由档案馆承担。档案室对档案的整理按其工作内容，分为以下：档案室对档案的整理按其工作内容，分为以下：v第一，系统排列和编制案卷目录或归档文件第一，系统排列和编制案卷目录或归档文件排列；排列；v第二，对整理不善的档案进行局部调整；第二，对整理不善的档案进行局部调整；v第三，对一些零散档案或机关单位、个人委第三，对一些零散档案或机关单位、个人委托整理的档案，档案室还要按照立卷整理流托整理的档案，档案室还要按照立卷整理流程或归档文件整理流程进行全过程的整理工程或归档文件整理流程进行全过程的整理工作。作。三、区分全宗与立档单位三、

6、区分全宗与立档单位v一、全宗的概念及其意义一、全宗的概念及其意义（一）什么是全宗（一）什么是全宗全宗是一个独立机关、组织或人物在社会活动中全宗是一个独立机关、组织或人物在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体、是档案馆的基形成的具有有机联系的文件整体、是档案馆的基本分类和管理单位，即一个组织的全部档案。本分类和管理单位，即一个组织的全部档案。所谓全宗，就是一个独立单位或者一个著名家庭、所谓全宗，就是一个独立单位或者一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。个人在社会活动中形成的档案整体。v基本含义：v第一，全宗是一个有机整体；v第二，全总是在一定的历史活动中形成的；v第三，全总是以一定的社

7、会单位为基础而构成的。全宗的类型v按形成全宗内容的性质区分：1.机关组织全宗2.人物全宗v按全宗的构成方式区分：1.独立全宗2.联合全宗3.汇集全宗4.档案汇集（二）、立档单位及其构成条件v1）立档单位的概念立档单位是形成全宗的母体，是指能够构成一个全宗的机关单位或个体，又称为全宗构成者。v2 2）立档单位构成的条件）立档单位构成的条件1.1.有独立行使和处理事务的职权，即能够独立有独立行使和处理事务的职权，即能够独立的行使职权，并能主要以自己的名义单独对外的行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。这是构成立档单位的首要条件。行文。这是构成立档单位的首要条件。2.2.有独立的财务。有独立的

8、财务。3.3.应设有管理人事的机构和人员，有一定的人应设有管理人事的机构和人员，有一定的人事任免权。事任免权。四、区分全宗v（一）区分全宗的含义v区分全宗，首先就是要准确地判断与合理地设置全宗。v这项工作只要在档案馆进行。（二）按全宗整理档案意义（二）按全宗整理档案意义v1.按全宗整理档案，能够揭示档案内容的实质；v2.按全宗整理档案，对档案的管理有着重要的组织作用。（三）设立全宗的基本原则（三）设立全宗的基本原则v清朝及其以前的历代王朝的档案，按照每个朝代为限分别建立全宗；v民国档案和革命历史档案，视具体情况设立若干全宗；v中华人民共和国时期的档案根据立档单位设立全宗。v（四）零散文件区分全

9、宗的特殊方法（四）零散文件区分全宗的特殊方法v第一，从发文和内部文件的特征判定；第一，从发文和内部文件的特征判定；v第二，从收文的实际收受者判定；第二，从收文的实际收受者判定；v第三，对于全宗混淆情况严重的档案，可以第三，对于全宗混淆情况严重的档案，可以从文件的各种标记去判断，或利用机关收发从文件的各种标记去判断，或利用机关收发文薄等材料判断，或从文件的外形等特征去文薄等材料判断，或从文件的外形等特征去判断。判断。v（四）立档单位的变化与全宗划分立档单位发生根本性变化时，全宗也要随着变化，重新划分；当立档单位发生非根本性变化时，全宗不变。三、判定档案所属全宗v判定档案所属全宗，关键在于确定档案

10、的形成者。1.立档单位的发文（印件和底稿）2.立档单位的收文3.立档单位的内部文件v（五）全宗的种类（五）全宗的种类v一是独立全宗，指一个独立的立档单位在工作活动中形成的各种门类和载体档案的整体。v二是联合全宗；指若干独立机关形成的档案，由于混在一起，难以区分全宗构成者而联合组成的一个全宗。v三是人物全宗，人物全宗就是社会活动家、科学家、文学家、艺术家、教育家以及其他著名人物在其一生活动中所形成的档案整体。v四是档案汇集，指所属全宗不明的、零散的、残缺不全的档案，按一定的特点组合起来的档案混合体。v五是全宗汇集，由档案数量极少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合单位。人物全宗包括个人的

11、著作、手稿、日记、信件、照片、录音、录像、遗嘱以及记录个人、家庭和家族社会活动的全部材料；还包括他人撰写或者收集的与人物全宗构成者个人、家庭和家族有关的材料，以及直系亲属的能够说明立档单位情况的材料。人物全宗不得收入全宗构成者在公务活动中处理的官方文件的原件（重复件或复制件除外。）人物全宗内档案的分类v1.生平传记材料v2.创作材料v3.公务活动材料v4.个人书信v5.经济材料v6.亲属材料v7.评价材料v8.音像材料v9.其他材料五、五、 全宗内档案的分类全宗内档案的分类v全宗内档案的分类，就是对立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式上的异同，分成若干层次和类别，使其构成有机的体系

12、。v（一）分类的意义1.揭示全宗内档案的有机联系，便于系统利用；2.为立卷、排列和编目等进一步程序创造条件；3.直接影响档案库房空间使用计划、全宗指南和档案馆指南的结构、全宗文件卡片的建立等许多工作的质量。v（二）分类的要求（二）分类的要求1. 1. 客观性客观性2. 2. 逻辑性逻辑性3.3.一贯性一贯性4.4.实用性实用性（三）分类的一般方法（三）分类的一般方法 全宗内档案的分类方法，是指对有关分类标全宗内档案的分类方法，是指对有关分类标准的具体运用过程。又称准的具体运用过程。又称“分类依据分类依据”。归。归纳起来主要有如下类型：纳起来主要有如下类型：常用的分类方法常用的分类方法v（一）年

13、度分类法（一）年度分类法根据形成和处理文件的所属年度将全宗内根据形成和处理文件的所属年度将全宗内档案分成各个类别。档案分成各个类别。v几种特殊情况的处理：1.文件上有两个以上日期又不是一个年度2.文件上没有日期3.跨年度文件4.专门年度的文件v（二）组织机构分类法（二）组织机构分类法按照立档单位的内部组织机构对档案分门按照立档单位的内部组织机构对档案分门别类。别类。按组织机构分类，一般是按立档单位的第按组织机构分类，一般是按立档单位的第一层内部组织机构设置类别。必要时也可一层内部组织机构设置类别。必要时也可以分到第二层的内部组织机构，但比较少以分到第二层的内部组织机构，但比较少见。排列机构时，

14、一般应将领导机构或综见。排列机构时，一般应将领导机构或综合机构列在前面，也可以按党、政、工、合机构列在前面，也可以按党、政、工、团的顺序排列。团的顺序排列。v（三）问题分类法（三）问题分类法按照档案记录的主题内容把档案分门别类。按照档案记录的主题内容把档案分门别类。采用问题分类法应注意几个问题：采用问题分类法应注意几个问题：1.1.应该按照文件内容中最基本的问题来设置类别；应该按照文件内容中最基本的问题来设置类别；2.2.类目体系力求简明，必须合乎逻辑，类目的设类目体系力求简明，必须合乎逻辑，类目的设置应根据全宗的大小、立档单位工作任务繁简和置应根据全宗的大小、立档单位工作任务繁简和文件的多少

15、来决定。文件的多少来决定。3.3.按文件的主要内容准确地分类。按文件的主要内容准确地分类。（四）、分类方法的结合运用和选择（四）、分类方法的结合运用和选择v（一）年度（一）年度组织机构分类法组织机构分类法v2000年年办公室办公室计划处计划处生产处生产处v2001年年办公室办公室计划处计划处生产处生产处v（二）组织机构（二）组织机构年度分类法年度分类法v办公室办公室 2000年年v 2001年年v 2002年年v v计划处计划处 2000年年v 2001年年v 2002年年v v（三）年度（三）年度问题分类法问题分类法v2000年年 综合类综合类v 计划类计划类v 生产类生产类v v2001年

16、年 综合类综合类v 计划类计划类v 生产类生产类v v（四）问题（四）问题年度分类法年度分类法v综合类综合类 2000年年v 2001年年v 2002年年v v生产类生产类 2000年年v 2001年年v 2002年年v 六、分类方案的编制六、分类方案的编制v（一）统一性（一）统一性v（二）排斥性（二）排斥性v（三）伸缩性（三）伸缩性七七 立立 卷卷 立卷是将零散的文件材料根据其相互联立卷是将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。程。一、立卷工作的内容v（一）立卷工作的内容组成案卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列编号、填写卷内文

17、件目录与备考表、案卷封面的编目及案卷的装订。二、立卷与分类的关系v分类是把全宗内的文件按照一定的特征分成若干部分，立卷则是把各个局部的零散的文件，按照一定的特点组成多个保管单位。立卷是对分类结果的进一步加工。三、立卷方法v（一）按问题立卷v（二）按作者立卷v（三）按名称立卷v（四）按时间立卷v（五）按地区立卷v（六）按通讯者立卷v现在人们总结出的常用分类方法：1.一事一卷2.四分四注意v分年度，注意文件内容针对的时间；v分级别，注意上下级文件之间的关系；v分问题，注意问题的联系准确；v分保管价值，注意保持材料的完整性。四、卷内文件的整理v（一）卷内文件的排列和编号对卷内文件，要求排列次序有条理

18、，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。无论采用哪种方法排列，必须注意保持请示与批复、正件与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、原稿、草案）之间不可分离的关系。排好之后，应按统一方法编上页号。v（二）填写卷内文件目录和备考表v 卷内文件目录顺顺序序号号文件作文件作者者发文发文号号文件标题文件标题日期日期所所在在页页号号备注备注1 兴化市委 兴委组200596号关于调整兴化市创建省级文明城市指挥部的通知 20050406 1v名词解释：a)顺序号：文件的排列顺序号，归档文件应在分顺序号：文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从类方案的最低一级类目内，按文件排

19、列顺序从“1”开始逐件编流水号，即每年按永久、长期、短期开始逐件编流水号，即每年按永久、长期、短期分别从分别从“1”开始逐件编流水号。开始逐件编流水号。b)文件作者：是指制发文件的组织或个人，即文文件作者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。件的发文机关或署名者。c)发文号：发文的字号，是由发文机关按发文次发文号：发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。号组成。d)题名：即文件标题，它是直接表达文件内容题名：即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内和中心主题的文件特

20、征，是了解归档文件内容的起点。容的起点。 e)日期：即文件的形成时间。它是文件的重要日期：即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。找档案的常用途径。f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和备注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。移出、销毁等。卷内备考表备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内

21、归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。充、移出、销毁等情况。 立卷人：立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日日 期：期：归档文件整理完毕的日期。归档文件整理完毕的日期。 五、案卷封面的编目和案卷装封v参看图片。参看图片。六、 案

22、卷排列和案卷目录编制v（一）、案卷排列案卷排列，就是根据一定的方法，确定个各类内案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之间的联系。案卷的系统排列应根据分类方案进行。（二）、案卷目录的编制v1）案卷目录编制方法编制案卷目录必须按照全宗进行，可以一个全宗编一本，也可以一类编一本。v案卷目录的类型有两种：第一种是以全宗为单位编制的综合目录第二种是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录2）案卷目录的结构案卷号 题名年度 页数期限备注（三）、档号的编制v1）术语v1. 档号v档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。v2. 全宗号v档案馆（室）给定每个全宗的代码。v3. 案卷目录号v全宗内案卷所属目录的代码。v4. 类别号v馆（室）藏档案类别的代码。v5. 项目号v产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。v6. 案卷号v案卷排列的顺序号。v7. 文件号v案卷内文件的顺序号v8. 页（张）号码v案卷内文件每页（张）的顺序号。v9. 代码v一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 v2）档号编制原则1. 唯一性原则档案馆（室）内档号应指代单