文件控制程序

1、文 件 控 制 程 序 编号：ZACX423 1 目的：增加了职业健康安全管理体系文件有效行内容。 2 适用范围 3 术语与定义 4 职责：规定了主管领导的职责和12个相关部门职责。其中明确了项目部对所承担项目有关文件的进行控制的职责。增加了质安部职业健康安全管理体系文件编制，印发，管理的内容。 5 管理要求管理要求 (在后面作进一步说明) 6 相关文件相关文件 7 相关记录相关记录 5.1 工作流程：工作流程： 外部文件流程说明：外部文件 办公室文书科 主管领导 确认 审批发放范围 主管部门 拟办或主管领导审批 分发到各单位、项目部、公司 实施 存档 执行作废审批、标识、销毁 内部文件按流程

2、运行5.2.1.1 文书文件：集团公司文件、相关法律法规、上级主管部门、业主、监理和其它管理部门的文件、函件。 5.2.1.2 质量、职业健康安全管理体系文件：质量手册、职业健康安全管理手册； 程序文件；作业指导书。 5.2.1.3 工程文件：技术标准、规范、质量计划、施工组织设计、施工方案、职业健康安全管理方案、应急预案、“四新”推广项目文件、外来施工图纸、设计更改通知、竣工资料。 5.2.1.4 合同文件：工程承包合同、物资采购合同、设备采购合同、劳务采购合同。 5.2.2 按文件来源分类按文件来源分类 5.2.2.1 内部文件：质量、职业健康安全管理体系性文件，包括质量手册、职业健康安全

3、管理手册、程序文件、管理规章制度(包含安全管理制度)、合同文件等； 5.2.2.2 外来文件：相关法律、法规、标准、上级主管部门(含安全法规中的其它要求)或业主或监理和其他管理部门的文件和函件。 5.3文件编制和批准发布 文件在发布前应得到有关各级领导批准，确保其充分性与适宜性。 5.3.1文书文件由有关部门拟稿，部门负责人审核，总经理办公室负责人审稿，总经理或主管领导批准发布（拟文稿格式见F423-1）；主管领导应对外来的文件进行确认。 5.3.2质量手册、职业健康安全管理手册由质量安全保证部组织人员拟稿，管理者代表审核，总经理批准发布。 5.3.3 程序文件由集团公司职能部门拟稿，有关部门

4、会签，管理者代表批准发布 5.3.4 质量计划由项目部技术部门编制、项目总工审核、项目经理批准发布。 5.3.5 施工组织设计、施工方案由项目部技术部门编制、技术部门负责人审核、项目总工批准。 5.3.6 “四新”技术的推广文件(也包括安全方面内容)由集团公司科技管理部/公司/项目部技术部门拟稿，集团公司/公司/项目部总工程师批准发布。 5.3.7 工程承包合同由市场开发部/海外事业部编制，有关部门评审、集团公司法人代表或其授权的代理人与业主签定。 5.3.8 设备、物资、劳务采购合同文件，由采购人员编制、部门负责人审核、集团公司/公司/项目部主管领导批准。 5.4.文件的编号 5.4.1文书

5、文件编号为中葛200 *号，为发文部门代字，200为年号，*为序号。 5.4.2质量手册编号为ZLSC*-B，“ZLSC”为汉语拼音“质量手册”的缩写，“*”为公司代号(集团公司“*”可省略), “B”为汉语拼音“版”的缩写,“”为顺序号,如第一版即“B1”。 5.4.3 职业健康安全管理手册编号为AQSC*-B，“AQSC”为汉语拼音“职业健康安全管理手册”的缩写，“*”为公司代号(集团公司“*”可省略), “B”为汉语拼音“版”的缩写,“”为顺序号,如第一版即“B1”。 5.4.4 程序文件编号分别为ZLCX.B*、AQCX.B*、ZACX.B*，其中“ZLCX”为“质量程序”汉语拼音的缩

6、写，“AQCX”为“安全程序”汉语拼音的缩写，“ZACX”为“质安程序”汉语拼音的缩写；为标准条款号，为子程序编号，B为“版”汉语拼音的缩写,“*”为顺序号。 5.4.5 作业指导书(含安全作业指导书)以其名称为编号。 5.4.6 合同文件编号为GH*200。其中G为集团公司代号，H为合同代号，*为合同类别代号，200为年号，为当年签订该类合同顺序号。 5.4.7工程文件编号为GCXX200*，GC为工程文件代号，XX为项目名称头两字的拼音，200为年号，*为文件顺序号。 5.5 文件发放 文件归口管理的各部门应确保管理体系有效运行的各过程（包括具有关键作用的岗位）使用适用文件的有关版本。 5

7、.5.1 自发文书文件由总经理办公室按领导批准的范围发放。外来文书文件由办公室登记、加贴“收文处理单”(F423-4)报领导批示后，按领导批示分发、传递。 5.5.2 管理体系文件经总经理或管理者代表批准后，由质量安全保证部分发。 5.5.3 工程文件按职责分工，由责任部门经主管领导批准后分发有关部门和施工单位 5.5.4 工程承包合同签订后，市场开发部向生产经营部、项目部各送交一套完整的合同文件及相关资料，向质量安全保证部、机电物资部、科技管理部、法律事务处送交相关的文件和资料。该项目现场用合同文件由项目部责任部门按批准范围分发。 5.5.5 采购合同由合同执行部门保存。当使用部门和施工单位

8、需要时，合同执行部门要提供上述资料的复印件，并加盖本部门印章受控。5.5.6 工程项目部成立后，项目部必须及时到有关部门领取集团公司现行有效的管理文件、管理体系文件或其它相关文件。5.65.6 文件登记文件登记 5.6.1 各部门管理的文件都应建立文件清单， 并按清单分类登记保管。 5.6.2 发文按照“收发文登记表”(F423-2、F423-3)登记，要记载发文日期、发文编号、发文单位、文件标题，收文人或单位签收。 5.6.3 收文按照“收发文登记表”(F423-2、F423-3)由收文单位文件管理人员登记，加贴“收文处理单”(F423-4)、 “处理情况”栏要记载处理情况。 5.75.7

9、文件标识文件标识5.7.1 管理体系文件以其名称、编号及发放号作为标识。5.7.2 文书文件加盖发出部门印章。5.7.3 合同文件经双方签字，加盖双方印章，即为“受控”标识。 5.8 文件拷贝 5.9 文件保管与存档 5.10 文件查阅 5.11 文件更改 5.11.1 各归口管理文件的部门于每年三季度组织对文件进行评审，以确定文件的充分性和适用性。若文件须更改时，由发布该文件的部门，按本程序5.3条款规定报批；各有关部门对文件实施过程中，须修改时，应向文件归口管理部门提出“文件更改申请单（F4237）”，按本程序5.3条款规定报批后，实施更改。 5.11.2 文书文件更改采用补充或更改通知，

10、如有重大修改，重新发文，旧文件由文件持有部门按5.7.5条款的规定办理。对于内容有时间限制的文件，内容到期或执行完毕后，按5.7.5条款的规定办理。 5.11.3 管理体系文件修改后,由质量安全保证部下发修改通知,文件持有者用蓝色或黑色钢笔将作废内容划去,将修改内容抄写在修改处,并填写文件修改情况记录表。管理体系文件换版后，由质量安全保证部下发新版文件，旧版文件由文件持有者按5.7.5条款的规定办理。 5.11.4 工程文件中的设计图纸在接到修改通知后，图纸持有人必须及时用蓝色或黑色钢笔在图纸更改处标明“按设计修改通知修改”；设计修改通知应妥善保管；图纸换版，分发新版图纸时在旧版图纸上加盖“作

11、废”标识，必要时，图纸发放部门及时从使用现场撤回。施工中应用的规程规范换版后，由集团公司科技管理部列出换版文件清单发各使用单位，各使用单位按清单购买，并加盖本单位“资料专用章”，各使用单位按换版文件清单将旧版规程规范及时从使用现场撤回，并按5.7.5条款的规定执行。 5.11.5 施工中如遇紧急情况，需对图纸作部分修改时，由现场技术负责人征得监理工程师、设计部门同意，并由现场技术负责人将修改内容先口头通知有关部门和施工单位实施，然后按5.11.4条款的规定办理。 5.12 文件在使用中必须保持清晰，易于识别，禁止乱涂乱画。 5.13 涉及企业技术专利、经济情报等方面机密的文件按集团公司保密规定

12、管理。 5.14 各管理部门于每年三季度对所使用的各类外来文件有效性及适宜性进行确认，报相关归口管理的主管领导进行审批，并做好确认记录（F4239）。 5.15 作废文件的销毁：各类文件归口管理部门对已作废的管理体系文件填写文件销毁处理申请单（F4238），报相关主管领导批准后实施销毁。 5.16 记录的管理：拟文稿、收文处理单、文件更改申请单的保存期限为15年以上，发文单、查（借）阅登记表、文件销毁处理申请单、外来文件确认记录单保存期限为3年，收发文登记表、作废文件清单为永久保存。 6 相关文件 记录控制程序（ZACX424） 国家行政机关公文处理办法（国办发200023号） 国家电力公司公文处理办法（总文档200017号） 葛洲坝集团公司印章管理暂行办法（中葛办字1999第128号） 中国葛洲坝水利水电工程集团有限公司档案管理办法(中葛办2002第186号) 7 相关记录 7.1 中国葛洲坝水利水电工