常用文种写作及注意事项(定稿)

1、根据2012党政机关公文处理工作条例规定，公文种类主要有15种，即：（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项（必须是党政机关高规格的会议通过的涉及重要问题的事项）。（二）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报：适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知：适用于发

2、布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复：适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。文种的确定公文文种的确定，应当把握以下四点：u必须按照公文管理法规的统一规

3、定使用，不能乱起名称。党政机关法定公文的15种名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。“请示报告”、“意见报告”、“告示”等这种随便给公文文种起名的做法都是不严肃的。u要依据制文机关的权限加以选用，不可超越职权。公告，只有党和国家的高级管理机关才有资格使用。但有些单位在行使招生、招干、征文、迁址、开业等职能时，存在滥用做法。u要考虑发文的具体目的与要求。如向上级行文，目的是要钱、要物、要人员、要编制等，就用“请示”；用于向上级汇报工作、反映情况的，可用“报告”；用于向上级反映工作意见，请示给以支持的，或向上级要政策、要办法、要变通等，应用“意见”u要依据行文关系加以选用。标题：标题： 发文机关

4、发文机关+ +事由事由+ +文种文种即：即：发文机关发文机关+ +关于关于+ +事由事由+ +的的+ +文种文种公文正文基本内容模块和结构模式：通知通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。 发布性通知 用通知来发布有关法规和规章，一般用于党政机关内部行文。u1.标题：通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成u2.正文：应当载明两层内容（1）明确指出所发布的法规，该法规的施行或生效日期及相关事项说明（2）提出贯彻执行的希望或要求 u3.结尾：或是要求下级反馈贯彻执行的情况，如“各地区、各

5、部门在贯彻实施党内监督条例（试行）中有哪些问题和建议，请及时报告中央”；在多数情况下，用来宣布法规及规章的时效“从即日起施行”“自某年某月某日起施行”，并写明原有的法规、规章同时废止指示性通知用来发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。一般以机关办公部门名义行文。1.标题：制文机关+事由+文种国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知2.正文：主要有两种形式（1）既有一个独立且简短的开头，又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总分总”的结构模式；（2）开头有一个开宗明义、交代缘由、背景的“撮要”，然后分条列项提出

6、要求3.结尾：对有关单位提出贯彻执行的希望和要求批转、转发性通知l “上转下” ：将某一下级机关的公文批转给所属下级机关（称“批转性通知”）应先批准再转发 “下转上”：将上级机关的来文转发给所属下级机关 “平转平”：将平级机关或不相隶属机关的来文转发给所属下级机关 “下转上”和“平转平”统称“转发性通知”l写法：l1.标题：批转（转发）文件的机关名称+被批转（转发）文件的标题+文种l2.正文：一要标明对被批转文件的态度，二要阐述批转该文件的重要性和必要性，最后提出贯彻执行的希望和要求l3.结尾：写明本通知的制发日期，并加盖公章转发类通知的注意事项省委宣传部的文件标题应该为：中共XX省委宣传部关

7、于转发中宣部开展向雷锋同志学习活动决定的通知市委宣传部的文件标题应该为：中共XX市委宣传部关于转发省委宣传部开展向雷锋同志学习活动的通知转发性文件的标题容易出现的错误【案例】中宣部下发了一个文件中共中央宣传部关于开展向雷锋同志学习活动的决定。各地省委宣传部收到这个文件后，为了向所辖地市和省直部门传达文件精神，引起各地各部门重视，对中宣部文件进行了全文转发，标题该如何拟制？各地市委宣传部收到省委宣传部转发的文件后，为了更好的贯彻、更加深入地推进这项工作，随即将省委宣传部的文件转发到各县（市区）和直属部门，标题该如何拟制？请示适用于向上级机关请求指示、批准事项。“请示”与上行的“意见”都是要求上级

8、对自己所提的事项或问题，或给予批准，或给予指示，或予以认可；其主要区别在：“请示”的内容较多涉及都是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级做出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，即人们常说的“硬件”上行“意见”的内容多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持，即人们所说的“软件”。1.直请性的请示：直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项2.批转性的请示：把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转给有关单位予以办理。1.标题。事由+请示如中国气象局关于加强人工影响天气工作的请示2.正文：（1）“为

9、什么要请示”：请示的原因、背景，即请示的依据、出发点和目的（2）“请示什么问题”3.结尾，要提出明确要求。1.主送一个机关2.不越级行文3.事前行文4.一文一事5.与报告分开6.不送领导者个人请示释义“ 请示”与“意见”区别“请示”的种类技法注意事项XXX局关于举办科技产业博览会的请示市政府： 为搭建事业发展平台，拟于2014年8月10日至15日组织举办“XX市科技产业博览会”，现将有关事项请示如下： 请市财政给予100万元的经费支持； 请市政府召集相关市直单位召开产业博览会筹备会议； 请市领导出席8月10日上午9：00在市体育馆举行的开幕式，讲话并观看展览。 特此请示。 XX市XX局 201

10、4年8月2日“请示”必须一文一事，即在一份请示里只能有一个请示事项。 因为“请示”呈送到上级单位以后，上级单位在办理“请示”的过程中，不同的“请示”事项会由不同的部门来承办，而且不同请示事项的办理时间节点也不一样。如果把多个不同事项放在一份“请示”里面报送，就会给“请示”的办理造成诸多不便，影响工作效率。三个不同事项分开请示：XXX局关于给予科技产业博览会经费支持的请示XXX局关于召开科技产业博览会筹备会议的请示XXX局关于请市领导出席科技产业博览会开幕式的请示请示必须一文一事案例问题分析正确写法批复：批复是答复下级机关请示事项时使用的公文文种。批复和请示构成一个问题的两个侧面，是统一的。批复

11、按其针对的内容不同，又可分为“指导性批复”“法规性批复”“具体性批复”指导性批复：在答复下级请示事项的同时，进而就某一方面的工作或活动提出指导性的要求具体性批复：就下级请示的具体事宜（如行政区划、人事编制、劳动工资、基础建设、物资设备等）所作的批复法规性批复：对下级机关拟制报批的行政法规给予批准时使用的批复答复性批复：只对上报请示的单位直接作出批复转发性批复：在主送答复上报请示单位的同时，由于考虑到其所涉及的内容具有普遍性，又抄送给其他下属单位办理的批复。与批转性通知的区别：批复是应下级请示而发的，批转性通知是部门意志上升为机关意志的一种转换表达方式。批复的写法：1.标题：三种写法批复机关+请

12、求事项+文种批复机关+原请示题目+文种批复机关+请示事项+请示单位名称+文种批复标题的要求：三要素要齐全发文机关必须用全称或法定简称事由必须精炼地提出具体事项及批复意见，句式可用“关于问题的批复”“同意的批复”2.正文：一般由引语、主体和结尾三部分组成（1）引语：是批复的根据。要写清下级机关请示的问题或文号简要引述来文所请示的事项（2）主体：批复的中心。对请示的问题，作出恰当明确的答复。内容简单的只表明同意或不同意，应该或不应该；内容复杂的，除表明不同意的态度外，有时还可考虑说明不同意的理由，以便下级机关接受；对于同意的事项，也可同时指出如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现。（

13、3）结尾：正文之下另起行写“特此批复”“此复”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问事宜。 释义报告报告的种类 工作报告：用于向上级汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有成功的经验和挫折的教训。 情况报告：用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。 情况报告与工作报告相比，其突出特点是使用面广、反应迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往 成为上级决策的依据；而工作报告的作用侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性。用 呈请性报告：呈报上级要求加以批转或批示的报告，基本都是向上级提出工作意见或建议，故亦称“建议性报告”。 检讨（检查）报告：

14、因为工作中发生失误而写给上级的报告，不同于个人的检查材料，是下级组织写给上级组织的。 例行报告：即在特殊紧急情况下（如战争、自然灾害、社会动乱等），上级机关要求下级按周、按半周、按日向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告。 回复性报告：为答复上级机关的询问事宜而写的报告 送文送物报告：向上级机关报送非法定文种（如工作总结、计划、规划、调查报告、述职报告、决策方案）等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送交某一重要物品（如武器、弹药、毒品等）时随物一同送交的报告。级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问事宜。1.标题：事由+情况报告 事由+报告县农业局关于今冬大白菜丰产不丰收的情况报告2.

15、正文：三段式结构（1）情况问题意见（2）情况做法（经验）不足3.结尾：通常写上诸如“特此报告”“以上报告如有不妥，请批示”等结语。1.标题：“时间概念”+工作情况报告二一六年上半年工作情况综合报告2.正文：（1）先把一定时间内各方面总的工作情况，包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估价加以概括介绍；（2）把各方面工作的主要情况，并列地拉开段落，每一个大的段落表述一个方面的主要工作。尽量使用数字说明和概括性材料，叙述这方面工作的进展情况、主要做法、取得的主要进展和效果；（3）检查这个时期的工作还存在什么问题，并有针对性的提出下一步工作意见1.标题：事由+文种2.正文：情况问题建议3.结尾：通常

16、写作“以上报告如无不妥，请批转有关单位（或具体点出哪些单位，如各区、县、局、各部、室、分公司等）执行，（或贯彻、办理、贯彻执行等）” 报告的写法专题性报告 综合性报告呈请性报告XXX局关于科技产业博览会举办情况的报告市政府： 在市政府的大力支持下，2014年8月10至15日，我局组织举办的“XX市科技产业博览会”取得圆满成功，现将具体情况报告如下： 一、博览会的基本情况 二、博览会的主要成果 三、博览会的社会影响 四、在举办博览会中获得的经验启示 此次科技产业博览会，XX市产业研究交流中心等三家单位，王XX等五位同志，在筹备和举办期间做了大量卓有成效的工作，为博览会的成功举办做出了重要贡献，恳

17、请市政府对他们给予适当表彰和奖励。 特此报告。 XX市XXX局 2014年8月20日XXX局关于科技产业博览会举办情况的报告市政府： 在市政府的大力支持下，2014年8月10至15日，我局组织举办的“XX市科技产业博览会”取得圆满成功，现将具体情况报告如下： 一、博览会的基本情况 二、博览会的主要成果 三、博览会的社会影响 四、在举办博览会中获得的经验启示 特此报告。 XX市XXX局 2014年8月20日XXX局关于表彰科技产业博览会中先进单位和个人的请示市政府： 在市政府的大力支持下，2014年8月10至15日，“XX是科技产业博览会”取得圆满成功。此次科技产业博览会，XX市产业研究交流中心

18、等三家单位，王XX等五位同志，在筹备和举办期间做了大量卓有成效的工作，为博览会的成功举办做出了重要贡献。 恳请市政府对这些单位和个人给予适当表彰和奖励。 专此请示。 XX市XXX局 2014年8月20日报告中不得夹带请示事项报告请示 正确正确函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的分类函按其内容的不同，可分为“答复函”“申请函”“询问函”“商洽函”“告知函” 按行文方向不同，可分为“来函”“复函”答复函：上级针对下级询问有关方针、政策等问题作出回答时而使用的“函”。申请函：向无隶属主管部门请求批准时使用的函。如向工商行政部门申办营业执照、向土地部门申

19、请用地、向税务部门申请减免税金、向财政部门申请用款、向教育部门社会力量办学等。只要与这些主管部门不存在隶属关系，就用“函”。询问函：上下级或同级之间为询问某一情况而使用的函。函的分类商洽函：单位之间请求协助、商洽解决某一问题而使用的函。如干部商调、联系参观、请求帮助支援等。告知函：平级或不相隶属的单位之间，相互告知某一事项或情况时使用的函。贺函：以某一机关、组织或领导人的名义、对某一单位、团体或者个人在工作中取得的突出成绩，或对某一重要人物的喜庆之事所表示祝贺的函。来函：外单位发给本单位的函。复函：对来函予以回复的函。函的写法申请函的写法：1.请求批准的缘由2.请求批准的事项3.请求语：“可否

20、，请函复”“请审批”商洽函的写法： 1.标题：商洽事项+文种2.正文：商洽缘由 商洽事项3.结尾：”可否，盼予函复“询问函的写法1.标题：询问单位名称+询问事项+文种2.正文：询问的目的询问的内容答复函的写法：1.标题：答复单位名称+答复事项+文种2.正文：告知情况。说明对方来函收悉，并简要复述对方所询问题或所提要求答复意见。针对来函的内容给以明确具体的答复3.结尾语：”此复“告知函的写法：与答复韩十分接近，区别主要在于答复函是答复对方所询问题，而告知函则是告知对方有关情况。正文：告知缘由 告知事项 撰写函的注意事项：1.开门见山，直入主题，不要像私人信件那样讲”您好”“久未通信”等客套话。2

21、.要一函一事。切忌一函数事或将函告、询问、请求答复的事糅在一起，以避免由于需要多部门办理的事项因辗转传递而影响工作。3.语气要得体、简洁、质朴公文的格式眉首部分 主体部分 版记部分 公文常见错误之（一）：生造文种 “办法”所确定的公文文种共14种，除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”、“通知”的“附件”行文。“条例”“规定”“办法”“计划总结”等都不能作为文种使用。第三届全省高校辅导员职业能力大赛复赛决赛实施方案各省属高校： 现将第三届全省高校辅导员职业能力大赛复赛决赛实施方案印发你们，请认真组织实施。 XX省教育厅 XXXX年X月X 日 XX省教育厅关于印发第三届全省高校辅导

22、员职业能力大赛复赛决赛实施方案的通知【案例】转来的省教育厅关于省教育学院土地划转建议方案的请示收悉，经研究，现将有关意见回复如下：应改为转来的省教育厅关于省教育学院土地划转建议方案的请示收悉，经研究，现将有关意见回复如下：或者：转来的省教育厅报送的关于省教育学院土地划转建议方案的请示收悉，经研究，现将有关意见回复如下：公文常见错误之（二）：混用文种第一、把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴XX关于批准成立XX学会的报告XX关于元旦文艺联欢会所需经费的报告两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应用“请示”而不是“报告”p第二，文种重叠使用：如“请示报告”，或转发类公文中出现“通知的通

23、知的通知”p第三，越级使用规定文种：有的公文文种的使用范围虽然没有明确规定由哪一级机关使用，但涉及一个使用层级的问题。如党的机关发布“会议公报”，只能是党的全国代表大会及其中央委员会，“联合公报”的内容也只能是反映国家外交事宜，地方与地方之间不能发布“联合公报”。公文常见错误之（三）：规矩格式乱目前，党政机关公文格式标准依据的是2012年修订的党政机关公文处理工作条例，该条例明确了公文格式18个方面的要素，包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等，每一个要

24、素都有严格规定：1.排版规格：每面22行，每行28个字2.份号：公文印制份数的顺序号 顶格，6位三号阿拉伯数字作用：加强文件管理 和利用，涉密文件如果未标份号，会直接影响文件的查对、清退、销毁3.密级保密期限：三号黑体4.紧急程度：特急/加急，三号黑体5.发文机关标志：居中，小标宋6.发文字号：三号仿宋，居中，年份、序号用阿拉伯数字标识 年份标全称，用六角括号括入 序号不编虚位，不加“第”字7.标题：办法规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”中共XXX省委高校工委 XXX省教育厅关于组织开展第一届全省高校辅导员年度人物暨第六届全国高校辅导员年度人物评选活动的通知中共XX

25、X省委高校工委 XXX省教育厅关于组织开展“第一届全省高校辅导员年度人物”暨“第六届全国高校辅导员年度人物”评选活动的通知XXX省教育厅关于印发在校学生走进博物馆纪念馆五年行动计划的通知XXX省教育厅关于印发在校学生走进博物馆(纪念馆）五年行动计划（2014-2016年）的通知8.正文：三号仿宋。层次序数依次使“一、”“（一）”“1.”“（1）”， 第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三第四层用仿宋。 如有附件，在正文下空一行，左空二字，编排“附件二字”，后标 全角冒号和附件名称。 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号：附件名称后不加 标点符号。 附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。9.发文机关署名：不论加盖公章与否，发文机关都必须署名。加盖印章的，成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，