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文档简介
1、第五节会议主持工作第五节会议主持工作一会议主持人一会议主持人会议主持人是会议进行中的核心角色,是会议进程的动力和导向。会议主持人一旦确定,需要建立权威性和唯一性,所有与会人员必须服从会议主持人的指挥和领导。成功的主持人能因势利导,有效控制会议的进程,确保会议高效。因此,选择合适的会议主持人是开好会议的关键因素。选择会议主持人要考虑以下因素。(一)选择与会议议题密切相关的人以传递信息为主要目的的会议,一般选择与会议议题密切相关的人主持会议。这类主持人掌握大量会议相关信息,便于进行信息传递并掌握回忆的节奏和步骤,在与会者提出质疑时,也便于直接解答,可大大提高会议的效率。(二)选择与会领导中地位最高
2、的人。如有商议并须形成决议的会议,一般选择与会领导中地位最高的人主持会议。最高领导人担任会议主持人的优势显而易见,由于领导者地位显赫,且在相关领域中有高出一般人的理解,在主持会议时,较之其他人考虑问题更具全面性和权威性,特别当会议中发生争端、出现矛盾和情绪激化的场合,就十分需要一个权威的声音。最高领导人能整合大家的意见,从全局角度和更高层次看问题、分析问题,找出问题的症结,从而化解矛盾,最终形成会议决议。(三)选择会议组织者受领导委派,一些事务性会议、协调性会议可以由会议组织者主持。因为会议召开的意图、议题、议程、时间、地点、开会的方式等会议要素都是由会议组织者和领导商议确定的,会议组织者最直
3、接准确地领会领导意图,知道会议要解决什么问题,达到什么目的,开会的目的性非常明确。(四)选择被多方公认的人会议的内容如涉及多方利益,因利益和立场不同自然会形成几方势力,此种情况会议,适合推选被多方公认的人主持会议。这样的主持人各方都能接受,他可能是一位中立人物,或是一位获得各方共同认可的无意义的公众人物,这样才能更有效地发挥主持人的权威性,确保会议顺利和有效。二会议主持工作三部曲二会议主持工作三部曲(一)进入程序1准时开会要培养准时开会的良好会风,不要因为某位领导或嘉宾未按时到会而延迟开会,否则不但影响本次会议的进程,使主持人主持工作陷入被动,影响会议效果,而且会形成不守时的不良会风,影响更加
4、深远。2将与会者引入会议状态会议主持人在会议开始前,要先设法引领全体与会者进入会议状态。比如让事先播放的音乐戛然而止、主持人和主席台就座的领导集中入席、做出暂停的手势请大家安静、直接发出会议马上开始的指令、报时的钟声突然响起,等等.3开场白开场白是一段系统简洁、审慎并有明确宗旨的3-5分钟的讲话。其主要内容包括开会的目的、已知的重要资讯及议事的方式等。好的开场白不仅可以起到画龙点睛的作用,也能活跃会议气氛,引导与会者投入会议,激发与会者的思维和活力。以下介绍开场白的主要内容:(1)宣布会议召开的目的。尽管会前的会议文件和会议通知已经发到与会者的手中,与会者对会议召开的目的有所了解,但会议开始,
5、仍有必要首先强调一下会议召开的目的,开什么会,有哪些议题等。这样可以消除会议开始时与会者思维的混乱,集中大家的注意力。优秀的开场白优秀的开场白尊敬的各位来宾,各位朋友,大家晚上好;我是平安公司的周晓白,很荣幸担当此次会议的主持工作,首先对大家的到来表示热烈的欢迎和忠心的感谢。欢迎大家能在百忙之中抽出宝贵的时间来到平安保险公司参加我们的说明会(客户答谢会)。希望我们能一起度过一个轻松而愉快的周末。众所周知,平安是一家文化底蕴非常深厚的保险企业,早在几年前就被评为全国最具企业文化魅力的六家企业之一,与海尔文化并列。平安始终将独特的企业文化应用到实际工作中来,比如每位平安人胸前佩戴的司徽,每天召开的
6、晨会,对客户提供终身服务的的理念等等。在这些形式当中,(手语舞)更是独树一帜,用更新颖的方式,表达对客户,对社会的责任。今天为了感谢各位朋友对平安的支持与厚爱,特将一曲好看养眼的手语舞(平安到永远)送给在座的各位嘉宾。(舞者上)下面请欣赏由平安员工为您带来的精彩表演。(2)宣读会议议程。会议议程是会议进行的先后程序。会议开始时宣读议程是让与会者清楚今天会议先研究什么问题,再研究什么问题,思考议题与程序是否存在一致I性等问题,以便把握会议的进程和确定自己在会议中参与的程度以及发言的时机和重点。(3)宣布到会情况。主持人对与会人员出席会议情况的宣布是让与会者了解会议应到人数、请假人数、缺席人数、迟
7、到人数、以便与会者全面了解与会议有关的信息,在会议表态和决议视作适当判断。(二)推进会议程序(二)推进会议程序1.控制会议进程会议时间有一定限度,无论短期、中期、长期会议,一般每一段会议最好不要超过2.5小时,这是由人的生理和心理特点决定的。超过2.5小时,会议的效率将会逐步递减。因此,会议主持人要严格控制好会议的进程和节奏以确保会议的高效。影响会议进程的事项可能有:(1)会议议程的次序安排不合理,开场时也无人提出,以致一些无关紧要的议题花费时间过多,影响会议的进程。(2)主持人不守时,没有明确会议开始和结束时间。(3)会议期间因有异议而发生争执,主持人又未能及时劝阻。(4)与会者发言偏离会议
8、目标,主持人未能及时劝阻。(5)与会者会前准备不够,会上才会漫无边际的讨论,重复地表态、祝贺、讲话。(6)过多的中途退场、外出、接听手机或会场外部干扰等,主持人未能适时提示,使会场秩序混乱,会议效果低下。(7)时机成熟时,主持人未能终止讨论或辩论,未能及时确认结论形成决议,以致拖延时间。2.防止冷场与冷漠2. 2.防止冷场与沉默防止冷场与沉默冷场是指全体与会者开会时不语,沉默是指少数与会者的不语。无论冷场还是沉默,对于会议主持人来说,都是件非常棘手的事情。遇到这种情况,主持人要察言观色,善于揣摩与会者心思,弄清会议冷场和沉默的原因。大家是在沉思,还是对问题没弄明白;是厌烦了,还是有难言之隐;是
9、胸有成竹,还是心有余悸;是事不关己,还是话不投机。冷场和沉默是一个复杂的事情,主持人要有耐心,不要简单粗鲁行事,尤其不要以点名的方式处理,否则可能适得其反,事与愿违。正确的方法是主持人要善于抓住时机或主动引出话题,激发与会者发言的欲望,增强他们的自信和勇气。3. 3.引导与会者实现会议目标引导与会者实现会议目标(1)防止偏离目标。会议由提出问题到最终解决问题,需要一步步引导。一些毫无结果的会议常常是由于缺少这种引导造成的。其主要原因是;主持人除在会议开始时明确目标外,会议进行中,未能不断强化目标,或是与会者发言洋洋洒洒,不知不觉偏离了目标。要防止会议偏离目标,主持人要随时掌控会议,发现偏离现象
10、就及时加以引导。(2)阻止无序的发言。会场上的发言一般都是事先安排好的,但研讨、洽谈性会议一般不做安排,与会者可根据自己的准备情况和态度决定发言的时机。这类研讨、商洽会议与会者应在发言前先向主持人打招呼,征得主持人同意方可发言。如同时有几个与会者表示要发言,主持人可根据它们的急切程度决定先后。如有与会者不经允许随意发言,会议主持人应及时、果断予以提醒或干涉,以保障会议始终处于有序状态。(3)随时澄清模糊的概念和理清混乱的思路。要保证信息传达准确无误,对发言中的模糊概念和混乱思路应当及时提示或帮助梳理。比如:“对不起,打断一下,您刚才说的意思是”“您刚才是不是说整个个方案缺它不可?”(4)适时作
11、简短概括。主持人及时的简短概括能帮助与会者梳理出发言人的观点与思路,澄清分歧问题,引起与会者注意,同时主持人适时的概括,还能给与会者以鲜明的节奏感,使会议有张有弛,有起有伏,气氛活跃。(三)结束程序并非所有会议结束时都要作出决定,但所有会议在会议结束时都必须讲求结束技巧。1.会议结束的时机(1)讨论已经完成,并且会议主持人已经完成了议程上的所有事项。(2)时间已经到了。(3)意见被一再重复而且没有其他新的提议。(4)现有信息有限,还需要重新准备才能继续下去。2.总结会议主持人认为应该结束会议时,要做的工作是总结会议。为整场会议做总结是一件非常重要的工作。 任何一场会议,给与会者印象最深的,往往
12、是会议结束前几分钟的结束语。因此,会议主持人应善用这几分钟。有效、客观、合理的总结性结束语能使与会者离开会场之际,再次振奋情绪,真正获得一种成就感和贡献感。主持人总结的内容包括:通报会议取得的结果,已经做出的决定和达成的会议等;用明确的语言指出分歧,估计它的影响,说明分歧是多数还是少数;指出下一步必须做的事情,明确今后的行动方案,指出哪些事情会后会得到落实,负责人是谁。主持人总结的方式主持人总结的方式(1)归纳式。归纳事实把会议的主要成果提纲挈领地系统地概括出来,以加深与会者的印象,使与会者对会议有全面完整印象的结尾方式。例如:“这次会议开得很成功,于总经理的工作报告,及对公司一年来的发展进行
13、了全面、客观的总结,也提出了公司下一个五年计划的发展思路,描绘了公司美好的前景。吴董事长的讲话更是站得高、看得远,坚定了大家为公司未来发展而奋斗的信心。这次大会是一个振奋人心、催人奋进的大会!会后,我们要深入学习、领会会议精神,在公司领导的正确指挥下,继续坚持诚信做人,踏实办事的经营理念,以对社会负责,使企业发展,让员工富裕为目标,团结一心、共同努力,鼓足干劲、开拓创新,为公司的美好未来贡献我们的智慧和力量!“(2)号召鼓动式。号召鼓动式是号召鼓动性话语作总结,以强化会议精神,增强感染效果的结尾方式。如:“世界上总是好人多,天灾无情人有情。这次抢险救灾,真正体现了一方有难,八方支援;一家受灾,千家支援。通过这次会议,我们看到了许多感人的事迹,体会到了许多真情。愿这种精神进一步发扬,
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