钱主任：办公室工作交流20101028

1、办公室工作交流办公室工作交流校长办公室校长办公室 钱德洲钱德洲2010.10.282010.10.28 主要内容主要内容一、会务接待一、会务接待二、档案工作二、档案工作三、统计工作三、统计工作四、保密工作四、保密工作五、几点感受五、几点感受一、会务接待一、会务接待确定会议地点、参会人员（领导嘉宾）和议程确定会议地点、参会人员（领导嘉宾）和议程发出会议通知发出会议通知确认参会人员确认参会人员领导（嘉宾）讲话和代表发言稿的起草和会稿领导（嘉宾）讲话和代表发言稿的起草和会稿会务安排会务安排（会标，主席台、演讲台、会场桌椅布置，鲜花与植物，音响与话筒，多媒（会标，主席台、演讲台、会场桌椅布置，鲜花与植

2、物，音响与话筒，多媒体调试，席卡，记录笔纸，茶水，毛巾，水果，会议材料的分发等体调试，席卡，记录笔纸，茶水，毛巾，水果，会议材料的分发等) )来宾联系、迎接与引导来宾联系、迎接与引导（礼品、讲课费的准备和落实等）（礼品、讲课费的准备和落实等）会前、会间休息、合影等安排会前、会间休息、合影等安排会场秩序安排（签约、颁奖等）会场秩序安排（签约、颁奖等）会后的新闻报道会后的新闻报道会后对会议部署任务的督办和落实会后对会议部署任务的督办和落实一次会议安排的环节一次会议安排的环节一、会务接待一、会务接待接到来访信息（电话、函件等）接到来访信息（电话、函件等）主动联系，准确掌握来访情况主动联系，准确掌握来

3、访情况 人员情况、到达方式与时间、来访日程、访问的主要目的及有关想法和要求人员情况、到达方式与时间、来访日程、访问的主要目的及有关想法和要求在第一时间向领导汇报，听取领导指示在第一时间向领导汇报，听取领导指示拟定接待方案拟定接待方案 我方接待领导和人员的确定（对等原则）、客人的迎送、交通、住宿、用餐或宴请、我方接待领导和人员的确定（对等原则）、客人的迎送、交通、住宿、用餐或宴请、 会议或座谈、参观或走访安排等会议或座谈、参观或走访安排等征求本单位领导和对方意见，确定接待方案征求本单位领导和对方意见，确定接待方案按照计划执行方案按照计划执行方案一次来访接待安排的环节一次来访接待安排的环节 高级别

4、的正式访问，接待方案要细化到分钟：包括每个环节的具体高级别的正式访问，接待方案要细化到分钟：包括每个环节的具体时间、活动地点、行动路线、负责人、陪同领导、参加人员、汇报时间、活动地点、行动路线、负责人、陪同领导、参加人员、汇报/解说人员、车辆交通、环境氛围安排等解说人员、车辆交通、环境氛围安排等一、会务接待一、会务接待信息掌握和确认不深入、不准确信息掌握和确认不深入、不准确 如参会人员或来宾变化如参会人员或来宾变化虑事不周全、不细致虑事不周全、不细致 如座谈会的名单、宴请的桌卡、菜单的安排等如座谈会的名单、宴请的桌卡、菜单的安排等应急应变能力不足应急应变能力不足 如临时的参观要求、索要特殊材料

5、，以及准备礼品等如临时的参观要求、索要特殊材料，以及准备礼品等会务和接待工作中容易发生的问题会务和接待工作中容易发生的问题一、会务接待一、会务接待大会主席台座次大会主席台座次（原则：贵者居中，以左为大）（原则：贵者居中，以左为大）究竟左大还是右大？究竟左大还是右大？朝朝 代代尊左尊左/ /尊右尊右夏、商、周夏、商、周尊左尊左春秋、战国、秦、汉春秋、战国、秦、汉魏、晋、南北朝、隋魏、晋、南北朝、隋尊右尊右唐、宋唐、宋尊左尊左元元尊右尊右明明初尚右，后尚左初尚右，后尚左清清尚左尚左民国民国建国初期建国初期尚右尚右当代当代尚左（与国际接轨）尚左（与国际接轨）一、会务接待一、会务接待一、会务接待一、会

6、务接待会议室座次会议室座次正门正门客客方方主主方方一、会务接待一、会务接待特殊情况可以适当变通特殊情况可以适当变通宴请座次宴请座次（原则：主人居中，以右为大）（原则：主人居中，以右为大）一、会务接待一、会务接待乘车座次乘车座次基本原则基本原则 1、安全、安全 2、便利、便利一、会务接待一、会务接待特殊情况的变通特殊情况的变通一、会务接待一、会务接待乘车座次乘车座次二、档案工作二、档案工作公文归档常识公文归档常识1、归档习惯、归档习惯 公文办毕，应及时检查其公文办毕，应及时检查其完整与规范完整与规范情况，并整理入卷宗，情况，并整理入卷宗，以防来年归档以防来年归档 时正文文稿、领导签字、盖章等要件

7、缺失。时正文文稿、领导签字、盖章等要件缺失。2、纸张要求、纸张要求 不可为了节约，用二次使用的纸张办文和归档。不可为了节约，用二次使用的纸张办文和归档。 3、字迹要求、字迹要求 公文拟、改、签，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔。公文拟、改、签，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔。4、非原件公文的归档、非原件公文的归档（传真件、网络传输件、复印件）（传真件、网络传输件、复印件） 收文单位必须加盖红色印章（办文效力）。收文单位必须加盖红色印章（办文效力）。二、档案工作二、档案工作公文归档常识公文归档常识5、附件材料的归档、附件材料的归档 附件原件随同公文一并归档，复印件须加盖红色印章。附件原件随同公文一并归

8、档，复印件须加盖红色印章。6、电子文件的归档、电子文件的归档 电子文件与纸质文件同步归档，归档范围与纸质相同；电子文件与纸质文件同步归档，归档范围与纸质相同； 工作中形成的电子文件待归档完成一年后方可删除；工作中形成的电子文件待归档完成一年后方可删除； 电子文件归档方式：直接上传档案数据库，刻录光电子文件归档方式：直接上传档案数据库，刻录光盘移交；涉秘文件只能采取后一种方式。盘移交；涉秘文件只能采取后一种方式。二、档案工作二、档案工作启动学院档案规范管理工作启动学院档案规范管理工作（一）归档范围（一）归档范围（长期）（长期） 1、上级来文（与本单位有关的重要通知、规定）、上级来文（与本单位有关

9、的重要通知、规定） 2、本单位发文、本单位发文 3、本单位机构设置、人员编制、教职工名单及基本情况表、本单位机构设置、人员编制、教职工名单及基本情况表 4、本单位总体发展规划、学科建设、科研开发规划、本单位总体发展规划、学科建设、科研开发规划 年度工作计划、总结、报告、规章制度年度工作计划、总结、报告、规章制度 5、本单位送学校的重要请示、报告及批复、本单位送学校的重要请示、报告及批复 6、与外单位合作、协作签订的重要合同、协议及形成的材料等、与外单位合作、协作签订的重要合同、协议及形成的材料等 7、本单位会议记录、纪要、简报、信息等、本单位会议记录、纪要、简报、信息等 8、本单位组织开展的各

10、项交流（含国际交流）活动的文件材料、本单位组织开展的各项交流（含国际交流）活动的文件材料 9、本单位统计年报及重要资料、本单位统计年报及重要资料 二、档案工作二、档案工作启动学院档案规范管理工作启动学院档案规范管理工作（一）归档范围（一）归档范围（永久）（永久） 1 1、本单位年鉴、大事记及机构沿革材料、本单位年鉴、大事记及机构沿革材料 2 2、本单位重要活动照片，历年毕业生合影、本单位重要活动照片，历年毕业生合影 3 3、正式编辑出版的学术刊物（入出版类）、正式编辑出版的学术刊物（入出版类） 4 4、其他有保存价值的材料（长期或永久）、其他有保存价值的材料（长期或永久） （二）归档时间（二）

11、归档时间 以上归档文件在每年年底整理立卷，录入档案管理系统，经学校以上归档文件在每年年底整理立卷，录入档案管理系统，经学校档案室检查合格后装订、移交（移交截止时间：次年档案室检查合格后装订、移交（移交截止时间：次年4月底）月底）（二）人员要求（二）人员要求 明确分管的学院领导，办公室明确一位扎口负责的档案工作人员明确分管的学院领导，办公室明确一位扎口负责的档案工作人员三、统计工作三、统计工作统计工作的基本任务统计工作的基本任务1 1、认真贯彻执行、认真贯彻执行中华人民共和国统计法中华人民共和国统计法和上级和上级相关统计工作法规条例。相关统计工作法规条例。2 2、收集、整理、公布我校统计资料，开

12、展统计调查、收集、整理、公布我校统计资料，开展统计调查和统计分析，为学校管理提供科学的决策依据。和统计分析，为学校管理提供科学的决策依据。3 3、及时准确地完成上级下达的统计报表任务。、及时准确地完成上级下达的统计报表任务。三、统计工作三、统计工作统计工作的领导和组织统计工作的领导和组织1 1、明确一位校领导分管学校统计工作、明确一位校领导分管学校统计工作2 2、校长办公室负责全校统计工作（专职综合统计干部）、校长办公室负责全校统计工作（专职综合统计干部）3 3、统计工作网络。各单位、部门，特别是人事、教务、统计工作网络。各单位、部门，特别是人事、教务、学工、科技、实基、计财、资后、基建、图书

13、、研究学工、科技、实基、计财、资后、基建、图书、研究生院、继教院、国教院、工学院等单位要配备兼职统生院、继教院、国教院、工学院等单位要配备兼职统计人员，并明确一位负责人分管本部门统计工作。计人员，并明确一位负责人分管本部门统计工作。4 4、统计人员保持相对稳定。、统计人员保持相对稳定。三、统计工作三、统计工作统计人员的职责统计人员的职责1 1、学习、学习中华人民共和国统计法中华人民共和国统计法南京农业大学统计工南京农业大学统计工作暂行办法作暂行办法，增强责任心，提高统计工作水平。，增强责任心，提高统计工作水平。2 2、校办统计干部对基层数据审核把关，汇总填报综合统计、校办统计干部对基层数据审核

14、把关，汇总填报综合统计报表；分析全校统计资料，公布统计数据；负责全校统报表；分析全校统计资料，公布统计数据；负责全校统计工作的业务指导和组织协调计工作的业务指导和组织协调3 3、各单位统计人员填报上级和学校编制的统计报表，建立、各单位统计人员填报上级和学校编制的统计报表，建立统计台帐；积累统计资料，随时向学校提供统计数据。统计台帐；积累统计资料，随时向学校提供统计数据。三、统计工作三、统计工作综合统计报表编报程序综合统计报表编报程序学校接受上级学校接受上级统计报表任务统计报表任务 校办召集部门校办召集部门统计人员开展统计人员开展培训、组织填培训、组织填报报 部门统计人员部门统计人员填写报表，并

15、填写报表，并签字签字 部门负责人审部门负责人审核、签字、单核、签字、单位盖章位盖章 校办统计人员校办统计人员审核、汇总，审核、汇总，拟写报送请示拟写报送请示 校办领导校办领导审核、签字审核、签字 分管校领导分管校领导审核、签发审核、签发 校办统计校办统计人员复核人员复核 校办加盖校办加盖学校公章学校公章 校办对外报校办对外报送，同时存档送，同时存档 三、统计工作三、统计工作专项统计报表编报程序专项统计报表编报程序职能部门接受职能部门接受上级对口部门上级对口部门布置的统计报布置的统计报表任务表任务主办职能部门主办职能部门召集相关部门召集相关部门统计人员开展统计人员开展培训、组织填培训、组织填报报

16、 相关部门统计相关部门统计人员填写报表，人员填写报表，并签字并签字 相关部门负责相关部门负责人审核、签字、人审核、签字、单位盖章单位盖章 主办职能部门主办职能部门统计人员审核、统计人员审核、汇总，拟写报汇总，拟写报送请示送请示 主办职能部主办职能部门领导审核、门领导审核、签字、单位签字、单位盖章盖章校办统计校办统计人员审核、人员审核、签字签字 校办领导校办领导审核签字审核签字 分管校领分管校领导审核签导审核签发发 校办加盖校办加盖学校公章学校公章 主办职能部主办职能部门对外报送，门对外报送，存档存档 三、统计工作三、统计工作统计工作中存在的主要问题统计工作中存在的主要问题由于部门职能交叉产生的

17、责任不清由于部门职能交叉产生的责任不清对涉及多部门统计任务的推诿对涉及多部门统计任务的推诿不能按时上报统计资料不能按时上报统计资料 （虚报、瞒报、拒报、虚报、瞒报、拒报、迟报、迟报、伪造和篡改伪造和篡改）统计调研和分析工作需要进一步加强统计调研和分析工作需要进一步加强四、保密工作四、保密工作为什么要保密？为什么要保密？应对国家之间竞争应对国家之间竞争（军事、政治、经济、科技）（军事、政治、经济、科技）应对敌对势力破坏应对敌对势力破坏（渗透、策反、分裂、恐怖）（渗透、策反、分裂、恐怖）维护社会稳定维护社会稳定（国家方针、政策、计划顺利实施，国家机（国家方针、政策、计划顺利实施，国家机关职能活动正

18、常开展）关职能活动正常开展）保密的目的就是：维护国家的安全和利益！四、保密工作四、保密工作我们重点做什么？我们重点做什么？学习宣传新的学习宣传新的中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法（20102010）加强文件保密管理。加强文件保密管理。 2006 2006南京农业大学关于进一步做好党的文件印发、南京农业大学关于进一步做好党的文件印发、阅读和管理工作的规定阅读和管理工作的规定，明确指出：，明确指出：“做好党的文件印发、阅读和管理工作极为重做好党的文件印发、阅读和管理工作极为重要，是各级办公室的基本职责之一要，是各级办公室的基本职责之一”。对上级下发的党的文件，每年要清退一次，不。对上级下发的党的文件，每年要清退一次，不得遗失，不得擅自翻印、复制和汇编党的文件，要严格按照此项规定做好工作。得遗失，不得擅自翻印、复制和汇编党的文件，要严格按照此项规定做好工作。加强计算机和网络管理。加强计算