浅议等级医院评审中档案管理上等达标

1、浅议等级医院评审中档案管理上等达标等级医院评审是一个医院综合实力和整体水平的具体表现，它从质量、安全、服务、管理、绩效等不同方位，多个角度、各个层次对医院进行系统的评价，而档案管理又是等级医院评审中重要的一个环节。作为医院在从事医疗、科研、教学、行政管理以及其他和活动中形成的历史记录，医院档案资料是医院工作的脉络和骨架，是医院管理的重要依据和重要信息。所以，做好档案资料的收集、整理、分类、组卷工作，是确保等级医院评审成功的重要步骤。1 医院档案管理工作的现状1.1 医院档案管理工作各级管理人员重视不够在医院建设中，各级管理人员大多关注医疗技术的提高，对档案工作的重要性没有足够的重视，也没有对档

2、案管理提出具体的计划和要求。主要体现在: 一是不注意保存，由于部门档案是各自保存，分散管理，没有及时整理归档，更谈不上利用: 二是部分管理人员缺乏档案管理的基本常识: 三是不善于合理利用，一些部门把档案资料作为科室甚至是个人的资料，据为己有，甚至发生人离开原岗位资料就带走了的现象，使得档案资料的利用没有得到最大化。1.2 医院档案管理人员专业素质不强档案管理是一项面广量大的工作，工作枯燥但对责任心的要求还特别高。目前医院档案管理人员突出表现为专业知识老化、知识面狭窄、知识结构不合理等。部分医院领导将档案工作简单地理解为把文件材料收集起来，装订一下，认为什么人都能干得好，忽视档案管理工作者也需要

3、一定的专业知识，需要建章立制，依法保管与利用，更需要借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平。1.3 医院档案管理信息化程度不高目前档案检 索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低，传统的档案利用方式已不适应档案用户和档案信息加工的需要，虽然许 多医疗单位也已经开始尝试使用电子档案，但由于在软件设计与 开发过程中档案管理者参与较少，导致软件开发者不能将档案管 理的专业要求很好地实现，产生了信息输入困难、信息归类不严谨、搜索结果错误等问题。2 医院档案管理上等达标的途径2.1 重在平时全力加强医院档案管理建设 一是建立健全医院档案管理制度。医院档案由于内容广泛，专业性强，保管要求及保密性高

4、等原因，所以必须建立一套行之 有效的管理制度，并不断地加以完善，特别是要重视建立和完善 档案材料的收集、登记制度，实现动态管理和考核制度，一旦发 现缺失遗漏，应及时查补，确保档案的完整性。二是开展医院档案管理技术。我院明确档案管理专职人员，安排参加档案行政主管部门举办的档案业务知识，满足实际工作 需要，并组织了各个职能处室的档案管理人员到档案工作先进单位参观学习，学习他们先进的管理模式和操作流程。为了更好地做好档案工作，医院还专门请档案局的老师来院进行，按照评审新规定自查，发现了缺乏日常资料系统的收集和整理、计划和制度与实际工作脱节，以及发现问题后缺乏改进措施等，针对问题及时整改。三是加强医院

5、档案硬件和软件设施建设。在硬件方面，配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，改善档案室环境，阅档室、工作室、库房分开，是目前医院档案管理迫切需要解决的问题。医院领导加大档案工作的资金投入，规划了新的档案室，切实做到三室分开、达到八防要求，并按照星级标准要求，建立院史档案馆。在软件方面，医院信息处设立档案工作专用服务器，开展档案数据库建设，引进专业档案管理软件，进行在线归档与管理，在内部局域网和OA办公系统中建立管理模块，实现网上检索、查阅等功能。2.2 以评促优全面提高医院档案管理水平一是知晓等级医院评审查阅的档案内容。根据评审要求，评审专家以查看近3 年的医院管理和医疗质

6、量的档案资料为主线，结合现场检查、操作考试等途径进行全方位评审。内容涉及医院管理的各个方面，每1 类又细化为几十项专项指标，比如医疗安全、核定床位、人员配比、人才建设、院务公开、满意度调查、信息管理等等，从制度、法规的制定到执行落实情况，从最原始记录到汇编，无一不纳入评审内容。评审中，各个资料组成员根据要求提供原始档案。二是完善等级医院评审所需的档案资料。一是严格按照三级综合医院评审标准实施细则的要求，做好各类原始资料的收集整理工作，以往的档案更加侧重于医院大事记、人员档案、年度报表等。通过等级评审工作，将医疗质量管理、专科医师培训等专题也作为档案工作的重要内容。二是科学有效地收集整理，分门别

7、类地利用好各类档案资料，做好各类台账资料备查。等级医院评审涉及部分指标是医院日常的工作，但却并不在原有的归 档范围之列。3 进一步加强档案管理的几点思考等级医院评审是对医院整体实力的一次综合评定，要真正做到以评促改，以评促建，以评促优的目的，必须进一步提高档案管理的认识，完善医院的档案管理制度，使医院档案工作更趋制度化、规范化和科学化。3.1 理念先行提高档案管理全员化认识等级医院评审对医院档案工作提出了一个区别于传统档案管理的新要求，档案工作不再仅仅局限于办公室、人事处、病案室、财务处等几个部门，它对各个职能处室都提出了要求，通过这次等级医院评审，虽然彰显了档案工作在医院管理中的重要性，但也

8、暴露了各部门档案收集意识的薄弱，很多部门在评审资料准备阶段才发现许多原始资料如会议记录、演练记录等不完全，工作都做了但是什么记录都没有，既没有留计划、签到、讲课内容，也没有留影像记录等，许多第一手资料就这么缺失了。所以，在今后的工作中，医院除了要加强组织领导，还要强化档案工作重要性的宣传，努力营造档案工作人人重视和参与的氛围。3.2 建章立制确保档案管理机制化运行在医院评审中将 PDCA模式应用于医院自我评价工作中，其流程 是 :(1)P(Plan) 计划。医院要组建以院长为一把手、科室主任为成员的医院评审委员会，精读标准，掌握标准，制定各个科室的迎评方案，即做什么，什么时间做，怎么做，谁来做

9、，做到什么程度等都要计划明确，并形成制度。(2)D(DO) 执行，确定目标后，落实到位，责任到人。科室和个人按规定实施计划，包括个人自主执行与科室主任督促执行。(3)C(Check) 检查，医院评审委员会定期派工作人员检查计划的执行情况，要以评审标准为出发点，将已经完成的计划同目标值进行比较，看是否达到了预定目标，并找出未完成的原因。(4)A(Action) 处理，对实施的效果进行总结和归纳，对不能完成的，总结原因，重新修订计划，进入下一轮PDC/W环。3.3 信息支撑构建档案管理现代化平台为了满足档案数量急剧增加和现代化医院对档案利用频繁的需求，医院必须大力改变和更新档案利用的方法，加强检索工具体系建设，建立档案目录中心。同时，树立档案信息资源共享意识，全面提高档案现代化管理水平。要建立区别于传统档案管理的模式，使传统档案馆向数字档案