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文档简介
1、跨部门沟通10原则对新手主管来说,跨部门沟通不良,可能会让他好不容易建立起来的自信,瞬间摧毁。你认为十万火急的事,到了其它部门主管口中,竟然成了 “芝麻绿豆大的事”;原本应该合作解决的问题,到了调度会上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识。到底,在不同部门,各有不同立场与利益的情况下,怎样才能把话说清楚,把成果做出来?很多人 抱怨:为什么跨部门沟通这么难?其实,只要掌握几个典型基本原则,进行无障碍的跨部门沟通, 并非难事。原则i .沟通前先做好准备在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚,不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。下面的几个问题,应该事先想清楚:你希望对方帮你做什么事
2、?你认为他会要求你做什么?如果对方不同意你的想法,有没有其它选择方案?如果双方没共识,你会有什么后果?对方又会有什么后果?原则2.了解其它部门的语言跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说,部门内人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”,换位思考,试着站在对方的立场思考:“这么做,对对方部们的政绩有帮助吗?”“如果我是他,会接受这种做法吗?”“这个方法,真的有用吗?”跨部门的换位思考法,能将误解或沟通频率不搭的机率,降到最低。止匕外,频繁的互动,有助于建 立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。因此,时
3、不时的跟其它部门的同事,吃吃饭、聊聊 天,有好无坏。原则3.开诚布公,是最好的对策你面对的是必须长期共事的同事,因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息。相反的,互信会让双方在沟通时打开心防,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿, 共同解决问题。诚信沟通有四个要素:错的不要解释;务必不要争执不打断对方说话;微笑再微笑;原则 4. 不要害怕冲突在跨部门会上,每个分管领导,为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦。有些新手,为了怕把气氛弄僵,往往会变得沉默寡言,以维持表面的和谐。千万别
4、把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。有时候, 太过和谐,反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。态度要柔软,但立场要坚定, “别太快或太轻易就顺从认命。 ”扞卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命。原则 5. 呈现事实,专注中心议题让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。尽量说事实(如各种数据等),可以将沟通过程中“人”的因素,降到最低。在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑,但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事实“可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。 ”原则 6. 多提选项,保持弹
5、性当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项,例如一次提出35个方案, 让其它人有更大的选择空间。多元选项,能让选择不再“非黑即白”,让别人有较大的弹性调整,自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。原则 7. 创造共同目标,一起合作无可讳言,各部门间,一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。因此, 尽量去创造一个横跨各部门的共同目标,然后一起努力,就算有争执也没关系。最好的借口:就是我们得完成书记的任务吧。沟通中,达成一致的目标,需要弄清楚四个问题:
6、双方的共同目标是什么?有什么阻碍双方合作?创造共同目标的资源是什么?合作的价值是什么?原则 8. 尊重沟通对象的权力每个小领导,都是小部门、小范围的决策者,也期待别人尊重他的这种权力。因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。原则 9. 善用幽默幽默,可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。当你必须呈现,可能会触犯到他人的事实, 或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。幽默使用法则的四条禁忌:不谈论对方家庭;不以人身攻击;不涉及组织敏感话题;幽默有度,点到即止;原则 10. 确保沟通信息无误跨部门协调后,须交由各部门的一线
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