业务操作流程

1、第一部分：询价报价及接单注意事项一，询价向船东提供目的港口（有的港口会有多个码头则一定要说明） 、柜型、货物名称（普通、危险 品、冻货、食品、特殊货物等等）以及询问运价所包含的内容 （有无含 ORC/BAF/DDC/THC/WAR/PSS 等等）以及船期、航程和是否中转。二，报价1）. 了解运价（在市场上有无优势以及客人对市场的了解程度）及舱位情况（特别是旺季） ， 报价时首推公司优势航线；运费做 PREPAID还是COLLECT有些船东不接受COLLEC）;2）.内陆港口中转费要先落实好后再报价，特别是有些中转港的DTHC或其它费用需由SHIPPERS付的；美国及加拿大港口特别注意货名、货重

2、及报价中有无含DDC/BAF/AM等等；3）.公司有特价航线及主推航线时，要及时主动打电话给客户通知价格； 发E-MAIL或传真报 价不要注明船公司名称，只能用电话说明；4）. 如客户需要到付运费，要注意我司是否在目的港有代理，报价要含手续费；5）.注意所报运价的构成（全包价还是 ORC BAF报关、码头、拖车等费用分列开来）以及 利润是否符合公司要求等。三.接单、审单、写（业务）单及录电脑1）. 客户接受报价后无论使用客户委托单或我司委托单格式，都要注意审核：托运人、起运 港、目的港、柜型、柜量、货名、毛重、体积、运价、运输条款、所配船东、提单类型、最 后装船期限、客户特殊要求或注意事项等，

3、还有是否有加盖公章或签名，新客户还要留下联 系电话；2）. 有些特殊港口， 如中东港口是否有船证要求， 同时亦应询问客户是否要根据信用证初单， 信用证有无特殊要求等，如有，要提前传真与船东确认；3）. 确认有否舱位，如暴舱要及时告知客户，并给客户其它航线建议；4）.写单：即填写业务联系单，共三联，货主（四字简称）、应收应付金额、预（倒）付、代 理使用等。填写业务单要求字迹清楚工整，运价填写准确，运费预 / 到付清晰；如做到付哪 些费用需预付，哪些需到付要清楚；利润是否合乎公司要求；如客户有特殊要求一定注明（并 盖上醒目的“特别注意事项”章）提醒操作注意；5）. 登本：即把工作号及其它信息登记上

4、大本，分广州出运和深圳出运；如果深圳出运还需 写上相应的深圳单号（由深圳总部提供） ；6）. 录入电脑：即录客户托运单，如果是老客户，则一定用回原名，如果是新客户，增加时 一定要填写完整资料，如公司名称、电话、传真、联系人、地址、所属部门（或业务员） ；录 完保存后有一工作号自动跳出； 如果是深圳出运在参考号一栏加上深圳单号 （从大本上获取）；7）. 交单：即交单给操作部并向其交待客户特别事项，必要时应跟踪操作是否已按特别要求 做；8）. 录入计费及审核：即在操作完成后（柜子做完，报关也通过，操作部已录完订舱资料， 提单类型也基本确定后） ，操作部将业务单中的第二联与第三联 （即红联与蓝联）

5、返回市场部， 录入FMS中的计费，这一项一定要准确无误，因为涉及到应收应付对象、金额、币种等，一 有差错就会影响到财务部付款；审核即审应付费用的海运费有无变动、船东有无更改、柜量 （型）有无增减、操作途中产生的杂项费（查货、换证、植检等）有无向客户收回。第二部分 操作订舱注意事项一，订舱1）. 接到市场部转来的委托资料及业务联系单后必需先审核业务单与客户委托单要求是否 一致，资料是否齐全，订舱前务必仔细阅读客户的委托单，审核货物是否危险品，重量及尺 码是否适用客户要求的柜型， 特别注意客户的特殊要求 （如船证、 信用证、船期、 启运码头、 免舱期或装载要求等） ，如果是特殊货物应先向客户查询清

6、楚货物的特性（如 超重货、 食品， 冷藏货，危险品等） ，致电船公司落实货物托运可否接受，如可行，则 填写订舱委托书向船 公司订舱， 并要注明有关特别事项， 如船公司不接受， 则注明原因退回市场部；2）. 注意船公司是否接受货代单或做电放等，所使用的代理是否经代理操作确认；所有业务 单必须有市场部人员签字才有效，否则不给以订舱；对于急单，如果直接电告操作部订舱， 须经市场部人员确认允许，但应尽快补上业务单；3）. 黄埔地区的订舱原则是在一个工作日内应及时向船公司索要订舱确认书或放柜纸，如遇船公司舱位紧张应及时反馈给市场部，以便与客人协商改作其他安排；深圳地区的订舱应考 虑到船公司的开舱日期以及

7、客人拟定的拖柜时间来催促深圳公司向船公司索要放柜纸，如遇舱位紧张的情况尽快反馈给市场部作新的安排；4）. 在收到船公司的放柜纸后，应将放柜纸上所预定的船公司、柜型、柜量、目的地、船期 等资料与客人的原始订舱单一一核对，在确认完全准确后方可进行后续操作，如发现放柜纸 资料有误，则应马上以书面形式通知船公司更改并要求其提供新的放柜纸，直至完全正确为 止；若向同行订舱，S/0传给客人时注意抹掉同行的电话及传真，以免泄漏；5）. 客户的任何要求及保证，应有书面文字及盖章，以免日后争议无凭据二，货物进场1. 客户自拖自报A）. 从深圳出运的自拖自报客户，我司应将放柜纸及时传给客人，并电话落实客户已收到，

8、 明确告知客户船公司的开舱，截重，截放行条时间及要求；并落实客人的做柜时间以及做柜 的情况，必须落实重柜已经回场以及已经放行，并将相应的柜号通知深圳的操作部。如遇客 人取消订舱的，务必尽快将消息通知深圳操作部，以便确保舱位充分利用；B）. 从黄埔地区出运的自拖自报客户，我司应将放柜纸及时传给客人，并电话落实客户已收 到，明确告知客户黄埔地区的驳船船期，要求客人尽快提供货物的中文货名、柜号，以及分 柜的装货情况 （毛重，件数），并将该资料提供给船公司， 以便向船公司索要黄埔的头程船名、 航次、相关的船舶编码、以及运输方式（国际中转、国内中转、来往港澳、小型船舶运输） 截单时间和地点等并将相关资料

9、尽快告知客户，以便客户自行安排报关。跟紧客户自行报关 的情况，落实客户的货物已放行并能顺利装船；如遇到驳船名更改的情况，必须及时书面通 知客户更改，并电话落实客户已收到通知，同时根据实际情况向责任方收回改船名费用。2. 我司代拖车 包拖A）. 代拖车必须选择与我司签约的车队， 如果有特别原因使用其它车队的， 应向操作部经理 说明并得到同意才可使用，并由操作部联系安排，公司统一支付运费；B）. 首先要落实船公司的开舱及截重日期的要求，将具体情况告知客户；要求客户传委托拖 车的要求单（一般包含在客户的订舱单中） ，明确拖柜的具体地点、时间、联系人、电话和是 否需要提货单，是否转关等资料，如与船公司

10、的规定时间有冲突应尽快通知客人，以便客人 做出适当的调整；C）. 填写拖车作业委托书，注意是否转关还是一般贸易，并标明客人的要求，将船公司的放 柜纸以及拖车作业委托书传给拖车行，并电话落实车行已收妥。重要的注意事项必须逐一解 释清楚，以便车队能顺利执行；在转关的情况下，要明确告知车队封关地点，以便车队根据 当地海关要求派车；D）. 装柜当天应将车队提供的柜号、车牌号、司机的联系方式通知客人，以便客人了解代拖 车的实际进行情况。监督车队的拖装情况，有问题要尽快处理，落实货柜已安全返回指定的 码头。将重柜进场纸提供给负责报关的有关单位。 （蛇口出口的货物仅提供重柜进场纸的复印 件，盐田出口的货物必

11、须提供重柜进场纸的正本，黄埔出口的货物仅需提供正确的柜号） 。3. 码头内装A）. 如果客人要求我司安排代装箱的，应该在订舱时声明，要在订舱之前与客人落实出运码 头，以便安排客人的货物进入相应的仓库装箱。订舱同期应该与客人落实送货时间、货名、 数量、重量等，如有可能可要求客人提供货物的装箱单资料。另外应将进仓的地图及时传给 客人，并电话落实客户已知悉仓库的联系方式，客户送货的单号。另外，如客人对装柜有特 殊要求要客人传书面确认。尤其所装货物超过一个货柜的，一定要客户传装柜要求，对装箱 数量，型号，先装，后装，货物可否挤压的均需明确；B) .在拿到船公司的放柜纸后，根据船公司的开仓以及截仓时间，

12、将放柜纸连同装箱要求， 装箱委托书，货物明细资料，货物入仓号等一并传真给仓库，应电话联系仓库讲解装箱的要求，确认仓库明了各项要求并执行。 在装箱过程中应与仓库保持联系，如有问题应尽快联系 ，C) .装箱完毕后，应尽快核对由此产生的相关费用，若有额外费用应尽快告知客户确认和落实相关的费用。应尽快告知客户柜号，货柜还场以后，重柜进场纸应参照我司代拖车的第D项进行操作；E) .装箱的实际件数要告知相应的文件，文件要严格按照此数量签发提单给客户。三，报关工作1) .如有订舱客户委托我司代报关的，应在接受订舱单后将海关报关要求的通知传给客户，并电话告知客户按通知上面的要求来准备报关资料；2) .当客户将

13、报关资料送至我司或送至我司指定的报关行，应先审核报关资料是否齐全，如 有任何错漏应及时通知客户更换，并予以落实，以免延误。审核完毕应将报关资料交给报关 行;3) .传报关委托书给报关行，落实报关行已经清楚报关的各项要求及相关的船名、航次、柜 号、单号、截收放行条时间等，并保持与报关行联络，以确认报关过程顺利进行，如遇特殊 问题应尽快联系客户，以便妥善解决。4) .报关放行后应确认放行条已经交到指定的船公司或者船公司代理，并将报关放行的结果 通知客户。5) .报关完毕后，操作人员应填好业务联系单，核对好相关资料，并将资料输入FMS系统，将单证交给文件，并告知文件在核对提单时应注意的具体事项。如遇

14、对单过程中客人有特殊 要求，操作人员要协助文件解决。注意事项以及要点为保证贵司货物顺利通关，望各客户注意以下事项：报关基本文件：1 无炭复写报关单一式两份，需盖报关专用章；2 代理报关委托书一份，需盖公章；(黄埔旧港，罗冲围，广州内港以及深圳盐田的请使用 代理报关委托书； 黄埔新港请使用代理报关及运输委托书； 蛇口地区请使用蛇口代理报关委 托书)3 装箱单一式两份，需盖单证专用章；4 发票一式两份，需盖发票专用章；5合同一份，需盖正本公章或正本合同专用章；6.核销单，需盖公章，不可以涂改；7如有商检换证的，黄埔地区出运的请提供代理申报检验检疫委托书；如在罗冲围、石牌、 广州内港、深圳地区出运的

15、请提供报检委托书，需盖公章。注意事项：1. 所有报关单证要清晰，不能涂改；2. 贵司所有出口货物的外包装上必需标明箱号并注明于装箱单上，否则海关将不接受报关；3. 贵司出口的商品如有牌子，请注明于报关单上，（例如：剪刀，小刀，电池等）；另外要注 明货物的生产厂家。4. 若是外省的报关单证，请注意是否有在广州海关 /黄埔海关/深圳海关 注册或年审；5. 八位数商品编码（H.S.编码）认定必须准确。6. 凡三资企业，报关时需提供中华人民共和国台港澳侨投资企业批准证书的复印件以及企业营业执照副本的复印件；7. 为保障贵司利益，贵司在提供报关单证给我司时，必须将所有资料填好，如需我司代填 而产生的一切

16、责任及后果，我司概不负责。配送、特殊单证要求：1. 当出口的货物需商检或植检时，请先与我司市场部查询，落实是否可行后再订舱；2. 当出口的货物为整套机械时，需提供彩图及中文说明书；3. 当出口的货物为轴承或带发动机的商品时，合同盖正本的机电商会章；4. 如需出口到香港的纺织品需提供香港入口许可证；5. 如有动物皮毛所制成的商品，需提供非濒危证明。第三部分文件对单审单注意事项一，对单程序1）.与客户对毛单应在船开前完成。如客户在船开当天甚至船开后几天才补料， 应不再和客 户来回对毛单，而是先将补料传给船东，同时抄送一份给客户。当然，出华展单的情况除外。且只有出华展单的情况才可以用我华展单的格式单

17、与客户对毛单，否则一律用PML-1 （核对）此格式传给客户核对；2）.特别是配“广州中海”走集司的货物，一定要在头程截关当天补料；3）.对单过程记得标注详细时间，要详细到几号几时几分（如 02/7-12 : 30）,方便审核客户 的对单速度及提供的单证的准确性；4) . 对单过程中严禁机械地将船东 B/L 来回传送，而是要发挥对毛单的作用，先自行核对修 改，待基本与毛单一致后再传给客户做最后确认。客户的确认件还要再检查一次是否有疏漏 之处；5) . 做单过程中遇到自己不懂或没有把握解决的问题要及时去问或提出来商讨如何解决，千 万不能擅自作主或搪塞；6) .出船东单及电放的要求在FMS系统中输入

18、船东单号，以便跟踪取单及放货事宜。船东单号可在FMS系统的提单窗口的“船东单号”中输入。如出第三方HB/L即货代HB/L的，也要在FMS系统的提单窗口的“货代单号”中输入，方便查询及跟踪放货事宜；7) . 船东单给客户回传一定要记得将提单上显示的运费抹去，否则会泄露我公司的底价；8) . 对作电放的提单，要与船公司落实电放申请书以下 3 点：I.I 是否需要回传“电放申请书”？II. 如需要，要正本还是传真件即可？III. 届时是否需要背书？如需要背书的，补料时SHIPPER 定要写上“ PATENT INT' LTRANSPORTATION (S.Z.) LTD. O/B OF XX

19、XX, XXXX为真正的 SHIPPEF公司名，以免届时要 请真正的SHIPPER出示正本章背书的麻烦。9) . 改单：首先要收到客户的书面改单要求；向相关的船公司落实改单费用；然后向客人该 说明改单会产生的费用并予确认； 收回客户的改单保函， 有的船公司单改为电放须要 SHIPPER 背书。二，单证要求1) . 台湾单 走台湾的出单情况要特别注意，如客户要求出单，要首先与客户落实是用来入银行押汇还是用于目的港清关。如是前者，就可以出我司的HB/L;如是后者，就一定要出船东单，因为目前大陆与台湾的关系尚属敏感阶段，用于清关的单证不能显示CHINA等相关的字眼，否则清关会有麻烦。2) . 美国单

20、证 I. 去美国的单证要在截关前 3 天补料，而且要 100%准确。另美国单证对“发货人”及 “收货人”要求详细的公司名、地址(包括公司名，街道名，洲名，区号等。)。且邮箱P.O.BOX不能算有效的地址， 应该不显示上去， 如提供上去反而成了不符点。 美国单证中如 CONSIGNEE 是TOORDER之类的指示提单，一定要在 TOORDERB加上实际的SHIPPER公司名或BANKg, 即 TO ORDER OF.(ACTUAL SHIPPER COMPANY NAME OR BANK NAME有 关很详细的内容 可参考相关的文档和通知。 *II. 美国单出不了船东单，因为美国价都是合约价。故

21、基本上是用我司的代理或船东的美 国代理出单。但美国的提单等同于船东单，一定要先收款才放单。III. 美国单不能扣货，已在美国 “ FEDERAL MARITIME COMMISSI(OFNMC) 备案，为保障公司利益，不可倒签。IV. 美国提单必须注明是否含有木质包装。如无木质包装，则显示为“ THIS SHIPMENT CONTAINS NO SOLID WOOD PACKING MATERIAL如有木质包装，则要与客人落实是否经过 薰蒸，是否有薰蒸证明？此时在提单上就应显示 “ THIS SHIPMENTCONTAINFSUMIGATESDOLID WOOD PACKING MATERIA

22、”LS.3）. 中南美、非洲单证 一定要出船东单，电放及货代单均不接受。且中南美有些国家法律不健全，为避免收货人凭正本提单的 COP和提货，必须提醒客户，未收到货款时不可先 将正本提单COPY件传给CNEE同样道理，我司在未收齐客户运费时，也不可将中南美的正 本提单COPY牛传真给客户。另外到厄瓜多尔（ECUADOR）瓜亚基尔（GUATAQUIL这个港口， 提单上一定要注明目的港收货人， 如是一个公司则要注明该公司的税号 （RUC.NO.）, 若无此号 码，在目的港无法清关。4）散货单证 I. 散货单证一定要收回散货公司的 MEMO B/，L 以证明该散货公司确实有帮我们走了此 票货，方便跟踪

23、查询。II. 散货的件数和尺码一定要以散货公司回传的MEM单（多为追料或装船通知等）上的为准。因为散货公司都是以进仓的实际包装为准的，如客户的货以“1 PALLET'进仓，而客户出单要求“ 20CTNS，这样是不可以的，一定要首先显示“ 1 PALLET，然后在括号中标注（20CTNS。必要时还要请客户出示保函。因为有的散货公司如“广东中艺”，根本不允许显示20CTNS，就算出保函也不可以。但我 司一般是出华展单，故在收取客户的保函情况下可以帮忙显示。5）.澳洲单证一-凡到澳洲的货物必须于船到港 3天前申报，延误申报将产生 USD600柜的 罚款。如用我司代理，尤其要注意，因为这样会影

24、响代理的名声，所以澳洲单要求尽快对单 和结单。6）. 到付单 有2种：I. 订舱时即用CNEE的名义订舱的，即是用收货人的合约价。这种情况不用客户回传“到 付保函'。II. 如涉及到要退佣的，即要用我司代理出单，此时一方面要收回客户的“到付保函' ， 详细注明“向收货人收取' 的金额； “客人实际应付的海运费' ； “我司应退客户' 的金额。 另一方面，如是配深圳的，我们还应以广州分公司的名义另传一份“到付保函'给深圳对应 的文件，列明“请代理收取的到付金额' （与客户填写的同） ； 我司应付深圳总公司的金额即 广州分公司的底价； 代理应

25、退回我广州分公司的金额（即“到付应退差价' ）。三，其他 走深圳中海、阳明船公司，主张尽量用我司代理并出华展单。因为“深圳中海'的电I.放费较便宜(RMB50),阳明则免电放费，故方便我司发展代理业务。II. 地东的运输条款一般均是 CY-FO,如不确定则要和相应的船公司落实有关文件要求。III. 深圳MSC出单速度较慢，故和客户对毛单时，就要强调提单资料准确性的重要性，若MSC回传后，再补料有超过6处以上更改的，会收取HKD150勺改单费。最好在传给客 户的毛单上写上下面的句子提醒给客户：尊敬的客户：请核实您提供的提单资料准确无误。如届时船东回传后，更改6处以上的将会收取费用

26、HKD150请引起重视。谢谢！IV. MSC 到 LATTKIA，不能出 HB/L,只能出船东单； MSC到 CONSTANT及 CASABLANCA 只能出船东单和电放，且一般建议客人不要电放，尽量出船东单。IV. 对于一柜分两单的，一定要先与船公司确认是否可以分单，且要落实分单的SHIPPER &CONSIGNEES NOTIFY有何具体规定。如“深圳中海”要求分单的 SHIPPER与 CONSIGNE必 须同。第四部分付款取单及收款放单放货注意事项一，收付注意事项1) .东南亚及其他近洋航线，要在确定出单方式后即刻与客户确认付款方式，以便尽早安排 放单或放货。2) .如对广州单，

27、要与船东或船代落实付款方式。我司习惯开支票，故要询问以下几点：I. 是否收支票？II. 如收支票，是否见支票即可放单放货还是要等支票入账后才可安排放单放货？III. 如有些船东或船代在广州没帐号的，则要详细落实哪里有帐号？然后再与我司财务商量 如何付款才经济合算？如有些船东或船代深圳才有帐号的，我们就可以委托深圳总公司来代付3) .如有些异地客户付款不需要开发票的，首先考虑在客户的所在地有无我们的公司帐号， 如有些客户在东莞，我们可以传真总经理东莞的私人帐号给他，以免客户特意跑到广州来付 款取单。二，关于税票、收款、放单、放货1) .客人在收到我司DEBIT NOTE确认费用后，会根据需要要求是否开据正式税务发票，在 与客户核对税票抬头、币别以及特殊要求事项后通知财务开具发票。注意如客户付外币现金 或付我司香港帐号不开税票。财务在业务单上作开税票