档案数字化系统方案

1、飞扬公司拥有自身的数字化加工工厂，可向用户提供档案资料的扫描服务，同时也可培养用户的扫描队伍，掌握扫描工具，形成用户自身的数字化加工队伍。1、实施数字化的特点l 自动化程度高依托飞扬软件公司较强的软件开发实力，我们开发出了先进的档案扫描系统，实现网络化操作，自动批量处理，在扫描的同时由系统自动进行图像处理，自动去除图像黑边、倾斜校对、去斑点等；扫描完成后所生成的文件能够方便地挂接到任何档案管理软件系统中。l 标准化程度高完全符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁布的档案电子档案标准。标准文号：档发2021 6号。l 严格的质量控制采用先进的质量控制软件，网

2、络化流水作业，整个流程由软件控制，前后工序紧密结合，次工序在完成本项操作的同时检查上一工序的质量是否合格，做到质量不合格随时返回，并有严格的员工操作记录，控制员工操作中的每一步，系统自动生成数据记录操作过程，随时检查任何工序的质量及完成情况，确保一次性达到成品质量要求。l 独创的综合验收系统为确保数据的准确性，档案验收人员可以利用数字档案验收系统，按档案类型、年度、机构、文件号等对图像质量、文本著录的正确性进行检查，标识出不合格图像后，数字档案验收系统自动统计出详细的错误列表，如图像有黑边、字迹不清、偏斜、文本著录错误、文本与图像的挂接等情况的列表。加工人员根据列表修改错误。通过验收系统的数据

3、则完全符合质量要求。l 档案安全性高从接收原始档案的拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理，确保档案在扫描过程中不被损毁，每天上下班对档案质量及数量严格的核对与交接，认真填写作业清单和交接清单。l 方便存储与管理可将扫描的电子档案方便存储于光盘中及其它存储器。按照国际标准TIFF格式，按200dpi、A4、黑白计算计算，30KB/页，150万份档案总存储容量需：(30 * 1500000) / (1024 * 1024 )= 43GB。每一张CD光盘可容纳万余张A4大小文件影像，与档案管理软件挂结后，在数秒钟内即可查询到任何一幅电子档案影像信息。A0图纸的扫描大小约为A4的十倍，由此可

4、推算出150份图纸扫描的总存储量为430G，而同一张CAD图纸文件的大小远远小于扫描文件大小。2、档案数字化系统流程图3、档案数字化实施步骤3.1档案整理l 文书档案的整理：对于已归档整理好的档案，按照机关档案情况，按年度、机构，保管期限，案卷号等进行分类，将需要扫描的原始档案整理，以便用不同扫描方式进行处理，和方便查找与管理。对于未归档整理好的档案，按照商定的原则，在档案处的指导下进行将需要扫描的原始档案整理分类；以便用不同扫描方式进行处理，和方便查找与管理。l 其他档案的整理：对于已归档整理好的档案，将需要扫描的原始档案整理，以便用不同扫描方式进行处理，和方便查找与管理。对于未归档整理好的

5、档案，按照商定的原则，在档案处的指导下进行将需要扫描的原始档案整理分类；以便用不同扫描方式进行处理，和方便查找与管理。3.2档案交接分类整理后的档案按年度、机构、保管期限及总数提出，提卷时飞扬公司提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。3.3标引著录标引著录是为了方便查阅与管理扫描后的档案原件，及以后打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高。标引著录的项目是按照国家档案局有关标准，结合实际情况，与档案处商定的著录项目。飞扬公司按照商定标准录入的文本，并制作相应的文字录入工作说明书，供

6、录入员和校对人员参考。1、录入方式采用手工录入方式录入。2、校对方式校对以软件校对和打印输出对比校对相结合的方式，即对手工录入的文本打印输出进行对比校对的一校、二校、抽查校对，确保文本信息达到电子出版质量万分之二以下。注：案卷目录和卷内目录按照档案进馆标准录入。案卷目录和卷内目录的样式可根据档案的实际情况做相应调整。3.4档案拆分档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，再一次编制扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数。3.5档案扫描原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准和相关要求扫描。扫描人员按照扫描与处理工作说明书的要求，填

7、写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取后进行纸件扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件（快图像系统），扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。图像的分辨率正常情况下为200dpi,如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清

8、晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。3.6图像处理飞扬档案数字化工厂采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。1、污渍、黑边、偏斜处理数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。2

9、、全文字页面的扫描密度图像处理人员在进行处理前，扫描人员会根据不同原件的情况，提高图像扫描的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式，如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，对手写过密的要对图像进行细致的修正，确保各书写工具写出的不同颜色、深浅的文字及图像信息清晰可辨。3、粘贴页与表格对粘贴页面的处理先用飞扬数字化加工软件系统进行自动处理，在扫描的同时消除粘贴重叠的曲线，不能自动处理的放大后人工处理。对字迹与表格线颜色深浅不一在扫描时进行细微调整后，图像处理时再进行局部调整。以确保数字档案的可阅读性。4、一般性文本流程图提高图像扫描的分辨率，调整阀值、明亮度以及扫描方式，采用局部处

10、理技术对图像进行修正。以确保数字档案浏览时辨认流程图的流程线。5、插图档案中有插图的要在扫描时进行提高分辨率及相应调整，图文混排的页面不做拆分，在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辨。6、照片页的处理根据黑白或彩色图像对页面进行调整，对特殊照片的处理，必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。3.7图象挂接扫描处理处理后的图像成品，按年度，机构上传至档案处专用文件服务器计算机，进行图像与管理档案软件系统的挂接。3.8质量检验挂接到档案管理系统中后，档案处可利用验收工具软件进行再次的成品验收，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行

11、全面检验。发现不合格的，登记清单并退回上一流程重新处理。3.9档案还原档案还原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和实际情况进行有序的还原，飞扬公司安排专人负责案卷合并与整理。并最终提供两套档案图像光盘。1、原件合并：把扫描时挑出的页面插入到原来的页面位置中去，还原到扫描前的原样。2、全卷整理：将每卷文件按形成的时间、顺序、文件类别进行整理。3、编写页号：按重新整理后页面顺序统一编写页号。4、打印案卷封面和卷内目录：对案卷目录和卷内目录与卷内文件进行匹配后打印案卷目录和卷内目录以备装订使用。5、装订：严格按照档案馆管理的标准和要求将每卷档案的封面、卷内目录、卷内文件、左下角对齐打成三孔一线装订

12、还原档案。6、案卷分盒：按分件年度、单位、日期等有规则地按顺序装入定制的档案盒。7、打印装箱单：按年度、单位、箱号、盒号、卷号、文件名称、总页数打印装箱清单。8、按顺序装箱：箱子编号、年度、箱内盒数、案卷数与总页数装箱。9、编制装目录（年度目录）：制作出档案装箱目录，合并各箱清单，统一编制页码，形成装箱目录，并按通用格式存储装箱目录的电子文件，以便检索与查找。4、工程周期结合对本期档案数字化工程周期的要求及实际的生产用房情况而定。建议性方案的周期如下： l 如提供40-50平米的场地及相应电源等，加工中心可设25个工位，每天可扫描处理15000页，整个档案数字化周期需 个工作日。l 如提供20

13、-30平米的场地及相应电源等,加工中心可设15个工位,每天可扫描处理10000页,整个档案数字化周期需 个工作日。5、人员组织具体岗位设置如下：l 档案分类整理工作分类整理工作设置4个工作岗位，主要进行案卷整理、编号、拆分、文本域标注、对需要扫描和不需要扫描的文件进行分检并填写文字录入工作说明书和扫描处理工作说明书，与次流程有关人员交接并签字备查。l 录入校对索引著录、案卷封面及卷内目录的著录、文本校对共需4人。l 扫描与图像处理每天扫描加工按15000页计算。岗位设置如下：扫描人员6人，1个补扫工位（补扫工位负责特殊原稿及特殊纸张的处理），图像修正与分文件6人（一次校对与文件管理工作），图像

14、质量检验及修正2人（对图像进行二次校验），全面质检2人，1名管理人员。共17人。l 质量检验与管理文本域的录入质量和扫描图像的质量在本流程当中经过校对合格后的文本或图像文件进行系统挂接后在光档案管理系统中进行质检，对图像与文字的匹配、文字索引的准确度及图像在系统中的阅读效果进行再次的检验。在检验过程中发现不合格的质量记录并退回重新处理。l 档案还原按照档案进馆标准和档案整理的规则，对档案进行整理还原，将处理后的档案进行数量检验、检查卷目内容与正文标题对应情况、整理、打印卷目、案卷封面、装订。l 档案移交每批成品通过检验后，确保质量合格后方可将原始档案移交客户并入库，如有档案损毁或丢失，要承担相

15、应的法律责任。6、扫描工作流程l 档案提取与分解将档案进行分解整理，原件拆卷、起订、粘贴页撕开，发现原件页号有误的与客户共同修改。l 图像录入通过高速与平版扫描仪将各种文件和档案资料等转换成电子影像信息，即数字化文件。l 图像处理通过档案处理系统自动地将图像进行校对、去污、识别或手工录入查索字段。l 图像与文字的校对通过校对系统对图像和文字进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、校验。文字校对采用横向校对和纵向校对两种方式完全确保文本信息的正确率，在校对时发现不合格图像和文字及时返回前一工序进行改正。l 档案还原将处理后的档案进行数量检验、整理、装订、替换卷目、封面等。l 质量检测 对成品数据进行

16、抽查，以20%为检测依据，如发现其中有不合格产品，即将本批数据全部返回进行图像及文字的再次处理，合格后方可入库。l 打印卷目 将重新录入并校对好的案卷、卷内目录打印并装订。l 原件移交每批成品通过检验后，确保质量合格后方可将原始档案移交客户并入库，如有档案损毁或丢失，要承担相应的法律责任。l 刻录光盘将通过检验后的成品数据刻录成光盘，刻录到CD光盘中，刻录完成后再作一个光盘备份，并在盘面上作标记，编制刻入日期和盘号以便日后进行查找。l 导入数据库将成品导入档案管理系统，实现计算机查询。 公司印章管理制度一、目的 公司印章是公司对内对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现， 因此，必须对印章进

17、行规范化、合理化的严格管理，以保证公司各项业务的正常运作，由公司指定专人负责管理。二、印章的种类1、 公章，是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权力的印章。2、 专用章，为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专用章、财务专用章、业务专用章、仓库签收章等。 3、手章(签名章)，是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。三、印章的管理规定1、 印章指定专人负责保管和使用，保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加锁，印章使用后要及时收存。2、 财务专用章由财务部负责保管，向银行备案的印章，应由财务部会计、总经办分别保管。 3、印章要注意保养，防止碰撞，还要及时清洗，以保持印迹清晰。4、一般情况下不得将印章携出公司外使用，如确实因工作所需，则应由印章管理员携带印章到场盖章或监印。 5、印章管理人员离职或调任时，须履行印章交接手续。四、公章刻制印章需本公司法人代表批准，并由印章管理专责人负责办理刻制并启用并交由专人进行保管。 五、印章的使用1、 使用任何的印章，需由相应负责人审核签字。为方便工 作，总经理可授权印章管理专责人审核一般性事务用印。2、 用印前印章管理人员须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确 认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可盖章。 3、对需要留存的材料，盖印后应留存一份立卷归