办公软件word使用技巧

1、精选优质文档-倾情为你奉上办公软件使用技巧讲稿交流的内容主要分两部分：一个是排版基础，一个是操作技巧。排版对于一个文档是很重要的，尤其我们在写投标方案或者解决方案的时候。排版基础1、 样式和格式（样式：字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。操作小技巧：按住shift键然后点击字号、字体等的快捷方式均可调出word默认自带的所有字号、字体）强调一下：中文字体标准为宋体，英文字体标准为Times New Roman和Arial；作为主标题，中文字体最好为黑体。2、 标题（标题就是一种样式，可以对标题进行格式定制，注

2、意：如果不是编号，可以居中；如果是编号，最好左对齐）3、 自动生成目录（插入-引用-索引和目录，一般设置3级目录就够了）4、 设置行间距（按照word默认的模版，一般情况下无需修改行间距，除非特殊情况）5、 格式刷的使用在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为：1) 选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状；2) 将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字；3) 重复步骤2），可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。4) 如果只有一个部分需要格式复制，只要单击格式刷按钮，

3、然后重复第二步骤。5) 如果不小心复制了不想复制格式的内容，按住ctrl+z撤销操作，这时格式刷按钮处于非工作状态。6、 更新域（域的概念：存储特定类型数据的位置，如名称或地址。这个概念比较难以理解，可以不用去理会什么叫域，比如自动插入的目录、页码等都是域，这样说就比较容易理解了。Ctrl+A之后按F9，这是防止有时候正文发生变化后，相应的域没有随时更新）7、 表格转换成文字（选中相应的表格-转换-表格转换成文本）8、 手动换行符（shift + enter回车键）替换段落标记（编辑-替换）9、 注意标点符号（中文之后的标点均应为中文输入状态的标点，最好不要在文档中文字符后出现“,、 .、 :

4、、 ;”等英文标点）10、 图片属性修改：默认插入的图片均为嵌入型，粘贴到word中的时候一般默认居左，左对齐到制表符，如果想随意改变图片的位置，需要我们改变图像的版式，一般改成上下型，这样比较容易改变大小和位置；图片大小缩小在后面会讲到11、 每个段落的首行最好采用缩进的方式空两个字符而不要设置为具体值，这就跟小时候在作文纸上写作文段落前面空两个字一个道理。12、 页边距的设定13、 表格和图片及其说明文字的位置分节符和分页符节：文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项。若要更改例如页眉和页脚等属性，请创建一个新的节。分节符：为表示节的结尾插入的标记。分节符包含节的格式设置元素，例如页边距

5、、页面的方向、页眉和页脚，以及页码的顺序。分页符：上一页结束以及下一页开始的位置。Microsoft Word可插入一个“自动”分页符（或软分页符）要在特定位置插入分页符，可插入手动分页符。例如，可强制插入分页符以确认章节标题总在新的一页开始。一个文档除非特别需要、不要分出太多的节，一般将目录和正文用节分开，对两者单独设置页码和其他内容。文档中输入一个X的平方在文档中如何输入一个X的平方：先输入“X2”，然后将2选中，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，在下面的“效果”栏中选择“上标”，单击“确定”按钮，这样就可以了。字体是文字格式的一部分，文字格式就是文字的外观，文字的字

6、体和字号是最常用的文字格式。在字体对话框中可以设置很多选项帮你完成各种文字效果。关闭语法错误标记在键入时，Word可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查，在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其隐藏。在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键，选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都不见了。如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。在Word指定位置输入文字把鼠标放到指定位置，双击鼠标左键就可以了。（解释：以作文档封面为例。）缩放打印Word可以像复印机一样

7、缩放打印，从“文件”菜单选择“打印”命令，在“打印”对话框中单击右下角的“按纸张大小缩放”的下拉箭头，选择需要的纸型后，确定即可。和改变纸张大小的方法如页面设置相比，缩放打印不会改变页面的布局，采用这种方法打印文档不仅节约纸张，更便于携带。在文档中插入一条分隔线在Word文档中有时需要添加分隔线来区分两个不同的描述内容。可以根据个人喜好或者文档要求进行以下任意一种设置。不过在排版的时候请尽量放弃个人喜好，尽量按照标准和规范来。l 连续输入三个或三个以上的“=”，然后回车，这样就可以自动得到一条双直线；l 连续输入三个或三个以上的“”，然后回车，即可得到一条波浪线；l 连续输入三个或三个以上的“

8、*”，然后回车即可得到一条虚线；l 连续输入三个或三个以上的“-”，然后回车即可得到一条细直线；l 连续输入三个或三个以上的“#”，然后回车即可得到一条实心线。 表格的表头在下一页中自动出现在Word中经常会遇到表格在一页中放不下的情况，此时就需要在下一页中重新设置表格的表头。其实，我们只要选中表格的表头（即希望在跨页时重复的部分），然后执行“表格”菜单中的“标题行重复”命令，就可以实现表格跨页时，表头自动出现。常用域自动更新日期和时间等的使用插入域：（插入-域-Macrobutton-输入显示的问题 / 工具-选项-视图-域底纹）。更新域：单击此域，按下F9；上面排版的时候提到了全文有很多域

9、的时候，请按住ctrl+A+F9。自动更新日期和时间：如果使用“插入”菜单中“日期和时间”的命令插入日期和时间，那么除非选择自动更新日期和时间，否则Word不会更改所插入的日期和时间。要使Word能够自动更改日期和时间，先单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令，然后选中“自动更新”复选框。在单击该域再按下F9键后，Word将会显示当前日期和时间。例：2004年8月3日星期二（普通正文）2022年4月17日星期日（域）插入欧元符号欧元流通领域越来越广，有的用户在打印文件时常要插入欧元货币符号；这时在Word中插入快捷键，按下Alt0128（注意：必须从数字小键盘上输入这4个数字），就会发现一个漂

10、亮的欧元符号跃然纸上了。其他符号也可以通过Alt + 小键盘数字获得。选定文字的技巧1) 双击鼠标左键，可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。2) 使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字；双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。3) 选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角，按住Alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。4) 使用快捷键F8：按F8第一次，打开“扩展”模式；按第二

11、次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。弯引号变直引号想要在文档中输入“516”，以表示时间为“5分16秒”，你一定无法完成你需要的操作吧？因为Word会自动把你输入的直引号变成弯引号。其实该转换功能意义不大，因为当输入直引号时，Word只能将其替换为半角的弯引号，而不是中文标点符号要求的全角引号。想在文档中键入直引号，请关闭该自动替换功能，方法是：在“工具”菜单中，单击“自动更正选项”命令，单击“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动替换”下，清除“直引号替换为弯引号”复选框就可以了。缩小图片尺寸上面提到可以修改图片属性“版式”，将“嵌入型

12、”改为“上下型”以很容易改变图片的位置和大小；那么如何缩小图片的尺寸呢？Word不仅能改变图片的大小、亮度、对比度以及设置图片格式，而且还能作为一个压缩软件，来压缩图片，以便缩小图片所占用的空间。要压缩图片时，首先选中指定的图片，在菜单栏中依次单击“视图”/“工具栏”/“图片”，随后程序将会打开一个图片对话框，在该对话框中点选“压缩图片” 按钮，出现“压缩图片”对话框，你可以选择压缩指定的图片，也可以选择压缩文档中所有的图片，另外您可以通过设置图片分辨率的方法来更改图片的占用空间。最后要提醒大家的是，一旦对图片进行了压缩后，图片的色彩、质量会损失一些，而且将再也不能恢复。编号自动录入如果要在普

13、通的文本中输入编号，许多人都会使用手工的方法来逐步输入，但如果要输入的编号有很多的话，手工输入将变得很麻烦。其实用Word内置的虚拟表格功能就能很轻松地输入编号，假设要输入1到60的一个编号，只要先在Word中使用插入表格功能，来向编辑文档中插入一个行数为1、列数为60的表格，然后选中生成的表格，接着选择格式菜单中的项目符号和编号，选择第二项编号栏，根据自己的需要选择一种编号形式，此时电脑自动生成编号，生成编号后，选中整个表格，用CTRLX剪切，然后使用选择性粘贴，选用无文本格式，此时会直接粘贴上编号而不会出现表格了。1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16

14、.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.32.33.34.35.36.37.38.39.40.41.42.43.44.45.46.47.48.49.50.51.52.53.54.55.56.57.58.59.60.1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.32.33.34.35.36.37.38.39.40.41.42.43.44.45.46.47.48.49.50.51.52.53.54.55.56.57.58.59

15、.60.A.B.C.D.E.F.G.H.I.J.K.L.M.N.O.P.Q.R.S.T.U.V.W.X.Y.Z.AA.BB.CC.DD.EE.FF.GG.HH.II.JJ.KK.LL.MM.NN.OO.PP.QQ.RR.SS.TT.UU.VV.WW.XX.A.B.C.D.E.F.G.H.I.J.K.L.M.N.O.P.Q.R.S.T.U.V.W.X.Y.Z.AA.BB.CC.DD.EE.FF.GG.HH.II.JJ.KK.LL.MM.NN.OO.PP.QQ.RR.SS.TT.UU.VV.WW.XX.“剪切/复制”-粘贴的简捷操作选中需要剪切的内容，拖动到需要粘贴的地方；如果是复制粘贴，按住ct

16、rl键再拖动。比用鼠标右键或者键盘操作快得多。快速保存首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法为：单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可快速打开和保存文档。然后，word的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。尤其在文件很大的时候能节省很多时间。自动图文集用自动图文集能提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图

17、文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了词条“北京久其软件股份有限公司”后，只要你录入“北京久其”几个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词条”便被添加文档中。本自动图文集中“北京久其软件股份有限公司”和“常留华”是在Office安装、注册的时候填的，word会自动加到自动图文集中。北京西城区西直门内南小街国英1号13层是后来加的，这时候输入的时候就要注意，如果有两个或以上词条前几个字一样，必须在这几个字后输入一个不同的字，该词条才能自动显示，否则不会显示，如这时输入北京，word是没有反应的，必须输入“北京西”才能显示“北京西城区西直门内南小街国英1号13层”，如图所示：快速移至上一个单词或者段落Ctrl+（可将插入点移到上一个英文单词或中文词）Ctrl+（可将插入点移到下一个英文单词或中文词）Ctrl+（可将插入点移到上一个段落）Ctrl+（可见插入点移到下一个段落）快速定位文档的某一部分/段落菜单栏“视图”-“文档结构图”，单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图是在一个单独的窗格中显示文档标题，可通过文档结构图在整个文档中