控制方法及技术

1、第十四章 控制方法和技术本章主要概念预算 生产控制 成本控制 质量管理 库存管理 管理信息系统 核心知识第一节 预算控制预算是一种以货币和数量表示的计划，是一项关于完成组织目标和计划所需资金的来源和用途的书面说明。一、预算的种类1 收支预算（营业预算）最通用的预算是以货币单位表示的收入和经营费用支出计划。2 实物量预算（非货币预算）这是一种不以货币为计量单位而以实物量为计量单位的预算方法。组织中的基层管理人员常采用这种预算方法。3 投资预算（资本支出预算）4 现金预算现金预算就是对现金收支进行预测，并据此衡量实际现金的使用情况。5 总预算总预算是全面性的文件，它是由组织中各种预算综合而成的。总

2、预算包括预计的资产负债表和资产损益表。二、预算的特点1预算是有时间期限的。2预算是数字化的计划。3预算的编制通常是由预算委员会（由高层管理人员和部分专家组成）负责编制。4预算招待情况通常由财务部门负责收集反馈。三、预算的作用由于预算的实质是用统一的货币单位为企业各部门的各项活动编制计划，因此它使得企业在不同时期的活动效果和不同部门的经营绩效具有可比性，可以使管理者了解企业经营状况的变化方向和组织中的优势部门与问题部门，从而为协调企业活动指明了方向；通过为不同的职能部门和职能活动编制预算，也为协调企业活动提供了依据，更重要的是，预算的编制与执行始终是与控制过程联系在一起的，编制预算是为企业的各项

3、活动确立财务标准，用数量形式的预算标准来对照企业活动的实际效果大大方便了控制过程中的绩效衡量工作，也使之更加客观可靠；在此基础上，很容易测量出实际活动对预期效果的偏离程度，从而为采取纠正措施奠定了基础。第二节 生产控制生产控制的主要由生产进度管理、库存管理、余力管理、信息管理和质量管理等部分组成。一、 进度管理生产控制的核心是进度管理。所谓进度管理，就是严格地按照生产进度计划要求，掌知识专栏141预算的缺点1、它只能帮助企业控制那些可以计量的，特别是可以用货币单位计量的业务活动，而不能促使企业对那些不能计量的企业文化、企业形象、企业活力的改善予以足够的重视。2、编制预算时通常参照上期的预算项目

4、和标准，从而会忽视本期活动的实际需要，因此会导致这样的错误：上期有的而本期不需的项目仍然沿用，而本期必需上期没有的项目会因缺乏先例而不能增设。3、企业活动的外部环境是不断变化的，这些变化会改变企业获取资源的支出或销售产品实现的收入，从而使预算变得不合时宜。4、预算，特别是项目预算或部门预算，不仅对有关负责人提出了希望他们实现的结果，而且也为他们得到这些成果而能够开支的费用规定了限度，这种规定可能使得主管拉在活动中精打细算，小心翼翼地遵守不得超过支出预算的准则，而忽视了部门活动的本来目的。 5、在编制费用预算时通常会参照上期已经发生过的本项目费用，同时，主管人员也知道，在预算获得最后批准的过程中

5、，预算申请多半是要被削减的握作业标准与工序能力的平衡。进度管理的业务工作主要有以下三个方面：1作业分配。按照生产进度计划日程要求，发布作业指令。2进度控制，确定每天生产进度，并查明计划与实际进度出现偏离的原因。3偏离校正。二、 余力管理所谓余力，是指计划期内一定生产工序的生产能力同该期已经承担的负荷的差数。三、 库存管理库存包括原材料、在制品、产成品中以及其它备品备件。库存控制的总原则是养活库存成本，同时将库存维持在最理想的水平上。为达到此目的，可采用的库存控制方法有：1准时(JustinTime)库存，或叫看板管理。即努力达到使生产量等于运送量的理想状况使库存水平接近于零。2经济订货批量。它

6、规定着什么时候订货以及每次订多少最经济合理。一般说来， 总费用费用 保管费用 定货费用 最佳经济批量EOQ 订货批量 图51 经济批量 保管费用随着订购批量增大而增大，而订购费用则是随着订购批量的增大而减少，将两者加起来所形成的总费用曲线之最低点，即为最经济的订货批量。最佳订货批量的计算公式为：EOQ= 2AQ/E式中：EOQ经济订购批量；A每次订购费用（元/次）；Q年订购总量（件或吨）；E单位物资的年保管费用（元/件年或元/吨年）。 四、信息管理生产控制过程，同时也是信息转换与反馈的过程。所有企业都是由管理部门利用“人流”、“物流”、“资金流”和“信息流”来组织生产的。信息流控制着“人流”、

7、“物流”的流向和流量。生产过程中的信息反馈基本上有以下三种：以生产工人为对象的信息反馈、以机械设备为对象的信息反馈、以产品（加工对象）为对象的信息反馈。五、质量管理质量管理是企业为了保持某一产品、过程或服务的质量而采取的作业技术和有关活动。质量管理一般涉及两类总的决策：一类是战略性质的质量决策；另一类是战术性质的质量决策。前者主要涉及制订质量水平以及为改进质量保持竞争地位所采取的步骤。后者是对质量管理的日常决策。在确定产品质量水平的战略决策时，首先要考虑用户的需要，同时还要考虑随着产品质量水平的提高，企业能降低产品成本，增加收益 (图52)。 费用 售价线 成本线 收益线 Q 最佳设计水平 质

8、量水平 图52 质量曲线日常的质量控制内容主要有两类：一是成品验收。二是工序控制。第三节 其他控制方法一、成本控制1成本控制的基本含义成本控制是指以成本作为控制手段，通过制定成本总水平指标值、可比产品成本降低率以及成本中心控制成本的责任等，达到对经济活动实施有效控制的目的的一系列管理活动与过程。2成本控制的步骤（1）制定控制标准，确定目标成本。（2）根据企业的各种数据记录、统计资料等进行成本核算。（3）进行成本差异分析。（4）及时采取措施，降低成本。二、经营审计审计是对反映企业资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表进行审核、鉴定，以判断其真实性和可靠性，从而为控制和决策提供依据。1外部审计。

9、外部审计是由外部机构（如会计师事务所）选派的审计人员对企业财务报表及其反映的财务状况进行独立的评估。2内部审计。内部审计提供了检查现有控制程序和方法能否有效地保证达成既定目标和报告既定政策的手段。3管理审计。管理审计的方法是利用公开记录的信息，从反映企业管理绩效及其影响因素的若干方面将企业与同行业其他企业或其他行业的著名企业进行比较，以判断企业经营与管理的健康程度。三、其他方法统计分析和亲自观察。 第四节 控制与管理信息系统一、 什么是管理信息系统管理信息系统是指能够经常地为管理层提供所需信息的系统。从理论上讲，这种系统可以是基于手工的，也可以是基于计算机的，但是目前所有谈论的包括我们这里讲到

10、的，都集中在计算机支持的应用系统上。目前尽管还没有一个公认的关于管理信息系统的定义，但是我们可以姑且将其定义为管理信息系统中的“系统”二字表明了一种顺序、安排和上报目的的意思。更进一步，管理信息系统特别强调提供给管理层的是信息，而不是单纯的数据，因此，要求管理信息系统具有良好的信息加工的功能。知识专栏142关于管理信息系统的定义1、管理信息系统一词最早出现在1970年，由瓦尔特·肯尼万（Walter T.Kennevan）提出，他认为，管理信息系统是“以书面或口头的形式，在合适的时间里向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进进行决

11、策。”这个定义强调了信息在决策中的重要性，但并没有指出一定要使用计算机。2、1985年，管理信息系统的创始人，美国明尼苏达大学的高登·戴维斯（Gordon B.Davis）给管理信息系统下了一个比较完整的定义：“（管理信息系统）它是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策模型，以及数据库的拥护-机器系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能。”该定义既指出了管理信息系统的目标、功能和组成，也说明了管理信息系统通过决策层、管理层和运行层三个层次支持管理活动。3、在70年代末80年代初，中国也开始了对管理信息系统的探讨，一些学者曾给管理信息系统下了一个定义

12、，认为：“（管理信息系统是）一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况；利用过去的信息预测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。”实际上，在所有的定义中，都强调计算机在管理信息系统中的作用，但是在这里我们必须走出管理信息系统就是计算机应用的误区，因为计算机只是管理信息系统的一种工具，一个企业即使没有计算机也存在管理信息系统。对企业来说，管理信息系统都是客观存在的。二、组织中的信息交流 正式与非正式的信息交流所谓正式信息交流是指它是按照规定的方式或信息交流本身就是工作的一部分的

13、信息交流。当正式的信息交流不能满足要求时，就会产生非正式信息交流这种交流是未经管理层批准的，是不受等级结构限制的交流。 交流网络链型 Y型 轮型 环型 全通道型图53组织间水平和垂直方向的交流可以形成各种各样的模式，这种模式被称为交流网络。图53显示出了五种常用的网络类型，它们分别是链型、型、轮盘型、环型和全通道型。（）五种常用网络从图53中可以看出，链型网络代表的是五个垂直层次的结构，在这种情况下交流只能向上或向下进行。如果让我们将型网络颠倒过来，我们可以看到有个下属向其经理报告，在这个经理的上面有两级管理层。因此这实际上是一个有个层次的结构。让我们在轮盘型网络的上面来观察它，我们可以看到代

14、表车轮的位下属向他们的经理报告。在位下属之间没有相互的联系，所有交流都是通过经理进行的。环型网络允许其成员与想邻的成员交流，但不允许其他交流。它可以表示一种有三个层次的结构，其中垂直交流可以在上下级之间进行，而水平交流则只能在最底层进行。最后，全通道型网络允许每一个成员自由地与其他四位成员交流。（）评价网络的效果表51概括出了各种网络的效率，所用的标准是：速度、准确性、产生领导者的可能性和成员间的士气。从表上一眼就可以看出，没有一个网络是在任何情况下都是最好的。 交流网络及其评介标准（表51） 交 流 网 络评介标准 链型 Y型 轮型 环型 全通道型速度 中 中 快 慢 快准确性 高 高 高

15、低 中产生领导者 中 中 高 无 无士气 中 中 低 高 高（）非正式的网络在任何组织中几乎都存在小道消息的传播，而且这种传播还显示出是有一定规模的。单线传播是人们经常看到的一种形式。小道消息能对管理者产生积极作用，即使只有少数人向多个人传递消息，管理者也能对小道消息作出分析并对其流动方向作出预测。管理者不应该忽视小道消息的作用，尤其是对雇员来说非常重要的和能引起他们焦虑的消息。三、管理信息系统的设计与实施一个完整的信息系统在设计过程中大体包括如下步骤：1组织决策系统的分析一个组织管理信息系统的设计是在该组织决策机构的指导之下进行的，它应该反映组织中决策者的意图，即能够为决策者提供足够多和足够

16、好的信息。2信息需求的分析因为不同层次的管理者对信息需求的要求不同，所以，管理信息系统应该根据他们不同的职能要求为他们提供相应的信息。3.决策的综合任何一个组织在接受信息的过程中，都不可避免地要接受大量的重叠信息，通过识别这种信息，管理层在设计时可以让系统只包含尽可能少的重复信息，相似的问题也可以由一个人来解决。4.信息处理设计在综合内部技术专家和外部顾问意见的基础上，画出一个包括信息收集、存储、传送和查询功能的简明的信息系统流程图。当管理信息系统设计完成以后，接下来的工作就是系统的安装问题了。在系统安装过程中尤其要注意如下问题：1安装前的调试。2用户的培训。3积极应对来自组织的抵抗。4安全性

17、。5系统的定期评审。四、管理信息系统对管理者工作的影响管理信息系统对管理者工作的影响是多方面的，它不但对管理者提出了更高的要求，而且会影响管理者管理职能的运用。1直接参与如果管理者不能完全掌握系统或充分利用管理信息系统的优势，又想与同事一样有效地工作，他们将会感到越来越困难。直接参与将使管理者在接电话、旅行去参加会议等事情上花费更少的时间，并能更密切地关注组织的活动。2决策能力由于管理者依靠信息作出决策，由于复杂的管理信息系统能够极大地改变信息的数量与质量，以及提高信息传递的速度，因此我们不难得出这样的结论：一个有效的管理信息系统能够提高管理者决策的能力。3组织设计复杂的住处系统正改变着组织的

18、结构。例如，传统的部门界限不再严格地按照部门、小组、地理位置和组织层次来划分。管理信息系统给组织结构带来的最明显的变化是，组织的层次更少，更有机化。4权力信息就是权力。接触机密和重要信息方式的任何改变，都会引起组织内权力关系的改变。知识难点1、预算的缺点2、经济定货批量3、质量管理4、对管理信息系统定义的理解5、管理信息系统对管理工作的影响6、非正式网络的作用思考与讨论1、预算作为控制手段时要注意克服的不足。2、库存管理主要解决的两个方面的问题。3、对企业生产过程中几种“流”的理解。4、生产过程中的信息三种反馈途径。5、质量管理的两种总决策。6、日常的质量控制的内容。7、信息交流的几种方向。8

19、、组织中的几种交流模式？9、管理信息系统对管理者的工作的影响。10、预算对管理活动的作用。11、在进行产品质量水平的战略决策时，应该综合考虑的因素。12、企业的生产经营中，成本控制的重要性。13、对管理信息系统的基本内涵的理解。14、管理活动中交流的重要性。15、对组织中“小道消息”的评介。16、现代管理者如何重视管理信息系统在管理工作中的作用。精粹阅读品质管理 有些公司采取质量管理制度后，成果不佳而中止这项行动。下表是质量管理活动十训，各位不防参考一下： (1)这个工作的目的是什么?有没有更好的办法? (2)工作进度快不快?有没有更快速的方法? (3)有没有失误?是否有更正确的方法? (4)

20、实现目的的手段是否适当?有没有更经济的方法? (5)会不会发生浪费的现象?是否有更具效率的方法? (6)作业会不会复杂?是否有更简单的方法? (7)有没有人为的疏忽?是否有更标准化的方法? (8)生产量如何?能不能发挥更大的成果? (9)公司内的气氛如何?能不能造成更和谐的气氛? (10)是否轻易妥协?有没有更具创意的构思? 相关案例大都会航空公司的客舱打扫工作大都会航空公司对客舱保养员的工作十分不满。因为这些保养员在航班交接之际把客舱打扫得并不干净，而且按规定，他们每天应该清洁50架次飞机，可他们只完成了40架次。 如果你是客舱保养员的主管，怎样才能更好地控制这项工作？A工厂的磁铁质量问题在

21、东北有一家制造永磁仪器仪表的工厂A，该工厂的一种小磁铁由于磁性不好而在最后的单独检验中不合格率很高。生产这种磁铁的工序主要有五个步骤1：材料混合。包括按照正确的比例混合铝、镍、钴等材料。2：模压。包括将加入了某种碳氢化合物的混合材料压成所要求的形状。3：烧结。指混合材料置于一定的温度和气压下，使之熔化。4：研磨。把磁铁加工至所要求的尺寸。5：检验和试验。对磁铁进行100%的机械检验。以确保磁铁的物理尺寸适当，进行100%的电力检验，以确保其磁性。 工厂计划和工艺小组的一个成员认为自己有责任协助工长解决小磁铁不合格率高的问题。在对废品的性质进行分析和对若干加工工序进行检查之后，该计划人员得出结论，废品是由于烧结过程中炉温不足造成的。 管理人员设法调节炉温，以求生产出没有太多废品的令人满意的磁铁。经过几次改变炉温之后，情况略有好转，他认为虽然炉温是影响磁性的最重要的因素，但无疑还有其他因素也需要在调节炉温同时进行调节。 问题是进一步研究和采取纠正措施的责任如何分配。该计划人员以他所掌握的初步信息很难解决。