高效会议管理(讲师版)ppt课件

1、高效会议管理陈 东惠普商学院授权讲师课程纲要主持会议技巧一个中心两个根本点会议概述会议致命伤会议的类型和目的制定决策制定决策 处理问题交流汇报交流汇报会议是有必要的吗？会议本钱会议本钱时间本钱时间本钱会议直接本钱会议直接本钱时机本钱时机本钱会议的本钱计算 时间本钱 参与会议的人数与会者的预备时间与会者的游览时间会议秘书任务会议效力人员任务时间与会人员平均每小时的工资 会议直接本钱 会议设备租用费会议场地费旅费、食宿费文件预备费 时机本钱会议必需会议必需胜利以回胜利以回收本钱收本钱会议是有必要的吗？“必要的会议 会议目的单纯化会议目的单纯化 会议资料有预备会议资料有预备 会前先行沟通会前先行沟通

2、 书面处理无法当场书面处理无法当场决议的事项决议的事项 报告内容有摘要报告内容有摘要 有担任会后考核任有担任会后考核任务的部门务的部门 案例讨论：最失败的一次会议，会议胜利的关键一个中心、两个根本点会议议程会议的预备会后的跟踪两个根本点一个中心会议规范流程开场 欢迎 会议目的 议程 时间安排 规章制度议程一： 分享话题和目的 交换信息 产生主意/做决议/确认行动 小结议程二议程三终了会议 总结 安排下次会议跟进 会议纪要 跟进方案预备会议哪些人参与？相关问题的主要决策人可以提供相关意见的人员为完成任务需求了解相关信息的人员将要担任执行会议做出的决议的人员对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用

3、的人员会议议程 由重要到不重要 会议开场时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 由不锋利到锋利 将锋利议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触锋利议题,使气氛不为难。 由容易到困难 让大家渐渐融入会议进展的节拍,不要开场就接触未熟习的会议呵斥波折感。会议预备任务核对清单1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17

4、.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知会议的四个阶段执行：产生结果阶段正常化：积极任务阶段争论：摸底阶段构成：安抚阶段会议终了总结会议讨论结果落实行动责任人赞赏与会者会议评价会议评价这次会议对你有用吗？是或否你畅所欲言了吗？是或否你对会议的主持方式满意吗？是或否作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？是或否你有何其他意见吗？是或否会议记录与会后跟进技巧会议记录者应具有的技艺会议记录者应具有的技艺与会者会后跟进与会者会后跟进主持人的会后跟进主持人的会后跟进跟跟跟跟跟跟主持会议与参与会议主持人的守那么与责任 营造调和气氛 按照议

5、程进展 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 协助与会者理清不假思索的想法 尊重他人，防止出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 坚持中立态度如 何 开 场 背景： 除了会议召开的背景，也可让与会人员自我引见，并阐明对会议的等待，以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程 会议等待与会者的守那么与责任 会前充分预备 会中全情投入，奉献本人的创意与意见 以处理问题为己任 坚持开放的心态，摒除部门之见 尽能够多地获取信息 耐心倾听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不进展人身攻击 防止出现不当的肢体言语 会后总结积极倾听的技巧 什么是倾听？ 倾听与他能否赞同其他人的

6、讲话是毫无关系的。 倾听就是接纳到其他人所讲的一切。 倾听就是了解其他人的想法。 了解并不意味着接受。 倾听中的妨碍听的速度说的速度听力测试1：商店打烊时学会听 要学会听，首先要学会沉默 把一切个人见解放在一边 聚精会神，不要走神 留意一些非言语的表示动作 (沉默、手势模拟、表示赞同、反对、思索、疑心、有兴趣 或厌倦、以及身体疲惫等等的形体姿态 或动作。) 不加挑选地搜集一切的观念。采用适宜的态度 倾听才干测试2他是哪种态度？重新组合判断决定支持演绎了解倾听积极倾听 重新组合是用另一种表达方式反复对方刚说的话 或者直接援用他的话 或者用本人的言语重组对方的话积极倾听 重新组合是有利于沟通的重要

7、技巧 它可以检验本人能否听懂了对方的意思 可以证明本人听懂了对方的意思 (检验服从个人动机。证明那么是关系到刚刚说话的人，这样他便确信本人的话对方曾经明白) 可以使讨论继续下去：当信息曾经被正确接受，我们可使对方继续说下去、进一步表达。 在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正，详细解释，矫正错处。重新组合重新组合可以在会面中制造一种气氛；某些重新组合能够会协助那些最不熟练的交谈者在公众场所下发言，使他们的话更好被人们听进去；使那些本来没有了解的或是没有听见的人重新跟上发言者的话。积极倾听就是通知对方他对他的信息的了解！积极倾听在这两种情况下尤其有用 当他不确定对方的意思时 当对

8、方给予的是重要的，或感情上的信息时避免中途打断复复 述述避免分心的举动和手势提提 问问赞赏性的点头赞赏性的点头及恰当的表情及恰当的表情目光接触目光接触共情不要多说积极倾听积极倾听听用口去听用口去听用耳朵听；用眼睛看用耳朵听；用眼睛看 用心倾听用心倾听聽提问题的技巧封锁式问题 他是哪里人？ 他多大啦？ 结婚了吗？ 开放式问题 这种问题需求解释和阐明，同时向对方表示他对他们说的话很感兴趣，还想了解更多的内容提问题 提问题加强他的控制才干，牢记：空投空投指定指定站在对方站在对方的角度思的角度思索问题索问题提问题时常见的问题 问题过于广泛 开场的问题太难 问引导性问题 能够是最封锁的问题 提问之前曾经

9、表示不赞同 找不到提问的内容 高效会议的八大特征1. 只需在必要时才召集只需在必要时才召集2. 仔细谋划过仔细谋划过3. 拟定和分发了议程表拟定和分发了议程表4. 遵守时间遵守时间5. 一切按方案进展一切按方案进展6. 约请了有阅历的人士和决策人约请了有阅历的人士和决策人7. 作出了结论和归纳作出了结论和归纳8.记录了一切决议、建议和担任人记录了一切决议、建议和担任人决策方式一致经过法多数票经过法指点决议法阿罗悖论影响群体决策的要素心思定势自尊、自信从众行为合理化动机权威效应责任分散、风险转移会议胜利的小窍门在头脑风暴会议上，绝不允许对他人的建议进展评判 窍门一视频案例：头脑风暴学员演练决策制

10、定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开 窍门二奥美广告奥美广告大人闭嘴请吃棒棒糖大人闭嘴请吃棒棒糖让每个人都有发言的时机 窍门三会议室放置一个活页板/白报纸架/白板 窍门四郭三条麦肯锡思想导图制造幽默的会议气氛 窍门五奥美广告的文字接龙游戏适时运用切腊肠战略：对获得的成果进展归纳总结窍门六会议达成目的的七大技巧留意人际关系选择最正确时机 鼓励积极的发言正面发言提出并强调问题抑制脾气假想对方的反对意见 目的压服方式切身切身 利诱利诱 煽情煽情压服型PersuasiveFacts 无可争辩的现实Implication Resulting from Facts 现实导出的影响、结果Counter

11、 Position/Your Position 对方位置/我方位置Feature特点特点Advantage优势优势Benefit益处益处123 四种压服型方式四种压服型方式 1) Analytical Approach: Present facts, Logic & Sound Reasoning 晓之以理 2) Consequence Approach: Present Reward/Punishments 诱之以利唬之以害 四种压服型方式四种压服型方式 3) Management-By-Objective Approach: Present Your Position in Ent

12、husiastic, Goal-Oriented Terms 目的管理 4) Emotional Approach: Present Your Position in Dramatic Terms That will Appeal to Listeners Hearts & Minds 动之以情会议的四大恶习 会而不议 议而不决 决而不行 行而不实七种会议圈套 员工会议太频繁 会议时间太长 会前缺乏预备 主持人话说得太多 讨论构造松散 发言内容反复 会议常流于方式 会议的十大致命伤没有议程没有议程 跑题，偏离讨跑题，偏离讨论主题论主题 主持人不能点主持人不能点头决议头决议 少数人垄断发言，少数人垄断发言，意见无法流畅地意见无法流畅地沟通沟通 一言堂，与者一言堂，与者迎合附会指点迎合附会指点的想法的想法 会议的十大致命伤6.没有设法先了解他人的观念而经常打断他人的说话，强行、迫切表达本人的观念，呵斥争辩，或彼此争夺资源，或邀功讨好，将会议作为明争暗斗或刻意展现人才的场所；7.在会议中，有结论但没有做出决议，或决议中无行动方案及明白责任归属；会议的十大致命伤8. 与会人员不对，即参与会