3、文书管理制度解析

1、1/27温州市裕丰电器有限公司文书管理规定一、文书管理规定第一章目的为实现公司公文的标准化管理，保证公文的高效流转，做到格式统一、操作规范、管控 有序、有效保密，特订定本规定。第二章适用范围公司各类常用公文（签呈、通知、通告、文件、联络单、任命书、调令、派遣令）、管理制度、对外联络文书、外来文书文件、传真等。第三章管理内容1常用公文格式与用途、使用范围规定；2管理类文书文件、规章制度的编号、登记、分类及存档规定；3.对外联络文书的编号、登记、分类及存档规定；3.外来文书文件、传真等归类、登记、传阅与存档规定。 第四章管理细则1.文书格式规定（部份）1.1签呈格式（A4纸）公司最高（四号字）领导

2、批示区内容陈述业务关联部门会签区页眉格式部门领签字区2/271.2通知格式（A4纸）CYUFe温州市裕丰电器有限公司WENZHOUSHI YUFENG ELECTRIC CO.,LTD页眉通知对象发文单位 -抄送对象一一：二1日期一 i 二一一 主旨_通知对象：-发文单位：.抄 送：发文日期： 主 旨：（止文：宋体，四号）公文类别内容主体1.3通报格式（A4纸）温州 市裕丰电器有限公司WENZHOUSHI YUFENG ELECTRIC CO.,LTD页眉告知对象发文单位-抄送对象日期主旨一一通报对象：-发文单位： 抄 送： 发文日期： 主旨：（正文：宋体，四号）公文类别内容主体3/271.4

3、公告格式（A4纸）温州市裕丰电器有限公司WENZHOUSHI YUFENG ELECTRIC CO.,LTD页眉公文类别告知对象公告对象 -发文单位发文单位- - -.公告日期 主旨抄送对象1.5备忘录格式（A4纸）抄送对象记录日期（正文：宋体，四号）温州市裕丰电器有限公司WENZHOUSHI YUFENG ELECTRIC CO.,LTD页眉所在部门: 记录人：抄 送:记录日期: 主旨:（正文：宋体，四号）内容主体4/271.6会议纪要格式（A4纸）时间地点 会议主题-J主持与会-记录人/_时间_主题_主持_ 与会者会议记录（止文：宋体，四号）CYUFe温州市裕丰电器有限公司WENZHOUS

4、HI YUFENG ELECTRIC CO.,LTD会议纪要地点抄送页眉文件类别主体内容1.7固定资产请购单格式（A4）WENZHOUSHI YUFENG ELECTRIC CO.,LTD温州 市裕丰电器有限公司页眉请购内容审批人汇签区复核方汇签区固定资产请购单规格单位数量供应商编 号 :日 期 :价格备注文件类别产品名称采购原因:理由陈述序号产品名称规格价格议价供应商备注1_ _2J 34报价对比注：1.“价格”为报价；2.“议价”为谈判后的价格。询价情况审批:汇签:申请部门请购方签字区5/2720142014 年 4 4 月 2020 日1.9“文稿批改汇签表”格式（A4纸）部门名称部门领

5、导收阅时间建议事项总经理 批示*附：文稿主体1.8文件格式（A4纸）温州市裕丰电器有限公司文件裕丰（）字号公文类别文件编号文件标题口口口 主送：文件内容 V温州市裕丰电器有限公司发文单位（盖章）主题词主题词:发文日期抄送抄送:操作员打字:校对:共打印 份张贴存档CYUFE行政管埋程丿予编 号文稿批改会签表贝/贝数版本主旨与编号文书批阅汇签表主旨：编号：起草部门起草人起草时间部门领导直属领导_一一L请阅读并提出建议请处理并回复限阅等级：一般 秘密机密请核实请参考请处理传送速度：普通 速件极速件页眉类别文稿来源批改要求传阅部门6/271.10“文件发放签收表”格式（A4纸）1.11文件类型与来源签

6、收记录行政管理程序编号EYUFE文件发放签收表页/页数1 1文件发/回收登记表 _文件类别文件主题起草时间起草人起草部门批准时间批准人发放时间叫限阅等级一般秘密机密签收部门（单位）签收人签收时间回收时间经办人：时间： 年 月曰“工作联络单”格式（双联单）温州市裕丰电器有限公司 工作联络单发函方填写时间年 月 日时分收函方送达时间年 月 日时分联络事项 申请人：公司领导批示：收函方签字：NO.NO. 0000000000联存根:重要事情必须要有总经埋或常务副总批示，紧急及非重要事情可例外第温州市裕丰电器有限公司 工作联络单经办事项批示区发函方填写时间年 月 日时分收函方送达时间年 月 日时分联络

7、事项：申请人：公司领导批示：收函方签字：NO.NO. 0000000000备注：重要事情必须要有总经理或常务副总批示，紧急及非重要事情可例外联络部门第联页眉类别类别7/271.12“职务任命书”格式（A4纸）EYUP =温州市裕丰电器有限公司职务任命书存根编号：NO.NO. 0000000000推荐提名，经考察后报批准，决定任命为温州市裕丰电器有限公司职务，享受骑逢章级待遇，任期为年，时间从年月 特此任命！日正式上任。rvi I匚二董事长/总经理:温州市裕丰电器有限公司201年 月 日裕人字（）第号温州市裕丰电器有限公司职务任命书编号：NO.NO. 0000000000推荐提名，经考察后报主体

8、内容批准，决定任命为温州市裕丰电器有限公司间从职务，享受级待遇，任期为_年，时特此任命!董事长/ /总经理：温州市裕丰电器有限公司201201 年 月 日1.13调令格式（A4纸）温州市裕丰电器有限公司调令存根骑逢章姓名调出调入部门岗位工资类别工资标准部门岗位 工资类别工资标准一一-_时间：201年 月 日裕人字（）第号CYUFE温州市裕丰电器有限公司令令一一编号:部:主体内容经研究，决定调同志于年月日到部报到，按岗位分配工作。请予以接洽!行政部201年 月 日姓名调出调入部门岗位工资类别工资标准部门岗位工资类别工资标准一-类别任命人签名处公司盖章类别盖章处调动细则8/271.14派遣令格式（

9、A4纸）1.15介绍信格式（A4纸）兹介绍我公司员工 _等_ 事宜，请予以接洽为盼！_ 事宜，请予以接洽为盼！此致敬礼温州市裕丰电器有限公司 年 月曰（有效期天）骑逢章主体内容温州市裕丰电器有限公司派遣令存根裕人字（姓名派出方接收方单位岗位工资类别工资标准单位岗位工资类别工资标准时间：201年 月 日）第号rviIP?温州市裕丰电器有限公司派遣令分公司/办事处:经研究，决定派遣编号:类别同志于岗位分配工作。到你处报到，按请予以接洽!派遣细则温州市裕丰电器有限公司（盖章）201年 月 日姓名派出方接收方单位岗位工资类别工资标准单位岗位工资类别工资标准盖章处介 绍 信 存 根裕介字（）第号骑逢章此

10、致敬礼201年 月日（有效期 天）裕介字（）第CYUF2类别主体内容兹介绍我公司员工等位同志前来您处联系位同志前来您处联系 _盖章处9/272公文用途及重要性（部份）：序号公文类别用途重要性1签呈下级呈请上级需核准的报告、申请、请示类文书2通知公权或职能部门向管理对象传达上级或本部门决定、指示、 批示等的一种广告公文3通报公权或职能部门向管理对象传达上级或本部门事务处理决定 的一种广告公文4公告公权或职能部门向管理对象传达上级或本部门决定、批示、 回复的一种广告公文5备忘录用于对谈话、指示等进行记录，并提醒相关人员经办的文书6会议纪要专用于记录会议并传达、传送会议精神的文书7固定资产请购单专用

11、于提请采购固疋资产的一种文书8文件（红头文件）用于发布公司重大决策、决定的一种具有法律效力的公文9文稿批改汇签表用于对文稿进行传阅、批改并汇签意见的一种表式10文件发放签收表发放文书文件时，用于签收确认的一种表式11工作联络单用于内部工作协调，请求帮助、协助解决问题的一种表式12职务任命书用于公司内部进行职务任命的具有法律效力的公文13调令用于公司内部进行岗位调整、职务调动的一种公文14派遣令用于公司内部进行跨区域、跨单位人事调动的一种公文15介绍信用于公司进行对外业务联络的一种信物凭证3公文使用原则3.1签呈使用原则：3.1.1凡公司内下级向上级提交的报告、请示、申请等均统一采用“签呈”格式

12、呈报;3.1.2呈报签批程序：3.1.3按规定具有审核、审批权限的部门及个人才有权对签呈进行审核审批3.1.4签呈通过审核审批后，方可进入实施程序，如果审批人有批示对呈报内容作出修改 的，按修改10/27内容实施。3.1.5按规定， 如果最终审批人为总经理的签呈， 一旦通过总经理审批， 公司任何部门及 个人必须遵照执行，违者将按相关规定进行处理。3.2文件（红头文件）使用原则3.2.1只有公司部门以上单位才有资格申请以公司名义发放红头文件；3.2.2重要文件的起草、 审核、批准必须符合规定程序， 且必须由总经理或职权代理人审 批；3.2.3公司的重大决策、决定等才能以正式文件的形式发放， 一般

13、决定等以通知形式发放；3.2.4文件一经签署下发即具有具高效力，管辖范围内的任何部门及个人必须遵照执行；3.2.5部门及分公司只能以本部门及本分公司名义发放文件。3.3通知、通报、公告使用原则3.3.1只有公司部门以上组织才有资格申请以公司名义发布通知、通报、公告；3.3.2以公司名义发布的通知、通报、公告等，实行由公司行政部归口管理、统一发布的 原则，其他组织与个人私自发布的无效；3.3.3以公司名义发布的通知、通报、公告等，一经签署下发即具有具高效力，管辖范围 内的任何部门及个人必须遵照执行；3.3.4部门、车间等机构发布的通知、通报、公告等，其效力只局限于本机构。3.4职务任命书使用原则

14、3.4.1职务任命书为公司对员工进行职务任命的具有法定效力的决定性文书，与聘书、红 头文件等具有同等效力；3.4.2只有公司中高层管理人员才实行职务任命书制；3.4.3以公司名义签署的职务任命书实行由公司行政部或总经办归口管理、 统一发布的原 则，其他组织与个人私自发布的无效；3.4.4任命书一经签署发布即具有法定效力，公司范围内的任何部门及个人必须遵守。3.5调令、派遣令使用原则3.5.1调令、派遣令专用于公司合理人事调配，只有公司行政部才有资格签发，其他部门 及个人签发的无效；3.5.2人员调动与派遣必须征得用人本人及双方用人单位同意并经上级主管批准 （重要岗 位须经得总经理同意） ，待各

15、方意见一致并经批准后方可签署调令、派遣令；3.5.3调令、派遣令一经发出，用人单位与本人必须无条件遵守，不得借故推诿。3.6工作联络单使用原则3.6.1工作联络单为各部门相互沟通联络，请求帮助、协助解决问题之文书，为公司内部 有效推行高效和谐管理的一种重要手段， 任何部门及个人接到兄弟部门送达的工作 联络单时，必须认真对待，尽最大努力解决问题；3.6.2工作联络单上所请求事项必须是与对方业务范围相关联的力所能及的事情， 若超出 对方业务范畴则对方有权拒绝， 若在业务范围内而拒绝给予协助的，一旦被投诉将受到相应处罚。3.7固定资产请购单使用原则3.7.1固定资产请购单专为请购固定资产而用；11/

16、273.7.2固定资产请购单必须经相关各方审核通过，并经总经理批准（重大项目需经董事长批准）方可执行；3.7.3无“固定资产请购单”审批程序不得实施固定资产采购。3.8其他（略）4文书分类文书类型范围功能对内 文书管理类文书红头文件、通知、通报、公告、职务任命书、 调令、派遣令、会议纪要等管理事务性文书签呈、备忘录、工作联络单、固定资产请购单解决问题辅助性文书文件批改汇签表、文件发放登记表为其他文件辅助之用对外文书信函、介绍信、电子邮件、传真等对外传递公司信息外来文书文件、信函、电子邮件、传真等外部信息收集第五章文件编号原则1以公司名义发布的对内文件，以公司全名的简称“裕丰”加上括弧内的年份和

17、流水号作为方件编号，如图：裕丰（2014）字001号公司简称年份流水号2以公司名义发布的对外文书，以公司名中文缩写，加上年份和流水号作为编号，如图:裕丰2014第001号公司中文缩写年份流水号3其他管理类、事务类公文编号，按部门、类别、年份不同，以部门简称+文书起草日期+流水号作为编号，如：行政部2014年4月20日起草的第1号签呈，编号为：行政20140420-1，依此类推。12/274管理制度编号原则及标准，参照体系文件编号规定进行编号。 第六章 文件分级文件编好后，即可根据文件重要性、保密性、轻重缓急等，确定文件限阅等级、传 送速度、处理要求等，一般由起草部门经理级主管确认。1限阅等级：

18、可分为一般、秘密、机密、绝密四种。1.1一般：凡公司人员均可阅读；1.2秘密：相关部门人员方可阅读；1.3机密：密切相关的人员及高层管理层人员，或经总经理授权人员方可阅读；1.4绝密：公司最高层管理人员或经总经理特批人员方可阅读。2传送速度：可分为普通级、速件、极速件。2.1普通级：文件发出后一般在二天内完成签核及相关人员会签；2.2速件：文件发出后一般在一天内完成签核及相关人员会签；2.3极速件：文件发出后立即追踪并完成签核及会签。3处理手法：核示、处理、回复、参考或是公告。第七章 管理职责与权限1公司所发布各类规章制度、文件、签呈及对外联络文书，各部门均须遵守并执行。2公司行政部负责对公司

19、内外文书的归口管理，如：统计、编号、归档及反馈到各相关部 门等。3其它部门具有配合管理职责，各部门设置兼任部门文管员，负有传阅、追踪、存档之责。4对外文书之权限各部门需对外联络相关事务，经总监级以上核准后方可与外界联系。5制度起草、发布权限5.1只有符合公司组织管理规定，赋予有相应职权的部门及个人才有资格起草相关制度， 其他人不得越权起草；5.2面向全公司发行的制度必须经广泛讨论通过，并经总经理批准方可发行；5.3面向部门发行的管理制度，须经部门管理层讨论通过，并经常务副总批准方可发布；5.4新制度发放时，须同时报公司行政部存档，同时由行政部实施教育培训。6新增或修改公司制度时，制订或修改部门

20、须将修改文稿送达公司各部门，在征得公司多 数部门同意，并报总经理批准后方可实施。7由质保部门管理的体系标准系列文件，依体系文档管理办法进行管理。8与体系文管内容有交叉之文件，经与质保部协商并作出相应修订后，依程序规定执行。 第八章 归档1文件传阅完成后，所有文书均应归档；2公司档案室对所有公文进行统一归档存盘。对于涉及公司重要资料、财务状况之密件级 文件由相关人员存盘，并会知档案室进行造册登记，填写文件（档案）记录/备查表（如附件），对于密件级文件统一由档案室保管。3发放到部门的文件，原则上由部门整理分类归档；3文件归档后，每年年终清理一次，对于重要文件当妥善保存。4文件保密 公司对任何文件都

21、有保释权及所有权，公司员工不得占为己有，更不得外泄。如有偷窃 公司重要机密或财务资料者，当立即开除，严重者上报公安机关处理。13/27第九章 附件 本管理办法由公司行政部负责制定、解释、补充、修订并执行，经总经理审核批准后 颁布，其修改亦同。二、立卷归档管理制度（档案管理制度）第一章 目的为加强公司各类档案的规范化管理， 增强公司档案的实用性和有效性， 更好的为公司经 营服务，特制定本制度。第二章 适用范围公司经营过程中所涉及的决策、规划、投资、资产、基建、财务、行政、人事、技术、 供销、生产、品管、设备、知识产权、外交等各类有价值的图文资料、证书、合同、卡片、 光盘等。第三章 管理内容1机构

22、与人员设置；2管理职责与权限；3档案分类与整理；4档案的编目与编号；5全宗内档案内容说明；6文件结案移送归档要求；7档案的借阅；8档案的保管；9档案的清理与销毁；10保密原则；11附件。 第四章 管理细则1管理机构与人员 公司成立专门的档案室，并配置专业档案管理员，主管部门为公司行政部（或总经办） 。2管理职责与权限2.1主管部门职责与权限：2.1.1职责：督促档案室做好档案的及时收集、登记、编目、保管、调阅、清理、销毁 等工作；督促各部门做好重要资料、文件等的清点整理、结案移送归档工作。2.1.2权限：有权对不配合公司档案管理工作的部门及人员作出处理；有权对违返公司 档案管理制14/27度的

23、部门及人员进行处理；有权对档案室工作人员产施管理和考核，并对其失误进行批评和处罚。2.2档案室职责与权限2.2.1职责：做好档案的及时收集、登记、编目、保管、调阅、清理、销毁等工作；督 促各部门做好重要资料、文件等的清点整理、结案移送归档工作。2.2.2权限：对拒绝执行和配合公司档案管理工作及违反公司档案管理制度的部门及人 员有提请公司行政部进行处罚的权利。2.3档案管理员职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方 便。2.4各部门职责：负责安排本部门的档案兼管员对本部门的资料进行收集、整理，立卷后 移交档案室。2.5各部门档案兼管员职责：负责对本部门的资料进行收集、整理

24、，立卷后移交档案室。3档案分类与整理3.1档案分类：3.1.1大类型：根据我公司目前所涉及的档案类型，将档案划分为党群类、行政管理类、 经营管理类、生产技术类、产品设计类、知识产权类、科研类、质量管理类、基本建设类、 设备仪器类、会计类、证书、特种载体类等十二大类。3.1.2小类型：会议材料（包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发 言、会议简报、会议记录等） ；外来文件材料（决定、决议、指示、命令、条例、规定、计 划等）；对外文书；经营活动文书（计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报） ；合 同、协议类；干部任免材料；职工奖励、处分材料；职工劳动、工资、福利材料；本公司的

25、历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。3.1.3根据档案的保管期限分为永久、长期（510年）、短期（1年内）三种。3.2资料的收集3.2.1公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十 和次年的一月为公司档案资料“季度归档期”；每年三月份为公司档案资料“年度归档期”3.2.2在档案资料归档期，由档案管理员向各主管部门发出通知，收集应该归档的原始 资料，各部门主管及档案兼管员应积极配合与支持。3.2.3凡应该及时归档的资料，各部门档案兼管员应及时整理并移送档案室。档案管理 员收到后，要及时编目归档。3.2.4各部门专用的收、发文件资料，按文件的

26、密级确定是否归档。凡机密以上级的文 件必须把原件放入档案室。3.2.5档案管理员根据公司的档案分类编目编号明细表实施档案归档。15/273.3资料的整理与装订3.3.1所有文件均以左方装订为原则，装订文件及其附件均应对准左上角，并理齐钉牢3.3.2文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。3.3.3归档文件，装订后应依目次号顺序存放于相关类别的档盒内，并视实际需要使用见出纸”注明目次号码，以便翻阅。3.3.4档盒的背脊应标明档盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。4档案的编目与编号4.1公司档案的编目编号依据档案分类编目编号明细表的规定执行。其流程图如下：4.2

27、档案室编目：制作档案室平面规划图并上墙，平面图上标明档案柜陈列状况及档案类大类型档案编目小类区域划分16/27型陈放区域4.3档案柜编目：用阿拉伯数字对档案柜进行顺序编号。4.4大类型编目：以大类型代号加中文名称的方式在档案档正上方进行标示和分区。4.5小类型编目：在各大类型区域内存放的小类型档案，以小类型代号和中文名称相结合 的方式编目。4.6档案盒编目：在各大类型区域内存放的档案盒，在正面和梗背上以小类型代号和中文 名称相结合的方式编目。4.7文件类档案编目：4.7.1每一档盒封面内首页应设 目次表”案件归档时依序编号、登录，并以每一案一 个目次”编号为原则4.7.2档号以一案一号为原则，

28、遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其 主要类别，再编列档号。4.7.3档案如归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。4.7.4档号应自左而右编列， 并将档号填写于案件首页的左上角。从左到右依次是“经 办部门代号，类别（大、小类别），档案卷次，（归档时间）档案目次”，表示方式如下：XX-XX XX XX经办部门代号 大类型代号小类型代号档案卷次4.7.5本编号方式适用于“党群类”、“行政管理类”、“经营管理类”、“生产技术类”、 “产品设计类”、“产权类”等大类型档案。4.8科学技术类按课题分别整理归档，一个课题编一个号，若一个课题有若干盒组成，则 在一个课题内编写盒号，课题号和盒

29、号中间用“一”连接。4.9基本建设类档案按工程项目编写案卷号，若一个工程有若干盒组成，则要在每盒上编 写盒号，项目号跟盒号之间用“一”连接。4.10设备仪器类档案按设备型号编写案卷号，其方法跟基建类一样。4.11会计档案以部门代号一一年度一一形式一一保管期限组卷一一卷次，每个年度按报表帐本凭证其他的顺序排列编写。（XXXX）XX档案目次归档时间17/274.12特种载体类档案按形式组卷，在区分不同载体后，按大流水号编号。4.13证书类档案按证书内容分类归档，各自编写大流水号。5全宗内档案内容5.1党群类档案主要包括本公司党支部，工会机构成立、干部任免、花名册等内容。5.2行政类档案主要包括公司

30、成立，名称变更；公司会议纪要，总结计划、各项制度，考 核等材料。后勤福利，车辆管理材料，本公司有关企业升级、申报先进材料；本公司有关部 门设置，人事任免、劳动合同、印信启用等材料，本公司职工培训教育等材料。5.3经营管理类档案主要包括公司年检，开户，税收等材料，本公司经营计划，经营长远 规划等材料，本公司财务管理制度；本公司投招标文件；本公司客户资料，经营合同、生产 计划单、结算清单、发货清单、发票清单、出入库单等材料。5.4生产技术类档案主要包括有关产品质量检验报告；有关产品企业标准；质量管理程序 文件；生产过程中的各项原始记录。5.5产品设计类档案主要有本公司各类产品设计图纸材料。5.6知

31、识产权类档案主要包括本公司的商标注册、专利申请等材料。5.7科研类档案包括本公司科研成果鉴定材料；本公司科研项目申报材料。5.8质量管理类包括质量管理程序文件、产品质量检验报告等材料。5.9基本建设类档案主要有本公司新厂办公楼、车间、仓库相关文字材料、图纸。5.10设备仪器类档案主要包括本公司生产需要购置的生产设备和因办公需要购置的办公 设备等。5.11会计档案包括本公司在会计核算过程中形成的报表、帐本、凭证和银行对帐单。5.12证书类档案主要有本公司获得的各类企业荣誉证书、 产品证书、资质证书和个人证书、 各类协会的会员证书等。5.13特种载体档案主要包括本公司在各类活动中形成的照片， 录象

32、带，光盘资料； 本公司 在各类活动中获得的各类奖杯等；本公司形成的已经失效和印章也归入此类。6立卷归档质量要求：6.1对各部门的要求：6.1.1发放到部门的文件，完成传阅任务后均应归档，原则上由各部门整理分类移送归 档；6.1.2每部门必须有一位兼管各自部门档案的兼管员，档案兼管员对于本部门的资料必 须要先进行收集与整理，进行立卷后方可移交档案室。6.1.3各部门档案兼管员必须在每年的二月份将自己部门的档案整理成册，送交档案室 归档。6.1.4一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的文书材料，由主办部门收集 归档。6.1.5归档时，各部门应填写档案移交目录，一式二份，经档案室验收签章后，

33、双方各 执一份。6.2对案卷质量总的要求：遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，区别 不同的价值，18/27便于保管和利用。6.3归档材料的种类、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。6.4在归档的材料中， 应将每份的正件与附件、 印件与定稿、请示与批复、 转发件与原件、 多种文字形成的同一档案，立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少 数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。6.5不同年度的档案一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷； 没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针 对的最后一年立

34、卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。6.6卷内材料应区别不同情况进行排列， 密不可分的材料应依序排列在一起， 即批复在前， 请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他材料依其形成规律或特点，应 保持档之间的密切联系并进行系统的排列。6.7卷内材料应按顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右 上角和背面的左上角列印页号。6.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内档目录。填写的字亦要工整。 卷内目录放在卷首。6.9有关卷内材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷 人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。6.10案卷

35、封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。6.11归档的文件必须完整、准确、齐全、字迹工整、严禁用圆珠笔、铅笔书写、须用钢笔 书写，传真件须做到及时复印备份。6.12案卷的装订和案卷各部分的排列格式： 案卷装订前， 卷内材料要去掉金属物， 对破坏 的材料应按裱糊技术要求托裱， 字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷， 案卷应用三孔一线 封底打活结的方法装订。6.13案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内档目录）一档一封底（含备考表），以案卷号 排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。6.14归档的文件必须准确的反映公司生产、 科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容 和历史过程。6.15文

36、书结案后， 原稿均应结案归档， 经办部门根据实际需要留存影本。 如经办部门因业 务需要须保留原稿的，应经行政部门主管同意后妥善保存，档案室以影本归档。6.16文件归档后，由档案室进行造册登记， 并填写文件（档案）记录/备查表（见附件）。6.17文件归档后，每年年终清理一次，对于重要文件当妥善保存。7档案的借阅19/277.1总经理、副总经理、部门经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。7.2因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请 表送行政部核批。7.3公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只 能在档案室阅览，不准外

37、借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘 密级档案的借阅必须由副总经理以上管理人员批准。审批人因公外出时可委托其他人员代 批，具体按委托书的内容执行。7.4档案借阅者必须做到：7.4.1爱护档案，保持整洁，严禁涂改。7.4.2注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。8档案的保存8.1档案室要每天按时清扫，做到无尘、干燥、明亮、通风、温度适宜。8.2做好档案的防火、防潮、防霉、防鼠、防虫、防盗等工作。8.3保存期限8.3.1永久保存：公司章程；股东名册；组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录； 财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定

38、须 永久保存的文书。8.3.2长期保存（510年）：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定 须保存10年的文书；期满或解除之合约；其他经核定保存510年的文书。8.3.3短期保存（一般保存1年）：结案后无长期保存必要者。8.3.4各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。9档案的清理与销毁9.1档案的清理9.1.1规定每年对公司所有档案清理一次，将已到保存期限的清理出来，造册后呈总经 理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。9.1.2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将收（发） 文登记表”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分

39、销毁的日期。9.2档案的销毁9.2.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。9.2.2当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交行 政人事经理审核并经总经理批准后执行。9.2.3凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由行政部 经理批准后方可销毁。20/279.2.4经批准销毁的档案资料，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁 审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表将永久保存。9.2.5在销毁公司档案资料时，必须由副总级以上人员批准并由行政部经理指定专人监 督销毁。10.保密原则公司对任何文件都有保释权及所有权，公司员工不

40、得占为己有，更不得外泄。如有偷窃 公司重要机密或财务资料者，当立即开除，严重者上报公安机关处理。第五章附件本管理办法由公司行政部负责制定、解释、补充、修订并执行，经总经理批准后颁布， 其修改亦同。温州市裕丰电器有限公司2014年4月18日起草：李安强职务：常务副总时间：2014-4-18附件：文件（档案）记录/备查表、管理制度分类表、档案分类编目编号明细表、公 司档案资料销毁审批表、收（发）文登记表、借阅档案申请表、兼职档案人员登 记表、公文样板附表1NO. 0000021/27温州市裕丰电器有限公司文件（档案）记录/ /备查表序 号档号发文单位文件类型发文主旨发文 时间归档 时间备注大类型P小类型 发文主日22/27附表2温州市裕丰电器有限公司管理制度分类表制度类别制度名称档案编号制度用途制定或 经办部门备注大类别小类别注：表中内容，随管理制度完善而变动附表3NO. 0000023/27温州市裕丰电器有限公司档案分类编目编号明细表大类型代号经办部门代号小类型代号备注党群类A党支部A党支部文件类A团委B团