RFID 应用于档案解决方案

1、Word文档RFID 应用于档案解决方案 一、档案管理的现状与问题 近年来，我国档案事业取得了长足的进展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量快速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显： 1.1 档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长 传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最终手工抄写档案名目，并将名目连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、一隅得不到准时整理归档。此外，档案编目与档案盒抄写多为简洁、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。 1.2

2、档案存放次序较易被打乱 虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随便性和一些不行避开的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。 1.3 档案查阅耗时长 随着档案规模与种类越来越浩大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再依据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将全部的档案筛选一遍。 1.4 档案的盘点操作不科学 由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真

3、正反映档案储存的真实信息。假如要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项非常浩大的工程。 1.5 对失效档案的管理滞后 有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要常常性销毁以削减对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点作的困难，管理人员对档案的储存时间信息把握很不准切，使得失效档案不能被准时发觉和处理。因此，许多已过保存期限的旧档案仍旧和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。 鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。为了解决以上问题，档案局采纳先进的 RFID 技术来解决以上问题，同时增加了防盗功

4、能。 二、RFID技术方案优势 2.1 RFID技术简介 RFID(Radio Frequency Identification)，即无线射频识别，是兴起于 20 世纪 90年月的一项自动识别技术。一个典型的 RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。 2.2 将RFID技术应用于档案管理优势 1、非接触式数据采集。RFID 技术极大地增加了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪力