文件编写培训

1、文件编写技巧文件编写技巧ISO9001:2008李绣梅李绣梅目录目录文件的定义及作用文件的类型及编写结构锦海捷亚文件编号规则文件审批发布流程文件控制要求定义定义 什么叫记录？什么叫记录？记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录可用于文件的可追溯性活动，并为验证预防措施和纠正措施提供证据。通常记录不需要版本控制。记录是一种特殊的文件。 什么叫文件？什么叫文件？质量文件是信息及其承载媒介，例如：记录、规范、程序文件、图样、报告和标准等。媒介可以是纸张，也可以是磁性的、电子的、光学的计算机图片、照片或标准样品，或他们的组合。也可以是一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常称为“doc

2、umentation”。编制文件的作用编制文件的作用文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：满足客户要求和质量改进；满足客户要求和质量改进；提供适宜的培训；提供适宜的培训；重复性和可追溯性；重复性和可追溯性；提供客观证据；提供客观证据；a. 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。文件的类型文件的类型在质量管理体系中常用下列几种类型的文件：形成文件的质量方针和质量目标；质量手册向组织内部和外部提供关于质量管理体系一致

3、信息的文件；标准所要求的形成文件的程序质量管理标准；为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件质量管理体系文件。如：管理实施细则、作业指导书等；外来文件如：国际、国家、地方及行业标准、规范及相关的法律法规等；a.文件所要求的记录为组织提供的服务的符合性和质量管理体系有效运行提供证据的文件。JHJ质量管理体系文件类型质量管理体系文件类型质量手册管理标准服务作业标准实施细则质量管理文件外来文件质量记录法律法规行业标准质量管理体系文件内部文件文件编写结构文件编写结构文件编写结构：目的：说明按照本文件运作要达到的目的（即为何要做WHY）；范围：说明本文件适用哪些工作范围（即在何处做WHERE）；职责：说

4、明本文件涉及的职能部门范围（即由谁来做WHO）；工作流程：进一步阐述本文件涉及的过程由谁（WHO）何时（WHEN）在何处（WHERE）为何（WHY）做什么事情（WHAT）以及如何（WHO）完成，可用文字描述，也可采用流程图形式；相关文件/支持性文件：即本文件所引用的文件；1.相关记录/表格：按照本问价操作要填写的记录。文件编写结构文件编写结构章节安排章节安排1 1参考参考国标国标GB/T1.1-2000GB/T1.1-2000标准化工作导则第一部分标准的结标准化工作导则第一部分标准的结构和编写规则构和编写规则2 2 章节之间需有逻辑性、顺序性，并且不能颠倒流程章节之间需有逻辑性、顺序性，并且不

5、能颠倒流程3 3 章节条款之间若为并列关系，描述时用小写英文字母章节条款之间若为并列关系，描述时用小写英文字母a a、b b、c c、dd等代号等代号4 4 某一个条款第五层次的描述可用小写英文字母某一个条款第五层次的描述可用小写英文字母a a、b b、c c、dd等代号等代号文件编写结构文件编写结构举例举例标题（明确做什么事WHAT）标准号：发布日期：1.目的（为什么做WHYWHY）2.范围（明确在何处做WHEREWHERE）3.职责（明确谁来做WHOWHO） 3 . 1 3 . 2 4 .工作流程（进一步详细说明谁WHOWHO什么时间WHENWHEN在何处WHEREWHERE为何WHYWH

6、Y做什么事情WHATWHAT以及如何做HOWHOW即即4 4W1HW1H） 4 . 1 4 . 2 4 . 2 . 1 4 . 2. 1 . 1 a b c 4.2.2 4.3 文件编写注意事项文件编写注意事项协协 调调 性性注意文件相互之间的接口，避免出现衔接不良或相互矛盾冲注意文件相互之间的接口，避免出现衔接不良或相互矛盾冲 突现象。突现象。可可 读读 性性编写文件尽量用通谷易懂的词语，方便使用者。编写文件尽量用通谷易懂的词语，方便使用者。符合性、可操作性符合性、可操作性编写的文件即符合编写的文件即符合ISO9001：2008标准要求，又能符合组织标准要求，又能符合组织 的管理运作，注重从

7、企业自身需要出发，充分利用现有管的管理运作，注重从企业自身需要出发，充分利用现有管 理标准、制度等，总结组织以前的管理经验并融合进去。理标准、制度等，总结组织以前的管理经验并融合进去。增增 值值 性性组织能按文件统一规范一致性操作提高工作质量、效率和业组织能按文件统一规范一致性操作提高工作质量、效率和业 绩，进而确绩，进而确 保提供产品的符合性。保提供产品的符合性。普普 及及 性性尽可能扩展到组织最低层次尽可能扩展到组织最低层次JHJ文件编号文件编号公司文件的编号根据国家规定和公司的实际情况采用混合公司文件的编号根据国家规定和公司的实际情况采用混合编号形式。第一组英文字母编号形式。第一组英文字

8、母JHJJHJ表示企业代号，第二、三位表示企业代号，第二、三位汉语拼音字母表示总部、各区域公司、分公司或单位（部门）汉语拼音字母表示总部、各区域公司、分公司或单位（部门）名代号，后六位阿拉伯数字表示标准的代号。名代号，后六位阿拉伯数字表示标准的代号。文件修订后，其标准顺序号不变，年份批准号改为新修订文件修订后，其标准顺序号不变，年份批准号改为新修订年份。本年内修订，可在年号后从年份。本年内修订，可在年号后从A A起顺序添加英文字母。起顺序添加英文字母。若几项标准（制度）合并成一项标准（制度），或一项标准若几项标准（制度）合并成一项标准（制度），或一项标准（制度）分成若干项管理标准（制度）的则另

9、编新号。（制度）分成若干项管理标准（制度）的则另编新号。JHJ文件编号文件编号举例举例JHJ/ZB GL ZL 001-2009A发布年代号和修改码发布年代号和修改码发布当年的顺序号发布当年的顺序号门类代码门类代码分类代码（管理标准：分类代码（管理标准：GL；实；实 施细则：施细则：SZ；服务；服务 作业标准作业标准FZ。)公司总部和各区域公司分公公司总部和各区域公司分公司代码司代码企业代号企业代号文件编号规则文件编号规则门类代码门类代码管理职能属性管理职能属性代码代码管理职能属性管理职能属性代码代码网络管理标准/制度WG人力资源管理标准/制度RL审计管理标准/制度SJ财务管理标准/制度CW系

10、统质量管理标准/制度ZL行政管理标准/制度XZ信息技术管理标准/制度XX综合管理标准/制度ZH物流管理标准/制度WL管理标准管理标准/制度的管理职能属性代码制度的管理职能属性代码编号举例：编号举例：JHJ/ZB GL ZL001 - 2009A质量手册质量手册 质量管理标准质量管理标准/制度代码制度代码 管理标准管理标准/制度代码制度代码文件编号规则文件编号规则门类代码门类代码服务作业属性服务作业属性代码代码服务作业属性服务作业属性代码代码空运出口KC海运出口HC空运进口KJ海运进口HJ国内运输GN海空联运HK其他QT物流WL服务作业标准的服务作业属性代码服务作业标准的服务作业属性代码编号举例

11、：编号举例：JHJ/SHA FZ HC001 - 2009A海运出口接单作业指导书海运出口接单作业指导书 海运出口代码海运出口代码 服务作业标准代码服务作业标准代码文件编号规则文件编号规则区域公司及各分公司代码区域公司及各分公司代码部门部门代码代码部门部门代码代码JHJ上海总部ZBJHJ北方公司BFJHJ华北公司HBJHJ华东公司HDJHJ华中公司HZJHJ南方公司NFJHJ北京分公司BJSJHJ上海空海运SHAJHJ青岛分公司TAOJHJ广州分公司GZFJHJ天津分公司TJFJHJ烟台分公司YTFJHJ大连分公司DLFJHJ深圳分公司SZFJHJ武汉分公司WHFJHJ厦门分公司XMFJHJ南

12、京分公司NJFJHJ无锡分公司WXFJHJ常州分公司CZFJHJ宁波分公司NBFJHJ苏州分公司SZFJHJ保定分公司BDF公司总部、区域公司及分公司代码公司总部、区域公司及分公司代码文件编号规则文件编号规则区域公司及各分公司代码区域公司及各分公司代码部门部门代码代码部门部门代码代码JHJ成都分公司CDFJHJ石家庄分公司SJFJHJ杭州分公司HZBJHJ吴江办事处WJBJHJ郑州分公司ZZFJHJ昆山办事处KSBJHJ西安分公司XAFJHJ张家港办事处ZGBJHJ哈尔滨分公司HBFJHJ黄岛办事处HDBJHJ长沙办事处CSBJHJ营口办事处YKB公司总部、区域公司及分公司代码公司总部、区域公

13、司及分公司代码编号举例：编号举例：JHJ/SHA FZ HC001 - 2009A海运出口接单作业指导书海运出口接单作业指导书 海运出口代码海运出口代码 服务作业标准代码服务作业标准代码 锦海捷亚上海空海运锦海捷亚上海空海运文件发放编号文件发放编号系统质量部门系统质量部门/人员按各部门质量职能与其质量活动的需要，发放相人员按各部门质量职能与其质量活动的需要，发放相关的文件。关的文件。文件首页上须填写持册人姓名及发放编号文件首页上须填写持册人姓名及发放编号发放编号的编号规则为：发放编号的编号规则为：JHJ/ZB GL ZL001 - 2009A - 01 发放号发放号 标准编号标准编号文件发放时

14、应做好发放签收手续，如采用文件发放时应做好发放签收手续，如采用E-MAIL发放，发放记录应发放，发放记录应注明并保存注明并保存E-MAIL发送记录。发送记录。文件审批发布流程文件审批发布流程职责职责系统质量人员负责组织文件的编制；收集、整理、保管执行的系统质量人员负责组织文件的编制；收集、整理、保管执行的相关标准和法律法规；并对相关标准和法律法规的管理和使用相关标准和法律法规；并对相关标准和法律法规的管理和使用情况实施监督；情况实施监督；总经理室负责文件的审批；总经理室负责文件的审批；行政负责文件的发布；行政负责文件的发布；系统质量人员负责文件的编号、发放、更改控制、版本控制、系统质量人员负责

15、文件的编号、发放、更改控制、版本控制、作废收回和销毁处理等；作废收回和销毁处理等；各相关部门负责分管职能内管理标准和服务作业标准等于质量各相关部门负责分管职能内管理标准和服务作业标准等于质量活动有关的文件及记录表式的编写、更改、使用和保管。活动有关的文件及记录表式的编写、更改、使用和保管。文件审批发布流程文件审批发布流程管理权限管理权限部门部门文件文件总部总部区域公司区域公司分公司分公司质量手册编写/更改、编号、审批、发布、发放并保管遵照执行遵照执行管理标准、服务作业标准和实施细则编写/更改、编号、审批、发布、发放并保管公司的管理标准和总部服务作业标准遵照公司规定执行；编写/更改、编号、审批、

16、发布、发放并保管区域公司实施细则和服务作业标准并上报遵照公司及区域公司规定执行；编写/更改、编号、审批、发布、发放并分公司实施细则和服务作业标准并上报区域公司文件控制要求文件控制要求ISO9001：2008标准标准4.2.3给出了明确规定：给出了明确规定： a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；适宜的； b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；确保文件的更改和现行修订状态得到识别； d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本；确保在使用处可获得适用文件

17、的有关版本； e) 确保文件保持清晰，易于识别；确保文件保持清晰，易于识别； f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；确保外来文件得到识别，并控制其分发； g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。识。条文解析：条文解析： 文件编制（确定文件名称、内容、编号、版本/状态、格式等）（再）审核（再）批准（文件本身及发放范围）（再）发放更改（必要时）旧文件回收 保留（需要时）废除标识文件控制要求文件控制要求外来文件外来文件对于外来文件对于外来文件 识别标识获取更新（必要时）分发批准发放范围公司的外来文件主要包括：公司的外来文件主要包括：国际标准；国际标准；国内标准；国内标准；行业标准；行业标准；法律法规；法律法规；国际间的有关协议、公约、条国际间的有关协议、公约、条约等。约等。文件控制要求文件控制要求记录记录n在ISO9001