采购成本控制解决方案

1、 采购成本管控控制理解决方案2013-05-25 采购成本控制采购成本控制 供应商谈判技巧供应商谈判技巧 供应商的开发和评定供应商的开发和评定 供应商的优先选择供应商的优先选择 供应商质量管理供应商质量管理操作流程图操作流程图采购成本控制采购成本控制控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例往往达到50%以上，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一企业u控制成本的重要性在过去的一年，加强采购成本的管理和控制，

2、完善采购管理制度，使总体采购成本下降7%以上，再加上对生产环节材 料消耗的控制，使企业的整体生产成本下降了20%，取得了良好的经济效益。u控制成本的重要性 1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准许可权、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，把所选的供应商及其报价填在请购单上;还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书

3、面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。 u成本控制手段 2 、 建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格资讯，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。 u成本控制手段u成本控制手段 3、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号

4、、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新。供应商谈判技巧供应商谈判技巧u供应商谈判技巧供应商谈判技巧1. 谈判前要有充分的准备 ，知己知彼,百战百胜。采购人员必须了解商品的知识、品类市场及价格、品类供需情况状况、本企业情况、本企业所能接受的价格底线与上限2. 采购人员应尽量避免与无权决定事务的人谈判,以免浪费自己的时间,同时也可避免事先将本企业的立场透露给对方。尽量在本企业办公室内谈判 ，采购员最好在本企业的业务洽谈室里谈业务。除了提高采购活动的

5、透明度、杜绝个人交易行为之外,最大的目的其实是在帮助采购人员创造谈判的优势地位。在自己的地盘上谈判,除了有心理上的优势外,还可以随时得到其他同事、部门或主管的必要支援,同时还可以节省时间和旅行的开支,提高采购员自己的时间利用率和工作效率。u供应商谈判技巧供应商谈判技巧3. 不要单独与一群供应商的人员谈判,这样对你极为不利。谈判时应注意“对等原则”,也就是说:我方的人数与级别应与对方大致相同。如果对方极想集体谈,先拒绝,在研究对策。4. 对供商第一次提出的条件,有礼貌地拒绝或持以反对意见。采购员可以说:“什么!?”或者“你该不是开玩笑吧?!”从而使对方产生心理负担,降低谈判标准和期望。5. 必要

6、时转移话题 ，若买卖双方对某一细节争论不休,无法谈判,有经验的采购人员会转移话题,或暂停讨论喝个茶,以缓和紧张气氛,并寻找新的切入点或更合适的谈判时机。6. 采取主动,但避免让对方了解本企业的立场 ，善用咨询技术,“询问及征求要比论断及攻击更有效”,而且在大多数的时候,我们的供应商在他们的领域比我们还专业,多询问,我们就可获得更多的市场信息。故采购员应尽量将自己预先准备好的问题,以“开放式”的问话方式,让对方尽量暴露出其立场。然后再采取主动,乘胜追击,给对方足够的压力。对方若难以招架,自然会做出让步。u供应商谈判技巧供应商谈判技巧7. 谈判时要避免谈判破裂,同时不要草率决定 ，有经验的采购人员

7、,不会让谈判完全破裂,否则根本就不必谈判。他总会给对方留一点退路,以待下次谈判达成协议。但另一方面,采购人员须说明:没有达成协议总比达成协议的要好,因为勉强达成的协议可能后患无穷u供应商谈判技巧供应商谈判技巧8. 尽量成为一个好的倾听者 ，一般而言,供应商业务人员总认为自己能言善到,比较喜欢讲话。采购人员知道这一点,应尽量让他们讲,从他们的言谈举止之中,采购人员可听出他们的优势和缺点,也可以了解他们谈判的立场。9. 尽量从对方的立场说话，很多人误以为在谈判时,应赶尽杀绝,毫不让步。但事实证明,大部分成功的采购谈判都要在彼此和谐的气氛下进行才可能达成。在相同交涉条件上,要站在对方的立场上去说明,

8、往往更有说服力。因为对方更会感觉到:达成交易的前提是双方都能获得预期的利益。10. 交谈集中在我方强势点(销售量、市场占有率、成长等)上 告诉对方我公司目前及未来的发展及目标,让供应商对我公司有热枕、有兴趣。不要过多谈及我方弱势点,一个供应商的谈判高手会攻击你的弱点,以削减你的强项。u供应商谈判技巧供应商谈判技巧11. 以数据和事实说话,提高权威性 ，无论什么时候都要以事实为依据。这里说的事实主要是指:充分运用准确的数据分析,如销售额分析、市场份额分析、品类表现分析、毛利分析等,进行横向及纵向的比较。l 新的供应商开发阶段： 1 、对外合作科采购部门通过展会、互联网、专业杂志、同行介绍等各种方

9、法来找寻新的供应商。 2 、新供应商尽量在本省内，以尽量减少物料的运输时间和客服处理时效性。寻找到新的供应商后索取营业执照、税务登记证、组织机构代码证、一般纳税人资格认定书等证件，同时要求供应商真实完整地完成新供应商调查表的填写，收集供应商的初步信息，形成电子文档，分发给相关部门。 3、在完成了对新的供应商的初步调查之后，向其索取实物样品及相关资料交品管部首检，并按首检规定附送完整的产品资料。新产品由产品部主导，品质部协助实施检验u供应商的开发和评定供应商的开发和评定l 新产品评审相关事项： 1、新产品开发、投产，产品部需提供明确的产品输入和输出标准给品管部。 2、新产品试制阶段需书面通知品管

10、部并组织新产品评审工作。 3、新产品评审合格后对外合作科需协调外协厂按评审要求至少做三件产品供首检确认新产品首件确认必须严格按确认流程和相关规定实行。u供应商的开发和评定供应商的开发和评定u供应商的开发和评定供应商的开发和评定l 送样首检 1、新产品严格按产品部新产品输入、输出标准对新产品进行评审和首检，并保持原始记录。对没有输入、输出标准的新产品不得予以评审和首检。 2、新产品首件确认必须严格按流程和相关规定实行。 3、旧产品新供应商则按原定的产品标准，检验要求进行评审和首检。 4、品管部在规定的时间内完成送样品首检，并将首检结果经上级审核批准后分发给对外合作科采购相关单位。供应商质量管理供

11、应商质量管理l 1. 对供应商进行合格评定：包括供应商调查及走访，供应商材料试用等，根据调查及走访和试用结果进行综合评定，确定合格供应商。l 2. 实施采购时，严格在经过评定的合格供方内采购，如果合 格供方内没有需要采购的物资，可实施临时评定。l 3. 供方材料不合格时，实施退货、降级等的处理，并要求供方进行质量改进，提供质量改进等的书面报告。对连续二次出现不合格的供应商，将其从合格供方中T除。供应商质量管理供应商质量管理l 4. 一般每季一次或半年一次或每年一次对供方的业绩进行评定，频次视材料对产品的影响程度而定，并按照规定的评定准则进行打分或其他量化评价，对评价结果靠后的供应商以减少采购量

12、或直接从合格供方中T除处理。对评定结果排前的则加大采购量。生产计划流程采购计划流程图采购计划流程图计划依据物料采购生产部生产部开始开始采购部采购部核对库存计划细分物料需求计划表物料采购流程制定采购计划采购计划表审核 否是财务部财务部仓库仓库生产计划表操作流程图操作流程图u图1合格供应商管理流程合格供应商管理流程采购部采购部品质品质/ /技术技术/ /研发部研发部寻找供方初审认证为合格供方试制供应商供应商生产部生产部开始寻找供方技术标准组织各部门初审通过否?试制鉴定通过否?物料采购流程生产管理流程合格否?现场考察纳入合格供方名录年、季度评审合格否?结束是否（合格供方名录否是是否鉴定报告评审报告u

13、图2生产物料采购流程生产物料采购流程编制申购单下采购订单开始送检入库采购部采购部财务部财务部品管部品管部签订采购合同采购计划流程仓库仓库物料申购申购单采购合同表追踪交货期收货送检验收入库单仓库入库流程 否是审核 否特殊采购否?询、比、议价 是 否总经理总经理审批 是 否 是合格否?u图3采购合同签订外协品采购流程外协品采购流程采购部采购部开始询、比、议价品管部品管部外协厂商确认追踪交货期外协厂商交货办理入库否是财务部财务部外协厂商确认采购合同表追踪交货期外协厂商交货仓库仓库入库流程询、比、议价审批比价单是否采购计划流程合格否?u图4填具报销单申购单、合同采购付款流程采购付款流程采购部采购部发票审核财务部财务部开始核对发票付款申请结束发票核销付款申请报销发票发票核销验收入库单审核总经理总经理付款是审批物料采购流程付款申请单否否是预付款否?采购预付款流程是否确定付款