02记录控制程序

1、件类别记录控制程序文件编号JLLY/CX-ZH-002-2015版本号页次编制i丨核准丨!: :生效日期记录控制程序编号：JLLY/CX-SC年 07 月 22 日编制第1页共 4 页件类别记录控制程序文件编号JLLY/CX-ZH-002-2015版本号L_ _ _页 次编制i丨核准丨!1生效日期1 目的对记录控制进行规定，确保证实的充分性、有效性和可追溯性。2 适用范围本程序适用于吉林省利源机械制造有限公司质量管理体系所要求的记录 的控制。3 职责3.1 质保部负责记录的审定、编号、印制供应及运行的监控管理。3.2 各部门负责所有使用的记录的设计、修改、贮存、保护

2、和处置。4 工作程序和要求4.1 记录的产生4.1.1 各部门在编制和修改质量管理体系的程序文件、管理文件的同时，对所涉及的记录进行设计和修改。4.1.2 质保部审定程序文件、管理文件的过程中，同时审定其产生的“系 统记录”和“内部记录”，在给出编号后方可使用。4.1.3 记录样式编号放在表格的右上角； 有封面的记录样式， 编号放在封 面的右上角。第2页共 4 页件类别记录控制程序文件编号JLLY/CX-ZH-002-2015版本号L_ _ _页 次编制i丨核准丨!1生效日期4.2 记录的编号规则JLLY X0 XXX- XXXX记录编制的年代号（四位数字）按部门编排的记录顺序号（三位数字）部

3、门代码（拼音缩写）公司代码4.3 记录的填写431 记录应指定专人填写、传递和保管。4.3.2 填写人员应及时，准确记录客观事实，字迹应清晰，项目填写应完整，如有不需要填写的空项则要实线“划掉”。4.3.3 已记录的内容不允许涂改，如因某种原因造成错误，可由填写人在 原填写内容上更改（用双实线将原内容划掉，写出新内容），并由填写人签4.4 记录的收集、编目、归档、贮存、防护4.4.1 记录的使用部门或记录的填写部门应按规定的时间间隔收集记录，并按记录的时间顺序，分类装订、编目、归档。4.4.2 对归档记录，记录管理人员应建立记录归档清单，确保分类清楚、 标识明确、易于存取和查阅。4.4.3 记

4、录由各部门指定人员保管，保管人员应将记录存放在安全通风、干燥的环境中，防止记录存放不当而损坏、丢失、霉变或虫蛀。第3页共 4 页件类别记录控制程序文件编号JLLY/CX-ZH-002-2015版本号L_ _ _页 次编制i丨核准丨!1生效日期444 技术资料的归档执行技术资料、档案管理办法。4.5 记录的借阅4.5.1 记录借阅应履行借阅手续。借阅人在记录借阅登记表登记、签 名，写明借阅的数量和日期。4.5.2 对保密的记录，只允许相关人员查阅，不允许带离记录保存场所。4.5.3 在合同中有规定时，可按规定向顾客或其它代表提供规定期内的记录，供其查阅，但不允许带出记录保存场所。4.6 记录的保

5、存期根据产品寿命周期和管理体系有效运行证实的需要确定记录的保存期。4.7 记录的媒体形式4.7.1 记录的媒体形式可以是书面文字表格、电子文档、磁带、照片、胶 片、录像带等。4.7.2 媒体为电子文档时，必须有效备份。4.7.3 根据管理体系运行和信息系统建设的需要确定记录的媒体形式。4.8 记录的销毁超过保存期的记录，由保管人填写记录销毁登记表，经部门负责人 同意后，采取烧毁、切碎等办法进行销毁，不允许转卖。4.9 印制要求4.9.1 各部门根据需要申请领用记录表格，并填写表格印刷申请单， 经部门领导第4页共 4 页审核报行政管理部批准后，由行政管理部负责印制供应。件类别记录控制程序文件编号

6、JLLY/CX-ZH-002-2015版本号L_ _ _页 次编制i丨核准丨!1生效日期4.9.2 质保部应建立印刷品规格及使用定额明细，控制印制质量和数量； 每次印刷和发放都应填写记录表格印/发登记表登记印刷和发放，确保 印制质量和数量满足使用要求。4.10 外来记录控制4.10.1 各部门收到工厂以外的记录表格后，须识别其适用性和重要性，按文件控制程序的规定进行控制。4.11 记录运行的监控管理4.11.1 各部门负责监督管理本部门内部记录的运行情况。4.11.2 质保部通过体系审核、过程监视控制管理工厂记录的运行情况。5 相关文件5.1文件控制程序5.2技术资料、档案管理办法6 相关记录及保存期6.1记录归档清单保存