有效会议管理会议概述

1、有效会议管理有效会议管理会议概述会议概述全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议一份美国的调查统计一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周经理级干部和专业人员每周约花约花1/4的时间在开会上；的时间在开会上；中上级的经理约中上级的经理约1周周2天；资天；资深行政人员那么多达深行政人员那么多达1周周4天。天。研究显示，除了一对一的会研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所议，三人以上的会议平均所占的时间最多。占的时间最多。 课程说明课程说明教学目的和内容教学目的和内容 ?有效会议管理有效会议管理?通过对会议管理全部流程通过对会议管理全部流程会议概述、会议会议概述、会议筹划、

2、会议筹备阶段的会务操作、会议结束阶段的会务操作等筹划、会议筹备阶段的会务操作、会议结束阶段的会务操作等的学习，以会议组织筹划流程为教学安排线索，通过对各个环的学习，以会议组织筹划流程为教学安排线索，通过对各个环节操作细节的学习，掌握相关的知识和技巧。节操作细节的学习，掌握相关的知识和技巧。 ?有效会议管理有效会议管理?内容主要包括三个方面：一是会议筹划、组织、内容主要包括三个方面：一是会议筹划、组织、实施的原那么和方法；二是会议管理流程各具体环节的细节安实施的原那么和方法；二是会议管理流程各具体环节的细节安排；三是会议管理实际操作训练，以会议工程实际操作来贯穿排；三是会议管理实际操作训练，以会

3、议工程实际操作来贯穿整个教学过程，到达理论与实际工作能力的融合。整个教学过程，到达理论与实际工作能力的融合。 课程说明课程说明 课程总学时：课程总学时：52课时课时 上课时间：周一上课时间：周一5-6节，周四节，周四5-6节节 上课地点：三教上课地点：三教A栋栋502 授课教师：许宪国授课教师：许宪国考核方式考核方式 课堂出勤课堂出勤10% 课堂表现课堂表现15% 个人作业个人作业15% 期末考试期末考试60% 1、总成绩、总成绩=平时成绩平时成绩40%+期末考试成绩期末考试成绩60%闭卷闭卷 2、平时成绩、平时成绩=课堂表现课堂表现15%+个人作业个人作业15%+考考勤勤10%关于考勤关于考

4、勤 考勤：旷课扣6分/节 ，事假由学院安排的突击任务或院系安排的特殊教学任务除外扣3分/节，病假扣2分/节，迟到、早退扣2分/次；缺课三次以上期末总评成绩不超过70分.班级分组班级分组1、每组推选一名组长、每组推选一名组长2、选取组名、标志、口号、选取组名、标志、口号3、确定座位、确定座位4、时间约、时间约20分钟完成。分钟完成。1、富士康的管理方式、富士康的管理方式2、画出富士康的组织结构、画出富士康的组织结构谈谈谈谈 两个同龄的年轻人同时受雇于一家店铺两个同龄的年轻人同时受雇于一家店铺,并且并且拿同样的薪水拿同样的薪水. 可是一段时间后可是一段时间后,叫阿诺德的那个叫阿诺德的那个小伙子青云

5、直上小伙子青云直上,而那个叫布鲁诺的小伙子却仍在而那个叫布鲁诺的小伙子却仍在原地踏步原地踏步.布鲁诺很不满意老板的不公正待遇布鲁诺很不满意老板的不公正待遇.终终于有一天他到老板那儿发牢骚了于有一天他到老板那儿发牢骚了.老板一边耐心地老板一边耐心地听着他的抱怨听着他的抱怨,一边在心里盘算着怎样向他解释清一边在心里盘算着怎样向他解释清楚他和阿诺德之间的差异楚他和阿诺德之间的差异.差异布鲁诺先生布鲁诺先生,老板开口说话了老板开口说话了,您现在到集市上去一下您现在到集市上去一下,看看看看今天早上有什么卖的今天早上有什么卖的.布鲁诺从集市上回来向老板汇报说布鲁诺从集市上回来向老板汇报说,今早集市上只有一

6、个农民今早集市上只有一个农民拉了一车土豆在卖拉了一车土豆在卖.有多少有多少?老板问老板问.布鲁诺超快戴上帽子又跑到集上布鲁诺超快戴上帽子又跑到集上,然后回来告诉老板一共然后回来告诉老板一共40袋袋土豆土豆.价格是多少价格是多少?布鲁诺又第三次跑到集上问来了价格布鲁诺又第三次跑到集上问来了价格.好吧好吧,老板对他说老板对他说,现在请您坐到这把椅子上一句话也不要说现在请您坐到这把椅子上一句话也不要说,看看别人怎么说看看别人怎么说. 阿诺德很快就从集市上回来了阿诺德很快就从集市上回来了,向老板汇报说到向老板汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆现在为止只有一个农民在卖土豆,一共一共40袋袋,价格是多价

7、格是多少多少多;土豆质量很不错土豆质量很不错,他带回来一个让老板看看他带回来一个让老板看看.这个这个农民一个钟头以后还会弄来几箱西红柿农民一个钟头以后还会弄来几箱西红柿,据他看价非据他看价非常公正常公正.昨天他们铺子的西红柿卖得很快昨天他们铺子的西红柿卖得很快,库存已经不库存已经不多了多了.他想这么廉价的西红柿老板肯定会进一些的他想这么廉价的西红柿老板肯定会进一些的,所所以他不仅带回了一个西红柿做样品以他不仅带回了一个西红柿做样品,而且把那个农民而且把那个农民也带来了也带来了,他现在正在外面等回话呢他现在正在外面等回话呢.此时老板转向了布鲁诺此时老板转向了布鲁诺,说说:现在您肯定知道为什么现在

8、您肯定知道为什么阿诺德的薪水比您高了吧阿诺德的薪水比您高了吧?讨论这个故事对我们有什么启示？这个故事对我们有什么启示？案例一案例一案例分析案例分析 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打 给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，

9、已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打 去问，对方答复机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚讨论：讨论：小组讨论小组讨论 1、假设你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，、假设你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？应该如何处理？ 2、假设放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经、假设放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？理报告还是擅自决定调整会议议程？ 3、向总经理报告后，你还应该做些什么？、向总经理报告后，你还应该做些什么？ 4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子

10、类装置应提前多少时间安排？置应提前多少时间安排？ 参考答案参考答案 参考答案参考答案我认为，出现此类问题主要是考察秘书的突发事件的处理能力。我认为，出现此类问题主要是考察秘书的突发事件的处理能力。如果我是刘小姐，首先要做的是马上和租聘公司取得联系，询如果我是刘小姐，首先要做的是马上和租聘公司取得联系，询问到送货司机的问到送货司机的 ，然后确定他的位置，以及大概需要多长时，然后确定他的位置，以及大概需要多长时间才能到达公司。第三，想好两种以上的解决方案，向上级及间才能到达公司。第三，想好两种以上的解决方案，向上级及时报告。第四，协助上司做好应急工作。时报告。第四，协助上司做好应急工作。假设放映机

11、在十点十分还没有送到，应该马上向总经理报告。假设放映机在十点十分还没有送到，应该马上向总经理报告。作为秘书，不能越权，擅自做出决定。作为秘书，不能越权，擅自做出决定。 向总经理报告后，还是应该继续打向总经理报告后，还是应该继续打 催送货司机。其次提出两催送货司机。其次提出两种以上的解决方案，例如方案一：更改会议议程；方案二：将种以上的解决方案，例如方案一：更改会议议程；方案二：将产品操作演示的录像放映改为由生产部门的工作人员进行现场产品操作演示的录像放映改为由生产部门的工作人员进行现场操作演示；方案三：将录像改成纸质图片形式发放。操作演示；方案三：将录像改成纸质图片形式发放。 召开大型会议前的

12、各种准备工作，例如印象、电子类装置，我召开大型会议前的各种准备工作，例如印象、电子类装置，我认为应该提前一个小时准备好。认为应该提前一个小时准备好。相关知识相关知识会议要素会议要素会议根本要素会议根本要素5W1H： Why：为什么开？：为什么开？ What：开什么会？：开什么会？ Who：谁去开？：谁去开？ When：什么时间开？：什么时间开？ Where：在哪开？：在哪开？ How：怎么开？：怎么开？相关知识相关知识会议要素会议要素会议根本要素：会议根本要素： 1、会议名称、会议名称 2、会议时间：到会时间、会期、会议时间：到会时间、会期 3、会议地点、会议地点 4、会议组织者、会议组织者

13、5、与会人员：出席人员、主持人员、秘书人员、效劳人员、与会人员：出席人员、主持人员、秘书人员、效劳人员 6、会议议题和内容、会议议题和内容 7、会议成果：决议或决定、与会者达成的共识、会议的选举结、会议成果：决议或决定、与会者达成的共识、会议的选举结果，等果，等点明困点明困难所在难所在发现问发现问题并寻题并寻找解决找解决方法方法衡量问衡量问题的轻题的轻重缓急重缓急想出新想出新点子点子评议新评议新点子点子确定行确定行动纲领动纲领相关知识相关知识会议目的和作用会议目的和作用会议目的：会议目的： 1、开展有效沟通；、开展有效沟通； 2、传达咨询；、传达咨询； 3、监督员工，实施管理；、监督员工，实施

14、管理； 4、协调矛盾，达成协议；、协调矛盾，达成协议；相关知识相关知识会议目的和作用会议目的和作用会议目的：会议目的： 5、集思广益，开发创意；、集思广益，开发创意； 6、鼓励士气，团结一致；、鼓励士气，团结一致； 7、联络感情，塑造形象；、联络感情，塑造形象；会议想法1想法2想法3好创意好创意好点子好点子甲乙丙相关知识相关知识会议目的和作用会议目的和作用会议作用：会议作用： 1、会议是集思广益的渠道之一；、会议是集思广益的渠道之一； 组织或者部门组织或者部门会议会议互为前提互为前提 2、会议能显示一个组织或一个部门的存在价值；、会议能显示一个组织或一个部门的存在价值；相关知识相关知识会议目的

15、和作用会议目的和作用3、会议是一种群体沟通的方式；、会议是一种群体沟通的方式； 虽然随着科技费开展，沟通方式越来越多，但是群体虽然随着科技费开展，沟通方式越来越多，但是群体沟通会议方式，仍然是其他沟通方式无法代替的。沟通会议方式，仍然是其他沟通方式无法代替的。相关知识相关知识会议目的和作用会议目的和作用建议频率：至少每月一次建议频率：至少每月一次本卷须知：不能多与每周一次，本卷须知：不能多与每周一次，否那么容易形成拖沓的不良习惯；否那么容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。以防因一时疏忽造成工作上的被动。相关知识相关知识会议

16、的频率会议的频率固定的部门会议固定的部门会议建议频率：至少每两月一次建议频率：至少每两月一次本卷须知：利用全体大会通报本卷须知：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否那么回政策，但不能频繁，否那么回给公司造成沉重的负担。给公司造成沉重的负担。全体会议全体会议相关知识相关知识会议的频率会议的频率建议频率：随时建议频率：随时本卷须知：切忌太频繁，否那么会本卷须知：切忌太频繁，否那么会使员工感觉日日有危机，会让公司使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议处理突发事件的会议相关知识相关知识会议的频率会议的频率建议频率：按需要建议频率：按需要本卷须知

17、：可以按需要天天发本卷须知：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超生，但是会议长度最好不要超过过1小时。小时。一对一会议一对一会议相关知识相关知识会议的频率会议的频率相关知识相关知识会议的分类会议的分类会议分类：会议分类： 1、按会议规模划分：、按会议规模划分： 小型会议：小型会议：100人以下；人以下； 中型会议：中型会议：1001000人；人； 大型会议：大型会议：1000人人10000人；人； 特大型会议：特大型会议：10000人以上人以上2、按会议的内容和性质划分：、按会议的内容和性质划分： 决策性会议决策性会议 纪念性会议纪念性会议 发动性会议发动性会议 研讨性会议研讨性会议相关知识相关知识会议的分类会议的分类 3、按会议召开的时间划分：、按会议召开的时间划分： 定期