秘书基础复习纲要

1、精选优质文档-倾情为你奉上秘书基础 复习资料 第八章 调查研究一、调查研究的含义(掌握)调查研究就是通过一定的途径和方法，对客观事物进行观察和了解，以获得关于客观事物的各种信息资料，在此基础上对获得的信息资料进行科学处理，从而获得关于客观事物规律性的认识。 二、调查研究是秘书人员的重要职责（了解）1、调查研究是获取信息、了解情况的重要手段。2、调查研究是协助领导贯彻党的方针政策的重要环节。3、调查研究是辅佐领导科学决策的基础。三、秘书部门调查研究工作的特点（了解）调查研究课题的综合性、调查研究成果的政策性、调查研究工作要求的时限性。四、秘书人员要练好调查研究的基本功（了解）注意积累、减少调研的

2、“量”；积极优化职能环境；努力练好进行调研的基本功。五、秘书调查研究的一般程序（熟记）秘书调研的一般程序包括准备阶段、调查阶段、研究阶段。1 准备阶段（1）明确目的，确定项目；（2）掌握知识，初步研究；（研究内容包括有关被调查对象的理论、政策；有关被调查对象的业务知识；有关被调查对象的历史资料）（3）确定范围，选好对象；（4）制订计划，拟出提纲；（5）组织力量，适当集训。2 调查阶段 中心任务就是收集信息资料。3 研究阶段 审核、补充材料 此项工作的中心是“去伪存真”。修整加工材料 此工作的核心是统一口径、标准。摘要；分类；运用演绎、归纳、对比、分析，总结提高，上升为理论观点，求得结论。六、调

3、查研究中常用的调查方式（熟记）一般说来，调查研究的类型大体可分为两类，一类是普遍调查，一类是非普遍调查。普遍调查主要用于对调查对象进行全面调查，用人多，时间长，费用大，如人口普查、土地面积普查等。秘书部门一般不采用这种方法，而多采用在一定范围内，选取部分调查对象进行的非全面调查方法。具体可分为： 1、典型调查：即在被调查对象总体范围内选择具有代表性的特定对象进行调查。如“麻雀虽小，五脏俱全”，解剖一例，可知其他。优点是调查范围小，耗时少，使调研内容更加细致。缺点是选择典型时易受调查者主观倾向的影响；典型所代表的总体范围和调查结论的适用范围不易确定；典型调查对社会现象的本质认识常会是不完善的。运

4、用典型调查的关键，在于科学地选准典型。2、重点调查：是指就某一专门项目，选取一定的较小的范围进行的深入调查。如核实某一问题、统计数字，调查某一产品质量，处理某一案件等。3、抽样调查：即从调查对象的总体范围内，抽取一部分样本，并以样本特征值推算总体特征值的一种调查方法。种类：一是随机抽样调查，如卫生情况调查；二是整群抽样调查，如调查汽车驾驶员的情况；三是定额抽样调查，如广播台了解听众对节目的反映。抽样调查时一种比较科学、经济而又能得出量的统计的调查方式。物价调查、产品检验、民意测验等，通常采用抽样调查法。4、综合调查：即对调查对象运用多学科知识进行的多角度的调查。其目的是在于掌握事物全局和各个部

5、分的联系。宏观的调查常采用这一方法。如：一个市的领导机关要制订发展规划。七、调查研究中常见的调查方法（熟记）1、个别调查：是一种对“人”的调查，即通过对被调查者个别交谈来了解情况。这种调查方式简便易行，并利于保密。采用这种方式要注意： （1）选好调查对象。通过事前了解，选择能提供所需材料的知情人。 （2）注意方式方法。要做好谈话对象的思想工作，使其消除各种思想顾虑，提供真实材料。要尊重对方，防止审讯式的讯问。个别调查常用于提供线索、探讨问题，所得的材料通常只作参考，数据性资料必须核实后才可使用。 2、开调查会：即召集多个访谈对象、深入地探讨要调查的问题。采用这种方式，访谈对象相对集中，访谈的内

6、容因相互启发而得到补充和深入。访谈者需要注意的是： （1）开调查会前，要确定好参加的人数，参加者应是真正了解情况并敢于讲真话的人。 人数一般以三五人或七八人为宜。（2）要事先通知，让与会者明确调查的内容和目的，以便有所准备。3、现场观察：这是获取直观认识的一种调查方法，常与口头、书面调查结合起来进行。如高层领导下基层。4、收集书面材料：在决策性、理论性、历史性的调查中，常采用此方法。5、统计调查：运用统计原理和方法，收集各方面的数据资料，并进行数量分析，可以研究社会现象发生发展的规律、趋势，验证说明社会现象的理论假说。其优点是使调查数量化、精确化。通常采用统计报表的方式收集。统计调查偏重于定量

7、分析，可谓“见数不见人”。如：产值、产量、劳动生产率的升降，职工工资的变化、物价指数的变化等。6、问卷调查：是一种书面调查，是以卷面形式提出若干固定的问题来询问对象，让询问对象填写。其优点是经济节约，适用于大范围的调查，同时问题明确，答案标准化，易于统计和电脑分析。问卷调查的基本方式是设计标准化问题，印发或邮寄给被调查者，用或?进行回答。所提出的问题，设计必须明确。其缺点是内容不够灵活，无法了解更深层的问题。 国外的通信调查，如电话调查，也属于这个范围。八、几种新颖的调查方法（熟记）1头脑风暴法 简称BS，是一种创造性思维方式。原则：气氛融洽轻松，与会者可不受任何限制，充分发表意见，不相互指责

8、。2哥顿法 也是启发创造性思维的一种方式。通过会议的形式让大家提方案，但具体目的只有主持人才知道。3特尔斐法 （专家调查法）要向有关专家以函询形式分别提出问题，然后将回答的问题进行综合、整理，再匿名反馈给各专家，再次征求意见，如此多次反复循环，最后得出一个比较一致的意见。特点：匿名；反复反馈；收敛。九、调查与研究的关系(熟记)调查是指运用各种方法和手段，了解掌握客观世界的各种实际情况；研究是指对调查所获得的材料，以辩证唯物主义的认识论和方法论为指导，进行科学的分析与综合，从而找出事物发展的规律，用以指导人们改造客观世界的活动。调查是研究的前提，研究是调查的深化发展，没有调查，分析研究则是“闭门

9、造车”，或者成为“空中楼阁”。通常情况下，两者互相渗透，密不可分，呈交替、结合进行状态：调查之前、之中和之后，均有研究；而分析研究过程中又往往需做补充调查。 十、分析研究的过程和要求（掌握）1分析研究的过程分析研究的过程，实质上是将调查来的材料加以“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的过程。 2分析研究的要求要高屋建瓴 在分析研究的过程中，要对调查所得的材料站在较高的角度去“俯视”要客观把握 在分析研究的过程中，必须树立实事求是的观点，一切从实际出发，做到“不唯上，不唯书，要唯实”。要注意创新 在分析研究的过程中，要注意防止静止的观点和僵化的思想。要注意发现别人尚未发现的东西，把原则的坚

10、定性和策略的灵活性结合起来，敢于提出新见解。要判断风险 在分析研究的过程中既要解放思想，敢于创新，又要脚踏实地，判断可能出现的问题。十一、分析研究的几种方法（掌握）1 归纳演绎法 运用逻辑推理的思维形式进行分析判断。2 矛盾系统分析法3 联系对比分析法 纵向比较法肯定成绩，横向比较法找出问题与差距4 定性定量分析法 定性分析法也称经验分析法，如特尔斐法。第十章 信访工作信访工作是密切联系群众的重要渠道，是获取决策性信息第一手资料的重要途径，主要分为处理来信和接待来访两方面。一、信访事项的处理（熟记）1、对信访人的基本要求依法信访，合理要求；实名制；守法有序2、信访工作的基本要求及时登记交办（县

11、级以上人民政府信访工作机构收到信访事项，应当予以登记，在15日内归口办理）；书面答复（不能当场答复的，15日内书面告知信访人。信访人姓名、住址不详的除外）；保护信访人；受理单位不得推诿；特事特办；回避原则；调查取证；分别处理；60日办结（按规定，信访事项应自受理之日起60日内办结，情况复杂的，延长期不得超过30日）；问责制度。二、处理来信的主要程序（熟记）1签收登记 认真做好所有信函的登记，登记内容包括编号、收件人单位姓名、来函单位名称、时间等。 2拆封整理 及时拆封，沿信封边线或底线剪开，保持信封邮戳完整。按照来信的轻重缓急排好顺序，对随信寄来的照片、证件、现金、票据等物品要认真登记，妥善保

12、存。 3阅函加注 阅信要集中精力，认真阅看。保护好原信，不随便圈点、涂抹。在文件处理单上摘要登记，写明来信的主要问题，涉及的人员和时间地点。 4分送办理 应根据单位的大小、领导的分工、来信的要求和重要程度等采取不同的处理方法。 5及时督办 县级以上人民政府应及时督办，并提出改进建议。收到改进建议的行政机关应当在30日内书面反馈情况；未采纳改进建议的，应当说明理由。三、处理来信的主要方法（熟练掌握）1转办 反映一般性问题的来信，按照负责、归口办理的原则，转交具体的责任单位或有关部门处理。如果问题涉及几个单位，按主要问题的责任单位转办。2函转 读内容及反映的问题比较重要的来信，要将来信摘录，经主管

13、领导审定后，以函的形式转交下级单位和有关部门处理。 3批转 对反映的问题较重要，或内容不宜扩散的，经主管领导审核后，直接转送下级单位或有关部门的主要领导。 4直送 对领导私人信函、知名人士来信、秘密信函以及内容重要、文字简洁的来信，直呈领导。 5摘报 对内容重要但文字过长、表达不清的来信要整理归纳摘录要点，呈报领导。 6自己处理 读一些可以直接处理的来信，或领导交办的来信，按照领导的意图直接协调解决，并答复来信人。 7不处理 对于一些没有意义的来信，如反映的对象无单位、地址、姓名，无从查处，或有关单位已经做过适当处理有明确答复的，或断定为精神病患者的信不必处理。 四、处理来信的要求 （熟记）

14、1及时拆封 2详细阅读 3认真登记 4准确交办 5妥善处理 五、来访的处理（熟记）1接待来访的基本程序 （1）接待：主动打招呼，让座位，问清姓名、身份、单位和事由，不能让来访者感到门难进、脸难看、话难听、事难办。 （2）登记：详细登记来访者的姓名、身份、单位、来访次数、来访时间、人数和问题性质等基本情况，倾听所反映的主要问题。 （3）接洽：集中精力倾听来访人的陈述；尽可能详细地做好记录；认真询问弄清问题；明确告知来访者要对反映情况的真实性负责；向来访人确认所反映问题的主要内容，核对记录；向来访人索要书面材料；告知来访人有关的政策和处理程序。 （4）处理：对来访人反映的情况要依据政策，坚持原则，

15、按照程序，遵从制度来办理。 （5）立案：重要的问题应根据立案标准立案查处 。（6）反馈：形式了解沟通；书面反馈；听证；公示；分析总结。2接待来访的基本要求 （1）热情友善 本着全心全意为人民负责的原则，热情礼貌接待来访者（2）坚持原则 沉着冷静，实事求是，不随便许诺，不做违反政策的事（3）耐心疏导 多做说服疏导工作，为缓解消除矛盾奠定基础（4）严肃认真 对反映的情况要认真办理，严肃谨慎，不能推诿拖延（5）高度负责（问责制） 不推不拖，不掩盖问题，态度不简单粗暴 第十一章 日常事务一、处理信件的大致步骤 （熟记） 秘书部门处理日常信件，大致步骤为：分拣、拆封、分送、阅看、登记、复信、查对、寄发。

16、 二、处理信件的一般要求 （掌握）1分拣 秘书部门要将每天会收到的大量邮件分拣成四种类型： 电报； 信函、通知； 印刷品、包裹； 报纸、杂志。 秘书主要是处理办理公务的电报、信函、通知类。私人信函、报纸杂志及包裹，只需准确地分送有关部门或人员即可。 2拆封 秘书不能拆开写明亲启或标有机密记号的信件，除非被授予这种权力。如果被无意拆开，应立即封上信口，并在信封上注明误拆，签上拆信者的姓名，尽快地交给收信人。秘书拆信时注意不能损坏信封内信笺和其他内附件，取出信笺后，再检查一下信封内有无遗漏(如单据、照片等)，并对照信上注明的附件进行查对，如有缺少，应在信笺上注明。信笺应平整铺开，连同附件一起钉在信

17、封上。信封不能丢掉，以免有粗心的来信者不写回信地址或来信连信封上也未标明地址，只能从邮戳上查明来信的地名。秘书还应在信封上注明收到的日期。 3分送 秘书要将已分拣好的信件，分送到各有关部门和有关人员手中。重要的电报和信件应放在其他信件上面，以便收信人先行阅读。 4阅看 有些秘书受权替领导阅看信件，并注出信件中的重点部分。秘书可用红笔或铅笔画出信件中重要句子，或在信末、页边空白处写明要点。秘书还应提供给领导复信时必要的参考材料，包括已归档的来往信件。如果一封信需要几位领导阅办，可按常规程序周转，或是分送复印件。 5登记 重要信件必须登记，登记的项目有：收信日期和时间，发信日期、发信人姓名、单位和

18、地址，内容摘要，处理人、处理方式和日期。一般咨询性信件或通知之类，可不登记。 6复信 秘书按领导批示写回信，或受权替领导复信，内容应针对来信的要求，或是回答问题，或是提供资料，或是联系有关事项，均应尽可能给予确切满意的答复。如不能解决，也要说明理由，或提示解决问题的其他途径与方法。复信的文句应简明扼要，注意礼貌；不必添枝加叶，也不能虚言搪塞。信件的书写或打印格式要正确，整洁无误。如按领导批示书写的复信，须经领导签发。 7查对 复信寄发之前，必须认真查对。查对的项目有： 信笺上收信人姓名与信封上是否一警，收信人单位地址或信箱号码、邮政编码有无差错； 签名、用印是否正确清晰； 信封上的邮件标记(如

19、机密、亲启、急件、航空、挂号等)是否正确无误； 附件是否齐全，是否已在信笺上标明。密件要有密封，包裹要捆绳结实，包纸牢固，体积不超过规定。 8寄发 在发信前，秘书应注意正确地书写或打印信封内容。信笺折叠装入信封时，直写式信笺可用我国传统的折叠法，收信人姓名显露，一抽即见。横写式信笺一般采用三折法或两折法，同时注意折叠后的信笺应比信封小(一般上下左右各小 l 厘米)，以免收信人拆封时将信笺损坏。如有小张附件，应包裹在信笺内，便于收信人发现。信件发出时，秘书应将不同性质的信件分开(如本地、外地、平信、挂号)，交给收发人员或直接交付邮局。发出的重要信件同样要做登记留存，或摘要留档；如果寄出的是影印件

20、或复印件，原件则应归档备查。 三、印章及其管理1印章的内涵（熟记）印章是印和章的合称，我国古代叫印信，现代印章是指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章(含钢印)；三是单位领导人“公用”的私章；三是秘书部门的公章。其中单位印章是单位对外行使权力的标志。2印章的样式与种类（掌握）印章的样式由印章的形状、印文、印文的排列、印章的图案、印章的尺寸和印章的质料构成。我国党政机关、企事业单位通行的印章为圆形，其尺寸、图案有具体要求，不得随意改变或设计，详见国务院颁发的关于国家行政机关、事业机关印章的规定。印章的种类很多，按质料分，有钢印、铜印、木

21、印。塑料印、胶皮印、万次印(又分原子印和渗透印)等；按性质分，有单位印章、领导签名章、业务专用章等。业务专用章使用面广量大，而另一种戳记，如“急件”、“机密”、“已登记”等，使用量也很大。3印章的作用（熟记）(1) 标志作用 对外联系工作，以印章为标志。印章还表现为密封的标志。(2) 权威作用 人们习惯把“印把子”比作权力的象征。(3) 法律作用 用印后的公文和凭证具有法律效力，负有法律责任和义务。(4) 凭证作用 文件、证据、凭证等，不盖章对外一律无效。4印章的制发（熟记）印章的刻制，必须严格按照国家规定办理，不论刻制哪一级单位的印章，都要有上级单位批准的正式公文，到公安部门登记，由公安部门指定刻字单位刻制，不得私自刻制公章。印章在正式颁发启用前，应备文通知有关单位。为了防止伪造，要做印记；印模除留底外，同时上报主管部门备案。如机构变动、撤销或更改名称，印章应立即停止使用，封好后交原颁发单位予以注销。5