龙城国际小区制度和档案的建立与管理.docx

1、龙城国际小区制度和档案的建立与管理一、公众制度物业管理业主临时公约楼宇管理规定装修管理规定车辆管理规定健身娱乐场所管理规定绿化养护管理规定消防安全管理规定环境卫生管理规定治安管理规定电梯管理规定商铺管理规定二、内部运作制度及服务标准（一）内部制度员工行为语言规范员工职业道德规范员工培训制度档案资料管理规定财务管理制度管理处值班制度管理处回访制度投诉处理制度上门维修服务规范住宅区设备管理规范保安服务检验标准保洁服务检验标准各部门岗位职责（二）服务标准【XX龙城国际】的物业管理服务标准严格按照IS09001国际质量保证体 系文件的要求进行制订。对于物业管理行业来说，导入IS09001国际质量认证体

2、系，有利于加强 对管理与服务过程中每一个环节的质量控制，及时纠正和预防影响质量的负 面因素，确保只有合格的软硬件产品才能投入管理服务，并按照严格的程序 对全过程进行跟踪监控。避免了人为管理的随意性和不确定性，促使了向用 规章制度来管理的彻底转变,真正实现了“常效管理”，保证物业管理和服务 长期维持在一定的高水准。1、质量手册（第一层次文件）质量手册是阐明公司的质量方针和描述其质量体系的文件，对内是企业 的纲领性文件，对外是企业质量保证能力的文字表达。2、程序性文件（第二层次文件）程序性文件是质量手册的基础文件，涉及所选要素的各项活动，阐明活 动的组织分工、活动的方式方法、应采用的文件、资源和控

3、制方法等。它对 确保质量体系运行的有效性起到极为重要的作用。文件控制程序质量记录控制程序管理策划控制程序管理评审控制程序人力资源控制程序基础设颛口工作环境控制程序服务实现的策划程序与顾客有关的过程控制程序采购控制程序顾客财产控制程序楼宇入住及装修管理控制程序物业服务计划控制程序清洁服务控制程序绿化服务控制程序保安服务控制程序维修服务控制程序监视和测量装置的控制程序业主和住户满意度测量程序过程和服务的监视和测量程序不合格品控制程序数据分析控制酣改进控制程序3、支持性文件（第三层次文件）支持性文件是规定质量基层活动的操作性文件，是程序性文件的细化。文件管理制度各级人员质量职责资源管理制度采购管理制

4、度服务标识管理制度顾客财产管理制度楼宇管理制度小区服务管理制度保洁服务管理制度绿化管理制度保安服务管理制度设施设备管理制度管理改进制度三、档案建立与管理档案资料管理是物业管理工作中的一个重要组成部分，科学的、规范化 的档案管理能有效地为园区的公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作 提供指引和服务。为此，管理处将配备档案管理人员，建章立制，充分利用 智能化系统、电脑系统和原始文件资料管理三个手段,建立与完善【XX龙 城国际】档案管理体系，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管 理，为业主服务。（一）档案建立档案资料的分类：1、开发商提供的资料各类图纸；各类设施设备单位和联系人、保修卡和说明

5、书；所有房屋验收的合格证明；所有业主商品房买卖合同的复印件；业主基本情况表等;房屋维修记录。2、管理处自建档案资料物业资料；住户资料；日常管理资料；车辆管理档案；装修管理档案；工程返修档案；维修服务档案；收费管理档案；设备管理档案；社区文化档案；业主意见征询、统计记录；服务质量回访记录；住户投诉及处理记录；员工档案管理；培训档案；行政文件；业主管理委员会文件。（二）档案管理档案建立和管理流程收集-整理-分类-分级成号-登记-输入电脑-入柜-利用q佥查档案管 理要求1、多种形式的档案储存方式并利于保管。2、电脑储存，便于查找和利用。3、原始文件按照其使用性质及重要性分类并编制相应文件目录。4、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号，登记造册，编辑 目录并分柜保存。5、档案管理人员必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找，档案借阅