标书制作流程培训(ZJ)

1、 赵杰 2013年5月一、投标项目报名及招标文件购买 1.投标人选定：依照招标公告及招标文件要求，选定我司或它司1-3名为投标人。2.招标文件购买：详细阅读招标公告规定的报名方式、报名所需提供的资料及报名费用，并准备报名所需的资料及报名费用，注意报名截止日期。3.报名常用资质文件包括但不限于： 法人代表授权委托书、 投标单位三证、报名费用缴纳凭证或现金、报名函。4.报名时间：如果时间允许，应在报名截止时间前一天报名，前期报名材料需准备好。二、报名费用和保证金的缴纳 1.报名费用缴纳方式：现金缴纳或银行转账。 1.1 现金缴纳：需要委托代理人携带招标文件规定的报名费用到招标文件要 求的指定地点进

2、行现场缴纳并索取发票或收据。 1.2 银行转账：标明招标编号及用途 ，将汇款凭证传真至招标代理机 构，并打电话确认。2.投标保证金缴纳方式：银行转账或电汇、现金缴纳、银行汇票等形式。 （具体操作需严格按照招标文件要求执行） 2.1 一定要注意：不能因保证金不能及时到账而错过时间废标。 2.2 汇款完成后内应打电话咨询招标机构是否保证金已到账 。三、阅读标书认真阅读招标文件2-3遍，对招标文件个别条款不明确的，应及时与招标机构沟通，标示出重点部分及必须提供的材料，最好建立个备忘表（有些材料必须得提供，否则会导致废标）；思考以下问题：1.招标人是哪个单位？2.哪些是控标点？3.报价有哪些要求？4.

3、哪些材料需要及时处理？5.是否需要厂家授权？6.哪些要求我司达不到？7.装订密封、份数要求？8.业绩要求（合同）、财务报表？9.是否参与此次投标？标书结构一般标书的结构： (1)商务部分 (2)技术部分 (3)报价部分（招标文件特殊要求格式除外）四、制作标书1.首先应根据招标文件的要求拟定本次投标文件的整体关于商务和技术部分章节的名称和大致内容要求，一定要按招标文件的要求内容依次进行编排并填充相应内容，以充分说明我方能够满足招标方的要求。 2.对招标方的商务要求，例如产品型式、型号、规格、数量、交货期等以及投标方所需的资质条件能否满足招标方要求。3.对招标方的技术要求，我方有那些产品不能满足，

4、应及时提出来，以便研究如何投标。 标书整体结构的考虑 4.1商务部分： 一般包括投标函、制造厂家授权书及资格声明、投标人业绩、合同、法人授权书、三证（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）、资格证书、付款方式、售后服务（包括响应时间、交货期、售后服务方式、培训具体方案、承诺书）商务偏离表、商务应答、备品备件专用工具清单等。 要严格按招标单位的要求顺序来，有的单位的在产品授权书这一项也有不同，有的是要求放在商务部分的，有的是要求放在最后的彩页前面，这是要认真研读后方可整理好的。不得有漏项，确保完全满足招标内容要求。1.成功案例 要将主要业绩放在突出位置，制作业绩清单、注意合同金额、时间是否要体现

5、，原则上体现高价。单价部分如没有特殊要求就不体现。具体要求按照招标文件的格式。2.资质文件 检查有效性（一定要在有效期内），避免放错文件或者放入过期文件。3.厂家授权 先扫描后留存扫描件，在按招标文件要求将原件放入投标文件正本。商务部分内文件的编排注意 4.2技术部分：包括投标设备技术规格建议书、产品彩页、产品配置、技术规格偏离表，技术力量简介、安装施工方案、产品质量、项项目实施目实施方案方案、产品的资质证明文件（如产品的型号核准证书、检测报告等，尽量详细的将产品所有的证书报告体现出来）等等，要严格按照标书内容要求及顺序编写。 1.抓重点，不必要太详细，要有针对性介绍，根据招标要求是否要提供产

6、品样品。售后服务承诺及响应。2.对我方的优点和长处一定要表述清楚并放到突出位置(按顺序的情况下可以加黑，达到正偏离的标明正偏离），一般情况下，放在技术部分的前部，以提升产品形象。 3.审核产品技术参数、技术性能的表述是否满足招标方的技术要求。 4.审核技术差异表的编排内容是否合理准确，有无遗漏或者多余的。 5.审核有无多余或者不足的文件需要剔除和补充。技术部分应注意的地方1.偏离说明：正偏离、负偏离、无偏离2.如投标产品的技术指标优于招标要求即为正偏离，反之为负偏离，符合招标要求即为无偏离3.多写正偏离，换种语言文字描述，写明投标产品的技术参数特点、产品优势4.正偏离描述要加粗或用其它醒目符号

7、偏离表的制作说明4.3 报价部分：1.一定要有：报价一览表(总价）、分项报价表 （详细检查）2.报价表中设备名称、品牌、型号、数量、参数等是否与招投标文件一致。3.特别注意招标文件要求的产地，是否为允许进口，如果招标文件明确不允许进口产品，那么填写产地时就一定要注意！4.大小写是否正确同时、数目是否相符、注意报价表中货币单位前后一致 ，格式一致，是否安装招标文件要求填写、格式一定要和招标方要求的格式一样。1.初次目标编排：根据招标文件的要求，初步编写投标文件目录；为了方便收集投标书的资料。对评分点、控标点、优势应在初步目录中标注，其目的为了让标书制作者重视该部分文档。2.后期编排：按事先拟定好

8、的投标文件目录，对正文内容的标题设置为标题1、标题2、标题3、标题4等，然后自动生成投标文件的目录，对目录设置大小字体格式、行间距等。3.目录尽量做到详细明了，便于评标者迅速查找关键点。4.若要提交电子版的投标文件，需设置好目录索引。五、目录编排1.日期：一般写从购买标书日起至投标当日，其它日期不行。2.每一级标题之后需落款，投标单位、投标代表、日期（根据招标文件要求和排版美观而定）。3.需要投标代表签字和法人代表签字的，不能用印刷体。4.在制作标书过程中要时刻保存，文件命名清楚明了，以防丢失或混淆。5.每册招标文件的评分标准都各有不同，通读招标文件的时候还要注意评分标准，相应的评分优势，着重

9、标书，哪些不满足汇报给项目负责人及领导。其他注意事项1.制作标书常用的内容 在标书制作前，对于标书内容常要填空的名称（如公司名称、投标人、日期、投标项目、项目编号等）单独提供制作一个文件（格式与投标文件要求格式一致），这样可实现快速复制，提高效率且可以保证所有的制作日期时间显示均一样。 如： 授权代表姓名： 投标人名称：*有限公司 （公章） 日 期： 20*年 0*月 *日 招标编号：* 项目名称：* 六、编辑技巧文字内容*需要插入图片位置*文字内容*文字内容*需要插入图片位置2.图文混合排版注意事项 图片插入后不要用衬于文字上方、下方、文字中间（特别是低版本的word）等这样的格式。如真的需

10、要这样操作，可以利用表格，将图片插入表格所需要的位置，再将表格的边线设为无即可。如：3.投标文件格式参考页面布局：左边距 3cm（装钉线），右边距 2cm，上边距 3cm，下边距 2cm字体：中文宋体小4号（部分黑体以突出重点），表格部分可以采用5号字体英文Times New Roman 或 Arial数字宋体、Times New Roman 或 Arial（推荐Arial）其它格式：标点正文部分采用中文半角状态部分标点如金额、项目符号采用英文半角状态段间距、行间距均为1.5倍段前、段后均为0根据招标文件要求，与投标文件排版，自行设置格式效果，整齐美观。标书编辑中常用的word快捷键Ctrl+

11、C复制Ctrl+V粘贴Ctrl+X剪切Ctrl+Z撤销Ctrl+F查找Ctrl+G跳到指定页面Ctrl+D字体设置Ctrl+S保存Ctrl+A全选Ctrl+鼠右拖动复制Ctrl+U加下划线Ctrl+鼠标滚动页面放大/缩小Tab制表符/向下切换键Shift+Tab向上切换Ctrl+B字体加粗Alt+Tab多窗口切换键Win+D最小化1.在标书电子版制作完成后，让参与人员进行互审，对错误的地方进行指正修改，并通报各个组员以防重复出现错误。2.正本制作 正副本内容一致，字体、格式是否统一，正本是整个招标的依据，所以要审慎再三，方可打印。3.审查报价产品名细是否符合招标产品需求名细（包括产品型号和数量

12、），分项（分包）报价是否符合和正确，这点一定要仔细查对。4.审查报价表中的分报价和总报价的计算、大小写是否正确，报价表、投标一览表、投标函中的报价大小写是否一致，进行仔细核对和校对。5.审查开标文件书写格式是否与招标方的要求一致。七、互审标书1.打印标书，按招标文件要求打印标书正本、副本、封面，封条，报价一般在公司打印即可。2.副本制作:审查无误后的正本，可以复印成副本。同时在每一份标书正面标明正、副本，封皮上盖章。具体封面及要求，详细按照招标文件要求制作。3. 需检查排版是否有错乱，确认后才可打印4.错误的纸质文档应带回公司作废处理5. 认真核对有无缺页、夹页、顺序颠倒、页面倒转现象。6.对

13、于大项目需打印一份给投标代表使用7.如在外部打印，打印后需及时彻底删除文档8.按照招标文件要求和实际情况，进行胶装。八、标书打印、装订1. 需签字处：含授权书法人代表、投标代表签字以及其它招标文件要求签字的地方。2. 需盖章处： 骑缝章、封面、封条、报价表、投标单位名称、“与原件一致”、签字处（以及其它招标文件要求的部分）。注意：1. 根据招标文件要求盖章。2. 公章需盖正清晰，若一个不明显，需重新再盖一个，且两个不能重叠一起。3. 在密封条上盖章尽量一半在密封条上一半在密封袋上。 九、标书签字盖章1.审查是否有漏签字、漏盖章处2.招标文件要求的文档资料是否有放齐全3.是否需要将原件、彩页放入

14、标书中4.标书中是否有其它未发现的错误十、标书最后审查1.按招标文件要求将正本、副本、报价文件单独密封文件进行单独封装，在文件袋封面和“于*时之前不得启封处”等加盖公章。2.若需要提交电子文档，将和正本一起封装，或单独封装。3.如有条件的话可以单独制作一个投标专用箱将所有文件装在一起，既方便又美观。4.封口：在得到项目负责人或投标代表同意的前提下，应将制作好的带有双面胶的封签贴在密封处，盖好骑缝章后，交由投标代表整理，交接清楚。十一、文件的密封 1.查询登记：开标时间、开标地点、招标机构联系人、联系电话。2.把开标时间，地点，和有关投标文件提交的注意事项清楚地告知授权代表。3.整理收集：招标文件、投标文件明细清单及招标文件规定其他在开标前需要提交的资料、单独打印一份法定代表人授权书交由授权代表投标使用。4.资料如下：包括但不限于：投标代表人身份证原件及复印件加盖公章、投标保证金缴纳凭