行政管理基本工作流程

1、总经理办公室总经理办公室二二OOOO五年六月五年六月l会议组织会议组织 行政接待行政接待l车辆管理车辆管理 CIS系统系统l把握正确方向把握正确方向 关注工作细节关注工作细节l脑灵脑灵 眼活眼活 脚勤脚勤 手快手快l加强会议组织工作目的加强会议组织工作目的l能使工作忙而不乱能使工作忙而不乱l与会人员心情愉悦与会人员心情愉悦l会议效果充分显现会议效果充分显现l第一章第一章 会前准备工作会前准备工作l第二章第二章 会中工作安排会中工作安排l第三章第三章 会议善后工作会议善后工作第一章第一章 会前准备工作会前准备工作第一章第一章 会前准备工作会前准备工作周密细致)、席卡的、席卡的第一章第一章 会前准

2、备工作会前准备工作周密细致)l音响、音乐、音响、音乐、茶饮料茶饮料、会议须知、导示牌、告示牌会议须知、导示牌、告示牌第一章第一章 会前准备工作会前准备工作第一章第一章 会前准备工作会前准备工作后勤服务：住宿、车机票预订后勤服务：住宿、车机票预订：地点、标准、数量、酒水、形式、：地点、标准、数量、酒水、形式、席卡、桌号席卡、桌号第一章第一章 会前准备工作会前准备工作第一章第一章 会前准备工作会前准备工作第一章第一章 会前准备工作会前准备工作第二章第二章 会中工作安排会中工作安排( (把握把握) )第二章第二章 会中工作安排会中工作安排( (把握把握) )第三章第三章 会议善后工作会议善后工作(忌

3、懈怠忌懈怠)第三章第三章 会议善后工作会议善后工作l加强接待和社交礼仪目的加强接待和社交礼仪目的l 提升公司形象和品位提升公司形象和品位l 增强对方对公司信任增强对方对公司信任l 获得更多的商业机会获得更多的商业机会l l第一章第一章 接待远方来宾注意事项接待远方来宾注意事项l第二章第二章 日常接待注意事项日常接待注意事项l第三章第三章 引领来客注意事项引领来客注意事项l第四章第四章 宴请来宾注意事项宴请来宾注意事项l第五章第五章 送行和道别注意事项送行和道别注意事项l第六章第六章 电话礼仪和处理技巧电话礼仪和处理技巧l掌握客人来访计划掌握客人来访计划, ,通知接待人员通知接待人员l准备交通准

4、备交通 住宿住宿 餐饮餐饮l( (客人付费标准征得其同意客人付费标准征得其同意) )l接站接站 接机牌接机牌( (班次班次 时间时间 人数人数 联系号码联系号码 送达地点送达地点 办公室联系人员办公室联系人员) )l接到客人接到客人, ,不熟悉的有必要确认不熟悉的有必要确认l见面时的欢迎问候视级别不同见面时的欢迎问候视级别不同 代理接待代理接待说明理由说明理由, ,表示歉意表示歉意l客人的行李的妥善安排客人的行李的妥善安排 帮助提取帮助提取l招呼客人上车招呼客人上车, ,介绍活动初步安排介绍活动初步安排l帮助办理客房登记帮助办理客房登记, ,告知房间设施告知房间设施l提醒用餐或会晤时间及地点提

5、醒用餐或会晤时间及地点l重要客人配备鲜花和水果重要客人配备鲜花和水果( (名片名片) )l尽快离开房间尽快离开房间, ,客人整理行李客人整理行李 梳洗梳洗l招呼来客人招呼来客人 熟悉正式称呼熟悉正式称呼 l不熟悉问清单位不熟悉问清单位 称谓称谓l双手按序双手按序 接接 发名片发名片l名片特殊字或外文询问对方名片特殊字或外文询问对方l未预约领导来客的接待未预约领导来客的接待 判断是否通报判断是否通报l谢绝会晤谢绝会晤 领导外出领导外出 说明理由说明理由 歉意歉意l重要来客等候时照料重要来客等候时照料 避免冷场避免冷场 急噪急噪l宴会酒店和包厢的确认宴会酒店和包厢的确认l宴会菜肴标准确定宴会菜肴标

6、准确定l考虑外宾考虑外宾 回民等民族禁忌回民等民族禁忌l宴会用烟酒恰当宴会用烟酒恰当l来宾人员多可以分层次安排来宾人员多可以分层次安排l上菜进度和顺序的控制上菜进度和顺序的控制l重要宴会应该编桌序重要宴会应该编桌序 以主桌右高左低以主桌右高左低l座位顺序座位顺序 东道主右主宾东道主右主宾 左第二主宾左第二主宾l重要宴会摆放席卡重要宴会摆放席卡 席牌席牌 菜单菜单l西餐左叉右刀西餐左叉右刀 叉尖刀口顺下叉尖刀口顺下l叉刀人字未用完叉刀人字未用完 并拢用完并拢用完l喝汤不能有声音喝汤不能有声音l西方很少包厢西方很少包厢, ,用餐忌大声喧哗用餐忌大声喧哗l用餐前可挂衣用餐前可挂衣, ,餐中忌脱衣餐中

7、忌脱衣 松领带松领带l陪同人员向主宾敬酒到主宾右后方陪同人员向主宾敬酒到主宾右后方l 了解客人离别航班或车次了解客人离别航班或车次, ,安排送别时间、地安排送别时间、地点和车辆。点和车辆。l 需要代购车船或机票，尽量满足，不能代办需要代购车船或机票，尽量满足，不能代办提前说明理由，避免客人延误工作安排。提前说明理由，避免客人延误工作安排。l 提前了解客人离别风俗习惯，做到热情大方。提前了解客人离别风俗习惯，做到热情大方。l 安排好送别车辆和人员层次，道别人多要安安排好送别车辆和人员层次，道别人多要安排好秩序，等客人车船离开时才转身离开。排好秩序，等客人车船离开时才转身离开。l事前联络确认报批l

8、制定接待方案报批l方案布置内外沟通l方案实施和补充l资料归档和总结五个工作环节l确定来访单位l了解来访目的l熟悉来访行程l来访职务人数l来访准确时间l了解来访单位和人员资料l单位领导批准或集团批准事前联络确认报批l明确接待规模（来函意见和公司工作）l明确接待领导（对待原则和发展趋势）l明确接待地点（有利于展示公司形象）l明确接待时间（尊重客人）l制定方案报领导审批多联系多请示制定方案l查询来访单位及人员资料l 通过业务部门了解l 通过公开资料了解l 通过相关渠道了解l准备汇报和交流材料l 资料的特点和针对性要强了解和准备了解和准备材料充实方案材料充实方案l与来访单位进行沟通l 落实联系人和联系

9、电话l与参与接待人员沟通l 参与接待主要领导l 参与接待行政人员l 参与接待司乘人员内外沟通完善方案方案实施和补充l外宾注意特殊风俗习惯l外宾准备翻译人员方案实施和补充l首长来访呈报接待名单l确定主要介绍人和内容l确定照应相关陪同人员l现场还要准备扩音设备l准备签字台和签字文具l拟定合影的最佳地点 方案实施和补充 领导座谈介绍参观宴请 抢拍领导访问环节镜头 总结和资料归档 参与接待人员总结参与接待人员总结 重要人员和事件形成报道 文字资料归档 音像资料归档l驾驶人员管理驾驶人员管理l车辆日常管理车辆日常管理车辆管理车辆管理l领导身边的人领导身边的人 德育高于技能德育高于技能l保密安全意识保密安

10、全意识 费用管理监控费用管理监控l劳动纪律表率劳动纪律表率 服务职能延伸服务职能延伸l班长能力素质班长能力素质 班组环境卫生班组环境卫生l班组日志记录班组日志记录 班组日常考勤班组日常考勤l班组安全学习班组安全学习 班组车辆档案班组车辆档案l 公务小车公务小车 交通大客交通大客 l 领导专车领导专车 客货两客货两用 小车车库管理小车车库管理 大客停车大客停车 场所场所l交通大客路线交通大客路线 交通大客班次交通大客班次l日常维护：减少故障发生l故障判断：班组共同判断l市场询价：三家以上竞价l维修申请：履行报批程序l厂家维修：书面联系维修市场询价、多家竞争l现场监督：监督修理环节l验收确认：责任

11、人和班组长验收确认l费用报销：汇款支付（维修清单，增值税发票）l更换的损坏零配件带回公司供应处理l轮胎更换:记录公里数旧胎供应处理市场询价、多家竞争l内加油：定点加油、按月结算（市区）l外加油：乘车人确认l油耗统计：根据当月码表和额定油耗考核车辆油耗管理-定点供应、额定油耗l保险到期必须及时续保l有险即报保护现场向公安交警和保险部门同时报案l及时索赔减少损失(出险通知书损失清单修理估价书代堪报告损失照片修理估价协议书)车辆保险管理-及时续保 有险即报l详细填报：根据日志单详细填报费用明细单和张贴发票l报销审核：秘书初审主任复审l签字把关: 严格对照车辆费用管理-明确时点、单独填报 用车管理制度

12、用车管理制度 岗位职责要求岗位职责要求 年功工资制度年功工资制度 车辆管理要求车辆管理要求 日常行为规范日常行为规范 公司常用电话公司常用电话 基本英语会话基本英语会话 公司基本知识公司基本知识l推广推广CIS系统，维护和提升企业形象是员系统，维护和提升企业形象是员工的责任工的责任l标志、标准字、标准色是企业识别系统标志、标准字、标准色是企业识别系统的基本要素的基本要素l标志用在招牌、看板、建筑外观、标识标志用在招牌、看板、建筑外观、标识牌等大型应用设计项目牌等大型应用设计项目l海螺集团标志是由标准英文海螺集团标志是由标准英文CONCHCONCH（海螺）变形而（海螺）变形而来，粗壮的黑体字构现

13、出海螺集团的实力特征，严来，粗壮的黑体字构现出海螺集团的实力特征，严谨、扎实、稳重，中心字母谨、扎实、稳重，中心字母N N做相应的变形，突出做相应的变形，突出中心的红色平行四边形，表现海螺集团内部过人的中心的红色平行四边形，表现海螺集团内部过人的生命力，红色的平行四边形上下突出整个黑体字母生命力，红色的平行四边形上下突出整个黑体字母的框架，表现海螺集团寻求突破，上下求索，为人的框架，表现海螺集团寻求突破，上下求索，为人类开拓和创造新空间的企业理念。类开拓和创造新空间的企业理念。标志释义标志释义 红色（红色（M：100Y：100） 黑色（黑色（B：100）l象征企业热诚服务，亲切和睦的态度象征企

14、业热诚服务，亲切和睦的态度l具有色彩明快、对比强烈醒目效果具有色彩明快、对比强烈醒目效果标志、标准色和标准字的组合标志、标准色和标准字的组合(三标组合三标组合) 公司名称和标志的组合公司名称和标志的组合 (名标组合名标组合)企业辅助图形的组合企业辅助图形的组合 (主辅组合主辅组合)中英文专用印刷体：中英文专用印刷体：宋体、黑体、贺头体、罗马体宋体、黑体、贺头体、罗马体l此形象（彩色和黑白体）以活泼此形象（彩色和黑白体）以活泼可爱的卡通人物，表述海螺集团的可爱的卡通人物，表述海螺集团的亲善、友好、健康、向上的内涵亲善、友好、健康、向上的内涵吉祥物吉祥物企业形象要素之一企业形象要素之一办公用品类办

15、公用品类（信纸、信封、名片、传真、（信纸、信封、名片、传真、便条、介绍信、工作手册、电话记录、便条、介绍信、工作手册、电话记录、文件夹、文件袋）文件夹、文件袋）事物用品类事物用品类（工作证、通行证徽章、公司（工作证、通行证徽章、公司旗帜、桌旗、公文包、表彰证书）旗帜、桌旗、公文包、表彰证书）内部环境类内部环境类（大堂接待、办公室、会议室、（大堂接待、办公室、会议室、餐厅、入口指示、导示牌）餐厅、入口指示、导示牌）外部环境指示类外部环境指示类（大厦形象、大厦招牌、（大厦形象、大厦招牌、顶层招牌、厂区布置图、标语、海报）顶层招牌、厂区布置图、标语、海报）公关宣传类公关宣传类（领带、打火机、钢笔、广告（领带、打火机、钢笔、广告伞、礼品衫、礼品袋、伞、礼品衫、礼品袋、POP挂旗、贺卡、挂旗、贺卡、请柬、鸣谢卡）请柬、鸣谢卡）车体类车体类（火车车皮、散装罐、客车货车、皮卡）（火车车皮、散装罐、客车货车、皮卡）服装类（工作服、领带、安全帽、手套、服