第2章利用Excel2007分类汇总数据

1、第2章利用利用Excel 2007Excel 2007分类汇总数据分类汇总数据高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用5 （503）6 （506）高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用Excel 2007中文版操作简洁，不要求用户具有特别强的专业知识，提供的服务功能强大，可以完成数据列表的筛选、排序、分类和查询等功能。当然，Excel 2007中文版也仍然存在如下的局限性：（1）表格容量有限数据表的容量有限，不能胜任大规模数据库的管理，每张工作表最多可以容纳65536行256列

2、单元，每个单元可以容纳最多32767个字符（Byte）。（2）数据完整性差在数据完整性方面还有很多不足，最常见的就是不允许把文本内容输入到数字序列中。（3）数据存放占用存储空间大在系统资源利用方面，整个数据列表内容都存放在内存中，每张数据表存放的不仅是数据内容，还包括数据格式等。相比纯数据而言，所占用的存储空间更大，降低了整个操作系统的工作效率，造成了资源的浪费。另外，Excel 2007中文版提供了第3方数据库文件格式的转换和导入/导出功能，这样，就可以与各类专业数据库软件进行协同数据处理，弥补其自身的不足。高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用利用创建工作表的方法创建一张如图2-1所

3、示的数据列表，其中，列项称为字段，行项称为记录，此工作表共有6列5行，即6个字段5个记录。创建数据列表要注意如下所述的几个问题：图2-1 数据列表（1）不要在同一个工作表中建立多份数据表。（2）为区分数据表和其他数据表（例如筛选条件数据表），其间要留有空行和空列，同时还要注意，不要在各记录（各行）和各字段（各列）之间放置空行和空列。（3）为了便于区分字段名，字段名最好与数据库中其他数据应用不一样的格式。高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用当行数和列数较多时，数据输入就很麻烦，此时在工作表中直接输入数据，既没有效率又容易出错，还不便与修改，但使用Excel的记录单功能则可以轻松解决这个问

4、题。通过记录单操作不仅可以修改和删除数据，也可以查找记录，比直接编辑工作表还要方便很多。利用记录单功能输入数据时，需要注意：在Excel 2007中的某些命令（比如记录单功能）只能从“Excel 选项”对话框的所有命令列表中访问。若要在Excel 2007 中使用“记录单”命令，则需要将其添加到快速访问工具栏。在窗口上方单击菜单按钮，在弹出的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮，选择【Excel选项】对话框中的“自定义”选项卡。 在“从下列位置选择命令”下拉列表框中，单击“其他命令”选项，在下方的命令列表框中选择“记录单”选项。 在“自定义快速访问工具栏”框中，选择“用于所有文档(默认)”，选

5、择要添加的命令“记录单”之后，单击【添加】按钮。 单击“上移”和“下移”箭头按钮，将这些命令在“快速访问工具栏”上将其按顺序排列。最后单击【确定】按钮，即可完成“记录单”命令在Excel 2007中的添加操作。高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用数据列表的筛选与排序筛选数据功能就是挑选符合条件的数据，并以特有的方式表现出来。数据筛选是数据库中常见的操作，Excel 2007为用户提供了强大的数据筛选功能，允许用户根据需要选择自动筛选或高级筛选，方便地从庞大的数据库中挑出符合条件的数据。高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用数据列表的筛选与排序当用户需要筛选的数据条件要求比较简单时

6、，可以使用Excel2007中文版提供的自动筛选功能，比如要在如图2-12所示的数据库中，挑选出数学成绩是86分的记录。具体的操作步骤如下： 单击如图2-12所示数据表中包含数据信息的任意一个单元格之后，选择【开始】【编辑】【排序和筛选】【筛选】命令项，此时数据库中每个字段名右侧将会出现一个向下的三角按钮，如图2-12所示。 单击“数学”字段右端的向下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“86”命令项之后，单击【确定】按钮，此时工作表中将只显示数据成绩是86分的记录，其中作为筛选依据的字段和筛选出的行标题变为蓝色，如图2-13所示。高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用图2-12 筛选数据库

7、图2-13 筛选结果高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用数据列表的筛选与排序这里介绍一下Excel 2007版默认的升序排列优先级： 数字：从最小的负数到最大的正数进行排序。 字母：按ASCII进行排序。 逻辑值：FALSE排在TRUE之前。 错误值：所有错误值的优先级相同。 空格：空格始终排在最后。 汉字：可以根据汉语拼音的字母顺序或汉字的笔画多少进行排序。高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用分类汇总和列表的使用分类汇总包括两部分：先对一个复杂的数据库进行数据分类，再对不同类型的数据进行汇总。使用Excel 2007版提供的分类汇总功能，可以使用户更方便地对数据进行分类汇总。

8、高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用分类汇总和列表的使用对于需要进行分类汇总的数据库，要求该数据库的每个字段都有字段名，也就是数据库的每列都有列标题。Excel 2007版是根据字段名来创建数据组、进行分类汇总的。另外，在对某一列进行分类汇总时，应该先对该列进行排序，这样对该列进行的分类汇总，究会按一定的次序给出排列结果，否则会出现偏离预期的结果。如图2-39所示即为先对“商品数量”列进行升序排列，再按照“订货单位”列进行汇总所显示的结果。图2-39 分类汇总结果高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用分类汇总和列表的使用分类汇总后的结果如果仍不能满足用户的需要，则可以对汇总的结果

9、进行再次分类汇总，从而满足用户的需求。一次分类汇总称之为一级分类汇总（或者简单分类汇总），再次分类汇总称之为多级分类汇总。在对其进行分类汇总之前，需要先对“订货单位”数据组和“商品型号”数据组进行排序（升序或降序）。 按照一级分类汇总的方法，对数据库中的“订货单位”先进行分类汇总。 选择【数据】【分级显示】【分类汇总】命令项，即可打开如图2-40所示的【分类汇总】对话框。 在“分类字段”下拉列表中选择“商品型号”命令项，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”命令项，并在“选定汇总项”列表框中勾选“合计”复选框，并且选择下方的“汇总结果显示在数据下方”复选框，取消对“替换当前分类汇总”复选框的选择。 最后单击【确定】按钮，即可完成两级分类汇总，结果如图2-41所示。高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用图2-41 二级分类汇总结果图2-40 【分类汇总】对话框高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用分类汇总和列表的使用Excel所提供的列表功能和自动筛选功能有些类似，实际上就是自动筛选、排序和汇总等多个功能的集合。但列表功能在使用上有其独特的优点，使用更加灵活，能很方便地处理多组数据，且将数据库中的某个区域指定为列表后，用户就可以只对选定的区域（列表）内的数据进行分析和处理，而不会影响到列表之外的数据。【注意】在新的Excel 2007的功能区中，不再显示“E