快速打印通知书

1、快速打印通知书看过很多简历，大都有这么一句话：精通或者熟悉Windows、Office得操作及各种应用。每次看到都是一笑置之，因为我所见过的大多数人，一般只用Word、Excel和PowerPoint，他们都是把微软的 Office当作一个记事本在使用，录入一点 文本，然后加上一些格式，插入一些图片，然后保存成Doc、xls或者ppt文件，这就算是熟练掌握 Office的使用了。再厉害一点的知道用Excel计算加权平均分知道用快捷键加粗对齐文本。读者朋友如有兴趣，不妨仔细统计一下，看看周围有多大比 例的人使用 Office 仅仅局限于 Word、Excel、PowerPoint三个组件，把Wo

2、rd、Excel 当作排版工具，PowerPoint当作制作幻灯片的工具。当然，这只是一大局部，我也见过Office高手，MS Office的各个组件再他们手中各司其职，他们那熟练的运用和巧妙的思路，真叫做出神入化，令人叹为观止。 所谓近墨者黑近朱者赤，我跟他们接触，也学到一些皮毛。有一次和一个网友聊天，说道她的工作，她说她是文员，熟悉Office，这让我不禁以小人之心度了一把君子之腹，于是问她都用哪些软件，嘿，除了Projector 、Publisher和Office 2003特有的一些组件，剩下的几个她都用，而且常用，我心说， 能经常用到这些组件，也算是熟悉了，于是出了一个题目考她，我说：

3、假设你在我们 学校招生科工作，我们每年要招收8000本科生，录取工作完毕之后要发放通知书，现在有了新生数据库，有了通知书模板，你怎样把这些通知书打印出来呢？她思忖片 刻，说：那恐怕只能借助邮件合并的功能了。我一看，连忙说：行了，你算得上是精 通Office应用了。适逢最近有老同学问我关于邮件合并的问题，我索性做一个简单的例子，放到网上，希望大家能从中获得一些帮助。下面我就以打印录取通知书为例，说说Microsoft Office邮件合并的操作方法：第一步：准备数据源这个数据源可以是 Excel工作表也可以是 Access文件，也可以是 MSSQLServer 数据库。一言蔽之：只要能够被SQL

4、语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。以下图是一个 Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿录取通知书 "，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印 成录取通知书。图一第二步：准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。以下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子大标题和序列号我 就省了啊。里remple Mcnasott Ward00 0JlitiEl fiLL) 4R3oy I

5、S入心 博弍匸 XAlli 誤格生 曲叱X雀 E 曲正史l宋性.五寻* B 1 (= ='二4BIE If2i Ji 2CJ 52J J笑 L3 一 二目* HI 科， 电y(I襪代皓 耳制 年-頁于im u年：月-S廿豹夕一JL. :=5 U第三步：邮件合并翻开模板文件template.doc ，从工具菜单中依次选择信函和邮件 >> "显示 邮件合并工具栏，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红 色矩形框中的就是邮件合并工具栏。tamplate - Microsoft V/ord文件喘阳却 踽盟傭人 tfrsw 工且on 斎榕gj 谕口阻 ff

6、ifih&o正立1首方籾-插八* nrd城i J总 D 12 H 咗 特 刘 錢=QL页 】节 IH代青3瀬址3 H泰哪于±1 =1三三事, A rT宋体J體 嚣 沖 號 対 拔 姊-同学* 你I从補珑校(际强)专业录那*'"语于至痔車窗书利號校屮4华甲科技K宇*20CO<F 了月“图三下面，step by step,follow me1. 设置数据源2. 点击邮件合并工具栏上设置数据源的按钮图三中第二个，选择 "DataSource.xls"文件，单击翻开，然后会再弹出一个选择表格的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿

7、录取通知书，直接点击确定，完成数据源设置。2.插入数据域这里，我以插入新生为例。2.a将光标定位到要插入数据的地方这里插入新生，就放在文档开头同学："之前2.b点击邮件合并工具栏上插入域的按钮图三中第二个，在弹出的窗口中选择""，然后单击插入"，如图:2.c单击关闭MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插 入完毕又不自动关闭弹出的窗口重复上述操作数次，依次插入其他元素院系，专 业，学制等。全部完成之后，模板是这个样子的为强调哪些数据是动态插入的， 我将插入的数据域都用红色表示：3. 查看合并数据单击邮件合并工具栏上查看合并数据的按

8、钮图三中插入Word域"右边那个 按钮，即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前 一条、下一条和指定的记录。第四步：完成合并到此，邮件合并的工作就根本结束了，可以直接打印了，你可以选择合并到新文档适用于只有几十上百条记录来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择合并到打印机适用于成百上千条记录并不生成Doc文档，而是直接打印出来。下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：两条记录之间的黑线是分页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的根本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。邮件合并功能非常强大，"插入W