时间管理培训材料

1、时间管理交流材料时间管理交流材料20142014年年7 7月月2121日日刘会见刘会见目录帕勒托原则帕勒托原则2一些建议一些建议4时间管理常规做法时间管理常规做法3 3认识时间管理认识时间管理3 1小结小结3 5时间管理: 就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为间管理最重要的功能是透过事先的规划，

2、做为一种提醒与指引。一种提醒与指引。1.时间是人最宝贵的资源，也是最大的敌人;2.做好时间管理，就能享受工作和生活;3.时间有限，而工作无限; 4.能主导自己的生命;5.能实现自己的理想; 6.做到忙而不盲;7.能掌握每一天，就能掌握一生。时间都哪儿去了？时间不够时间不够用的原因用的原因如何找到原因：1.我做了什么根本不需要做的事？2.我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3.我做了什么耗时过长的事？4.我做了什么会浪费别人时间的事？1.重要性秩序无所调整;2.没有目标、秩序和计划;3.对问题缺乏理解就匆忙行动;4.害怕犯错或完美主义而犹豫不决;5.缺乏组织能力或资料不全面;6.缺乏自律

3、（情绪化、懒惰）;7.不懂得合作，一个人包打天下;8.打扰（电话、不速之客、会议、同事的干扰）;9.找东西。谁偷了我的时间浪费时间的原因有哪些？1.做事目标不明确。2.作风拖拉；3.缺乏优先顺序，抓不住重点；4.过于注重细节；5.做事有头无尾； 6.简单的事情复杂化；7.事必躬亲，不懂得授权； 8.不会拒绝别人的请求；9.消极思考。 一项国际查表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。 看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。 时间管理的目的时间管理的目的时间管理的目的在于同时获得三时间管理的目的在于同时获得三“效效”：效果效果 效率效率 效能效能1.认真思考工作，不要

4、穷忙、瞎忙、无心的忙；2.对不可控制的时间先行控制，并订定处理原则；3.养成事先规划时间的习惯，依事情的轻重缓急优先顺序妥善安排；4.定期研讨工作内容与时间安排，如何改进并提升效率；5.心无旁骛地在一段时间内解决一件事情；6.有效运用每天的黄金时间。时间管理的原则目录帕勒托原则帕勒托原则2一些建议一些建议4时间管理常规做法时间管理常规做法3 3认识时间管理认识时间管理3 1小结小结3 5 第一代的理论着重利用便条与备忘录便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。 第二代强调行事历与日程表行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。 第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓

5、急设定短、中、长期目标，再逐日制定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。高的效率。 现在，又有第四代的理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定它根本否定“时间管理时间管理”这个名词，主张关键这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持管理与效能的平衡上。时间管理的发展时间管理的发展帕勒托原则 这是由19世纪意大利经济学家帕勒托提出的。 其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。 比如，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只

6、分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。二八定律A 重要且紧急必须立刻做。必须立刻做。B 重要但不紧急只要是没有前一类事只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。拖延。C 紧急但不重要只有在优先考虑了重只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。要的事情后，再来考虑这类事。D 既不紧急也不重要有闲工夫再说。有闲工夫再说。 根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：事情分类表重要不重要紧急不紧急C 重要而不紧迫重要而不紧迫A 重要又紧迫重要又紧迫D 既不重要既不重要 也不紧迫也不紧迫B紧迫而不重要紧

7、迫而不重要价价 值值（重要）（重要）紧迫紧迫MI 必要,有直接价值MII 必要,有间接价值MIII 必要,没有价值MIV不必要,没有价值人为的紧急人为的紧急期限期限压力人盲人重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急DO IT NOWDO IT NOWDO IT LATERDO IT LATERDELEGATEDELEGATEDONT DO ITDONT DO IT稍后做稍后做授权授权不做不做立即做立即做重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急 25-30%25-30% 15%15% 50-60%50-60% 2-3%2-3%重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急 20-25%20-25% 6

8、5-65-80%80% 15%15% 1%1%重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急目录帕勒托原则帕勒托原则2一些建议一些建议4时间管理常规做法时间管理常规做法3 3认识时间管理认识时间管理3 1小结小结3 51.日计划日计划2.周计划周计划3.月计划月计划4.行事历与甘特图行事历与甘特图5.效率手册效率手册6.手表手表7.其它工具其它工具推荐推荐Why Plan?计划原理计划原理Planning is bringing the future into the present, so that you can do something about it now.计划意味着将未来呈现在眼前，以

9、便计划意味着将未来呈现在眼前，以便你现在就为将来而奋斗。你现在就为将来而奋斗。Why Plan?计划原理计划原理No Wind Favors Him Who Has no Destined port.风不会偏爱没有目的港的帆风不会偏爱没有目的港的帆1.1.充分利用企业（充分利用企业（个人个人）的有限资源，）的有限资源，发挥最大的效能发挥最大的效能; ;2.2.预测问题，防范事端于未然预测问题，防范事端于未然; ;3.3.事情开展前，做有效沟通，事情开展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需要的协助，也同让其他部门了解我们需要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么时了解我们能为他们做些什么; ;4

10、.4.协助评估目标的可行性协助评估目标的可行性; ;5.5.避免不必要的重复，减少无谓的浪费避免不必要的重复，减少无谓的浪费; ;6.6.建立优先顺序，按部就班，不赶工建立优先顺序，按部就班，不赶工, ,不不加班。加班。良好计划的好处良好计划的好处时间管理通则时间管理通则 1.1.把每天要做的事列一份清单；把每天要做的事列一份清单； 2. 2.确定优先顺序，从最重要的事情做起；确定优先顺序，从最重要的事情做起； 3. 3.每天都这么做。每天都这么做。今天今天必须做的事必须做的事今天今天应该做的事应该做的事今天今天可以做的事可以做的事 今日三件事今日三件事 Make a list of thin

11、gs to do todayMake a list of things to do today把每天要做的事情写下来；把每天要做的事情写下来； Set Priority and work on the most Set Priority and work on the most importantimportant确定优先次序，从最重要的开始做；确定优先次序，从最重要的开始做； Do it every day! Do it every day! 每天这么做！每天这么做！优先管理的核心优先管理的核心突发事件，计划突发事件，计划不如变化大。不如变化大。计划太浪费计划太浪费时间时间.有条理、清楚自有

12、条理、清楚自己要做什么。己要做什么。备忘备忘. 使用日计划的好处 使用日计划的困难很好的一个习惯，如果原来没有很好的一个习惯，如果原来没有做过，一定坚持试试；做过，一定坚持试试；如果原来有习惯，按计划实施，如果原来有习惯，按计划实施，但要注意，常常完不成的是什么但要注意，常常完不成的是什么事。如：右例。之所以要做日计事。如：右例。之所以要做日计划是为了设定人为的紧急期限，划是为了设定人为的紧急期限，增强自我控制能力，这样你也会增强自我控制能力，这样你也会更加制变；更加制变；计划不如变化，做计划是为了更计划不如变化，做计划是为了更好的应对变化；好的应对变化；计划要现实，要留出时间处理不计划要现实

13、，要留出时间处理不重要的事情，以实现与组织的兼重要的事情，以实现与组织的兼容；容；制定日计划要在离开办公室或睡制定日计划要在离开办公室或睡觉之前。觉之前。例如：例如： 上午工作有开会上午工作有开会、写报告、见客人、写报告、见客人常常完不成的是常常完不成的是“写报告写报告”如果给写报告一个清如果给写报告一个清楚的时间期限，更楚的时间期限，更容易控制他人和自容易控制他人和自己己确保任务的确保任务的完成。完成。日计划分享日计划分享Daily Plan 每日计划每日计划在你在你 离开离开 工作岗位之工作岗位之 前前 计划第计划第 二天二天 的工作的工作做 重要 的事情授权 紧急 的事情（当各位今后都为

14、管理者）日计划日计划待完成事务待完成事务优先度优先度计划时间计划时间你的下周工作计划你的下周工作计划列出你下周所有要做的工作项目列出你下周所有要做的工作项目 - - -写出完成这些工作项目的时间点写出完成这些工作项目的时间点 - - -列出你所做工作项目的关键点活动（列出你所做工作项目的关键点活动（时间价值回报较高的活动） - - -周计划表周计划表一周 行事历周一周二周三周四周五周六周日8:009:00：身体心智精神待人处事 1000110012001300140015001600170018001900角色目标今日要务会议及承诺精益求精123456789101112目标1目标2目标3目标4

15、一周行事历一周行事历1.多个目标并行执行多个目标并行执行会有多个目标并行执行，可以看到在某一个时间段内，各个目标会进行到不同的阶段2.应注意的问题应注意的问题避免在同一个时间段内不同目标都进入到关键阶段，精力无法有效分配时间段时间段事务事务所用时间所用时间优先度优先度时间记录表时间记录表月计划月计划 月计划笼统、长远； 月计划叫项目（日计划叫事件）如果那天我有时间了，我一定做一件什么事如果那天我有时间了，我一定做一件什么事可是总也可是总也找不到这样的时间，就总也做不成！找不到这样的时间，就总也做不成！现实中只有一小段一小段的时间，如何利用零碎的时间完现实中只有一小段一小段的时间，如何利用零碎的

16、时间完成大事！成大事！大脑图大脑图大脑图大脑图交流材料交流演示收集资料审核设计大脑图是项目与事件之间的纽带大脑图是项目与事件之间的纽带建立个人管理系统建立个人管理系统中长期计划中长期计划TO-DO要做什么事要做什么事解决了解决了WHAT的问题的问题日程，排时间日程，排时间解决了解决了WHEN的问题的问题清理桌面，文档管理清理桌面，文档管理解决了解决了WHERE的问题的问题3W3W管管理理系系统统远景远景远景远景目标目标中长期任务，月计划中长期任务，月计划事件，日计划事件，日计划大脑大脑图图优先矩优先矩阵阵项目项目 时间管理是在理论上很好，但我没有时间把它付诸实践。目录帕勒托原则帕勒托原则2一些

17、建议一些建议4时间管理常规做法时间管理常规做法3 3认识时间管理认识时间管理3 1小结小结3 5质量出现质量出现问题问题突发情况发生怎么办？突发情况发生怎么办？突然检查突然检查原料未按时到原料未按时到货货设备坏了设备坏了要求参加临时要求参加临时会议会议突发情况有哪些？突发情况有哪些？M职责内职责内紧急程度、重要程度紧急程度、重要程度123456789101112目标目标目标目标1234计划事件计划事件减少突发情况发生减少突发情况发生M努力使工作系统从一开始就正确无误努力使工作系统从一开始就正确无误M对被打扰情况进行分析（对被打扰情况进行分析（WhoWhenWhyWhoWhenWhy），建立一种

18、工作模式），建立一种工作模式缩短计划外时间缩短计划外时间1.1.减少计划外事件数量减少计划外事件数量2.2.累计计划外事件，创建自由时间块累计计划外事件，创建自由时间块3.3.缩短每个计划外事件缩短每个计划外事件的时间长度的时间长度你属于哪种行为你属于哪种行为模式？模式？狮子型狮子型考拉型考拉型紧迫感紧迫感喜竞争喜竞争走路、动作较快走路、动作较快进餐迅速进餐迅速讨厌耽搁讨厌耽搁不耐心不耐心放松放松作决定需要一定时间作决定需要一定时间走路、动作较缓走路、动作较缓若有所思若有所思乐于倾听乐于倾听耐心耐心拖延者的借口拖延者的借口,强调时机不对强调时机不对,逃避不愉快的生活逃避不愉快的生活,敷衍搪塞敷

19、衍搪塞,不愿承担责任不愿承担责任,不适当的目标不适当的目标,为了轻松混日子为了轻松混日子拖延的代价拖延的代价动手去做你能做或梦想要做的事，动手去做你能做或梦想要做的事，勇气包含了天分、能力与奇迹，勇气包含了天分、能力与奇迹，只有动手，心灵才会启动；只有动手，心灵才会启动；开始做，工作才会完成。开始做，工作才会完成。解决拖延的秘诀解决拖延的秘诀-唯一的办法就是去做它唯一的办法就是去做它与拖延决战与拖延决战,承认：拖延是一种无益承认：拖延是一种无益的生活方式的生活方式,把大工作分解把大工作分解,当机立断，直接面对不当机立断，直接面对不愉快的工作愉快的工作,平衡工作平衡工作,给自己设定最后时限给自己

20、设定最后时限,奖励自己奖励自己充分利用充分利用记事本记事本善用零星时间善用零星时间不要随便打发不要随便打发你的零星时间你的零星时间打包原则打包原则逆势操作逆势操作1.我是否难以说清一天里干了些什么？2.我是否碰到了一个无法再拖延的问题？3.我是否做了实际上不需要做的事？4.我是否常常越权处理？5.我是否往往对某些任务要花费更多的时间？6.我是否难以按时赴约（赴会、迟到早退）？7.我是否经常会忘记接下去准备做的事？自我检查自我检查良好的习惯良好的习惯- -成功的保证成功的保证时间管理的关键技时间管理的关键技巧是习惯，你运用巧是习惯，你运用时间管理工具变成时间管理工具变成习惯了，什么都变习惯了，什

21、么都变得有序了，有效了得有序了，有效了；时间管理最大的；时间管理最大的难题是习惯，一个难题是习惯，一个人的习惯太难改了人的习惯太难改了！ 人的生活不能像工厂，你可以在工人的生活不能像工厂，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，时间作中幽默，也可以在生活中浪漫，时间管理绝不是让你变得机械化。但人们在管理绝不是让你变得机械化。但人们在人性化工作、生活中，往往会迷失时间人性化工作、生活中，往往会迷失时间管理。这时关键是学会说管理。这时关键是学会说“不不”，对浪，对浪费时间的事情、不良习惯说费时间的事情、不良习惯说“不不”！ 灯灯塔塔风风向向标标我们先养成习惯，然后习惯造就我们目录帕勒托原则帕勒托原则2一些建议一些建议4时间管理常规做法时间管理常规做法3 3认识时间管理认识时间管理3 1小结小结3 51.有计划地