举办大型活动的标准及节点

1、举举办办大大型型活活动动的的流流程程任任务务名名称称节节点点工工作作程程序序提出活动意向B1任任务务程程序序提出活动的意向向领导请示，做好前期沟通领导批示A2任任务务程程序序确定本次活动的主题、目的、内容、基本流程、活动形式时间、范围、人数、预算及注意事项等。拟写活动方案B3任任务务程程序序根据领导班子意见，结合活动的档次、预算及人数规模，选择并确定活动地点根据领导批示，拟写活动方案报领导班子审批审批活动方案A4任任务务程程序序审查方案，作出批复前期筹备B5任任务务程程序序制作活动安排推进表，确定组织机构，并明确分工设计、印刷邀请函拟写下发活动通知，要求上报预计邀请客户人数收集，调整预计邀请客

2、户人数预计邀请重要嘉宾的名单派发邀请函确定实际参加活动人数C6任任务务程程序序各部门逐一落实确定出席活动的客户人数向活动组织部门报告出席人数的变动情况召开第一次工作会议B7任任务务程程序序根据具体工作，进行明确分工分别设立嘉宾、客户接待组、现场布置组、物资组、礼仪组等，并明确相关职责和任务准备阶段B8任任务务程程序序按活动流程制定场控表按照场控表的安排做好各自的准备领导班子关注工作进度，督导完善各部门跟进客户出席情况，在截止时间前确定最终人数召开第二次工作会议B9任任务务程程序序汇报各项工作的落实情况及存在问题的解决办法明确现场的组织和分工列出物资清单，分类装箱落实席位安排现场执行B10任任务

3、务程程序序做好参会人员接待1.客户的接待：由各对口部门派专人在活动门口守候招待，引领客户签到并进入会场；2.重点嘉宾的接待：安排相应的领导在会场门口迎接，并实行一对一的接待。组织好现场指挥及协调，根据场控表及分工表中的流程及工作安排，逐项进行灵活处理突发事件活动结束后，欢送客人离开收拾整理好物资，撤场活动宣传B11任任务务程程序序整理活动图片或录像，拟写活动新闻稿提交单位领导审批同意后，交由集团文化宣传部或党团工会发布标标准准时时限限根据年初的计划安排，提前1-2个月提出活动意向1个工作日内活动的主题及流程、内容等应紧密结合集团的经营发展方针及宣传推广方向，通过活动联络增进感情，宣传推广公司1

4、个工作日内拟写2-3份不同形式的活动方案供领导班子参考选择2个工作日内2个工作日内视情况定1.详细内容看附表，根据活动的实际内容及形式增减附表项目2.按照附表内容一步步落实工作2个工作日内按照预估人数印刷相应数量的邀请函视情况而定通知上写明活动的时间、地点、主题、流程，邀请客户的标准等内容。2个工作日内收集参与部门提交的邀请客户名单，审核是否符合邀请标准等，灵活控制各部门人数1.与领导确定邀请的嘉宾名单2.合理控制人数根据上报的邀请客户数量领取相应的邀请函5个工作日内灵活控制各部门参加人数2个工作日举举办办大大型型活活动动的的流流程程0.5工作日按照分工表，对活动的时间、地点、主题、内容、流程

5、、注意事项及每个工作人员的工作等进行具体的说明及分工由各组组长具体安排及督促组员落实各项工作。5个工作日场控表的模板应严格按照集团的格式会议拟安排在活动3-5天前进行，目的在于进一步明确全体工作人员自身工作责任，确保活动顺利进行。1个工作日1个工作日提前打印好座位安排表，下发给客户、嘉宾接待组的工作人员处，以便快捷引领客户、嘉宾就坐。安排专人负责舞台的控制及衔接；安排专人负责盯紧重要嘉宾的情况，及时解决需求。2个工作日注注意意事事项项步步骤骤负负责责人人管管理理责责任任人人活动负责人领导班子向领导沟通请示前，应认真考虑本次活动的主题内容、基本流程、活动形式等内容，使沟通更有效率领导班子/活动负

6、责人领导班子领导班子/活动负责人领导班子此阶段上报的客户数量是初步的，是各部门预想邀请的人员。要与各部门密切联系，适时调整参会人数，避免出现参会人数太多或太少的情况1.派发邀请函，并给客户详细介绍本次活动，诚邀客户出席。2.专人派发嘉宾邀请函，注意派发技巧。参与部门1.上报人数要尽量准确，并且要准备后备方案：（1）活动场地的空间应松动一点，如当天人数多了，即可立刻增加桌椅；（2）本公司的人员应全部都抵达现场，当到场人员少了，即让本公司的人补充上去，不至于场地太空。2.应考虑好参加活动客户的司机安排问题。参与部门 领导班子举举办办大大型型活活动动的的流流程程活动负责人、参与部门领导班子集思广益，收集整理大家的建议，完善分工活动负责人领导班子要将现场有可能发生的情况及其解决方法都制定在场控表内，以便现场出现情况时能妥善解决。活动负责人、参与部门领导班子活动负责人、参与部门领导班子活动负责人领导班子表表单单工工具具附表一：活动方案附表二：活动安排推进及具体分工表附表三：邀请函模板附表四：活动通知模板附表五：上报客户名单模板举举办办大大型型活活动动的的流流程程附表六：场控表附件七：物资清单附件八：席位安排场地勘测1.与广告公司对接就会场让对方制作设计效果图及节