中美档案保护浅谈

1、中美中美“档案保护档案保护”概念比概念比较较中美中美“档案保护档案保护”概念比概念比较较 我国的“档案保护”概念具有两层含义： 宏观宏观 指制订工作政策、培训技术人员和进行技术研究与应用等等； 微观微观 专指技术，即延长档案使用寿命的各种方法。包括改善档案的保管条件(八防、两调控)、去除不耐久因素(去酸、去污)、修复破损档案(修裱、字迹恢复与加固)、档案复制(缩微复制、静电复印)等等。所以，常用“档案保护技术”来表述“档案保护”的微观含义。 档案保护是档案馆工作的核心任务档案保护是档案馆工作的核心任务之一。之一。 由于历史文化背景、工作方式和体制不同，中美两国档案馆对档案的保护存在明显差明显差

2、异异。 美国档案馆在涉及保护工作时一般使用preservation和conversation这两个专业词汇。 preservation指为延长档案使用寿命，减少各种物理、化学、生物原因造成的档案老化损坏而展开的各项工作，微观上包括：环境温湿度调控；库房建筑设计；档案备份；缩微复制或数字化文件复制；制作耐久性档案装具；档案修复；档案有害生物防治；制定应付突发性灾害事故的方案。 conversation包括：全面检查档案原件，判定其制成材料的耐久性、保存状况；根据检查情况制定相应措施，改善档案保存状况；以文字及照片形式将检查情况和处理措施记录在案，为继任者提供参考。纸张是档案的重要载体，档案用纸的

3、好纸张是档案的重要载体，档案用纸的好与差直接影响档案的寿命，决定着档案与差直接影响档案的寿命，决定着档案能否长久的保存。能否长久的保存。因此，每一个档案工作者和文书工作人因此，每一个档案工作者和文书工作人员都应对档案用纸予以关注。什么样的员都应对档案用纸予以关注。什么样的纸最适合作档案用纸？纸最适合作档案用纸？一一 档案用纸档案用纸 一什么样的纸最适合作档案用纸？什么样的纸最适合作档案用纸？ 二中华人民共和国档案行业标准 三纸质档案保护中存在的问题 四档案用纸的选购 五我国的档案用纸举例 六美国对纸质档案的态度 首先，因为档案在形成和其后的整理保管利用期间会被人们反复翻阅，所以纸张应具有一定的

4、强度即具有较好的柔韧性和抗摩擦、折、拉柔韧性和抗摩擦、折、拉的能力。以纸张的耐折度为例，纸张的耐折度表示在一定的张力下，把纸张来回作度折叠直至纸断裂的次数，其单位是（双折）次，它表示纸张耐糅折的能力。纸张耐久性差的，耐折度只有二十几次甚至几次，而耐久性好的，耐折度可达千次以上。档案用纸要首先符合耐久性原则。 其次，档案作为一种重要文化遗产用纸的光洁度光洁度要好要好，视觉效果要好，要美观视觉效果要好，要美观。中华人民共和国档案行业标准 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。纸质档案保护中存在的问题 众所周知纸质档案保护中的最大问题是如何增强其耐久性影响。 纸质耐久性的

5、因素很多。归纳起来有两种内部因素和外部因素。内部因素包括制纸纤维的种类质量胶料酸金属离子的存在及纸张中的其他成份等。外部因素包括保存档案的环境如室内温度湿度光照大气中有害物质等和在保管阅，复制等过程中的机械磨损，污染，唾沫，油腻等。 纸张规格不统一纸张规格不统一 归档纸张质量不同归档纸张质量不同 环境对纸张的影响环境对纸张的影响 纸张对外在不利因素的抵抗力弱纸张对外在不利因素的抵抗力弱 保护技术不科学保护技术不科学 字迹材料影响纸质档案的寿命字迹材料影响纸质档案的寿命我国的档案用纸举例 我国的手工纸宣纸手工纸宣纸在耐久性上可以说是创造了奇迹。手工纸主要用树皮纤维，纤维较长；其次手工纸不用强碱强

6、酸纤维损伤少；其三是手工纸漂白不用强氧化剂，用日光自然漂白；其四是洗涤时一般用流动水，杂质去除干净；五是手工纸抄纸技艺好，纤维在纵横方向均匀交织，所以手工纸耐久性好。挑选档案用纸最好要挑在材料和工艺接近宣纸的纸。随着生产技术的进步，适合档案用纸也越来越多。为了尽可能延长纸质档案的寿命，档案工作人员和文秘工作人员在工作中要把挑选使用公文书用纸作为自己的一项职责来履行。耐久纸具体要求和测试方法 国家档案局专门制订了耐久纸的具体要求和测试方法。 标准规定了最耐久纸盒一般耐久的具体要求。美国对纸质档案的态度 美国社会对档案价值的共识是:只有积极利用档案只有积极利用档案,才能体现档案的价值。才能体现档案

7、的价值。 在美国虽然现代化的办公条件已使办公流程电子化,但传统的纸质文献、书面签名的方式仍在处理一些重要事务时使用。纸质文档由于其在法律上的惟一性决定了它依然是各档案馆的重点保护对象。美国国家农业档案馆档案管理专家认为,电子档案由于能够为利用者提供方便快捷的服务而被广泛地使用;而纸质档案作为一种原始的实物纸质档案作为一种原始的实物,有其有其不可替代的凭证作用不可替代的凭证作用,仍须永久保存。仍须永久保存。二二 档案装具档案装具档案夹档案盒档案柜密集架一一 从装载档案的角度分析档案保护二二 关于档案装具的规范标准三档案装具的制作材料四传统观念与发展趋势五档案盒六美国档案的boxes 从装载档案的

8、角度讲从装载档案的角度讲,档案保护大致可分为三个环档案保护大致可分为三个环节节: 一是存放档案的库房,二是存放档案的箱架,三是存放档案的夹盒。 在没有专门的档案库房时,档案箱架不仅起到固定档案位置的作用。而且对档案的安全、保密、保护等起重要作用,所以,一般应采取密闭性能好、坚固、防火、防潮、防虫、防盗的箱柜。在专门的档案库房,且库房环境基本符合档案保护要求的情况下,是不是还有必要采用密闭式的箱柜,存在着不同的看法。关于档案装具的规范标准 规范化、标准化是现代化的前提条件之一。档案工作要实现现代化管理,档案装具也应实现规范化和标准化。国家档案局为此曾做过努力,研制并颁布了一些有关档案装具的标准。

9、但一来各地贯彻执行标准不力,二来标准本身也不够完善。因而各自为政,各行其是的现象仍较为普遍。档案装具的制作材料 不论是内装具还是外装具,都直接或间接接触档案实体,对档案都存在不同程度的影响。一些专业人士认为,企图通过装具促使档案改变成分,对档案产生好的影响过于苛求,不大可能做到。但最起码要求它们对档案不产生坏的影响,更不能对档案造成直接危害。 制作外装具的材料一般应坚固,不释放对档案有害的物质,其表面防护材料尤为重要。过去有些铁制箱柜,由于防腐处理欠佳锈蚀严重,以至损坏了档案粘住受损,这些都应引以为戒。由于内装具直接与档案实体接触,因此要求理应更严。 一方面要强调逐步实现档案装具的规范化和标准

10、化,一方面又要从实际出发,我国是个大国,地区发展水平悬殊,档案的种类繁多,档案装具的标准要求高度划一是不现实的,也是不必要的。 因此,规范化和标准化主要从制作材料和规格两个方面去考虑,制作材料不可能规定得很具体,主要规定对档案保护有关的理化指标,防止使用对档案有害的材料。外装具的大小规格取决于内装具外装具的大小规格取决于内装具,而内而内装具的大小规格又取决于档案本身的大小规格。装具的大小规格又取决于档案本身的大小规格。 一条最基本的原则最基本的原则是:既要能装得进去,又要充分利用空间,提高效益。主要材料主要材料：一是骨架用料骨架用料（大致有两类）无机合成材料以塑料板为代表有机材料以植物纤维纸张

11、、纸板为代表前者具有美观、易塑、韧性大的优点,但体重大,容易老化变形,不透气,且经专家测定会释放出对档案有害的物质,故不宜充作长期存贮档案使用。二是连接、粘合材料连接、粘合材料 纸质材料虽然比较适合制作档案装具纸质材料虽然比较适合制作档案装具, ,但由但由于过去没有研制专门用纸于过去没有研制专门用纸, ,现有档案装具所现有档案装具所使用的纸张和纸板使用的纸张和纸板, ,多数含酸量大多数含酸量大, ,杂质较杂质较多多, ,不符合保护档案的要求不符合保护档案的要求, ,制作过程中所制作过程中所使用的粘接材料则问题更多使用的粘接材料则问题更多, ,或易于生虫长或易于生虫长霉的演粉霉的演粉, ,或酸性

12、很大的合成材料或酸性很大的合成材料, ,都对档都对档案极为不利。案极为不利。为解决上述问题为解决上述问题 为解决上述问题,中央档案馆与轻工业部造纸研究所,北京波瑞包装公司联合研制制做档案装具的专用纸张纸板,其中,已用于中波I型档案盒的纸板,采用了国产去皮、去节的白松未漂硫酸盐木浆,经园网抄造、水压机多层紧压、干烤、压光成型,经国家纸张质量监督检测中心检测,纸板的各项技术指标为: 厚度1.64mm撕裂度大于32000mN 紧度0.97g/cm2 耐折度大于5500次 纵抗张力3.42kN/50mmpH值79 横抗张力1.63kN/50mm吸水率0.5% 纵收缩率2.2%纵湿强度56.0N15mm

13、 横收缩率3.4%横湿强度24.0N/15mm 耐破度大于5000Kpa环压强芳大于2000N 在盒体成型工艺和使用的材料方面,也突破了传统方法,采用扒钉连结和分层式开合脊新扒钉连结和分层式开合脊新工艺避开了脱粘和连接材料对档案影响,制作扒钉的材料选用了2Cr13Mn9Ni不锈钢,具有了很强的耐腐蚀和抗氧化性能。 中波I型档案盒经国家档案局、国家技术监督局、轻工业部造纸研究所、中国人民大学档案学院等权威单位的专家组成的鉴定委员会鉴定通过,并获国家专利,其用料和工艺值得鉴赏。传统观念与发展趋势 传统的观念传统的观念,认为即使库房条件再好,也最好采用密闭箱存放档案,一方面可以在整个库房环境发生变化

14、时能保持局部小环境的稳定,另一方面从安全保密的角度考虑,增加第二道防线更为保险。 据从国外考察归来的人员称,欧美各国的档案欧美各国的档案,由于由于库房条件比较优越库房条件比较优越,普遍采用开放架存放装入档案普遍采用开放架存放装入档案盒中的档案盒中的档案,看来这是一种看来这是一种发展趋势发展趋势。国内也有一些同志主张,在库房环境基本符合档案保护要求的档案馆(室)采用架+盒模式较为理想,认为这不仅可以节约大笔资材,而且便于档案的存取和管理。发展趋势发展趋势探讨探讨 在新建或改建的较为现代的档案馆库,可以优先考虑采用这种模式。 但是,我们是发展中的大国,经济实力相对说来还比较弱,虽然我们已经建造了一

15、些具有现代化水平的档案馆库,但总体水平还比较低,在相当长的时期内,档案库房的环境不可能普遍地达到较为科学的水准。因此,不能一刀切都采用架+盒的模式。档案盒 档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内。作为归档文件的装具，档案盒是反映盒内归档文件存址的载体。制作良好、封面和盒脊项目编制规范的档案盒，不但能很好地起到保护盒内文件的作用，也为检索、利用的顺利进行提供了保证。档案盒分类 档案盒按照摆放方式的不同，可以分为竖式和横式竖式和横式两种。之所以设计横式档案盒，是为了增加盒内文件与档案盒的接触面

16、，使那些装订位置在左上角的文件避免因“头重脚轻”而发生弯曲折损现象。从长远考虑，档案盒横放更有利于档案的保护。此外，同一机关档案部门，两种格式的档案盒只能选用一种，以保持档案盒上架后整体的整齐、美观。中华人民共和国档案行业标准 档案盒档案盒 封面应标明全宗名称。 外形尺寸为310mm220mm(长宽)长方体,是按照可放入纸张幅面为国际通用型国际通用型（）的文件，并能够较方便地取用盒内文件而设计。其厚度一般为、，也可以根据需要设置其它尺寸，以方便放置不同厚度的文件。 同一机关档案部门使用的档案盒厚度宜相对统一，以便于按照延长米进行档案数量统计。 应采用无酸纸制作。美国档案的boxes 美国档案馆

17、和文件中心采取不立卷的方式保管政府档案。因为不立卷，用的是立方体形状的档案盒存放档案，保管量以立方英尺为计。 为什么美国档案的计量单位采用了立方英尺这个立体概念呢？ 实乃它们的档案装具与我们有所不同。在美国的档案库房里是一列列固定好的类似我们档案密集架的铁架而上架的档案则装在一个个他们称之曰boxes的无酸硬纸箱里大小不一没有统一标准。三三 档案馆档案馆美国有二个国家档案馆，均位于华盛顿。旧馆位于市政中心区中轴线上的北侧，是西欧古典主义纪念性建筑。为满足日益增多的馆藏需要，1989年由马里兰大学捐地，美国政府决定投资1.6亿美元建设新馆。新馆经三年建造于1944年开始投入使用。在美国，档案馆建

18、筑显著特点： 一是广泛应用高新科技一是广泛应用高新科技。以国家第二档案馆为例，它是世界上最大的档案馆建筑，建筑物面积达180万平方英尺（约16.7万平方米），采用了大量的高新技术：为了采光，外墙全部是玻璃，玻璃含滤光镜成分以防紫外线照射，同时为了保护环境对玻璃进行了特殊处理；建筑物内采用结构化布线，除桌上留有插头，整个馆里看不到一根电线；库房内有空气自动过滤系统，它甚至可以控制空气中的化学成分。二是处处体现是处处体现“以人为本以人为本”的思想的思想美国国家第二档案馆在建筑设计中不仅应用了高科技成果，而且注入了浓厚的人本色彩，处处为利用者着想浓厚的人本色彩，处处为利用者着想。一、其阅览室面积达多60万平方英尺（约5.6万平方米），内设舒适的桌椅、台灯、笔记本电脑的电源插头和投币复印机，楼内设有数十部电梯，每层都有供利用者休息的场所，有面积达14万平方英尺（约1300平方米）的餐厅供利用者就餐，还设有日托幼儿园、健身房和可停放几百辆轿车的车库。二、马里兰美国国家档案馆新馆为了既有效监控又体现对人的充分尊重，巧妙地设计了每桌4人、两两相对的阅览室，中间用玻璃板相隔，阅读者通过玻璃便可相互监视是否有损毁等行为。三、是美国档案馆在建筑设计上都力图体现独特的风格和文化气息，要求与图书馆、博物馆一道成为城市标志性建筑。特别是总统图书馆（实为档案馆），从胡佛到布什11座总统图书馆的设计皆出自名家