客户考察参观及接待流程

1、总贝U1. 目的为标准客户来司考察接待工作，充分展示良好的企业形象，提升公司效劳品质和客户对公 司的认知度，确保接待工作的有礼、有节、有效，特制定本流程。2. 适用范围本方法适用于所有来公司考察客户的接待流程操作。3. 制定、修改、废除本方法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。4. 管理权责4.1本方法之管理者为行政部。4.2本方法之承办单位为商务部。作业规定一、申请/审批流程1、流程确认客户考察意向 -提交客户接待申请 -商务部经理按接待流程标准审核一分管领 导审批-市场部经理审批-总经理审批-书面批复送至申请部门-接待实施2、说明与要求客户来公司考察前2天以上，申请人销售代表必须填写?

2、客户考察申请表?或口头汇报由商务负责人员代填写，填表内容须真实、仔细、完整详见表1。?客户考察申请表?由商务部经理根据公司的接待标准核准后发送至市场部，市场部 分管领导及市场部经理审批后再交由总经理审批后实施接待。接待的具体实施由商务部统一安排。原那么上，对未预先申请或填写?客户考察申请表? 的情况商务部可不予以安排。二、接待流程确认客户级别及需求-办理票务-预定宾馆-安排接待人员及车辆-事先再次 确认布置接待环境 机场车站接客户 安排住宿休息致欢迎词 公司介绍宣 传片+产品介绍-参观车间 -领导会见 -合影留念 -赠送礼品 -商务洽谈 -餐饮娱 乐安排-旅游安排-预定返程票务-宾馆结账-送客

3、户至机场车站-接待反应部门个人提交 客户考察申请表1开始 商务部经理审核1分管领导审核市场部经理审核确认考察客户级 别、人数等需求总经理审核宾馆预定 如需要办理票务 如需要确认客户考察 到达时间厂申请接待车辆 如需要欢迎牌/会议室相关工作准备含水果、花篮接站/接机客户返程车辆安排送站/机 如需要 |致欢迎辞/观看公司宣|传片/产品性能讲解客户考察 费用核算考察效果评估及结果分析三、各接待环节说明与要求如需要1、确认客户级别及需求接待专员在接到?客户考察申请表?后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括客户单位名称、来访人数、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点考察 内容、住

4、宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等，然后根据客户重要程度按公司接待标准行 政部根据公司客户分级来确定公司接待费用标准安排相应的接待。2、办理票务接待专员根据与申请人的沟通结果，办理飞机或火车预定事宜。飞机票以折扣票为主，时间不宜过早或过晚。3、预定宾馆接待专员根据客户的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆详见表2由我司制作50个温馨台卡，内容：天津鲲鹏欢迎您、祝您身体健康！存放各协议酒店，由酒店效劳员代为摆放在我司预定房内，退房即收回保管以备下次再用对于特殊要求的客户应事先了解，妥善合理安排。4、安排接待人员及车辆接待专员同时协调好客户考察当日所需的接待人员一技术专员、相关领导等。根据不同级别安

5、排不同的车辆进行接送，具体情况请见 表25、事先再次确认客户出发前一天，与申请人或客户再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、客户，联系方式和人数等信息。&布置接待环境接待室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花 卉盆景、字画、报刊杂志等。客户来访前要放好桌牌公司、等，假设职位较高的领导最好还 要写明职称和公司的产品资料，在公司门厅边上打上欢迎词。7、机场车站接客户根据接待专员事先确认的信息，按预计时间通知车队司机接客户，接客户司机与接待人员要求服装仪表整洁，礼貌热情，还需事先准备迎宾牌，写上“欢迎XX单位XXX先生女士以及本单位的名称；假设有需要，

6、可准备鲜花等。按照身份对等的原那么安排接待人员，对较重要的客人，安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；也可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待； 对于一般客人，可派遣有礼貌、言谈流利的人员接待即可。接待人员在机场、车站出口处手举迎宾牌，遇到客户应主动上前握手表示欢迎主动帮助提取行李。在接客户车辆回程途中，接待人员应主动和客户应酬交流，并大概介绍一下这次客户来访的行程安排，切忌冷落客户。商务人员在客户来公司途中给客户发欢迎短信。做到来有迎声。8、安排住宿休息客户抵达后，应先安置其休息。如果是本地来宾，可在单位会议室或接待室稍作休息， 并提供茶水等；假设是远道而来的客户，应先把客

7、户引进事先安排的客房休息。并与客户 约定时间，再行安排下一步事宜。9、公司功能区介绍客户从宾馆抵达公司后，接待人员先大概介绍一下公司内的各个功能区的划分和建筑，包括办公楼、工厂区内的车间。10、公司介绍宣传片接待专员将客户引导至接待室或会议室，为客户倒好茶水，准备好将要播放的宣传片等影音资料。技术专员进行简短的欢迎词，然后开始播放公司宣传片，并通过幻灯片讲解客户意向所需公司产品如是特别重要的客户最好是公司高层领导讲解，整个介绍时间控制在30分钟之内，对公司的历史的讲解要简明扼要，而关于两公司的合作历史要祥之又详。11、参观工厂车间由接待和技术专员陪同客户参观工厂车间 具体路线要确定，技术专员向

8、客户逐 一介绍生产车间、生产工艺及涉及到的技术特点，并准确详细地答复客户提出的 技术问题，技术专员对客户提出的涉及商务的问题应巧妙地回避；接待人员要做 一些路线的引导并且照顾好客户的情绪。重要客户应该高层领导全程陪同 技术专员要求非常熟悉工厂车间、生产工艺及公司产品的技术特点，并有很强的 沟通能力和商务礼仪技巧。展示区摆放公司产品的样品，并附设技术参数展牌，由技术专员负责产品的讲解。12、客户参观礼品礼品由公司行政部监管。申请人提出申请一市场部核准一总经理审批市场部凭“礼品领用申请表核发13、合影留念，而且最好是即拍即印，送给客户做留念。14、商务洽谈对当场有合作签约意向的客户，安排商务洽谈环

9、节，建议由市场部经理或分管经理主 谈，商务洽谈以在小型商务洽谈室进行为宜， 接待专员做好商务洽谈前水果点心等相 应的准备工作。招待客人所需的水果、点心之物品行政办公室负责安排采购并监督，接待专员按审批标准领取并摆放到位。15、餐饮娱乐安排详情请见表2由接待专员申请 -市场部核准 -总经理审批根据客户重要程度，依照标准安排餐饮和娱乐，娱乐洗浴、唱歌场所定点消费。接待专员根据来访客人级别判断费用标准附表2提出申请并将申请在客户考察申 请表里注明。市场部经理或分管经理一同参与特殊情况相关领导参与并合理调节气氛，控制尺 度，注意餐饮娱乐时的商务礼仪。16、旅游安排根据客户要求，安排好车辆接送客户至指定

10、地旅游，陪同人员和接待人员一同参与，接 待人员必须对旅游地的景点、特产、风土人情等信息非常熟悉，在旅游过程中，要充当导游的 角色。到指定地旅游，最好也先设置好固定线路，走一些代表性的景点。只包含特殊或影响力很大的客户17、预定返程票务根据客户的要求，并且根据实际的情况来确定客户往返的交通工具，预定返程机票或火车票，并安排好送行车辆与相关送行人员。具体的执行标准请见 表218、宾馆结账客户返程前，接待人员至宾馆为客户结账或月结。19、送客户至机场车站为客户宾馆结账完毕后，接待人员和司机主动为客户提行李，并送客户至机场车站 ， 在进口处和客户握手道别用一些祝福的话语，如：王总 .非常感谢您对我们公

11、司的关心与支 持.祝您一路顺风。四、岗位人员配置依照工作分工和技能要求，客户考察接待小组根本的人员岗位配置为：1、接待专员1名工作描述：收集信息、预定票务、协调部门和人员、接待事务中的杂物处理、全程跟随接 待客户，包括机场车站、公司、餐饮、旅游等，事后统计费用、信息反应 等岗位要求：穿职业装、着职业发型、行为举止符合商务礼仪、工作细致、热情大方、气 质佳、素质高懂公司产品和营销常识、恪守商业秘密、有较强沟通能力，能适 应无规律作息时间工作2、技术支持1名工作描述：根据客户意向采购需求，通过幻灯片讲解公司产品，带着客户参观工厂车间、 给客户做技术咨询、推荐并负责指挥设备演示事宜。岗位要求：必须对

12、公司背景、公司产品专业知识及卖点等内容熟记在心并流利讲解到位， 对公司的生产、技术、工艺、产品非常熟悉，有较强的沟通能力，能表达出 较高的专业水准，同时，要有亲和力、感染力，坚决客户的购置我司产品的 信心。四、考察评估报告在客户来访结束一周内，申请人员需填写?客户考察评估报告? 。由管理部根据评估报告按预审费用及考察标准进行审核。详情请见表3备注:申请日期年 月曰区域：申请人：陪同人员:陪同人员：来访单位：抵达时间:单位地址：离开时间：工作单位性别年龄1职务联系身份证号码票务启程类型班次、车 次出发、到达时间价格范围票务费用小计火车票飞机票返程火车票飞机票住 宿级别酒店名称-价格住宿费用小计商

13、务酒店三星级酒店四星级酒店其他考察 需求考察工程及地点费用预计费用小计元费用 合计接待车辆小车中型其他来访目的考察并有合作意向已签合冋专程考察其他备注说明：重点考察 产品产品种类：产品型号：说明：:产品种类：产品型号：说明：产品种类：产品型号：说明：其他安排 事项商务部 经理意见分管经理市场部经 理审批：总经理审批职另H工程副总处级领导以上技术负责人采购经办人住宿限额餐饮中餐餐饮晚餐餐饮宴请旅游等总费用注：1、以上餐饮标准包括酒水。2、公司陪同人数限制在1-3人。3、特殊情况超标报中心或公司审批。表3客户考察评估报告年 月曰区域：报告人：考察客户：考察日期：产品名称及规格：数量：客户意向产品产品名称及规格：数量：产品名称及规格：数量：客户意向效劳纯水循环水价格洽谈以及合同 签订情况客户评价满意原因：不满意原因：考察中存在的冋题对接待工作建议和意见市场部经手人:日期:申请部门/人申请日期年月日申请物品名称用途数量费用归属总公司分公司/部门个人商务部经理审批市场局部管 经理审批市场部经理审批