跨国企业档案管理的探索与实践

1、跨国企业档案管理的探索与实践    跨国企业档案管理的探索与实践中国石油海外勘探开发公司是中国石油天然气集团公司国际业务的先锋和主力军，多年来，公司档案工作始终围绕海外油气业务的发展战略，以珍存企业记忆，提升公司价值，构建知识平台，实现信息共享为目标，以提高公司核心竞争力为导向，延续以主营业务档案为核心的档案管     中国石油海外勘探开发公司是中国石油天然气集团公司国际业务的先锋和主力军，多年来，公司档案工作始终围绕海外油气业务的发展战略，以“珍存企业记忆，提升公司价值，构建知识平台，实现信息共享”为目标，以提高

2、公司核心竞争力为导向，延续以主营业务档案为核心的档案管理体系，在不断地探索与实践中，形成了“一个体系、两个抓手、三个转变、四个措施和五个落实”的档案管理新模式。完善的档案工作组织保障体系根据集团公司对档案工作的指示精神，为实现“集约化、专业化、一体化整体协调发展”的档案管理要求，公司全面加强了对档案工作的领导，对管理机制进行了梳理和调整，将档案室纳入海外板块机关管理序列，由总经理办公室统一管理，归口负责海外地区公司和所属项目的档案工作，为境外档案管理工作的深入开展奠定了基础。同时，公司制定并下发了关于进一步加强境外档案管理工作的通知，明确了各级领导的档案业务管理职责：海外勘探开发公司总经理是公

3、司档案工作第一责任人；各海外地区公司、所属项目、机关各部门主要负责人为档案工作责任人或分管档案工作领导。公司建立了以国内总部档案室、海外单位档案机构为业务管理主线，以各专业系统和海外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工作网络体系。建立了一支逐步走向档案专业化的强大骨干队伍。为境外档案工作的有序开展提供了可靠的组织、行政支持和人员保障。 实施“两个抓手”的档案管理目标一抓“制度建设”。公司重新修订和完善了中国石油海外勘探开发公司档案管理规定，制定了中国石油海外勘探开发公司档案工作风险管理实施方案、中国石油海外勘探开发公司档案安全保管应急预案以及中国石油海外勘探开发公司境外档案管理实施细则等。尤其

4、是针对不同资源国家、地区、不同项目管理模式对档案工作的不同要求和限制，提出了各海外单位应充分发挥属地管理优势，以区域或项目为单位，建立和完善适合本区域或项目实际情况、操作性强的档案管理制度，独立开展档案工作，集中保管档案。同时，汇编了档案工作使用手册，从档案工作制度、工作内容、工作流程、操作规范和执行标准到档案安全保管、保密以及信息化建设等方面为境外档案工作的开展提供了档案工作指南。实现了“立足国内，发展海外”的档案管理目标。二抓“档案文化建设”。为了加强档案资源建设，强化基础管理，珍存企业记忆、传播企业文化，更好地服务于公司的中心工作，档案室创办了海外档案通讯，以档案动态、档案管理和文史漫笔

5、三大类九个栏目，来体现档案的专业性、历史知识的趣味性和综合文史知识的丰富性。使其成为联系公司境内外档案管理工作的纽带和桥梁，成为服务海外板块档案管理、加大信息资源开发利用的平台，成为以史为鉴，提升人生价值、“资政、育人、交流”的驿站，成为集团公司海外“档案文化”建设的阵地。 树立“三个转变”的档案管理理念一是由后端工作转向前端介入。传统的档案工作是企业“边缘化”的一角，是后端服务。随着公司海外业务的快速发展，信息已成为企业和需求者不可或缺的资源。如何为企业提供信息保障工作，是档案工作主动寻求介入的突破口：一方面，紧跟公司海外业务发展节奏，通过每周公司生产协调会议纪要全面了解公司海外油气业务发展

6、动态，并与相关部门经理及兼职档案员沟通、协调档案的收集工作。另一方面，跟踪公司新项目谈判进展情况，主动收集新项目前期文件以及投标、中标的全套档案资料。二是由被动服务转向主动服务。现阶段公司档案利用服务已经转向主动出击：(1)在服务领导班子决策上下工夫，为公司战略投资研究、新项目开发评价和决策、现有项目的加快发展，乃至生产经营和重大决策提供了全面、准确、快捷的信息保障。(2)在服务海外主营业务发展上见实效，为老油田的增储上产、新油藏的开发、炼化产品的升级等提供了科学依据。(3)在服务重点工程建设上上水平，对中亚天然气管道、中俄原油管道等重点工程进行档案工作指导、检查、验收和培训，坚持“四参加”、

7、“四同时”原则，全面实施建设项目的前端管理和过程控制。(4)在服务国际化经营上求突破，为新项目的评价和谈判提供了可行性研究数据；为法律诉讼提供了原始证据；为投资计划、资本运营以及公司内控审计工作提供了强有力的支持。 三是由档案专业管理转向参与公司综合管理。在集团公司海外油气业务发展的大环境下，档案工作的对象、范围都发生了深刻变化。档案人员积极参加公司举办的各类培训与讲座，同时借工作之便充分了解资源国不同法律对境外单位的约束以及对档案归属和处置的要求，并有针对性的对项目档案工作给予在线辅导，了解境外投资、资本运作的规范、标准，为法律部、财务资本运营部、内控审计部以及销售采办部人员提供合理化建议。

8、加强境外档案管理的“四个措施”由于资源国对外籍员工劳务签证的严格限制，以及严峻的政治、安全风险，一般境外中方人员都身兼数职，他们既懂外语又懂专业生产技术，而唯一缺少的是公文管理、档案基础知识等。为了能尽快增强他们的文档管理意识，掌握档案专业基础知识和工作技能，推动境外档案工作的全面开展，公司采取了“四个措施”。1.有计划的实施档案培训(1)培训方式多样化：对总部机关员工采取“集中”培训的方式，侧重档案制度的宣贯；对总部机关兼职档案员采取“分批”培训的方式，侧重档案业务培训；对海外项目员工采取“普及”培训的方式，侧重档案宣传教育；对海外兼职档案员采取“一对一”培训的方式，侧重档案工作操作规范和技术标准。(2)培训内容灵活化：档案室编制了档案培训通用教材，并制作成课件，结合公司海外发展战略和工作任务，针对不同培训对象灵活调整档案培训内容。(3)培训时间弹性化：什么时间接受培训和课时的长短视被培训人意愿和具体情况而定。 2.有重点的赴海外实地检查为全面加强境外档案管理，充分发挥档案工作业务监督和指导职能，档案室制定了赴海外重点项目检查、指导档案工作的计划，包括工作内容、目的、任务、工作原则以及工作流程。通过学习和调研，加强了公司与海外项目间档案工作的交流与协作，有利于相互学习、取长补短，推动了公司境外档案工作的顺利开展。3.有目标的实行考核为加强档