论述电子邮件中的数据信息

1、论述电子邮件中的数据信息 作者：卞咸杰 单位：盐城师范学院随着网络通讯技术的发展，人们传递信息的手段更加多样化、技术化，而电子计算机储存的信息也就成为了能反映客观事实的重要载体。目前，电子邮件归档的“法规遵从”原则，在理论和实践中已为国内外司法界广泛认可和运用。“在美国、欧洲，已有萨班斯法案、健康保险责任法案等数十项针对企业数据存储的强制性法案出台执行”3。如萨班斯-奥克斯莱法案明确规定：“上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。另外，上市公司和注册会计事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年时间，即与审计工作报告和财务管理有关的电子

2、邮件通讯也至少要保留7年。”4日本2005年4月出台的个人情报保护法规定“企业或团体组织有义务保护个人资料防止泄漏，需保存资料并确保可有效取得。违反将处以6个月以下，及30万日币罚金。”这些规定反映了电子邮件的证据作用已经在法律法规上得到肯定，越来越多的国家开始承认电子邮件在司法中的证据意义。在我国，电子邮件的“法规遵从”原则也得到一定程度的发展，如1999年3月15日第九届全国人民代表大会第二次会议通过的中华人民共和国合同法第十一条规定：“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”合同法首次把电子数据交换和电子邮件明确

3、规定为书面形式，即把电子邮件作为合同的组成部分，用来证明合同当事人双方之间的约定和有关事实。另外，我国最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题规定（2002）第64条也规定：“以有形载体固定或者显示的电子数据交换、电子邮件以及其他数据资料，其制作情况或真实性经对方当事人确认，或者以公证等其他有效方式予以证明的，与原件具有同等的证明效力。”从而进一步确认了电子证据在诉讼中的合法地位。2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过的中华人民共和国电子签名法更是以法律的形式确定电子签名的合法地位。从以上的法律法规中可以看出，“法规遵从”原则在理论、立法和司法实践中早已确定。从发展角

4、度来看，随着我国与世界其他国家贸易的增加，对电子邮件数据加强监管，也将有利于我国增强国际竞争力。一、“法规遵从”原则的三要素（一）保证电子邮件归档数据的可用性1.电子邮件归档的技术手段必须是可用的。随着社会经济的发展，电子邮件数据对于政府机关、企事业单位的运作所发挥作用的日益增大，信息存储系统在更新换代过程中的兼容性也日益凸现。因此，要防止由信息技术进步带来的技术淘汰问题的产生，防止因技术改造而导致的电子邮件存储系统、读取系统、检索系统的失效，及时做好新旧技术的转换与衔接，调整软硬件设备，保证电子邮件归档数据的可读、可用。2.电子邮件归档的证据效力必须是可用的。一些公司如美国安然公司、世界通讯

5、公司为了自身的商业利益不惜隐瞒、篡改甚至损毁电子邮件数据，这些行为与“法规遵从”原则是背道而驰的。但是，任何被删除、篡改的电子邮件数据都能够通过现代技术手段找到痕迹并加以分析认定和恢复，这无疑极大地增强了它的可用效力。3.电子邮件归档的成本维护必须是可用的。随着政府机关、企事业单位业务活动的持续开展，电子邮件系统中的数据会不断累加，大量的电子邮件数据保存在价格昂贵的主存储设备中，造成硬件投资的不断增加。这不仅会严重影响业务程序运行的效率，而且会造成许多政府机关、企事业单位盲目地减少电子邮件数据的存储数量，缩短电子邮件数据存储周期。所以，数字时代人们考虑电子邮件存储成本的主要出发点已经不再是物理

6、空间，而是数据成本维护，要从电子邮件整体数据存储、系统效率的角度全面衡量，确保电子邮件归档的数据维护成本的最优化。（二）保证电子邮件归档数据的安全性1.电子邮件的传输网络必须是安全的。众所周知，电子邮件传输采用的是SMTP协议，即简单邮件传输协议，它传输的数据没有经过任何加密。因此，要通过防火墙、加密技术防止他人在网路上截获、篡改邮件内容和破解除电子邮箱、查看电子邮件内容，确保电子邮件在网络上畅通无阻地安全传输和运行。2.电子邮件的内容信息必须是安全的。非实名传送机制导致的恶意电子邮件、垃圾电子邮件、各种病毒电子邮件等直接威胁目标用户，不实信息、欺诈内容让许多用户蒙受损失。因此要遵守电子邮件的

7、安全守则，对有意无意泄露客户信息并造成重大损失者，追究其相应的法律责任。3.电子邮件的使用管理必须是安全的。任何先进的防火墙和加密技术都不是完美无缺的，要保证电子邮件归档数据的安全，在法规遵从原则下，使用管理是一个重要的因素。随着信息系统中数据的累积，电子邮件归档中风险事故极易发生。如员工跳槽，将办公自动化系统中历年的文件（包括机密文件）全部拷贝带走。如果能及时将电子邮件归档，从办公自动化系统卸载出来，则可有效地规避此类风险。二、“法规遵从”原则的实施方案（一）加强电子邮件归档的信息保护电子邮件在许多方面优于传统的邮件，随着因特网的普及及应用，电子邮件在很大程度上取代了传统的邮件。电子邮件的安

8、全作为网络安全的一部分，既有自己的特殊性，又有与网络安全相通之处。一些政府机关、公司的电子邮件、电子文档散落于工作人员的桌面电脑、笔记本电脑、PDA以及多个服务器和备份磁带中，由于没有系统地整理、归档，要及时找到相关的资料显得极其困难。另外，任何电子设备的故障也有可能导致电子邮件重要数据的丢失或损坏。中华人民共和国档案法规定，“不按规定归档或者不按期移交档案的”，“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任”。电子邮件的安全威胁除了管理者的个人因素外，还有邮箱地址欺骗、垃圾邮件、邮箱病毒、邮箱炸弹、邮箱

9、拦截、用户信息和邮件信息泄露等。可见，为能轻松应对法律诉讼，依据“法规则遵从”原则，要保护电子邮件的信息必须加强电子邮件的安全管理，如专门建立垃圾邮件活页夹，经常检查，防止丢掉被错看成是垃圾的邮件；不在公众场合下公布电子邮箱信息，防止电子邮件“炸弹”报复或其它威胁；给电子邮件加密，使用自己的密钥对指纹进行加密，保证邮件在发送过程中没有被更；遇到攻击时向自己所在的ISP求援，一旦发现信箱被轰炸或者收到可疑信息时，用电话向自己上网的ISP服务商求援；在电子邮件中安装过滤器对电子邮件进行过滤；隐藏自己的电子邮件地址；谨慎使用自动回信功能；保护邮件列表中的电子邮箱地址；时刻警惕邮件病毒的袭击，等等。（

10、二）加强电子邮件归档的使用管理电子邮件归档的使用管理要严格遵从各类法律法规和行业标准。如我国2005年专门颁布了国家档案行业标准公务电子邮件归档与管理规则，规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。尽管该标准针对公务电子邮件，但对商务电子邮件同样有参考价值。电子邮件需要保留多久以及必须保留哪些信件，由于行业之间的工作性质不一样，必须制定相应的电子邮件归档范围和保管期限。对于电子邮件管理者来说，满足“法规遵从”原则，还须具备一套能够捕获邮件系统中的所有内容的方案。当需要因调查、法律支持等原因而寻找电子邮件的时，智能的搜索不仅要保证能够查找到需要的电子邮件

11、，更重要的是查找的及时性、准确性。（三）加强电子邮件归档的成本控制“据OstermanResearch的统计，Email及其附件的存储空间以每年37%的速度增长，这给企业在存储设备和管理上的投入带来较大的负担。”5但是，对电子邮箱设置空间限制并不是进行成本控制的最佳措施，这不仅会降低工作效率，还会错误地驱使电子邮件的管理者为了保证新邮件获得空间而删除重要的电子邮件。在当前信息化广泛应用的背景下，政府机关、企事业单位关注是否符合社会法规和行业标准应为重要因素。电子邮件归档在成本控制上应本着“法规遵从”原则，便于利用，确保安全。电子邮件的成本控制有两个步骤，首先是确定电子邮件存储的内容，并且不同性

12、质的电子邮件需要存储的时间要求是不等的。其次是确定归档系统。电子邮件归档应从降低管理及支持成本角度考虑，通过精简操作电子邮件管理过程的方式，改进搜索和检索流程，管理人员用更少的时间就能检索出存储和归档的信息，减少人工成本的同时也提高工作效率。三、结语尽管我国目前的法律法规对电子邮件的数据保留问题没有提出严格规定，但电子邮件在归档中的“法规遵从”原则不能回避。行业部门的部门规章里已经涉及这一问题。如信息产业部在2006年颁布实施的互联网电子邮件服务管理办法已经规定：“公民使用互联网电子邮件服务的通信秘密受法律保护”，同时提出了“互联网电子邮件服务提供者应当记录经其电子邮件服务器发送或者接收的互联网电子邮件的发送或