证书和报告编制管理程序

1、1.目的规定原始记录和结果报告、证书的信息要求并进行控制，确保原始记录和检测报告/校准报告信息的完整性、阐述检测/校准结果的数据的准确性、客观性和科学性，确保结果报告、证书的质量，兑现客户的承诺。2 .范围适用于公司的原始记录和发出的所有检测/校准报告、检测/校准证书。适用于本公司所有检测/校准报告、证书的编制、审核、批准、发放、修改的全过程。3 .职责3.1 技术负责人组织制定、监督结果报告、证书管理程序3.2 各检测部组织实施结果报告、证书管理程序3.4 项目负责人提供检测结果和原始记录3.5 授权签字人负责批准检测/校准报告、检测/校准证书。4 .工作程序4.1 检测/校准报告、检测/校

2、准证书是公司向客户提供的表明其送检样品性能的客观证据，也是公司向客户兑现承诺的客观证据。4.2 报告、证书的通用要求4.2.1 技术负责人组织识别报告、证书所需信息，确保信息的充分性。4.2.2 根据客户和客户群体的需求，公司统一制定检测/校准报告、检测/校准证书格式，技术负责人批准。报告、证书信息栏目尽量标准化编排、说明检测/校准结果的的数据的表述方式易于读者理解，应尽量减小误解或误用。4.2.3 报告、证书应准确、清晰、明确和客观地报告被检测/校准样品的每一项检测/校准参数的检测/校准结果，并符合检测/校准方法中规定的要求。4.2.4 检测报告、校准报告应包括客户要求的说明检测/校准结果所

3、必需的和所用检测/校准方法要求的全部信息。4.2.5 对内部客户或有书面协议的客户，报告、证书可用简化的方式报告检测/校准结果，但公司应保存未向上述客户报告、证书的信息，以便在需要时能方便地提供这些信息。4.3 检测/校准记录和报告、证书的编制、审核和批准4.3.1 检测/校准员按检测/校准方法完成检测/校准活动，客观、真实记录检测/校准过程所需信息（包括但不限于检测/校准样品预处理，观测到的现象、示值等）和结果计算，对相应信息、示值的真实性和结果计算的正确性负责。4.3.2 校核员按检测/校准方法校核检测/校准员记录的信息和计算的检测/校准结果，必要时进行复核，并对相应信息、示值和结果的真实

4、性负责。校核员核对内容包括，对数据转移、计算处理及报告内容差漏进行核对，然后移交指定的审核人（可以为项目负责人、技术负责人、部门负责人或其他人员）进行审核。4.3.3 审核人审核报告、证书，对报告、证书信息的充分性和检测/校准结果转移的正确性负责。为此，可调阅、索取与审核的报告、证书有关的委托单、执行负责抽样时的抽样记录、测量设备的校准状态记录、原始记录审核人应对原始记录与报告的一致性、报告内容的完整性，以及标准规范依据的正确性进行审查。审核员在审核报告时发现有明显的差错，应将报告退回重新进行打印；当发现报告中检测/校准数据存在非常规的差异时，审核人应调阅检测/校准工作的原始记录察看，找出原因

5、，并重新打印报告。对审核合格的报告，审核人在报告审核栏中签署姓名。将报告移交授权签字人签发批准。4.3.4 授权签字人负责对检测/校准过程结果的监控，当满足监控要求时，签字批准报告、证书，当报告、证书不满足监控要求时，退回报告、证书，必要时进行重复检测/校准验证。批准人主要核对报告结论的客观性、正确性，并对本报告公司可能承担的风险进行评价，同时如果客户有需要，还应为客户提供意见。4.3.5 审核人、批准人完成工作后，须在试验交接单中签字。4.4 报告的内容和格式要求4.4.1 报告的格式应符合行业管理的规定要求。4.4.2 各检测部按照技术负责人审批的标准格式与通用要求进行报告格式的设计。(1

6、)报告纸张型号采用A4,根据信息量可采用纵向或横向排列。(2)报告内容应包含客户要求，说明结果所必需的和方法所要求的全部信息，每份报告应包含下列内容：a.标题：检测/校准报告；b.本公司名称和地址；c.检测/校准报告的唯一性标识和每一页上的共x页第x页的标识，表明检测/校准报告结果的清晰标识；d.客户的名称；e.所用方法的标识(采用标准、规范或客户要求方法)；f.样品的描述、状态和明确的标识;g.有关样品的接收（送样）日期和检测日期；h.现场检测/校准时所用的抽样程序的说明或有偏离的说明；i.结果应采用法定计量单位（适用时）；j.报告应有批准人、审核人的姓名签字；k.有关声明：如“本结果仅对来

7、样负责和印章复印无效”等内容。（3）当需对结果做出进一步解释时，除以上所列要求外，报告还应包含下列内容a.特殊条件说明（如环境条件）；b.需要时，符合（或不符合）要求或规范的声明；c.抽样地点和取点分布，附在报告中；d.特定方法、客户或客户群要求的附加信息。4.4.3 报告的编号方法检测报告的编号详见检测报告编号原则。4.4.4 当报告包含有分包方所出具的检测/校准结果时，应注明分包项目和分包单位，以清晰地方式标明分包方出具的结果。4.4.5 报告的格式设计应适用于所进行的各种检测/校准类型，并减少产生误解或误用的可能性，具编排和检测/校准数据的表达方式应易于理解，除客户有特殊要求，原则上本公

8、司的检测/校准报告均用统一格式出具。4.5 检测/校准报告的编写和打印4.5.1 检测/校准的原始记录是编制检测/校准报告的主要依据，在必要和可能时需再现实验的依据，原始记录必须真实，严禁补记和涂改等，具体要求见记录管理程序04.5.2 为保证检测/校准数据的可靠性和可比性，检测/校准人员应对记录数据进行处理。4.5.3 检测/校准人员根据记录和标准要求编制检测/校准报告，人员对报告中数据的准确性、可靠性负责、。4.5.4 检测/校准报告应按照本公司统一报告格式进行打印。一般情况报告打印一式三份，其中二份提供给客户（客户有要求除外），一份交公司归档保存。4.5.5 报告的内容和结论应准确、简明

9、、清晰和客观。4.6 检测报告的修改4.6.1 对已发布的报告、证书的实质性修改，执行不符合工作控制程序，指定人员负责以追加文件或调换的形式通知客户。4.6.2 凡发现己送出的检测/校准报告中存有错误时，各检测部应及时电话通知客户报告中所列结果作废，并立即向技术负责人报告。技术负责人应组织人员调阅有关技术档案资料，认真分析并找出错误的原因，并授权检测组长重新进行同一试样的检测或重新出具检测报告，并应以追加文件或更换报告的形式实施，包括如下声明：“对报告的补充，系列号（或其他标识）”，或其他等效的文字形式。4.6.3 监督员负责对检测/校准报告质量进行定期或不定期的全面监督。当监督员对检测/校准

10、结果有异议时，应与检测人员一起对原始记录、数据处理、检测方法、检测环境和样品等环节进行核实，找出存在原因，取得一致意见后，按照纠正措施控制程序进行纠正。4.6.4 当异议双方不能取得一致意见时，应由技术负责人组织人员对检测环节进行调查核实，并对记录进行审核后裁定，并按照纠正措施控制程序执行。4.6.5 当检测设备发生缺陷时，应对在确定缺陷发生时期内已发布的检测报告进行评估。当需对己发布的检测/校准报告进行实质性修改时，应对报告作修改声明并立即通知客户，声明内容应包含报告修改原因、修改内容、报告补充说明或重新取样检测等。当有必要发布全新的检测报告时，应注以唯一性标识并在报告中注明所替代的报告编号

11、，同时将原报告追回并与新报告、修改说明一起归档保存。4.6.6 当有必要发布全新的报告、证书时，检测/校准报告、检测/校准证书组织编写新的报告、证书，给予重新发布的报告、证书唯一性的标识，注明所代替的原报告、证书的标识。4.7 报告的交付4.7.1 所有报告经过检测人员、审核人和授权签字人签名后，由报告发放人校准报告是否签名齐全，在报告封面、扉页加盖“检测专用章”（红色）后方为有效。4.7.2 只有个人签名无报告专用章，只有报告专用章而无个人签名，签名不全或用私章代替签名的检测报告均为无效报告，本公司不承担任何责任。对于此类报告本公司将追究相关人员责任并给予处罚。4.7.3 在本公司质量体系获

12、得计量认证、实验室认可、校准机构认可后，要确保报告中所检项目与认可、认证参数表中所列的项目一致，并加盖相应的标志。4.7.4 检测/校准报告的发放检测/校准报告发放时应做好登记，原则上委托方到公司领取，并由领取人签字；委托人有特殊要求的其它情况及现场检测项目的报告由各检测部统一委托邮政快递传递至合同规定的联系人，并保管好相关邮政快递的原始凭证。4.7.5 当客户要求用电话、传真或其他电子媒体传送检测/校准报告时，各检测部应将报告用客户要求的方式传送给客户，并确认客户收到的报告的完整性，但此份报告只作为正式检测/校准报告的副本，正式的检测/校准报告按照4.7.4条原则发放在给客户传送报告的过程中

13、应保证客户资料的保密和产权的保护。4.7.6 当用电话、传真或其他电子或光盘发送检测报告时，应符合保护委托方机密和所有权程序的规定；4.7.7 报告和原始记录的归档、保存与销毁。一般性的报告、证书的保存期限为5年以上。超过期限的报告、证书和原始记录经批准后，可以进行统一的销毁。见记录管理程序。4.8 校准报告和校准证书4.8.1 校准机构完成的工作的体现。4.8.2 在校准报告中体现出校准及其结果的详细描述。4.8.3 在校准机构签发校准证书时，可以以单独的文件证明校准机构的工作。4.8.4 校准报告的信息校准报告和校准证书应包括所有校准结果、根据这些结果做出符合性判断以及理解和解释这些结果所需要的信息。所有这些信息应正确、准确、清晰地表达。当校准报告或校准证书中包含有分包方所提供的结果