无纸化会议系统方案设计

1、实用文档无纸化会议系统建设方案广，W xxx件科技有限公司技术方案2015年5月23日1 .项目背景 42 .需求分析 42.1 耗材不再浪费 42.2 保密问题不再困扰 42.3 效率低下不再头疼 52.4 人员不再浪费 53 .解决方案 63.1 无纸化会议交互系统功能描述 63.2 系统部署 63.3 设计原则 83.4 无纸化会议交互系统的后台管理 94 .无纸化会议交互系统产品介绍 104.1 无纸化会议交互系统硬件可选方案 104.1.1 平板电脑无纸化会议交互系统（自选） 104.1.2 超薄升降器无纸化会议终端 114.1.3 电容触摸翻转无纸化会议终端 134.1.4 经济型

2、一体机升降无纸化会议终端 144.1.5 桌牌无纸化会议终端 154.1.6 双面电子桌牌 164.1.7 无纸化会议交互控制处理器 174.1.8 企业级无线路由（支持有线网络交换机） 184.1.9 无纸化会议系统拓扑图 194.2 无纸化会议交互系统客户端软件功能 4.3 会前准备 214.3.1 角色设置4.3.2 考勤设置 214.3.3 资料管理 214.3.4 会议设置 224.4 会中过程 224.4.1 会议签到4.4.2 会议秘书 224.4.3 会议信息 234.4.4 会议文件 234.4.5 呼叫服务 234.5 会后处理 244.5.1 强制签出4.5.2 文档处理

3、 244.5.3 结果统计 245 .方案优势 245.1 保障全面护航5.2 高保密性管理 255.3 绿色环彳低碳 255.4 易学易用性 256.服务承诺错误！未/E义书鱼。6.1定制开发错误！未/E义书鱼。6.2项目实施错误！未/E义书鱼。6.3技术培训1 错误！未/E义书鱼。6.4售后服务错误！未/E义书鱼。7.项目案例错误！未/E义书鱼。7.1政府案例：.错误！未让乂书笠O7.2企业集团：.错误！未At 乂书签o8、 公司资质错误！未止乂书笠。5.5 提高会议效率5.6 领先技术优势 2626文案大全1 .项目背景随着公司业务的不断发展，公司内外召开的会议越来越频繁，会 议材料的印

4、制装订阻碍了效率的提高，会议材料的回收由于保密需要 往往不能重复利用，造成了较大的资源浪费，同时也给保密工作造成 了很大压力。近年来，社会科技水平的快速提高，新型无纸化会议系 统现已成为企业绿色发展的迫切需要。2 .需求分析通过强大的信息化和组网能力，无纸化会议行业技术里领先企业-广州xxx打造无纸化会议系统，实现“四不”保障，提升效率，杜绝浪费。2.1 耗材不再浪费每次会议用纸量不在少数，加上油墨使用、打印机等机器折旧，且会议用纸 因保密等因素，会后基本无法再利用，耗材使用、浪费严重。无纸化会议系统从 源头控制纸张、耗材的使用，真正实现绿色、节能、环保。2.2 保密问题不再困扰文件清退、销毁

5、等环节难免，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没 有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。无纸化会议系统让文件的发放、 回收简单化，安全性、保密性大大提升。2.3 效率低下不再头疼每次会议，特别是大型会议，往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装 订、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。每有投 票，更是要花费大把的时间用于选票的制作、 发放、回收、统计，效率极其低下。 无纸化会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完 成会议材料的分发和回收，快速完成投票并统计出投票结果， 将时间节省出来更 多用于会议的保障，也确保了会议的品质。2.4 人员

6、不再浪费无纸化会议系统不单解决了效率低下问题，同时也能避免会议会前、会中、 会后等各环节大量人力的投入，让会议更简单。3 .解决方案3.1 无纸化会议交互系统功能描述功能名称功能描述会中会议签到选择参会人员，支持密码签到会议信息显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题会议文档文件即时更新，显不有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、docx、pptx、pdf、png、jpg、txt格式。支持文件阅读权限设置。其它文件支持视频，音频，CA*文件分发，并支持第三方软件打开使用会议通知即时广播多条会议通知呼叫服务叫服务内容即时发送给专门的手机端或者PC端的服务人员会议秘书支持同步授权“

7、允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投 票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼 叫服务，控制其它文件同步文件批注支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存向屏方式阅读或批注过程中，可支持向秘书申请向屏，米用DTQ技术触屏跟踪轨迹 技术和触屏轨迹仿真技术实现向屏，向屏时每台客户端上下行总流量彳氐于1K/秒。投票表决单选、多选、实名投票、不记名投票；赞成、发对、弃权会前会后首页编辑编辑后台欢迎界囿 LOGO系统名称，版权信息座位设置设置设备、座位号、手动拖拉排序角色设置创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理考勤设置实时查

8、看、下载全体参会者签到表会议设置创建会议入会议相关信息文件管理文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限投票管理新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计会议类型设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空。管理贝囿管理员设置管理页面功能权限会议签出会议秘书控制所有参会人员强制签出资料下载下载会议材料、批注材料会议归档会议结束后自动归档，可按会议时间日期、会议名称搜索历史会议管理后台预设多会议，即时开始、暂停、结束会议3.2 系统部署无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署:1、安卓平板电脑数台：根据实际参会人数，部署对应数量的平板电脑，供 参会人员使用。2、会议

9、控制PC机一台：会议管理员使用，实现对会议的集中控制与管理。3、无纸化会议交互系统软件一套。4、无纸会议交互控制处理器：承载数据的转发，同步信号的处理，利用XXX 触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术。5、企业无线路由器：用于会议室无线网络的覆盖他无挣隹接网第投影/大丽同步交互式电子白版无继会议交互控耨处理签VGA视强同步 RS232,千兆双网卡.第三方中控系统 泰河连接。4系,超薄升降一体植13s3131s 0L F4互联网接收和史理阡叫击求3.3 设计原则系统总体设计从节约用纸、经济环保及客户切身利益和期望出发，遵循先进、 易用、灵活、可扩展及安全等原则，最大限度满足客户使用需求、保护客户投资。

10、（一）终端配置。为了确保满足与会人员参会要求，建议配备一定数量的统一规格和型号的平板设备。（二）版本。根据系统安全性、易用性、更新便利性考虑选用 Android 4.2 以 上操作系统，微软其中一种作为服务系统。（三）扩展。系统要预留充足的可扩展性，为将来增加更多的功能与模块预留 足够的接口。（四）安全。会议设备日常由总经理办公室集中保管，个人凭账号密码登录， 用户在遗失终端后，立即通知管理员，管理员可以直接关停该账号， 防止信息泄露。用户如果忘记密码，可以通知管理员，经确认本人无 误后对用户账号重新修改密码。（五）网络。在本部会议室部署无线网络，确保在会议室内终端设备能够稳定、 高速、有效的

11、连接系统使用，同时要确保网络连接和访问的安全性。3.4 无纸化会议交互系统的后台管理会前准备3.5 编辑：编辑后台欢迎界面。座位设置：设置设备、座位号、手动拖拉排序。角色设置：创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义 用户组，人事管理。考勤设置：实时查看、下载全体参会者签到表。会议设置：创建会议入会议相关信息。文件管理：文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读 权限。投票表决管理：新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选 或多选，计分统计。会议类型：设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议 自动清空。管理页面：管理员设置管理页面功能权限。会后功能：会议签由：会议秘书控制所有参会人员

12、强制签由O资料下载：下载会议材料、批注材料。会议检索：按会议时间日期、会议名称搜索历史会议。管理后台：预设多会议，即时开始、暂停、结束会议。4 .无纸化会议交互系统产品介绍4.1 无纸化会议交互系统硬件可选方案4.1.1 平板电脑无纸化会议交互系统（自选）支持Android 4.2以上操作系统，或WIN 7, WIN8操作系统案例效果：4.1.2 超薄升降器无纸化会议终端产品类型：15.6寸1080P高清LED宽屏+台湾原产投射式电容屏面板尺寸：550X95X 5mm机箱尺寸：520x 85X 655mm投射式电容触摸屏材质：G+GW层钢化玻璃，表面硬度为莫式 7级以上，感应力度小于10g力，

13、透光度90%触摸点数：十点运行系统：安卓系统，主板 CPU 4核,Cortex A9,1.6G;RAM 1GB,内存8GB显示屏厚度：15mm显示屏结构：前后钢化玻璃+铝边框电机功率：18W 220V 50/60Hz接口设置：VGA/HDM输入开门方式：下翻门俯仰角度：仰角12度控制方式：手动、遥控、485集控中控控制接口： RS48漪入输出4.1.3 电容触摸翻转无纸化会议终端产品类型：含显示屏一体化翻转器，主板CPU 4核,Cortex A9,1.6G;RAM1GB,内存8GB屏幕尺寸：15.6英寸屏幕分辨率：1920X 1080 (16:9)背光类型：LED显示屏厚度：15mm投射式电容

14、触摸屏材质：G+GW层钢化玻璃，表面硬度为莫式 7级以上触摸点数：十点触摸反应时间：5ms感应力度/透光度：感应力小于10g,透光度90%显示屏结构：前钢化玻璃+铝外框翻转角度：0-130度电机功率：18W 220V 50/60Hz整机功率： 40W接口设置：电源220AC VG输入RS485输入输出控制方式：手动、遥控、485集控面板尺寸：505x 356X 7mm4.1.4经济型一体机升降无纸化会议终端安卓一体机技术参数:CPU 4 核,Cortex A9,1.6G;RAM 1GB,内存 8GB Android 4.4 ; 10 点电容式 触摸；15.6"全高清LCD屏；1920

15、*1080，全高清；屏幕16: 9;配 WIFI,RJ45 口升降器参数:适用于15寸/17寸/19寸显示器，可定做各种不同型号的显示器。自主研发制造的电路板，芯片自由选择，能满足不同需求；采用新款电机，负载更大，寿命比同类电机长三倍以上；采用带LED丁的触摸式控制面板，款式新颖，控制更灵敏，更有质感；双齿条齿轮爬升系统，升降自如，稳定性强，抗震性好，无噪音；根据人机工程学原理，增加了显示器自动调节角度功能，增加防夹手功能， 性能更安全。具有自动开合装饰板和丰富的接口端子， 可单机遥控或通过中央控制器实现 多台集合控制，支持RS232 RS485亦可设置主机控制；采用上等材料，国际标准的铝合金

16、拉丝，可选择橡胶漆喷染 ，款式多样4.1.5 桌牌无纸化会议终端8英寸高清显示LCD电容触摸屏，分辨率1080*768,双核心，主频1.5GHz, 系统内存1GB,存储容量16GB聚合物锂电池，4400毫安，支持 WIFI通信。外侧显示屏可替代传统会议铜质、及 LE求牌功能，背景颜色、字体颜色大 小等可自定义编辑，支持参会者的人名、职称、徽标、标题、单位名称、和 LOGO 等图片显示，绿色环保。内侧支架可以外配不同品牌平板电脑，支持无纸化会议系统功能4.1.6 双面电子桌牌终端采用双面7寸高分辨率(1024*600dpi ) LCD液晶屏。外观设计高雅。UI界面极简至尚，人性化直观操作。电容式

17、触摸屏，支持多点触控，让无纸化会议及各项操作更便捷高效。基于千兆会议媒体流技术设计，所有音、视频、控制信号通过一条Cat.6千兆网线传输。支持无线 WIFI接入方式。终端集成了丰富的会议系统功能。系统可实现会议视频签到、会议资料查看、 投票表决、会议通知、会议计时、呼叫服务等会议功能和服务。可订制化的会议功能模块(会议功能可按客户要求订制)。全铝外壳，一次成型，倒角高光处理，无缝隙，稳重、美观。外壳及操作界 面颜色可根据用户需求订制。三种供电方式：POEft电、内置锂电池供电、电源适配器供电。4.1.7 无纸化会议交互控制处理器19英寸1U标准工业无纸会议交互控制处理器，可上标准机架，嵌入式C

18、PUt理器，4路US睢口，标准2个RS232空制接口，数字I/O 口4in+4out ,会议交互VG觎频同步接口板载 2 个 PCI-E GbE (LAN Link/Active LED ) PCI-E 硬千兆网卡具备支持DTQ统上电自启动功能，内置 WINDOWS SERVER 200昨系统，自动启动维护ph骑据库，自动监测客户终端连接状态，安全涉密性强投影大屏同步自动运行程序，支持外接中控系统管理。系统来电自启功能，支持特殊130 V低电压启动并稳定运行。静电防护：硬件电路设计防护 2000V以上雷击和静电冲击。一台处理器最多支持128客户端软件同时在线运行，支持有线 无线传输。 支持远程

19、/局域网内http浏览器访问，会议管理员账号管理，会议秘书设置，新 建会议，启动备选会议。增加删除编辑会议信息、议题，更换当前会议。上传下 载会议文稿。实时更新会议通知。增加删除编辑会议投票。编辑参会人员，参会 人员排座。会议归档普通会议，保密会议信息自动清空。使用自主研发的触屏轨 迹跟踪和触屏轨迹仿真技术处理客户端文件同步管理。支持与办公OA系统对接，支持多会议管理功能，支持 UI界面定制化等。4.1.8 企业级无线路由（支持有线网络交换机）推荐使用H3CWA2600系列无线产品是（H3C）自主研发的新一代基于终端感 知型硬件智能天线覆盖技术的超百兆高速无线接入设备（以下简称AP）,可提供相

20、当于传统802.11a/b/g网络6倍以上的无线接入速率，能够覆盖更大的范围。 该系列无线产品上行链路采用千兆以太网接口，突破了百兆速率的限制，使无线多媒体应用成为现实。WA2600系列AP共分为 WA2610#频）、WA2620双频）两款型号，该系列产 品外型小巧美观，安装方式灵活，适用于壁挂、桌面、吸顶等三种安装方式，也 可根据部署场景配合11n专用定向迷你美化天线实现智能分布式信号部署。24 口网络交换机4.1.9 无纸化会议系统拓扑图追蒋升降一体机舆面翻缝一体机Qgg.Vin7/Win?9D8R2RJ454.2无纸化会议交互系统客户端软件功能 会议签到：参会人员使用密码或者二维码签到。

21、 会议信息：显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题。 文件加密：所有上传服务器的文档转换成保密的DTQ#式。 会议文件：文件即时更新，显示有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、docx、pptx、pdf、png、jpg、txt 格式。 会议视频：点播视频文件。会议通知：即时广播多条会议通知。呼叫服务：呼叫服务内容即时发送给专门的手机端或者 PC端的服务人员。会议秘书：支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强 制同步、投票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处 理呼叫服务，控制视频同步。普通参会者：有权限阅读会议议题文件，申请同步文件，支持异步

22、阅读。文件批注：支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自 动保存。同屏方式：阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用DTQ支术触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量 低于1K/秒。投票表决：单选、多选、实名投票、不记名投票；赞成、发对、弃权。计分统计：设置计分选项、最高分值。呼叫服务：呼叫服务人员、茶水、纸笔，自定义内容。4.3 会前准备4.3.1 角色设置系统角色分为超级管理员，会议管理员，与会者，会议秘书。可通过清单从 外部导入用户列表。明确各个角色的权限、功能及各交互环节的响应机制。超级管理员：创建会议管理员与普通与会者。会议管理员：创

23、建会议，编辑会议信息，上传会议文档，发布通知。与会者：签到会议，查看会议信息，查看会议文档，同步演示，呼叫服务。会议秘书：签到会议，查看会议信息，查看会议文档，同步演示，处理呼叫 服务，强制页面控制，同步演示有“主动同步控制”和“被动同步控制”两 种方式。4.3.2 考勤设置可以实时查看全体参会者出席情况，能够看到具体席位的出勤人姓名与签到 时间。4.3.3 资料管理会议资料可以进行分级（议题分类）管理，会议管理员使用管理端上传资料 时可以设置资料使用权限，具有上传、下载、删除等操作。参会者可查看、标注 有权限的文档资料。4.3.4 会议设置会议管理员通过创建会议，录入会议名称、会议议题、会议

24、议程、会议时间、 会议通知、与会人员、投票等信息，与会人员签到后均可查看。采用XXX十对网络通信研发的分类混编网络传输技术，实时更新会议简介，会议议题，会议与会 者信息，会议议程可通过后台实时编写上传，会议信息功能实时更新，自动更新 本次会议的讨论内容。与会人员显示当前参加会议的人员名单的签到信息 /状态。4.4 会中过程4.4.1 会议签到帐户签到，选择与会者签到，输入密码并可选择性的拍照后，提交验证 密码，密码验证成功后签到进入系统。自动识别会议秘书，参会人员帐 户。以不同的登录身份进入，所拥有的权限也不同。4.4.2 会议秘书同步演示控制，可以强制所有客户端同步。签到界面控制，可以强制打

25、开所有客户端签到界面。推送同步，协助制定某一个与会者自动发起同步演示同步授权，接受与会者文档同步演示的申请请求处理，允许或者拒绝。呼叫处理，接收其它与会者发过来的呼叫服务。4.4.3 会议信息 会议简介会议议题参会人员4.4.4 会议文件会议文稿，支持Microsoft Office办公软件文档的同步共享演示，包括： Word Excle、PPT、PD商办公文档，支持文档的本地查看和同步演示。同步演示时，可以进行手写批注，并共享到大屏投影等显示设备。本地浏览文档或者同步演示文档，文档操作支持手势翻页，多点触摸，文 档多点放大、缩小。文档同步演示发起手写批注支持Word Excel、PPT PD

26、F图片同步演示，手写批注的同步。支持任何 与会者单独批注文件保存，再次调用批注文件，支持同步至投影机同步演示。手写批注支持多人批注，同步至投影机同步演示支持快速翻页和快速切换议题文档一键返回同步，本地浏览界面可以一键返回同步， 恢复同会议主讲人的同 步界面。会议主讲人同步的批注不会和本地批注发生冲突。4.4.5 呼叫服务呼叫服务，可以根据个人需求，进行茶、水、纸、笔等需求呼叫服务，会 议秘书会响应，及时满足。4.5 会后处理4.5.1 强制签由会议结束时，秘书角色可以一键强制所有客户端注销签到，是文档保密的一 个保障措施。4.5.2 文档处理会议结束后，系统根据会议的密级定义，进行会议文件的处理，保密会议则 会议材料自动销毁，会议管理员可以手工从服务器下载主讲人批注文稿下发学 习。4.5.3 结果统计会议结束后，会议信息自动归档，会议管理员可能登陆系统后台查看会议 统计结果。5.方案优势5.1 保障全面护航X