Office办公软件学习资料(零基础)

1、Office办公软件学习资料（零基础）OfficeXP办公自动化软件第一讲：2012-9-17OfficeXP主要包括：字处理软件Word、Excel> PowerPoint等应用程序。它们具有统一的界面、相似的常用工具栏及大同小异的操作方法，只是各自的侧重点有所不同。Word是文字处理软件。它集成文字处理、表格处理和图形处理于一体，汇集了对各种对象的处理工具，使图片、图表、表格、艺术字等的处理得心应手。Excel是以表格化数据处理为基础的集成化处理软件。它不但能实现电子表格数据处理，也具有数据库管理、统计图表自动生成等功能。PowerPoint是创作电子演示文稿的软件。利用它可以方便地

2、制作出集文字、图形、图像、声音、视频和动画于一体的多媒体演示文稿。一、Word特点1 .对文档提供了多种查看方法;如：普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、文档结构图、全屏显示、Web页预览、打印预览等。2 .具有专业级的表格处理功能;3 .使用方便的多栏彩色图文混排、艺术字处理;4 .具有功能很强的数学公式编辑器；5 .具有多种类型文件的转换功能。二、窗口介绍菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、正文编辑区、状态栏、标尺、滚动条等。注：工具栏的显示与隐藏（视图一工具栏一各种工具栏。）三、页面设置：“文件一 “页面设置”。1 .纸张的大小（常用的纸张：A3、8K、B4、A4、16K、B5o）

3、2 .设置页边距：调整正文到纸张边界口大2小。四、文档编辑1 .建立文档（Ctrl+N）（1）录入文字，录入时不要排版，每（）1段敲一次回车，每段前空两个汉字位置。(2)特殊符号录入：“插入”“符号”或用动态键盘。(3)显示/隐藏文档中的非打印符号。2 .保存文档(1)保存(Ctrl+S)(2)另存为3 .打开和关闭文件(打开：Ctrl+0)4 .文档选择基本方法(1)拖动选择直接拖动是移动(2)Ctrl+拖动复制选定区(栏)选择选择一行一单击行首的选定栏。选择一段一双击段首的选定栏。选择全文f三击选定栏(Ctrl+A)o(3)矩形块选择：Alt +拖动。5 .基本编辑操作(1)插入：单击定位

4、插入点，直接输入文字。(2)删除:选中分"Delete”。(3)恢复、撤消：Word能够撤消100步内所做的编辑操作(Ctrl+Z)(Ctrl+Y)o(4)移动：选中一直接拖动。(5)复制：选中一Ctrl+拖动。(6)简捷菜单:选中一单击鼠标右键一选择相应的操作。注：Home/End到一行行首/行尾Ctrl+Home/Ctrl+End移到文件行首/行尾Shift+Home/Shift+End当前光标位置到行首/行尾光标移光标选中End选中当前光标位置到文件首/文件尾Shift+Ctrl+Home/ShiftCtrl+Ctrl+F/Ctrl+H/Ctrl+G查找/替换/定位Ctrl+P

5、打印第二讲：2012-9-18五、字符格式设置：汉字字模、字体、字号的概念1.字体：汉字的体式和风格，常用的字体有(书宋、仿宋、楷体和黑体四种）。字体同时又是区别版面中标题与正文，主要内容与一般内容的表达式。2.字形: 细笔等。3.字号:字的形态。例如：长形、扁形、粗笔、字的大小规格。4.字模:在铅字中字模是铸铅活字的模型，例如：铜模等。在计算机信息处理技术中，字模是字体、字形数字体的数据信息。5.基线：无论一行字有多大或多小，字的底部总是在一条线上。六、字体字号的选用原则1.书宋：SS笔画横平竖直，粗细适中,布局合理，使人看起来清晰爽目，久读不易疲劳，经试验统计表明，在同样字号，同样阅读条件

6、下，书宋与其他字体相比，阅读最省视力，所以一般书刊的正文都用书宋体。另外印刷性好，般书籍正文都用5号字书宋。2.楷体：K笔画接近于手写体，直接由古代书法发展而来，字体端正匀称。一般用于：（1）小学课本及幼教读物，选4号楷体。（2）中小号标题、作者署名等，但用楷体作标题时，至少要比正文大一个字号。3.（3）报刊中的短文正文。宋：F是古代印刷体，笔画粗细一致。一般用于：（1）作中、小号标题。（2）报刊中的短文正文。小4号、4号、3号字的文件。（4）古典文献和仿古版面。4.体：H横竖笔画粗细相同，平直粗DM般用于:5.小标宋:（1）各级大、小标题字，封面字。正文中要突出的部分。XBS笔画横细竖粗，刚

7、劲有力，笔锋突出，是华光系统基本字模中理想的排大、小标题字、封面字的字体。6.报 宋:BS字形方正、笔画比书宋细,比仿宋粗，排报纸版心字，用小五号或六号报宋。7 .段落格式：完成段落内部、段落之间的格式处理。（1）段落标记符（2）调整段落中的行距、段落之间的间距：“格式”一“段落。（3）首字下沉：“格式” 一 “首字下沉”。（4）缩进（用标尺）：首行缩进、悬挂缩进、左、右缩进（“Alt”+拖动：微移）。8 .页码设置（1）插入：“插入”“页码”。（2）删除：任选某一页页码删除，全部的页码都删除。9 .页眉和页脚：“视图”一“页眉和页脚”。创建不同的页眉和页角（1）必须先在需要使用不同页眉页脚的

8、文档处插入一个分节符。（2）在页眉工具栏上“同前”按钮，断开和前一节的连结。（3）然后才能为该节创建新的页眉和页角。首页：开始页设置10 .拼写检查：“工具”f“拼写和语法”（F7）。11 .脚注和尾注：“插入”一“引用”一“脚注和尾注”（Ctrl+Alt+F/Ctrl+Alt+D）。12.字符加“格式”一“中文版式”一“带字符。第三讲：2012-9-19七、表格编辑1 .显示“表格与边框”工具栏。2 .单击“插入表格”工具栏，插入任意行列表强迫表格折分:Ctrl+Shift+Enter强迫表格折页:Ctrl+Enter3 .增加行：将光标移到表格最后右侧回车符处回车即可。4 .增加列：用拆分

9、单元格或用铅笔画竖线即可。5 .调整行高与列宽：鼠标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。6 .单元格的拆分、合并：“表格和边框”工具栏一“合并”、“拆分”按钮或用快捷方式。7 .单元格内容的调整。8 .更改单元格间距一“选项”-允许调整单元格间距一输入数值或用铅笔画。9.绘制斜线表头：“表格” 一 “绘制斜线表头”10 .连续排表题：选择表题行表格一一表题行重复。11 .将表格转化成文本、或将文本转化成表格。将表格转化成无格式文本：复制一编辑一选择性粘贴一形式第四讲：2012-9-20八、分栏与图文混排1 .分栏：选定要分栏的内容一“格式栏”。2 .图文处理：单击定位插入点一“插入”一“图片

10、”一选择所需的图片。3 .文本框：“插入”一“文本框”。文本框的链接和断开：4 .艺术字体：常用工具栏一“绘图”按钮一“插入艺术字”。5 .数学公式：“插入”一“对象”一选择“Microsoft公式3.0”选项。6 .制表位设定（几行文本按列对齐或制作不带表格线的简易表格）“格式» 一 “制表位”7 .（1）可读保护：（只能看内容不能修改）“工具”一“保护文档”f选择“窗体”f输入密码“确定" f再输入密码“确定”。解除普通密码:“工具”一解除密码保护一输入密码一确定（2）绝密保护：（不能看内容也不能修改）“工具”一选项一安全性Excel部分第一讲：2012-9-24基本概

11、念1 .工作薄：一个Excel文件就是一个工作薄,扩展名为.xls,可以包括若干个工作表。2 .工作表：由若干行和列组成，对应一个二维表格，最大行65536行最大列255列。3.单元格：行列交叉的小格子，相当于表格中的一格。4 .数据类型：Excel中常用的数据类型为字符型（或文本型）、数值型。5 .字符型数据：可以由任意键盘符号组成，没有大小、多少等数值含义。6 .数值型数据：由0-9、小数点、正负号等字符组成，有大小、多少等数值含义的数据。二、工作表的编辑1 .单元格的编辑(1)数据的录入、类型的定义(注意：纯数字字符录入)。输入文本：如电话、邮政编码等作这字符串处理，在数字前加一个单引号

12、输入数值：数据如果位数过长容纳不下时,会自动进行格式转换。数值型数据：右对齐。输入日期：2002-4-1或2002/4/1当前日期输入：“Ctrl+；”输入时间：a上午；P下午：9： 05 P,时间后空一格，21：05：00当前时间输入：“Ctrl+Shift+:"(2)数据的修改、删除、复制、移动、自动填充(完成学生名单、成绩单录入)。自动填充：不连续单元格填充：先选定要填充的单元格，编辑格“Ctrl+Enter”(3)单元格格式的设置（给学生名单、成绩单添加标题与制表日期）。（4）自定义序列：“工具”一“选项”一“自定义序列”“录入新序列”一添加即可。（5）数据有效性：数据一一有

13、效性（6）相对引用：就是直接使用单元格地址，如:Al、B2、D2,绝对引用：是在行号和列号前加$符号。如:$A$1绝对引用不会随公式变化。混合引用：既有绝对引用又有相对引用，如$A4,B$5公式的相对引用部分随位置变化，而绝对引用部分将保持不变。2 .单元格的选择第二讲：2012-9-25三、基本功能1.数据处理（1）数据计算（完成学生成绩、派车单计算）Sum:求和Average:求平均Rand:得到一个（0,1）区间的随机数Int:取整Rank:排序（名次）And:所有条件是都正确IIIF:条件格式（=if（bl<60,H不及格",及格”）（2）条件格式：选择区域一“格式”“条件格式”（在学生成绩表中标出高分为红色）。（3）排序：选择内容一“数据”一“排序”（完成学生成绩单、派车单）。（4）数据筛选：选择内容一“数据”一“筛选”。（5）分类汇总（派车单）A、选择所有数据，按分类项进行排序。B、“数据”一“