物资编码体系建设实施方案

1、关于实施物资编码体系建设的建议方案博科世纵（北京）信息技术有限公司陈雪松chenxuesong物资编码体系是广电企业物资供应链管理的基础和底层标准之一，对于企业加强和优化管理，提高信息化的建设水平，具有非常重要的作用。通过物资编码体系的建设，可以理顺企业内部采购物流，技术管理和财务等相关部门的关系，而且可以理顺信息化建设的思路，为后续打通各部门的“信息孤岛”，实现信息整合应用，提高大宗物资采购管理，实现阳光采购、透明采购具有非常重要的作用。广电行业集团化管理以来，一个方面强调集中管控、降低成本、阳光采购和透明采购，另外一个方面强调灵活保障。各地区分子公司在工程建设，维护保障等方面，都有不同的物

2、资保障需求特点，必然要求在集中管控的前提下，实现灵活保障。建立统一的物资编码体系，是满足技术管理，各分子公司灵活保障的前提条件。一、物资编码体系建设的意义（一）物资编码体系混乱的原因物资编码执行不严格很多单位，没有专门的人员和部门负责物资编码工作，在编码建立、编码修改和编码调整方面，没有明确的操作流程和标准，随意创立、调整和修改编码，使得编码出现混乱，数据错乱。物资分类不合理物资编码实际上是物资分类的数字化体现，如果物资分类不合理，使得部分物资无类可归或归类错误，同样也会造成编码混乱，数据错乱。编码与物资属性混用有些单位，简单依托物资的属性定编码，造成了编码与物资属性对应，一旦出现新产品或新的

3、技术指标，就必须通过增加编码的方式来体现物资属性的变化，造成编码混乱。过多的物资属性进入到编码规则中，造成了物资编码杂乱无章，冗余号段多，编码效率不高。（二）物资编码系统建设的意义物资编码体系是物资供应链管理的基础性工作，通过物资编码，可以准确衔接需求和采购。通过编码体系的建设，可以实现企业内部管理的“此物非彼物”，解决采购非所需，供应非所需的问题。提高采购、仓储保管和领用的准确程度。通过编码体系建设，可以理清物流采购与工程建设、客户服务（机顶盒）、固定资产管理、维护维修和财务结算管理的关系。先有编码体系，后又信息化。编码系统的建设，对企业的信息化具有非常深远的影响。编码方案是信息化的主数据，

4、持续贯通在企业的合同管理系统，采购管理系统，仓储管理系统，财务管理系统和固定资产管理系统中使用，承担了主索引的作用。通过物资编码，准备实物和库存台帐，财务账的一一对应关系。在过去的管理中，采购账、库存帐和财务账信息不能共享，数据互相矛盾或不一致，无法应对内控和外审的需求。通过物资编码体系，可以使库存信息分享更及时，财务归集更准确，进而实现财务账和实物账的统一。二、物资编码体系建设的基本原则（一）分类管理的原则根据管理和业务的需求，对物资进行分类，不同的分类使用不同的管理方法。常见分类如下：种类物是指商品单品或部分之间没有主要的差异，在使用上不需要做出区分。单品物是指单品之间需要做出区分，单品有

5、不同的流水序列号进行管控，在入库，出库，维修、退厂等各个环节都需要区分身份标识。建立不同的分类，可以对不同种类的物资采用最合理的管理手段和管理流程，提高管理的效率，降低操作的不合理性。（二）内部型号（规格）定编码”的原则每种物资都有可能面对多个供应商，而每个供应商又有很多供应商的型号规格。要实现非定向采购，必须建立内部规格型号的概念，使得采购的物资满足技术的需求。建立内部的规格型号，是衔接技术部门和物流采购部门的有效手段，通过内部的技术规格，实现技术上的互换性。（三）统一编码结构编码结构是未来对编码进行数字化展现的统一格式，也是在未来系统中的主数据。编码结构合理，用户理解容易，操作简便，系统效

6、率高，编码结构不合理，会导致使用不方便，维护变更频繁，不能涵盖所有的物资，没有未来的发展空间等等问题。（四）严格编码管理和编码执行有编码体系，不代表能够很好地使用和管理编码。编码体系还必须确定编码的企业基础标准地位，明确主管部门，对编码的调整和改变必须走相应的管理流程。编码体系还必须建立相应的编码协调和管理结构，使得未来编码对全局个业务模块和系统都有规范和指引作用。（五）兼容性的原则企业内部的编码还必须建立与各供应商编码的对应关系，指导供应商在准入，产品入围等方面对应企业的编码。要是编码能够兼容供应商、企业过去存在的编码的能力，保证数据的平稳割接。（六）扩充性原则广电技术日新月异，必须为未来技

7、术的升级换代留有充足的空间，保证满足未来企业设备技术的进步。三、物资编码体系的目标和内容（一）因地制宜的确定企业的编码原则（规则）企业物资编码体系建设是一项基础性、长期性的工作，涉及到企业管理的方方面，对企业优化管理，提升业务处理效率，加强不同部门单位的协同，采集和分析数据，辅助领导决策都具有非常重要的作用。（二）对物资进行合理的分类，通过分类定管理流程和操作标准广电行业涉及到物资设备近万种，需要根据管理维度、业务纬度,技术纬度建立合理的分类，只有建立了合理的分类，才能确定不同分类的管理目标，管理流程和操作标准。首先需要进行分类调研。分类调研主要围绕以下四个方面：工程建设和运行维护对编码分类的

8、需求（技术约束条件）；物资管理的采购、仓储，领用，固定资产，财务管理对物资编码分类的需求（管理约束条件）；公司领导、职能部室、分公司对编码体系建设的需求（统计、查询和信息获取条件）；符合操作习惯，能够快速定位查找物资的需求（方便性约束条件）；项目组要拿出物资编码分类建议书，建议书要按照四大需求的要求，提出分类方案。并对每个分类的物资管理提出明确的管理流程和操作标准博科世纵（北京）信息技术有限公司物资分类建议书大类子类细类技术需求管理需求统计需求方便性需求ooOOOO用户终端机顶盒双向高清机顶盒入库扫码出库扫码销售扫码退换货扫码返厂维修扫码单独归类入财务客户终端设备销售收入。纳入高清业务统计。使

9、用原有随机流水号编码。（三）确定编码结构编码结构是数字化的基础，是物资的“身份证号”，通过对物资编码的管理，实现物资的全寿命的管理。编码结构的确定要体现高效、易用和灵活兼容，为未来的技术发展留有空“号段”，同时也要提高编码效率，降低系统的非必要运算内容。工程器材编码结构（示例）第1、2位第3、4、5位第6、7位第8、9位编码意义细类编码名称编码类型编码型号编码位数2位3位2位2示例020020101编码数字范围01-99000-99900-9900-99举例分配网器材接插件公制过电接头L-9A对应分类目录位置三级目录四级目录五级目录六级目录备注对应财务大类对应名称对应类型对应型号完整编码小例0

10、20020101（四）编制物资编码目录编制物资编码目录是根据物资编码原则（规则），按照物资分类，依据编码结构，赋予每种物资明确的编码，并形成文字编码目录文件。编制物资编码目录，是编码体系建设的落脚点，是最终的成果。编码目录一旦建立以后，今后的各项工作如管理流程的建立和修改、信息系统的建设开发，采购和供应都必须以编码目录为依据，保证编码目录权威性和唯一性。（五）编码的割接方案企业过去都使用一套或多套编码结构，编码的割接方案是：1、对原编码结构进行分析，建立与新编码结构的对应关系。2、割接方案的技术保障办法（数据库修改，数据库增加记录等方式）四、物资编码体系建设的实施计划（一）组织保证成立编码体系

11、建设领导小组，确定内部和外部专家，形成编码体系建设的决策机构；成立编码体系建设项目小组，确定企业相关部门，外部咨询顾问的人员组成，形成编码体系建设的执行部门；聘请外部专业咨询公司，对物资编码体系建设进行咨询和辅导（二）拟制编码体系建设原则（规则）编码体系建设项目小组应当充分考虑外部和内部的现状，根据各部门的有关需求，结合现实，考虑未来，拟定编码体系建设原则（规则）。（三）拟定物资分类，确定物资分类的管理流程和操作标准建立物资的业务分类，管理分类，进而提出针对性的管理流程和操作标准。比如机顶盒属于终端用户设备，那么其管理的流程应该涵盖采购，销售、退换、返厂维修（质保期内和质保期外），按照这个标准，在采购入库，销