采购制度及采购流程示意图

1、采购流程示意图部门工作人员汇总部门工作人员部门经理部门工作人员汇总r品质部部门经理审核V采购办公用品防暑药品审核V审核<>仓库管理员7/行政专员过滤库存报常用物资库存预留量审批物业公司（副）总经理办公用品管理规定1.0目的合理有效地使用办公用品，控制办公费用。2.0适用范围本程序适用于价值在200元以下易耗办公用品的管理。3.0定义办公用品：指办理公务所需的，价值在200元以下的文具类及其它用品。4.0职责4.1 人事行政部4.1.1 负责办公用品的采购、登记、管理和发放；1.1.1 负责每月办公费用的统计和通知。4.2 总经理4.2.1 审批办公用品的采购申请；4.2.2 授权部

2、门自行采购非常用的办公用品。4.3 门负责人：4.3.1 审核本部门员工领用办公用品的申请；4.3.2 控制本部门的办公费用。5.1 方法与过程控制5.2 办公用品的采购5.2.1 一般办公用品由人事行政部统一采购；5.2.2 每月末人事行政部根据当月办公用品领用及剩余情况，填写办公用品盘点表并订出下月办公用品采购计划，报总（副）经理批准后统一采购；5.2.3 部分非常用办公用品，由所需部门自行填写采购申请单，交（副）总经理批准,由人事行政部负责采购；5.2.4 部分专业性较强的办公用品，可由所需部门自行购买，但须填写采购申请单，交总经理批准后，方可采购。物品购回后，应立即到人事行政部办理入库

3、登记。5.3 办公用品的领用5.3.1 员工领用办公用品须填写办公用品领用单,经部门负责人签字后，在人事行政部领取；5.3.2 人事行政部负责办公用品领用的登记管理。5.4 办公费用控制5.4.1 员工领用办公用品的标准为人均每月10元，按部门编制内实际人数分配到各部门，由各部门负责人控制使用；5.4.2 人事行政部每月5日前将各部门上月实际办公费用支出情况书面通知到各部门负责人；5.4.3 各部门如当月办公费用超支，人行政事部可在次月限发该部门办公用品。如上月有结余，可结转本月使用；5.4.4 各部门如因公司安排的特殊工作使办公费用增加，可提出增领同等额度内的办公用品的申请，经人事行政部审核

4、，报公司总经理批准后，可予以增发；5.4.5 任何部门或个人不得擅自购买办公用品，否则人事行政部不予登记，财务管理部不予报销。5.5 办公用品领用控制5.5.1 下列物品每人只能领用一件，丢失不得再领，损坏或用完可以将原物退还，换领新用品:剪刀、订书机、直尺、卷笔刀、裁纸刀、起钉器、涂改液；5.5.2 下列物品限量领用：5.5.2.1 计算器：限财务管理人员领用，其它部门如有特殊需要必须经总经理同意，才可领用；5.5.2.2 打孔机：每部门只能领壹台，损坏可以凭原物换领新打孔机；5.5.2.3 白板笔：每部门每月限领贰支；5.5.2.4 签字笔：每人每月限领壹支，使用率较高的特殊岗位可适当增加

5、数量；5.5.2.5 圆珠笔：每人每月限领壹支，财务管理人员可领两支。6.0记录表单6.1 «盘点表6.2 采购申请单6.3 «领用单物品采购管理规定1目的规范物品采购行为，降低物品采购成本，确保物品的供应。2 适用范围适用于管理公司及各项目物品采购工作。3 职责3.1 小批量，小金额的采购，采购员应比质比价，择优采购。3.2 大宗物品，重要服务合同，具备招标采购条件的，应由相关部门组成招标委员会，实行招标采购。3.3 采购遵循的原则3.3.1 未经审核批准的请购物资一律不得采购；3.3.2 库内已有闲置物资应首先使用；3.3.3 凡本地区能解决的，不到外地采购；3.3.4

6、 建立常用物资信息价格库，每季度对合格供方所提供的物资实施价格摸底。3.3.5 对长期订货和大款项的进货，应通过签订合同和实行银行结算的方式；于合同签订前进行评审服务供方，大宗项目通过招投标方式确定供方；3.3.6 在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位；3.3.7 公司应对货物服务供应方每月进行一次评估，每年进行一次全面的评审。3.3.8 公司对服务供方资质、服务频次、检查达标、记录归档；供方应由公司统一考评合格供应商之后推荐项目使用；3.3.9 对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。3.4 程序要点3.4.1 仓库管理人员应在每月月初

7、第一个工作日将库存物品的实际情况报送各部门。各部门在收到报表后，应从实际工作需要的角度出发，根据月度工作计划，在第二个工作日上报本月的采购计划，避免盲目采购，造成资金及物资的积压。3.4.2 采购人员汇总并审核各部门的采购计划后，统一报（副）总经理批准并实施。3.4.3 计划外急需采购的物资，由使用人填制急需物资请购单，部门负责人签字，报（副）总经理批准后由采购人员实施。3.4.4 物品采购时必须严格按照采购原则、采购计划及时进行采购。签订物品采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经（副）总经理批准，质量、数量有误的全部由采购人员承担。3.4.5 一般情况下，月采购计划7日内完成，紧急采购3日内完成（有生产周期除外）对于有特殊要求的物品采购，应由采购人员会同使用人员共同采购、验收