普通高校学生学籍档案管理策议

1、普通高校学生学籍档案管理策议    关键词：学生；学籍档案；档案管理普通高校学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实习总结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。 学籍档案从发生、发展、形成

2、到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际归集、管理、利用工作中往往容易出现问题，因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。 一、学籍档案管理中存在的问题 1收集整理是建立档案起始，真实全面是这一阶段管理的核心内容 在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大、不能遗漏。实际工作上，诸多学校未能及时记录学生的助学、贷学情况，不利于社会征集体系建设以及学生诚信意识的培养；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存，尽可能创造条件进行计算机规范格式处理；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字

3、代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。 2立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性 存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。 3档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况 学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人学校立卷各院系就业指导办（教务处）机要邮寄部门地市级教育局（人事局）县级教育局（人事局）就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影

4、响毕业生的正常工作和学习。 4档案的保管利用 档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。此外，在学生学籍档案的整理利用上，诸多学校重视不够，精细管理的理念还不到位。 二、完善学籍档案工作的管理建议 1增强档案意识 加强档案法宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、

5、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，建立档案管理领导体制，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，如成立校级档案工作委员会等，形成由学校领导分管、校办主任主管，专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系，为学校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。此外，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。 2实施档案目标管理 将高校档案工作实行“目标管理”，使档（下转208页）（上接206页）案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中，使高校学生档案

6、工作在管理体制、规范流程、业务建设、开发利用等方面纳入全校整体目标考核，一方面有利于统筹部署和加强学生档案工作的组织领导，另一方面也有利于调动档案人员做好学生档案工作的积极性，增加档案人员的责任感。 3、健全学生学籍档案管理制度 为适应档案工作快速发展变化的特点，需要适时修订、完善学生特色档案管理的相关制度，规范学生档案管理方法和程序，使档案材料的全面性、系统性得到制度保证，努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，案卷摆放系统有序。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度，使学籍管理工作逐步走向规范化。 4加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质 学生学籍档案管理工作

7、也是一门管理科学，随着科技的发展，这就要求专、兼职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识，不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。        5大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务 学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便

8、师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。另外，高校档案部门要围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，突出服务特色，主动开发档案信息资源，编制出适合当前高校改革和发展的多层次档案编研资料，从而更多、更好地满足利用者的需求。 总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。 参考文献： 1底红艳.对高校教学档案管理的几点认识J.晋图学刊，2002，（3）. 2王少君.高校教学档案的科学管理与利用J.大连民族学院学报，200