建设项目档案管理办法-

1、建设项目档案管理办法第一章总则第一条为规范管道建设项目经理部(以下简称“项目部经理部基本建设项目档案管理工作,充分发挥建设项目档案在工程建设、生产、企业管理、工程维护、改建及扩建中的作用,根据中华人民共和国档案法、基本建设项目档案资料管理暂行规定、中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定及国家的有关规定,结合项目经理部档案管理工作的具体情况,特制订本办法。第二条本办法所称建设项目档案是指在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理以及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、图片、录像、声像、录音、光盘等各种载体形式的全部文件。第三条项目经理部建设项目(包括天然气管道

2、工程、成品油管道工程、原油管道工程等档案是项目建设和管理历程的真实记录和原始凭证,是项目交付后生产运营、管理、维护、改扩建的依据和不可再生的信息资源,同时也是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的可靠凭证。第四条全面、系统、完整的收集、整理、管理和利用项目经理部工程建设档案,保护好国家的宝贵财富,是项目经理部的一项重要任务。第五条本办法适用于项目经理部各处室、项目(分部、EPC总承包商、监理以及各工程参建服务商。第二章建设项目档案管理部门职责第六条为确保项目经理部建设项目档案管理工作顺利进行,建立起由项目经理部、设计、EPC、监理、施工等单位组成的建设项目档案业务管理网络,由项目经理部

3、综合办公室统一领导分级管理,实行统一的建设项目档案业务标准。第七条项目经理部综合办公室是项目经理部建设项目档案管理工作的归口部门,其主要工作职责如下:(一贯彻执行上级各项档案工作的法律、法规以及有关方针政策,建立健全统一的建设项目档案管理工作规章制度;(二负责统一组织与协调建设项目竣工档案的管理工作以及制定编制竣工档案的统一标准、规范和要求;(三负责组织对工程建设项目施工承包商的竣工档案编制工作进行培训、指导、监督、检查;(四负责对移交的建设项目档案进行验收、审核、整理、登录、编目、入库管理;(五负责统一保管各种形式和载体的档案,提供信息开发和利用;(六参加项目经理部建设项目竣工验收。第八条项

4、目经理部所属其他处室、项目(分部应高度重视建设项目档案的收集、保管工作,明确分管领导,协同综合办公室做好工作。以项目经理部机构设置和职责范围为划分依据,明确各部门在建设项目档案资料收集、整理、立卷、审核、鉴定中的职责如下:(一计划处负责对项目申请报告及其报批文件、可行性研究报告及其报批文件、项目评估等方面的文件进行收集、整理、审核、鉴定并归档。(二财务处负责对工程项目决算文件的收集、整理、立卷(标明密级、审核、鉴定并归档。(三造价与法律事务处负责对合同、标底管理、工程结算、合同索赔等文件的收集、整理、立卷、鉴定并归档。(四招标管理处负责对项目的招投标文件的收集、整理、立卷、审核、鉴定并归档。(

5、五工程管理处负责对本处室产生的工程建设项目管理文件以及竣工验收等方面形成的文件、声像资料及有存档价值的实物进行收集、整理、立卷、审核、鉴定并归档;负责对EPC总承包商、监理服务商、施工服务商竣工资料的编制工作进行培训、指导、监督、检查,并审核、验收项目(分部完成的施工监理、EPC、施工和无损检测等文件。(六工程技术处负责对各项目的初步设计、勘察测量、施工图电子版(负责对本部门签署合同项目的施工设计部分、地震安全性评价、地质灾害危险性评估、压覆矿产资源评估、防洪评价、安全预评价、环境影响评价、水土保持方案、职业病危害预评价等文件收集、整理、审核、检查、鉴定的归档工作;负责对本部门签署合同项目的服

6、务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、验收。(七质量安全环保处负责本部门的质量、健康、安全、环保管理等方面的文件资料、飞行检查文件、质量监督文件、制管防腐监造文件资料以及声像资料的验收并归档;负责对本部门签署合同项目服务商竣工档案的编制工作进行指导、监督、检查、审核、鉴定、验收。(八物资采办处负责对建设物资(设备采购、调拨以及涉外活动中产生的文件以及声像资料进行收集、审核、鉴定;负责对本部门签署合同项目服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、鉴定、验收。负责对EPC总承包商物资(设备、调拨、制管、防腐竣工资料进行检查,审核。(九公共关系处负责对用地预审批复文

7、件、办理土地使用证以及依据性和支持性文件进行收集、审核、鉴定;负责对文物、林业调查等文件的收集、整理、立卷、审核、鉴定并归档;负责对本部门签署合同项目服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、验收。(十审计监察处负责对工程审计报告、内审报告的收集、整理、检查、审核、验收。(十一项目(分部负责对所承担工程建设项目产生的征地文件,地方主管部门出具的城市规划方面的文件(包括:规划选址意见书及附件、建设用地规划许可证、建设工程施工规划许可证以及公路、铁路、河流穿越通过权许可,项目管理文件以及声像资料、有存档价值的实物进行收集、整理、审核、鉴定;对参建服务商竣工档案的编制工作进行培训、指

8、导、监督、检查、审核、验收。(十二项目经理部直接委托进行勘察、设计、施工、监理的工程(如:铁路穿越、公路穿越、河流穿越、输电线路等,其勘察、设计、施工、监理的竣工档案由参建服务商负责编制、立卷、并送监理确认;项目(分部负责对其编制工作进行过程管理、培训、监督、检查、审核、验收。(十三参加项目经理部管道建设的施工承包商负责在工程期间同步收集、整理、编制所承包工程的施工竣工档案(包括声像、有存档价值的实物等,并及时报送施工监理审核、鉴定,按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定,经各主管部门验收合格后,交综合办公室归档。(十四参加项目经理部管道建设的勘察、设计服务商负责在工程建设期间同步收集、整理、

9、编制勘察、设计竣工档案,按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定,经主管部门验收合格后,向综合办公室归档。(十五参加项目经理部管道建设的物资、设备生产加工、采购、中转调拨的物资、中转调拨服务商应向现场提供满足生产运营现场使用、安装需要的文件资料,同时负责在工程建设期间同步收集、整理、编制物资、设备生产、加工、采购、中转调拨竣工档案(包括声像资料,按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定,经主管部门验收合格后,向综合办公室归档。(十六EPC总承包商对工程建设项目管理过程的文件进行收集、整理、立卷、审核、鉴定,按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定,经主管部门验收合格后,向综合办公室归档;并负责对所属

10、承包商竣工档案的编制工作进行过程管理、培训、监督、检查、审核、验收。(十七参加项目经理部管道建设的监理服务商负责对EPC总承包商竣工档案、EPC总承包商管理的参建服务商的竣工档案以及其他施工承包商的竣工档案编制工作进行培训、指导、过程管理、监督、检查、审核。监理单位负责对施工监理竣工资料按照单位工程进行编制与组卷,按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定,经主管部门验收合格后,向综合办公室归档。第三章建设项目档案管理第九条项目经理部建设项目档案应当坚持“三同步”的原则,即下达项目计划任务的同时明确项目档案所包括的内容、要求及相关单位对项目档案管理的职责;检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收

11、集、整理、审定工作进行检查;工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。第十条各处室、项目(分部应与综合办公室密切配合,项目档案管理人员应参加项目施工交底会,参加项目工程质量和进度检查,参加工程重大设备到货开箱验收,参加项目工程竣工验收。项目申请立项后,各处室应设立档案资料专人、专岗,负责进行文件材料的积累、整理、审查工作。各项目(分部应设一名有一定工程管理、施工管理经验的工程技术人员负责竣工档案的审核工作。建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络,对建设项目档案资料实行跟踪、动态管理。第十一条各部门应加强项目执行过程中形成文档的过程控制,保证项目档案完整、准确、系统,从而保证工程质量鉴定和项目管

12、理的可溯性,为生产、管理、维修、改扩建提供真实可靠的凭据。档案的完整指按照“建设项目文件归档范围和保管期限表”(见附件所确定的内容,将建设项目全过程中应归档的文件归档,各种文件原件齐全。档案的准确指档案的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程,做到图物相符,签字手续完备。档案的系统指按其形成规律,保持各部分之间的有机联系,分类科学,组卷合理。归档的案卷质量应当符合科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 118222000。若建设项目属于国家重点工程,则归档的案卷质量应符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T282002。档案保管条件应符合国家档案局制定的档案库房技术管理暂

13、行规定的有关要求。第十二条建设项目档案管理应当纳入合同管理和项目管理中,实现合同、项目全过程控制管理。项目在签订设计、施工、监理等合同(协议时,应设立专门条款,根据建设项目文件归档范围,明确服务商应提交项目经理部的项目档案(包括电子文件的名称、内容、种类、版本、份数、移交时间、质量要求及违约责任,以及对提交文件的整理、归档的责任。在合同(协议中明确建设项目档案质量保证金,签订合同(协议的各部门负责实施。每个合同付最后一笔款项时,应由综合办公室档案负责人签署意见。档案管理人员根据合同(协议对服务商提交的档案资料进行验收、检查,合格后,负责人签署同意付款的意见,财务处方可履行付款手续。第十三条各处

14、室、项目(分部在收集纸质文件的同时,要做好电子文件的收集工作。若需要进行数字化处理的纸质文件,采取一定措施实现信息化管理。在移交纸质档案的同时,必须提交相应的电子文件。第十四条各处室、项目(分部应充分重视对有存档价值,能够反映管道建设真实历程的实物档案的收集。如:锦旗、奖状、证书、挂图、土样、岩样、石样、钢板试样、钢管样本、防腐涂料样本、衣物、鞋帽、施工工具、图书、纪念品、宣传资料等实物,以及反映施工关键时刻和当地风土人情、特色的实物。第十五条各处室、项目(分部应加强对反映工程建设历程的重要会议、重大活动、工程项目高、大、精、尖设备及建设工程地形原貌及重大事故、事件、灾害等声像档案的收集。第十

15、六条项目(分部应在工程试运投产72小时后三个月内提交建设项目竣工档案及电子文件与相应的数字化信息,并编制竣工档案目录及电子文件目录。第十七条项目(分部组织完成EPC、施工、监理、水土保持、监测、无损检测、乙供物资采购、中转站管理等竣工档案的编制;按照各级审核、验收意见完成竣工档案的修改、完善及归档。第四章建设项目档案的分类第十八条项目经理部建设项目档案的分类按照管道建设项目经理部档案分类细则执行。第十九条建设项目档案以卷为单位编写保管单位号,即卷号。在一级类目下设立二级类目,表示建设项目的名称;在二级类目下设立工程项目阶段代码,表示工程项目按照建设项目文件归档范围应归档的项目文件类别;在工程项

16、目阶段代码下设立流水号,表示该项目阶段内项目档案案卷的排列顺序。建设项目档案应依次排列,逐卷编写档案标识号,档案标识号以条形码的形式描述,条形码粘贴在每一案卷封面右上角的空白位置。档案标识号由全宗号、一级类目、自定义二级类目代码、项目号代号、保管号组成(见下图:GDJS - G - 01 - 001 - 0001 全宗号一级类目:用英文大写字母“G”表示建设项目档案。自定义二级类目代码:用两位阿拉伯数字描述建设项目名称。例如:01为兰州郑州长沙成品油管道工程;02为西气东输二线输气管道工程;03涩宁兰输气管道复线工程。具体规定如下表: 项目代号可用阿拉伯数字表示。保管号:用四位阿拉伯数字表示案

17、卷排列顺序的流水号。第五章建设项目档案审核、验收及交接程序第二十条各部门应按照以下程序审核、验收竣工档案:(一项目前期可行性研究、专项评价以及项目管理文件由项目经理部各有关部门组织编制完成并验收合格后,在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”(附表1上签署验收意见,加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”(附表2。(二勘察、设计服务商完成竣工档案编制后,应向工程技术处提出竣工档案验收申请,由工程技术处负责组织对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收;验收合格后在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见

18、,加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。(三监理服务商竣工档案编制完成后,应向项目(分部提出竣工档案验收申请,项目(分部对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收,并交工程管理处审查,合格后在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。(四EPC总承包商竣工档案编制完成后,向监理提出竣工档案验收申请,由监理负责组织对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收;验收合格后提交项目(分部进行审核、验收;再经工程技术处

19、、工程管理处、物资采办处、公共关系处、质量安全环保处相关处室审核、验收;合格后在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见,加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。(五飞行检查、政府质量监督单位竣工档案编制完成后,应向项目(分部提出竣工档案验收申请,项目(分部对其竣工档案专业内容的真实性、完整性、准确性进行审核、验收,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。再经质量安全环保处审核、验收,最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。(六承担工程项目建设的各施工承

20、包商和其他由EPC 总承包商管理的参建服务商,在竣工档案编制完成之后,应向EPC总承包商提出竣工档案验收申请,由EPC总承包商对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见,加盖公章。EPC总承包商将审核后的竣工档案交由监理检查验收,经监理审查合格并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审查意见,加盖公章后,EPC总承包商将监理审查后的竣工档案报至项目(分部,项目(分部对竣工档案的真实性、完整性、准确性进行确认,验收合格后项目(分部在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收

21、意见,加盖公章。再经工程管理处审查通过,最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。(七无损检测服务商竣工档案编制完成后,向监理提出竣工档案验收申请,由监理负责组织对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见,加盖公章。无损检测服务商将监理审查后的竣工档案报至项目(分部,项目(分部对竣工档案的真实性、完整性、准确性进行确认,验收合格后项目(分部在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。再经工程管理处审查,最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行

22、档案交接,双方填写“档案交接表”。(八监造服务商竣工档案编制完成后,向项目(分部提出竣工档案验收申请,项目(分部对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。质量安全环保处对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的确认,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。(九乙供制管、防腐生产加工服务商竣工档案编制完成后,将竣工档案报至驻厂监造,由其对竣工档案审核、验收,并在“中国石油管道建设项

23、目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。再由EPC总承包商,由其对竣工档案审核、验收,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。制管、防腐生产加工单位将审核验收后的竣工档案报至物资采办处,由物资采办处对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收,并在"中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单"上签署验收意见,加盖公章。最后提交项目经理部综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。甲供制管、防腐生产加工服务商竣工档案编制完成后,制管、防腐生产加工单位将竣工档案报至驻厂监造,由其对竣工档

24、案审核、验收,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。制管、防腐生产加工单位将驻厂监造审核验收后的竣工档案报至物资采办处,由物资采办处对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收,并在"中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单"上签署验收意见,加盖公章。最后提交项目经理部综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。(十由EPC总承包负责的中转站单位将物资(设备调拨竣工档案编制完成后,向EPC总承包商提出竣工档案验收申请,EPC总承包商对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容审核、验收,并

25、在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见,加盖公章。EPC总承包商将审核后的竣工档案交监理审查验收,审查合格后,监理在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审查意见,加盖公章后, EPC总承包商将竣工档案报至项目(分部,项目(分部对竣工档案的真实性、完整性、准确性进行确认,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。再经物资采办处审查通过,最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。由项目经理部物资采办处负责的中转站将物资(设备调拨竣工档案编制完成后,向中转站总承包商提出竣工档案验收申请

26、,中转站总承包商对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容审核、验收,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见,加盖公章。再由物资采办处审查通过,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。最后提交项目经理部综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。(十一项目经理部直接委托采购物资(设备的供应商负责竣工档案的编制组卷,物资采办处对其专业内容的真实性、完整性、准确性进行审核、验收,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交

27、接,双方填写“档案交接表”。(十二由EPC总承包商负责采购的物资(设备竣工档案,EPC总承包商负责编制组卷,由监理对其审核、验收,合格后在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核意见,加盖公章。EPC总承包商将竣工档案报至项目(分部,项目(分部对竣工档案审核、确认,并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见,加盖公章。再经物资采办处审查,最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接,双方填写“档案交接表”。(十三“档案交接表”一式两份,并附竣工档案交接目录,交接目录应包含其向综合办公室移交的所有文字、声像、电子光盘及实物档案等的详细清单。档案交接双

28、方签字、盖章后,各保留一份。第二十一条项目经理部应在项目竣工验收后的3个月内正式向生产运行单位移交竣工档案,填写档案移交目录,办理移交手续。第二十二条综合办公室负责组织完成项目竣工档案向运行单位移交。各处室、项目(分部配合综合办公室完成竣工档案的移交工作。第六章建设项目档案竣工验收第二十三条建设项目竣工验收前均应进行档案专项验收。未经档案专项验收或其验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。第二十四条项目档案验收的组织:(一受国家发展和改革委员会委托组织验收的项目,由集团公司组织验收,验收结果报国家档案局备案。(二集团公司审批管理的项目,由集团公司办公厅组织验收,或由集团公司出具委托函委

29、托各单位档案机构组织验收,验收结果报集团公司办公厅文档处备案。(三验收组的构成:验收组的成员分别由集团公司、项目经理部和各单位档案机构的档案人员参加。验收组人数不少于5人的单数,验收组组长由验收组织单位人员担任,必要时可邀请有关专业人员参加验收组。第二十五条申请项目档案验收应具备下列条件:(一项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;(二项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;(三完成了项目建设全过程文件的收集、整理与归档工作;(四基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。第二十六条项目档案验收前,综合办公室应组织项目设计、监理、EPC、施工等方面负责人以及有关人员,

30、根据档案工作的相关要求,依照建设项目文件归档范围和保管期限表和重大建设项目档案验收内容及要求以及本办法进行全面自检。第二十七条项目经理部综合办公室应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内做出答复。第二十八条项目档案验收申请报告的主要内容包括:(一项目建设及项目档案管理概况;(二保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;(三项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;(四档案在项目建设、管理、试运行中的作用;(五存在的问题及解决措施。第二十九条项目档案验收应与工程的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行

31、,重点应放在初步验收阶段。第三十条初步验收时,综合办公室着重检查项目档案归档的完整性、归范性、齐备性。各专业部门重点检查项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、设备文件、竣工文件、质检文件、重要合同(协议、招投标文件等。归范性抽查重点为复印件、字迹、页码、归档标准、装订标准等。综合办公室评价建设项目档案的完整、准确、系统性情况之后,提出初验意见,指出存在的问题及改进要求,限期整改。如果没有综合办公室出具的项目竣工档案专项验收意见,初步验收将不予通过。第三十一条项目档案专项验收会议的主要议程包括:(一项目经理部汇报项目建设概况、项目档案工作情况;(二监理单位汇报项目档案质量的审核情况;(三项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况;(四项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价;(五项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。第三十二条形成档案资料在1000卷以上的(含1000卷,应有项目竣工档案验收报告,形成档案资料在1000卷以下的,则应在竣工验收报告中专章叙述竣工档案的情况,其内容应包括:(一项目档案资料概况