印章及信函管理办法

1、平煤神马汝州光伏电站项目建设指挥部印章及信函管理办法第一章 总 则第一条 为了有效防范法律风险，堵塞管理漏洞，规范项目建设指挥部印章的刻制、保管、使用及信函的审批流程，保障项目建设指挥部合法权益和资产安全，特制订本办法。第二条 本办法所指的印章指项目建设指挥部所有公用印章，包括项目建设指挥部党政印章、各类专用章及项目建设指挥部所属部门各类印章等。第三条 印章实行分级管理，分层负责，由印章保管部门负责所保管印章的管理和使用。第四条 项目建设指挥部各类印章要严格按照规定和授权范围履行审批程序后方可使用，否则，将对印章管理部门和责任人进行责任追究，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任。第二章 印章的刻

2、制第五条 印章刻制范围：项目建设指挥部本部及部室各类公用印章。第六条 印章刻制名称规范及要求（一）行政印章：平煤神马机械装备集团河南化工设备有限公司（二）业务专用章：平煤神马机械装备集团河南化工设备有限公司+业务名称+专用章（三）部室印章：平煤神马机械装备集团河南化工设备有限公司+部室名称+内部使用（四）其他（含其他类业务用章）根据业务需要经单位研究同意冠以印章名称，采取一事一议。第七条 印章刻制程序及规定（一）项目建设指挥部公用印章由办公室依据文件或营业执照等到公安部门指定地点刻制。（二）其他印章，由使用部门出具书面申请，经项目建设指挥部主要领导批准，由办公室统一刻制。第三章 印章的保管第八

3、条 公用印章（一）行政、合同专用章印章原则上由办公室指定专人保管；财务专用章由财务资产部指定专人保管。（二）管理（业务）部室印章及其他业务印章由本部室指定专人负责保管。第九条 董事会、监事会相应印章，分别由董事长、监事会主席指定专人保管。第十条 印章保管人员要有高度政治责任感，并坚持原则、熟悉业务，且具有相应的法律常识，必须确保印章管理使用安全。第十一条 印章严禁随意交他人代管及使用或携带外出履行公务。如工作需要，行政印章及合同专用章使用须经公司经理批准，其他印章按重要程度使用须经主管领导批准。第十二条 保管印章人员因病、事假及出差等原因需经领导批准交他人代为保管使用时，应做好印章的使用交接登

4、记，包括交接日期、代管时间，代管人严格按要求程序履行代管职责。第十三条 办公室要建立公司印章保管登记册，载明印章种类、印文、印模和保管人员姓名。第十四条 保管印章人员要履行职责，保证印章的正常使用和绝对安全，杜绝印章被滥用或盗用。第十五条 印章用完以后，要放在抽屉或保管柜内加锁保管。第十六条 一旦发现印章有异常或丢失，除保护好现场外，应立即报告领导，必要时报告公安机关破案并采取有效的补救措施。第四章 印章使用及信函管理第十七条 项目建设指挥部各部室印章只限于本单位内部使用，一律不得对外。第十八条 行政事务性工作原则上加盖行政公章，商业合同、企业并购、重组、改制、分立、合并、产权转让、投融资、担

5、保合同、招投标活动等原则上加盖合同专用章，财务往来需加盖财务专用章。财务专用章、合同专用章及其他业务章只作业务使用，不得用于其他用途。第十九条 各类印章使用原则上必须实行审批制度，尤其是行政及各类专用章使用必须制作“审批处理签”，并按规定要求登记、使用。第二十条 一般行政事务工作如单位内部文件及材料、上报报表、证明信、介绍信等由办公室负责人审核同意后（需相关单位或部门履行相关审批程序的必须先履行完审批程序），可以用印；单位请示、报告、公函等必须经主管领导、公司经理在文件处理笺上签字同意后，方可加盖印章呈报或送达。具体业务工作用章由部门提出申请，经主管领导审核或进行会审同意后，方可用印；以单位名

6、义对外事务或上报材料的由承办部门申请、主管领导审批，办公室负责人复核交公司经理批准同意后，方可用印。上述用印，涉及诉讼或法律风险的，需经项目建设指挥部法律事务主管审核。第二十一条 项目建设指挥部合同专用章的使用按公司合同管理办法相关规定执行。第二十二条 项目建设指挥部其他印章使用须经部门负责人审核，报主管领导批准后方可加盖使用。第二十三条 项目建设指挥部印章管理人员在加盖印章前，要认真核对程序是否符合规定，并确认核对领导的签字，对违反本规定程序和弄虚作假的，不予办理，并及时报告上级领导。同时，要了解用印内容及用途，杜绝不看内容、不明用途盲目用印。第二十四条 禁止把印章盖在空白凭证或空白纸上。因

7、工作需要的，必须经单位主要领导批准并做好登记，注明用途和有效期。用后要交回原件或复印件备查。第二十五条 各印章保管部门每次用印都要进行登记。登记内容包括：用印日期、编号、内容摘要、用印单位或个人、用印次数等项目。第二十六条 用印时一定要专注，用力均匀，用印端正、清晰、美观、便于识别。第二十七条 使用印章要在办公室内，原则上不得将印章带出印章管理部室办公室或单位以外使用。对工作需要确需将印章带出使用的，必须经公司主要领导批准，由用印人与印章管理人员同往，印章必须由保管印章人员携带并妥善保管，严防丢失。第二十八条 凡需使用单位法人代表印章的，必须经法人代表本人同意。第二十九条 部室负责人为负责保管

8、公用印章的管理和使用第一责任人，履行印章管理职责的负责人为印章管理和使用的直接责任人。印章使用不得从事本单位（部室）业务工作以外或违背本管理办法规定的使用业务范围，包括但不仅限于保证、抵押、质押的对外担保、证明等。第三十条 部室及其他内部印章，不具有对外业务的职能，不得从事对外合同签订、担保、出具证明等。若对外进行合同签订、担保、出具证明等给公司造成经济损失的，全部损失由责任人和责任领导承担。第三十一条 印章停用与废除印章的销毁。印章的停用以撤销机构文件为准。废除印章时要请示公司主要领导审定，根据批示进行处理。对需要销毁的印章，经单位主要领导批准，由两人以上在现场销毁并做好记录。第五章 责任追究第三十二条 对违反本管理办法相关规定，给项目建设指挥部财产、声誉、信用、对外形象等造成损失的，要进行责任追究。第三十三条 对造成经济损失的，视损失经济数额多少，对责任部门及相关责任人按相关规定进行经济处罚或索赔；构成犯罪的，移交司法机关处理。第三十四条 项目建设指挥部将不定期对各部室印章的管理使用情况进