电子邮件使用说明(20220215164749)

1、电子邮件使用说明第一章 总那么标准公司内部电子邮件的使用， 鼓励职工采用电子邮件进行工作交流。 第二章 邮箱申请2.1 电子邮件系统分为个人邮箱和部门邮箱。2.2 部门邮箱由部门指定专人负责。2.3 个人电子邮箱开户由邮件管理员统一开户。部门邮箱开户需部门经理申请，经总经办审批后，由邮件管理员开户。第三章 电子邮件具体使用说明3.1 需要发送邮件情况正式工作报告部门之间事务往来通知知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项3.2邮件文本格式参考1邮件主题邮件标题与文件标题撰与的方式根本相冋。1请示类邮件标题如“关于 XXXX的请示；2回复类邮件标题如“

2、回复关于XXXX的请示；3沟通类邮件标题如“ 关于XXXX的沟通。2主送对象明确向谁报告情况、反映问题、请示工作。3邮件内容1直奔主题，开门见山，一般不超过1000字。2对于较为复杂的问题，尽可能逻辑化表达。方法是分类或层次表达，即分成1、2、3逐条表达，不要把多个问题混在 起，令收件人难 以阅读。4附件在邮件正文中应予说明，即告知收件人查看附 件，同时告知发送邮件的目的。5用语1发送个人的邮件，邮件起首写明收件人，一 般称其在公司的职务，如“王总、“李经理， 以示尊重。2群发的公司内部邮件，邮件起首一般称“各 位同事。3邮件结尾应有礼貌用语或敬语。6落款落款要写明本人、部门、联系方式等，或统

3、 设置公司固定格式签。如XXX新维集团人力资源部地址：和平区 三好街华强广场 A座27楼#165;总*：严匕-TXXxxfl-jfir=参考模板见以下图:1»«7人-»a»A *XJ!»洛山iii耐片am同悌*d已mr 口哗丈干r耳K)i= ：=H1- T- tT- At* >1# 土 n ；巧 7Qf ssX烏w您好！关于'XXXX业的i青示如下，1,2.i育鱼收！19询！工作I帧.利！标准321原那么上，禁止越级发送电子邮件，有关工作只需要发送给直接上级主管；如有特殊事项发送间接上级的邮件，需抄送直

4、接上级邮件分类发送：邮件类型发送对象工作方案类主送工作方案的下达对象抄送直接上级、间接上级、部门内部相关责任人工程通报类主送给工程小组成员抄送给工程小组成员的直接上级，工程主要领导跨部门主送给寻求支持的人支持类抄送给他的直接上级，同时抄送本部门的直接上级通知类主送通知涵盖的人员回复类回复对方的邮件， 般直接回复，不要创立 封新邮件。一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过屡次收发的邮件工作内容分类: 财务类邮件：主送财务对应责任人；抄送财务副总和直接上级人事类邮件：主送人事对应责任人；抄送人事经理和直接上级。营销类邮件：主送对应责任人；抄送营销副总和直接上级。3.2.3 其他1非重要

5、的一般性的沟通，防止为了知会的需要，将邮件抄送给 直接领导。2防止将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员。3不能随便向群体邮箱发送不必要消息。3.3.1 对重要沟通事项，在发送邮件后最好提醒对方引起关注；或请对方确认收到邮件。3.3.2 凡公司重大事项请示、重要情况报告，必须使用企业电子邮箱 发送电子邮件； 紧急事项需要口头报告或答复的， 事后需发送电子邮 件作为记载。3.4 处理邮件时间职工每天上班 9 点前和下午 3 点，翻开个人邮箱，查看邮件，处理相 关事宜。如果未及时查看邮件，错过公司相关通知，自己承当相应责 任。3.5 考前须知发送敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员 或者未经授权的接收人。任何人使用电子邮件泄露公司商业秘