船代外勤与船代调度的操作流程

1、I船代论坛www. shagt .com船舶代理论坛SHAGT.COM船代外勤船代外勤就是驻船外勤，主要负责船舶在港期间的现场代理业务工作， 充当船方与港口，货方，装卸公司等相关部门和当事人的桥梁.其主要工作内容大致可归结如下：1）船舶抵港前：掌握船舶规范和船舶动态，来港任务，运输合同相关条款和费用分担情况，了解 船方委托代办的事项，如加油加水、上物料、修理、借支、换船员等，应与船务 调度保持紧密联系，在其安排和指挥下工作。了解备货情况和靠泊计划，与有关方面事先取得联系，做好准备工作。 备好船舶进出口报关的联检单证，以便船舶到港后能顺利通过联检。2）船舶在港期间：了解船方，港方和货方对装卸作业

2、的具体要求，协调好各方关系。逐日了解船舶装卸进度，向船方定时汇报，出现状况，及时与有关各方联系，尽快解决问题。办理船方委托的其他事项，保存好各种单据，并做好记录。3）离港前 根据作业进度和计划，与港方确定船舶出港联检时间，与船长沟通，做好开航前 准备工作。落实船员是否尽数回船，所需燃油淡水物品等是否办妥，代办事项是否完成， 相 关业务单据是否已由船长大副等签署完毕， 随船单证是否备齐，联检单证是否齐 全。4）离港后将业务单据及财务单据等送交公司相关部门存档结算，以便做好清帐手续和航次 结算，办理其他船方交代事宜。船代外勤大多数都是事务性工作，比较琐碎，因而很难一一介绍。外勤在船舶在 港期间穿梭

3、于船上和码头现场，还要帮船东和船员代办一些杂事，又要协调好船， 港，货三方的关系，相当辛苦。相对来说，船代外勤比货代外勤要好。船代调度船代调度就是内勤调度，主要负责与委托方、码头调度、引航站、海事局、 海关、边防、卫检联系，安排船舶的靠离泊计划。船舶代理调度工作流程一.填制船舶调度日志和船舶动态表1. 每天早上正常上班前，负责与港方联系，将船舶的进出港情况、作业余数、开/完工时间等记录在调度日志上。2. 非节假日时间，根据调度日志填写当日的船舶动态表。动态表内容包括前 24 小时之内开航船舶的开航时间、完工时间、装 /卸或数量、开往港，节假日后第 一天上班还应包括节假日期间开航的船舶；今后 2

4、4小时内预抵的船舶的来港任务、预抵时间；当日作业船泊的作业进度；锚地船舶情况等3. 复印船舶动态表交部门经理，由其分发给公司有关负责人。动态表可以以电 子形式进行。二.来电处理1. 收到船长/委托方关于船舶的确报电后，及时以电话形式将确报时间、吃水2. 收到没有申报的船舶的来电，及时转计划委托人员。3. 收到有借支要求、需加油等电文，及时通知对外结算人员由其进行必要的追 加索汇工作，做好已通知记录。待财务落实费用后，通知有关的供方进行供应。4. 接到船员入境的来电后，负责向来华船员通过总公司拍邀请电。5. 收到委托方/船长的要求加水的来电，应以电话方式通知供方及时供应，并在 原电文上注明做好已

5、通知记录、或在单船作业记录上做记录。6. 收到船方宣载或备妥装卸作业条件的来电，按港口惯例及时通知有关方，并在原电文上注明通知人及通知时间。7. 收到需转船方的船员信件、电文、海图等，在单船作业记录上注明，以提示 外勤转交，并将上述物品适当放置保管。对误投或收信不着的函件及时退还经理 办。8. 收到船长/委托方要求购买连云港及其他地方海图的来电后， 通知海事总值班室送船，在原电文上注明通知人和通知时间。 如在本港海事采购不着且船舶停靠 时间允许，联系其他海图公司购买。如无法购买/购买不着，则复电告知。9. 收到船长/委托方要求验舱、平舱、水尺公估的电文后，通知对外结算人员使 其了解可能的费用发

6、生情况。填写相应的申请转检验机构或装卸公司， 做好通知 记录，申请一份留底10. 及时处理部门经理转来的其他电文。二.发送信息1指泊电根据船长第一次确报电（来港近的也可根据委托方有关的确报电），以电报或电 传形式向船长拍发指泊电。指泊时根据来船的吃水分别指定相应的锚地。 如船舶 来自国外港，同时索取电检资料。对大型卸货船询问前后吃水2.抵港电根据单船作业记录内容，在船舶抵港后及时（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方报告如下内容:1）抵港时间2）船舶存油水3）船舶前后吃水4）预计靠泊/靠泊时间（如有）5）开装/卸时间（如有）6)预计完装/卸时间（如可预计）I船代论坛www. shagt .co

7、mI船代论坛www. shagt .com3.离港电根据外勤的单船作业记录，在船舶开航后及时（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方报告船舶离港情况，主要内容有:1)装卸完时间2）完装数量（仅装货船舶）3)存油水量4）前后吃水5)离港时间6）预抵下港时间如果船舶的下一港为国内港口，同为 PENAVICO代理，则船舶离港信息抄报下港代理。如港距短，可电话通知。4. 在港动态电4.1对停靠作业、锚地作业，根据外勤人员或港方调度提供的最新船舶动态，每 天至,少一次以书面形式向委托方报告船舶动态。4.2船舶靠泊作业后，及时（不晚于半个工作日）向委托方报告靠泊时间，开工 时间及预计完工时间4.3遇有严重影

8、响装卸进度的作业停工情况，及时报告委托方。恢复作业后，作好作"业恢复的通知。4.4在本港进行非装卸作业（如加油、修理等）的船舶，根据委托方的具体要求向其汇报有关动态。"4.5按公司要求，向公司报在港船舶动态。4.6如有长期委托方要求定期定时向其报送港口有关动态，则按其要求报送。4.7根据情况，随时向有关发送消息。5. 动态联系合格率做好船舶信息的发送工作，保证船舶动态联系合格率不低于 98%动态联系合 格率计算公式：资料齐全、联系及时的船舶艘数 /代理船舶总艘次X 100%四. 与口岸单位、船方、公司内部的信息联系与沟通1. 与口岸单位的联系得到港方调度的有关船舶作业计划安

9、排后，立即将计划通知有关的检查单位；如有24小时之内无法靠泊的船舶，将该船舶的有关情况通知海事有关监督站， 申请缓办进口手续；同时去海关码头值班室办理预办手续， 在调度日志上做好记 录。收到来自船方、弓冰或其他方面报来的关于船舶在港发生碰撞、火灾、人员 伤亡、共同海损和船员违章等紧急 /突发情况后、立即告知部门经理，同时将情 况通知口岸有关单位。在详细了解情况后以书面形式及时通知委托方， 并在调度 日志上作相应记录。2. 与船方的联系.船舶抵港后，立即联系船长。除核对电检所需内容外，还应询问船舶准确接船、做好船舶开航安排、通知船舶移泊开航时间，作好已通知记录。将办理电讯检疫的结果通知外勤，由其

10、作好适当的安排和通知。将有关恶劣天气（如台风、大雾）的消息及时通知外勤，要求其以有效途径 通知有关船舶，作好防范措施，在调度日志上做好已通知记录和有关天气情况记 录。五. 船舶通知单的处理1. 收到计划委托人员送来的船舶通知单后，根据船舶来港任务，准备单船作业 档案单证，如通知书，作业申请，吊杆负荷等。2. 将船舶通知单有关内容填写到船舶预报表上六. 办理检疫手续1. 航行国际航线、且上一港为国外港（包括港、澳地区）的所有中外船舶需要 办理卫生检疫手续。2. 船舶抵港前，如有符合检疫单位电讯检疫要求的船舶资料（如上港港名及离 港日期、船员人数、船舶吨位、来港任务、预抵时间、国内港口签发的卫生证

11、书 编号和有效期和签发港、除鼠证书的签发港和有效期等），可以提前办理电讯检 疫。申办程序如下:(1) 按照上述资料，填写电讯检疫申请单一式二份。(2) 将电检单送呈检疫单位审批。"(3) 批准后，取回一份留底。(4) 电讯检疫通过后，在调度日志或单船作业记录本上作好相应的记录。3. 对于不具备电讯检疫的船舶，抵后将及时了解锚位，告检疫部门以便及时施 检。七. 进口 /过境危险品申报1. 从来电、记录、计划委托提供的船舶通知单等获悉有进口/过境的危险货物时,按照国际海运危险货物规则的有关规定， 填写船舶载运危险货物货物申报单，注明货 名等级、联合国编号、国际危规页码、装港等海事要求列明的内容。2. 危险货物申报单交通信员送海