商务英语写作 ： 格式及语言要求

1、商务报告的语气和风格商务报告的语气和风格反映了报告人对报告主体和报告读者的态度。有效又有力的语气是客观的、全面的、公正的。如果写非正式或较短的报告,在撰写人和报告读者个人关系友好的情况卜,可以使用第一人称,口气也相应随和。在写给全体职员的年度或季度报告中,使用第三人称可以有效地使读者置身于报告的每一件事之中。正式语气是通过使用第三人称、列举事实和数据,而且以不表达个人对报告所传达信息的情感和观点来实现的。此外,呈给上级部门的报告,语气显示委婉、试探和尊重,而来自上级的报告多是用一种直截了当和决断的语气写出的。在撰写商务报告时,要特别注意以下几点:l目的明确、主题突出、表达确切;2不要花泥带水,

2、要开门见山,击中要害;3用词精炼、简洁,用比较正式的文字,少用口语;4适当使用被动语态,因为此语态有助于表达信息本身;商务报告中常用术语-> 引言 Introduction引言部分主要是向读者介绍报告的写作目的,写作目的应该是分清晰并能够高度概括下面内容。引言应该简单明了,尽量用一句话把它概括出来。引言中常用的术语有:The report/proposal aims/sets out to. investigate/evaluate/assess/study.The aim/purpose of this report/proposal is to. recommend/analyze/

3、give.-> 调查中发现的情况 Findings事实发现部分是从调查的众多情况中筛选出与本报告最相关的结果呈现在读者面前。事实应些得尽量清晰、简洁,段落之间应用关联词有机地联系在一起。事实发现部分常用于有:It was found that.The disparity clearly showed.The following points summaries our key findings.The key findings are outlined below.We discovered that.-> 结论 Conclusion结论部分用来表达作者已采集到的信息的看法。不仅如

4、此,作者还可以通过表面的情况分析出深层次的观点。结论部分也应该非常简洁。结论部分常用的术语有:It was decided/agreed/felt that.It is clear that.No conclusions were reached regarding.-> 建议Recommendations建议部分主要表达作者认为应该采取的行动,尽量用一两句话把它完成。常用的术语有:It is suggested/proposed/recommended that.We(stronglyrecommend that.It is essential to.It would be advis

5、able to.上面讲述了报告中4个主要格式需要使用的术语。除此之外,报告中的其他信息在表达时也要通过连接词把他们连贯下来,其实这样的连接词在各种文件的写作中都有需要。下面介绍的内容包括如何将信息递进、如何对比信息,以及如何联系因果关系。-> 如何附加信息 adding ideasFurthermore/moreover/in addition->对比不同的事物 Contrasting ideasHowever. 但是Although., . 尽管(后跟从句.Despite/in despite of 尽管(后跟名词. while/whereas. . 而.例如:This is s

6、omething Worldwide doesn't offer whereas ERS do. In spite of cost, ERS are offering the better deal.->对比事物的相同点 Making comparisonsBoth/Neither. 两者都/两者都不.Like/unlike,像/不像例如:Theyre both pretty similar.Like ERS, they have a .Neither company meets all our key needs.->表达因果的短语或举行Liking cause and effect