关于信息化环境下编制会计报表若干问题分析

1、关于信息化环境下编制会计报表若干问题分析    论文关键词 信息化；会计报表；问题分析  论文摘 要 在信息化环境下编制会计报表时，往往会出现一些在手工环境下编制会计报表所从未遇到过的一些新问题而令人不知所措，因为在信息化环境下会计报表的编制是高度程序化、自动化和透明的，用户直接看到的就是会计报表结果本身，而编表过程完全依赖于会计信息化软件。因此，适时全面总结和分析信息化环境下编制会计报表时经常出现的一些问题及其对策是十分必要的。本文深入分析了资产负债表、利润表及现金流量表的编制问题，认为目前信息化环境下编制会计报表无论从理论上还是从实务上均存

2、在一些问题，必须认真加以研究，探求其深层原因，找到合理对策，为提供真实、准确、及时的会计信息进而为辅助报表使用者进行经济决策打下坚实的基础。    在信息化环境下编制会计报表时，往往会出现一些在手工环境下编制会计报表所从未遇到过的一些新问题而令人不知所措，因为在信息化环境下会计报表的编制是高度程序化、自动化和透明的，用户直接看到的就是会计报表结果本身，而编表过程完全依赖于会计信息化软件。因此，适时全面总结和分析信息化环境下编制会计报表时经常出现的一些问题及其对策是十分必要的。只有这样，才能既知其然又知其所以然，做到胸有成竹、处变不惊。按照我国财政部2006年2月15日颁布的

3、新企业会计准则的规定，资产负债表、利润表和现金流量表仍然是企业必须提供的主要会计报表，而编制这些会计报表面临的问题也最多，所以，在此重点分析这3种会计报表的编制。    一、资产负债表的编制    资产负债表是指反映企业在某一特定日期的财务状况的会计报表，其编制依据是会计等式“资产负债所有者权益”，因此对资产负债表的基本要求便是资产合计应该等于负债及所有者权益合计。然而，在编制资产负债表时，往往会出现资产负债表不平的现象，也就是资产合计不等于负债及所有者权益合计。一旦遇到该问题，用户头脑里马上想到的就是凭证是不是填错了，于是便逐张凭证去核对，结果却是一无

4、所获。这实际上是手工会计环境下思维模式的一种自然反映和惯性使然。我们知道，会计软件会对期初余额和凭证作严格的平衡校验，如果期初余额试算不平衡或者凭证借贷不平衡的话，是无法正常地进入到系统中去的，只有在系统遭遇病毒或人为蓄意破坏系统数据等意外情况下，才有可能致使期初余额或凭证借贷不平衡。因此，在确信系统安全的前提下基本可以排除这一情况发生的可能性。既然期初余额和凭证都是借贷平衡的，而在信息化环境下账证表又都是数据同源的，那为什么资产负债表却不平衡呢？经过分析，笔者发现有以下两点原因可以导致资产负债表失衡。  1 未结转期间损益  资产负债表反映的是资产负债表日的企业资产、负债

5、和所有者权益的余额信息，而损益类账户余额是不会进入资产负债表的。所以，如果存在损益类账户余额未结转至本年利润时，资产负债表肯定会出现不平衡的现象。例如，在资产负债表日，主营业务收入有贷方余额100 000元尚未结转至本年利润账户，假定不存在其他情况，此时资产负债表的借方即资产合计一定比资产负债表贷方即负债及所有者权益合计多出100 000元。如果将主营业务收入的贷方余额100 000元结转至所有者权益中的本年利润账户后再生成资产负债表，那么资产负债表一定是平衡的。总之，在生成资产负债表之前，一定要确保所有损益类账户余额已全部结转至本年利润账户并且任何一个损益类账户均无余额，只有这样，生成的资产

6、负债表才有可能是平衡的。  2 漏掉了个别账户  还有一个造成资产负债表不平衡的原因，那就是定义资产负债表取数公式时漏掉了某些本应该出现在资产负债表中的资产类、负债类或权益类账户，那么当这些被漏掉的账户在资产负债表日余额不为零的情况下，就极有可能会造成资产负债表的不平衡。例如，可能未将生产成本账户包括在资产负债表中的存货中，当存在期末在产品时，会使得报告的存货余额小于其实际余额，从而有可能造成资产负债表不平衡。再如，企业平时的利润都是在本年利润账户中反映的，只有在年终决算时才将本年利润账户的余额转至未分配利润账户，因此必须将本年利润账户包括在资产负债表的未分配利润中，否则在

7、编制中期会计报表时可能会造成资产负债表的不平衡。当然，大多数情况下我们都是利用会计软件提供的报表模板来生成资产负债表，而会计软件制造商可能已经考虑到了这些问题，所以此时不会发生这种情况。但是，当自定义报表时，一定切记不要漏掉任何一个本应出现在报表中的账户，特别是那些有余额的账户。    二、利润表的编制    利润表是指反映企业在一定会计期间的经营成果的会计报表，其编制依据是等式“收入费用利润”。在生成利润表时，经常遇到的问题是利润表中计算出的利润与本期实际利润不一致，从而导致利润表和资产负债表之间的勾稽关系被破坏，那问题出在哪儿呢？我们知道，利润表中的

8、利润是通过各损益类账户的发生额计算而得的，而各损益类账户的发生额一般是通过会计软件提供的发生额函数来从账务子系统自动提取的。因为程序是固定的，发生额函数只能从各损益类账户固定的贷方或借方取得发生额，所以当各损益类账户在日常业务中既有借方发生额又有贷方发生额时，软件将无法区分正常发生额和结转至本年利润的发生额，从而造成取出的发生额与各损益类账户实际发生额不符，因而也就造成了利润计算的错误。为了避免此类错误的发生，在日常填制记账凭证时应该将各收入类账户的发生额固定填写在贷方，如确实出现借方金额时，应以负数记入贷方，而借方只登记结转至本年利润的发生额；同理，应将各费用类账户的发生额固定填写在借方，如

9、确实出现贷方金额时，应以负数记入借方，而贷方只登记结转至本年利润的发生额。这样，就可以保证发生额函数取出的各损益类账户的发生额与其实际发生额相符，也就保证了利润计算的正确性。例如，某企业当月实际销售货物100 000元，发生销售退货10 000元，应记入当月的各成本费用共计50 000元，假定不考虑其他情况，此时当月的实际利润为40 000元。如果填制凭证时，将销售退货的10 000元登记到主营业务收入借方的话，当利用发生额函数提取主营业务收入账户贷方发生时得到的金额将是100 000元，如图1所示，因而利润表中计算出的利润将是50 000元，与实际利润40 000元不等；如果填制凭证时，将销

10、售退货的10 000元以10 000登记到主营业务收入贷方的话，当利用发生额函数提取主营业务收入账户贷方发生额时得到的金额将是90 000元，如图2所示，因而利润表中计算出的利润将是40 000元，与实际利润相等。  当然，有些会计软件可以根据某些条件如对方科目、摘要等有选择地提取账户发生额数据。显然，这对会计人员的要求较高，使用起来有一定难度。因此，笔者还是提倡采用前述的方法，将各损益类账户的所有日常发生额都固定登记在正常方向，而只将结转至本年利润的金额登记在相反方向，这样操作既简单，又保证了利润计算的正确性。  三、现金流量表的编制    现金流量表是指反映企业在一定会计期间的现金和现金等价物流入和流出的会计报表。现金流量表的编制