外部供方管理及采购控制程序

1、编号：UNIC-QP-09苏州优纳科技有限公司外部供方管理及采购控制程序依据ISO9001：2015 idt GB/T19001-2016 质量管理体系要求编制编 制： 审 核： 批 准: 控制类型： 文件版本： A/0 受 控 号： 持 有 者： 发布日期： 年 月 日 实施日期： 年 月 日修改记录序号修改内容提要修订页修订人批准人日期1 目的为确保外部供方提供的过程、产品和服务符合规定要求，对外部供方进行选择、评价和绩效监控，对采购过程进行控制。2 范围适用于本公司质量体系覆盖范围内的产品生产所需要的外部供方管理及外购、外包等包括所有的原材料、零部件、委外加工产品的采购过程控制。3 职责

2、3.1 采购部是负责采购控制的归口管理部门，负责对外部供方的评价，选择、绩效监控和零部件、委外加工产品的采购。3.2 研发部负责采购信息资料的编制并对外部供方的技术能力进行评价。3.3 质量管理部协助采购部，对供方的质保能力进行评价、选择，并负责对供方实施供货质量监控。3.4 生产部参与对外部供方的选择、对供货交期及时性进行评价。3.5 采购部按编制的采购文件实施采购。4 工作程序4.1 供方的选择和评价4.1.1 外部提供过程、产品和服务的分类a)系列产品生产所需的原材料、零部件；b)产品的外加工；c)货物运输代理服务、设备委外维保服务等。通常根据产品类别及外部供方提供过程、产品和服务对最终

3、产品的质量影响程度，将采购产品分为 A、B、C 三类，作为外部供方管理和监控的依据。A 类：构成产品的主要零部件；产品的委外加工、货物运输代理服务；B 类：生产辅助材料、生产设施、监测设备、设备维保委外服务等； C 类：劳保用品、办公用品等。4.1.2 供方选择评价原则合格供方应具有一定的质量保证能力和实物质量水平，能长期稳定供货、价格合理、交货及时。具体为：a) 产品质量稳定，主要技术参数符合本公司生产技术要求；b) 产品出厂前经过严格检验，测量和试验，具备质量保证文件或交验质量证明。c) 交货及时，价格不高于同一质量水平厂家。d) 供方的技术力量，生产能力能满足本公司的要求。e) 产品出现

4、批次退货时，供方具备质量改善和有效处置的能力。f) 通常对 A、B 类物资的供方至少选择 2 家以上。4.1.2 供方选择评价方法4.1.2.1 供方调查新选择供方由研发部提出技术要求，采购部应对供方进行企业概况、质量体系建立、实物质量水平、技术力量、设施设备、检测能力及供货信誉等方面进行调查，详细程度视 A、B、C 类产品而异，采取现场调查或发函调查方式。若现场调查，应将结果填写在供方审核报告上，若发函调查，要将结果填写在供方考核评价表上，需由供方将供方能力调查表填写好后回传，供评价使用。同时应收集供方合法经营文件，如营业执照、经营资质许可、体系及产品的认证证书等。对关键原材料、零部件的供方

5、，采购部门组织生产、质量管理、研发等部门对供应商进行实地评估，稽核人员将实地评鉴情况记录于供方审核评分表中,根据供方审核评分表评分情况形成供方审核报告,如初审发现缺失项目,则要求供应商提出整改方案和整改报告,如稽核符合要求或整改后符合要求，可列入合格供方名单。如稽核不合格或整改后仍不符合要求的，则不予考虑。 4.1.2.2 供方评价确定采购部、研发部、生产部、质量管理部等有关部门根据调查结果，对供方进行评价。依据评价原则，对满足公司供货/服务要求的供方，填写评价意见后方可列入合格供方名单，作为采购实施的依据。4.1.3 供方的绩效监控和重新评价4.1.3.1 对选择的供方应实施动态监控，质量管

6、理部负责对供方的日常供货情况，通过实施进货检验，进行动态监控。对出现的供货/服务异常现象及时发出纠正预防措施报告或 8D 报告，并做好跟踪确认记录。4.1.3.3 采购部应对列入合格供方名单中的供方，每年进行重新评价。评价应涉及供方的企业概况、质量体系建立、实物质量水平、技术力量、设施设备、检测能力、供货质量、交付的及时性、售后服务到位性、价格合理性、获取资质文件的有效性等方面，以体现监控的充分性。评价结果应填入供方审核报告，作为对新年度合格供方名单编制的依据。4.1.3.4 考核标准及评价4.1.3.4.1 对供应商实行评分分级制度，满分为 100 分。4.1.3.4.2 计分项目和评分详见

7、：供方审核报告和供方考核记录表4.1.3.4.3 考核评价结果a) 90 分100 分，为一级供应商，优先采购、付款。b) 76 分89 分，为二级供应商，正常采购、付款。c) 60 分75 分，为三级供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，采购员和品质部对其提交的纠正措施和结果进行确认。d) 59 分以下，为不合格供应商，应将其从合格供方名单中删除，并终止对其采购。4.1.3.5 评价结果若出现质量不符合要求，或发现批次不合格，并不能按要求实施改进时，应取消合格供方资格。4.1.3.6 建立和保持供方选择评价和重新评价的记录。4.1.3.7 对外包加工方及服务方的选择评

8、价及动态控制，按 4.1.3 要求操作。4.2 采购信息管理4.2.1 采购部作为与外部供方保持沟通的接口部门，在外部供方管理活动中保持与供方信息的充分畅通。通过与合格供方签订的采购协议，明确：a) 具体提供过程、产品和服务的类型及要求；b) 对提供的过程、产品及服务的验收准则及方式；c) 对供方提供过程、产品及服务的必要的资质及人员资格要求；d) 供方质保体系认证和必要的产品认证要求；e) 供方在提供过程、产品和服务期间是否有需要管理的财产及防护方式。4.2.2 出现以下情况，采购部需在合同/协议中表明或及时与外部供方沟通：a) 需在供方处验证时，应：在采购合同或附件中规定验证的安排及放行方

9、式；品质部人员在供方货源处对采购产品进行检测、验证后，要保存检验记录，以便追溯。b) 顾客对供方产品的验证：当合同规定时，本公司的顾客或其代表有权对供方的产品是否符合规定要求进行验证；这种验证不能作为供方对质量进行有效控制的依据，不免除本公司提供可接受产品的责任，不排除其后顾客的拒收。4.2.3 研发部负责编制采购信息，必须清楚说明采购产品的资料，包括：a）明确所需产品的名称、型号、规格、等级、技术参数及其他准确标识方法。b) 对非标准产品应说明技术要求、图样、检验方法及其他有关技术资料的名称或其明确的标识和适用版本。c) 适用的技术标准的名称及编号。d) 委外加工应按产品类型与外包方签订加工

10、合同，明确加工要求等质量信息。采购信息在发出前应由研发部确认文件的适用性和齐套性，经确认无误并签字后方可提交采购部实施采购。4.2.4 在实施采购时，原则上必须在经过认定的合格供方名单内挑选，并根据优质优价的原则确定供货量。特殊情况下（合格供方中不能提供的产品）可以按照紧急采购方式进行，通过 紧急采购审批单经总经理审批或委托人审批后实施采购。4.2.3 采购部根据生产计划编制采购订单，经主管批准或必要时经总经理审批后实施采购。4.2.4 采购员根据经审批的采购订单，采用邮寄、传真或电子邮件等，也可以采用电话和口头通知的形式，电话和口头通知时间都应记录在采购订单里。4.2.5 委外加工时，填写委

11、外加工审批单，明确加工质量要求、数量、规格、交货日期等。4.3 采购的实施4.3.1 采购人员根据采购文件，在合格供方处采购。4.3.2 交货时按批次由供方提供质量保证证明文件（质量保证书或成品检验合格证书）等，提交质量管理部确认。4.3.3 采购产品的验证采购产品以在公司现场验证为主。检验员在收到仓库的物料送检入库单后，对采购产品进行验证，若为合格品则由仓库管理人员验收入库，经验证确认为不合格品，应做好隔离标识，具体执行产品放行控制程序及不合格品控制程序的有关规定。 4.3.4 质量异议a）经检验不合格或不适用的原材料，分管采购人员立即通知供方，及时作好退货或其他方式处置。b）如果对质量问题有异议，双方发生争端，由研发部牵头，会同质量管理部与供方协商，如协商不成则交权威测试机构测试仲裁为准。4.4 供方档案管理4.4.1 采购部应收集、整理与本程序有关的文件资料、记录（包括系统生成表格）等，作为下年度合格供方评审时的依据。4.4.2 对评价结果及评价所引起的任何必要措施，应记录和保存，按阶段整理归档。5相关文件UNIC-QP-11 产品放行控制程序UNIC-QP-12 不合格品控制程序UNIC-WI-PD-2017-08 采购物质重要度分类表6 质量记录UNIC-RF-PD-2017-01供方能力调查表UNIC-R