外贸函电语气

1、【关键词】外贸英语函电；语气外贸英语函电是集国际贸易实务、英语写作、营销、商务谈判及应用文写作等知识为一体，是国际贸易传递信息的主要媒介之一，得到了越来越广泛的使用和重视，是贸易双方彼此相互了解、进行贸易往来的主要途径，可以说是“以笔代口谈生意 ”。其作为商贸英语的一个分支，具有独特的语域并影响其语言形式。一则好的外贸英语函电除了词汇、语法上准确无误外，在语气的选择与使用上也是十分讲究的，函电使用的语气反映了写信人的态度，对读信的人心理影响很大，可能会影响到交易的成功与否，因此我们在撰写外贸书信时应注意使用正确的语气。然而，在外贸英语函电课的教与学过程中却往往忽视这一点。学生所写的信函即使在词

2、汇、语法上准确无误，却往往语气生硬，违反了交际原则，则传递的信息不为对方乐意接受，无法达到写信的目的。这个问题亟待大家的重视。一、语气要亲切自然外贸函电是贸易双方相互往来的途径。读信的人与写信人一样有他自己的感情，我们不得忽视他的感受，他们是在以笔代口谈生意，因而使用的语言不能生硬呆板，冷冷冰冰，显得缺乏亲切感。一则上乘的外贸书信的秘诀就是轻松自然、简单明了，好像是在谈话，亲切友善。但有些人本性热情亲切，然而写起信函就忘了自已是在以笔代口谈生意，所用的文字结构显得冷漠，缺乏热情，如常称自己为“ writer(笔者)， ”该说 “ I visited yourshowroom. 却说 ” “ T

3、he writer visited yourshowroom 。殊不知籍借强 ”调你、我或我们的亲切的文句有助于产生比较适合函电的热情友好的语气。二、谦恭有礼、心平气和语气委婉谦恭有礼是商场上的重要法则，接待顾客要有礼貌，函电往来也要有礼貌。利奇(Leech， 1983)认为言语交际除了讲究合作原则(Cooperative Principle )外，还要讲究礼貌原则(Politeness Principle )。有礼貌的信可博得对方的好感，诸如“ Please、 ”“ Thank you、 ”“ We have pleasure、 ”“ We regret that等用语，定能使对方产”生好感

4、.有助于问题的解决二生意往来难免有纠纷.会产生摩擦，而礼貌则是润滑油，外贸函电中无论是索赔、抱怨、拒绝接受等措辞都要力求客气，心平气和、语气委婉，有礼貌地作答.无论对方态度如何。在函电中具体做法如下：1. 善于使用被动式语句同样一件事的叙述，用主动句表达常有谴责对方的感受，如用被动句，语气则缓和多了。在商务函电中，为了使函电更加礼貌得体，除了选用一些得体语言外，还应多使用被动语态，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如：（ 1） ） You made a very careless mistake.应改为：A very careless mistake was made.（ 2） You d

5、id not enclose the cheque withyour order.应改为：The cheque was not enclosed with your order.（ 3） For the past two years ， you did notgive US any order.应改为：For the past twoyears ， no order has been given to us.（ 2） 句代替否定句，避免使用“ no否定句常会引起对方不快，如用肯定语气，”则可得到对方好感：（ 3） ） We do not believe yOU will have cause

6、for dissatisfaction.应改为：We feel that you ll be entirely satisfied.（ 4） It is against our policy to sell leftover goods below COSt.应改为：It is our policy always to have full stocks of goods at fair prices.（ 5） We are discouraged to learn that we were in fault.应改为：Thank you for calling attention to the

7、unfortunate incident.（ 6） We cannot understand why you have had trouble with this article.应改为：We presume that there must be some reason for your having troublewith this article.3.使用疑问句3就陈述句、祈使句和疑问句而言，当以接受者为出发点而发出问接指令时，疑问句较另两类句式更婉转，更有礼貌。通过问接征求对方意见的方式，不仅表明了话语意义，还表示了对对方的尊重，避免了过于率直而显得盛气凌人。这种使用含“意态 ”（ mo

8、dulation ）的疑问句是由语旨决定的，属于人际关系，韩礼德（1994）称之为语法隐喻 （ gram matical metaphor ） ； 舍尔 （ Searl， 1975） 解释为间接言语行为（ indirectspeech act ）。（ 1 ） Quote US CIFC5%New York.（ 2） We request you to quote US CIFC5% New York.（ 3） Could you quote US CIFC5%New York ？（ 1 ）句使用了祈使句，口气显得强硬，把自己的想法强加于对方，违背了平等合作的商务交际原则；（2）句虽没有（1 ）

9、句的咄咄逼人之势，但仍过于直接；（3）句为疑问句，通过“询问 ”方式间接要求对方报含 5%佣金的成本、运费加保险的价格则显得谦和。（ 4） 件句在向对方提出“要求、建议 ”时多用条件句更能表达礼貌、委婉的语气。运用 if 条件句使主句表达的内容具有了条件性，使提出来的建议听起来更具有试探性（Swan ，1980： 319）。如：（ 5） ） If any of the items listed in the dialogue meets your interest ， please let US have your specific enquiry ， and our quotation wi

10、lt be forwarded without delay.（ 6） We attach a list of the contents of case No.71 and shall be glad if you willcheck this with our order and the copy of your invoice.（ 7） We should like to inquire if your are interested in expanding your business totiffs year.表达希望或意见时可用虚拟句，以示有礼貌。如：（ 1 ） We wish you

11、would let US have your reply soon.（ 2） Would you compare our sample with the goods of other firms.（ 3） We should be grateful if you would help US with your suggestions.6.使用过去时和进行式英语中一些表示态度的词，如hope， think， wonder， want 等，它们的过去时又称 “态度过去时 ”（ attitudinal past），（Quirk et al， 1985），具有试探功能，能间接地表达请求、建议、 劝告等

12、言语行为，它们的过去时较现在时显得委婉、客气。 “ Did youwant to see the newly designed product ？ ” 较 “ Do you want to see the newly designed product ？ ”礼貌。英语中的进行式也可表达委婉的语气。一些动词，如上文的hope， think， wonder，want 等，其进行式比一般式更客气些。如：（ 1 ） 1 wonder if you could lower the price.（ 2） I am wondering if you could lower the price.（ 3） 1

13、was wondering if you could lower the price.上述三句中，后一句总比前一句显得更礼貌。7.使用婉转语句使用婉转语句以免刺激对方，常用的婉转语句有：We are afraid/We would say/Wemay say/We might say/We （ would ） think/It （ would ） seems to us/We （ would） suggest/As you are （ maybe ） aware/As we need hardly point out 等等。如：（ 1 ） It was unwise of you to hav

14、e done that. 应改为：We would say that it wasunwise of you to have done that.（ 2） You ought to have done that. 应改为：It seems to us that you ought to havedone that.（ 3） We cannot comply with your request. 应改为：We are afraid we cannotcomply with your request.8.使用含有客气语意的句子（ 1 ） We demand immediate payment fr

15、om you. 应改为：We request yourimmediate payment.（ 2） We are disgusted with your manner of doing business. 应改为：We are notcompletely satisfied with your manner of doing business.（ 3） We must refuse your order. 应改为：We regret that we are not in fl positionto accept your order.这三句中，“ demand”一词有不客气地要求之意，语气太重

16、，改为“ request则显得 ”客气， 使人看起来较舒服。“ disgust或 ”“ hate等词，语气都很重，“ do not like或 “”dislike则语气稍缓和，不至使收信人觉得受不了。“ Wem ust？ ”带有威胁之意，“ refuse也语 ”气太强。三、态度诚恳真挚，不卑不亢贸易双方平等互惠，以诚相待。双方无论大小，其社会地位是平等的，在函电中一定要诚恳真挚，不卑不亢。不宜自高自大，对对方要尊重，始终客客气气，彬彬有礼。当然这种客气要把握一定的度，过分的客气往往让人觉得你缺乏诚意，而溜须拍马、卑躬屈膝则为对方所不齿。因此在语气上礼貌要适度，方能如实地表达你的诚恳与真挚。如：

17、（ 4） ） Kindly ship the enclosed order and obliged.句中 “ ando bliged ”这个词放在旬末以示谦恭，显得卑屈，毫无意义.应予删除。应改为： Please ship the enclosed order immediately.（ 2） Kindly mail US any information you may have for removing oil spot.Tilankyou in advance for the favor.句中 “ thank you in advance 预先致谢会使收信人觉得非做不可，与其说是谦恭， ”

18、不如说不礼貌，应改为：appreciate。（ 1） ） Having the pleasure Io inform/submit/enclose ； Have the pleasure of informing/submitting/enclosing ； Take pleasure in doing 。 句中的客套话如能适当应用，可给人好感。如应用太多则显得虚伪：如向对方讨债、谴责、索赔等也用这些客套话，会令人啼笑皆非。（ 4） Beg to acknowledge ； beg to inform ； beg to advise ； beg to assure ； beg tO confi

19、rnl ； beg tO state ； beg to call 3"our attention ； beg to state ； beg to suggest ； beg to enclose ； beg to say 句型中 beg 一词过于谦卑，买卖双方地位平等，象beggar 一样使劲beg，未免卑屈，令人瞧不起，不应用于商业书信。（ 5） ttoping for all imnmdiate answer ； Hoping to hear from you ； Hoping tO be favored with a reply.这样的表述充分显示写信人的矜持与无能，没有自信心

20、，宜改为：We are looking forward to your prompt reply. 或改为： we are looking forward to hearing from you soon.（ 6） Our records show ； According to our records ； Our records do not show.这样的表达方法犯了夜郎自大的毛病，好像自己的纪录最正确、最具有权威性。因此应改为：We find. ； we do not find ？；或 We fail to find.四、多为对方着想的“ You Attitude ”写信人不能一味从自己的立场着想，而应设身处地为对方考虑，这就是“ YouAttitude 。具体言之，在函电中尽可能少用第一人称的 ”“ ，I ”“ We”， “ My，” “ Our如何如 ”何，而应多用“ You，” “ Your business， ”“ Your needs等等”.令对方感觉到我们以收信人为核心，把对方的利益放在首位。尤其是函电的每一段开头宜多用“ You而少用 ”“ We”。如：（ 1） You will be pleased to know that. 不用： We are pleased to announce that. ）（ 2） We will benefit from t