1617文件管理制度9.29

1、16-17机电工程学院团委学生会文件管理制度为了进一步提高我院学生干部对活动材料的整理能力及材料归档的完整性，更好地为评选校“优秀学生会”、“五四红旗团支部”等准备材料，因此，特对我院材料的管理制定制度，各部门活动材料必须按要求做到。可参考的项目：一、目录序号分级标准 一级标题序号： 一、 二级标题序号： 1.(英文标点半角) 三级标题序号： (1)(括号为英文角括号) 四级标题序号： (标题序号手打不要用自动生成的标题序号)二、句子结尾为中文句号“。”而不是英文句号“.”三、X月X日而非口头语X月X号四、“；”用在复句内并列的分句之间，单句内并列词语之间只能用“、”或“，”，不能用“；”五、

2、同级标题段末符号统一，若为句号则同为句号，若为分号则同为分号，若无符号则全部无符号六、符号除了“()”都为英文标点半角，其余“、”“。”“：”“；”为中文标点半角七、大标题不得在页末单独一行(可适当调整行距)材料内容一、标题与正文：大标题：二号宋体加粗居中，段后0.5行；正文：字体为宋体四号(包括正文内各个小标题)，字体缩放100%，间距标准，位置标准。字体字间距0磅。段落为对齐方式左对齐，左右缩进0字符，特殊格式首行缩进2字符，段前段后0行，行间距为1.5。落 款：部门内部活动不允许落部门名称，统一团委部门落款“共青团机电工程学院委员会”；学生会部门落款“机电工程学院学生委员会”，时间右下角

3、与落款名称居中对齐。若为团学集体活动，则两项落款并列一行，时间在两项落款中间。另，时间均为阿拉伯数字(2016年09月01日)，如下：页边距： 上：3cm 下：3cm 左：2.8cm 右：2.8cm批 注： 加粗(若加冒号则每一项后都要加冒号)二、活动策划： (1)活动前期准备(2)活动实施过程(可另附附件)(3)活动后期工作(4)经费预算(5)安全预案例如：一、活动主题：二、主办单位： 三、承办单位：四、活动时间：五、活动地点：六、注意事项：三、活动总结：(1)活动组织情况、活动效果及存在不足之处、提出解决措施或活动的发展方向(2)活动总结要图文并茂(每张图片下都需注明图的序号以及图片内容)

4、，图片统一插入在总结结束之后(3)活动结果(即获奖人员或者公示名单)(4)实用经费(写明具体用途)四、excle表格：(1)标题一律16号黑体加粗，不需要边框；(2)表头或小标题一律14号宋体加粗；(3)表格中文字一律用12号宋体不加粗；(4)文本对齐方式：行居中、列居中，并自动换行；(5)非特殊情况，表格边框不要加粗。(由于excle表格数据特殊性，可做在规范上做适当的调整)五、word中的表格(1)标题一律三号宋体，不需要边框，段后0.5行；(2)表头一律小三号宋体；(3)表格中文字一律用四号宋体，如若内容太多可适当减小字体；(4)文本对齐方式：行居中、列居中，并自动换行；(5)非特殊情况

5、，表格边框不要加粗；(6)右击表格左上角，自动调整中的根据内容调整表格或者根据窗口调整表格，以美观为主； (7)双击表格左上角，选中居中，其余不变；五、图片(1)双击图片，版式一栏选择四周型，拖动图片至所要部分，调整好与打印区域一样宽度(可适当调整)，再次双击图片选择居中。(2)文字描述在图下居中，中文字体为五号黑体加粗；图号按顺序编号，插入特殊符号中数字序号的，图题序号与图名之间空一字间距。例如：图 XXXX红头文件格式：选择相应的模板(团委或学生会)，修改编号关于XX活动的通知(小二、宋体、加粗、居中)各XX：(仿宋、四号)内容(与材料内容中的标题与正文一样)附件：1.XXXX 2.XXX

6、X龙岩学院共青团机电工程学院委员会或龙岩学院机电工程学院学生委员会(页面右下角、右对齐文本后缩进两字符)20XX年XX月XX日(落款与后文“主题词”间以4号字体空两行)主题词： XXX 通知 主 送：各班级 抄 送：学工处 院党总支 院办 校团委 各年级辅导员院团委院学生会存档 共印x份(按情况增添、删减)附件1：(居于左上角、四号宋体) 小标题(宋体三号加粗居中) 正文(材料内容中的标题与正文一样)一、红头文件制作发放流程：由相关部门事先写好红头文件，再由办公室徐铭杰派人协助修改、打印、盖章，之后由相关部门发放红头文件。二、材料上交流程：1.活动前：各部门将经办公室审阅并修改完成的策划于活动

7、开展前至少一周内上交吴苏冰岚与张志国审核。2.活动后：每次活动结束后一周内，各部门把活动的所有材料包括策划、总结、附件按材料内容要求整理，以电子档的形式一起发到两委办公室徐铭杰，并在办公室相应部门盒子放入纸质版材料进行存档。注：各部门每学期开学初需上交一份学期计划，学期末需上交一份学期总结，每月25日上交各部门月工作总结(电子档发至办公室徐铭杰处)。三、材料考核为提高各部门对材料的重视性，材料上交情况将作为各部门考核中的一项，分值为10分。1.材料的时间性3分2.材料上交退还次数3分3.材料内容的规范性3分其他(如：活动具有特色，影响广泛等)1分活动教室申请流程一、申请之前要查清楚所需要申请的

8、教室当天有没有人使用先去查课表，确定课表上所需申请时间没人使用所申请的这间教室之后再去物业处(物业在文虎楼212楼下)查有没有被申请走。二、然后再执行如下流程填写好表格(表格见附件，表格上有一个负责人是需要老师签字的，例14电本需要申请教室就要去找他们的辅导员签字，表格一式两份填写好表格之后，去福煤实验楼c301找陈梁洁老师签字、签完字后去c304 院办公室盖章，然后将表格交到物业协调、确定，确定后物业会给你一张反馈单，若需要使用多媒体，则要将另外一份表格交到同心楼信109(信息技术中心)奖状聘书制作制度先由相关部门写好奖项内容，再由办公室制作奖状。提前一周告知办公室。会议记录制度各部门每月会

9、议由办公室做整理，记录要按实记录，应包括上月总结和下月展望，而不是单纯的布置任务。另，会议记录不需要图片。物品管理制度机电院所有物品由办公室管理。机电院内部：1.在某活动举办前，相关部门要及早申请所需物品。2.向办公室主任申请物品时，写明自己所在部门及姓名还有借用时间、归还时间。3.得到办公室主任的签名批准后，才可以向办公室领取相关物品，并将申请表拿给办公室副主任陈琳琳。4.在返还物品后，管理员需记录清楚物品归还时间，是否归还，并定期检查所管理物品是否齐全。其他院系：1.在某活动举办前，相关院系要及早申请所需物品。2.向办公室主任申请物品时，按要求认真填写团委物品借条。3.得到团委老师盖章的批

10、准后，才可以向办公室领取相关物品，并将申请表拿给办公室副主任陈琳琳。4.在返还物品后，管理员需记录清楚物品归还时间，是否归还，并定期检查所管理物品是否齐全。活动开展制度各部门活动的开展，相关负责人要随时向办公室汇报，办公室要跟踪到位，统筹、协助相关部门活动的开展，做好每次工作的总结。附件1：教室使用申请表申请单位申请事由(使用内容)使用要求使用时间年 月 日至 月 日(这里记得写上几点到几点)使用人数或间数教室类型普通教室( ) 语音室( )多媒体教室( ) 机房( )微格教室( )(记得勾选)经办人联系电话负责人签名老师签名审批意见及执行情况院(系)、中心、部意见签名： 年 月 日教务处意见签名： 年 月 日校领导意见签名： 年 月 日财务处意见(缴费)签名： 年 月 日使用、执行情况(后勤处、物业公司意见)签名： 年 月 日附件2：院物品清单物品名称数量放置地点部门横幅横幅内容数量(条)放置地点部门名字