文控管理办法

1、山东凯源木业管理文件文件编号：KY-MTRX-B001版次：A/1文控管理方法1总那么1.1目的为进一步标准山东凯源木业以下简称公司文件控制 管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，对公司管理、业务、合同等文件的排版、打印格式、输出的格式等进行 统一，确保其标准 性和协调性，特制订本方法。1.2适用范围本方法适用于公司各部门及分公司各部门体系文件及外来文件。1.3职责权限人事行政部负责本方法编制、修订、废止的起草。总经办负责本管理方法编制、修订、废止的校对。董事长负责本管理方法编制、修订、废止的审核批准。人事行政部负责本管理方法的发放及存档管理。1.4文件定义管理文件：指为标准公司管理而形

2、成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、 组织机构、流程、规定、标准、方法、程序、标准、红头文件、表单等1.4.2 业务文件：指各业务工程部门针对营销业务编写的对外相1.5分类及定义1.5.1 管理工具类：指为公司各类管理文件、业务文件、各类标体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。1.5.2 管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全 工作/作业流程确定性文件。1.5.3 管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有 活动过程中的执行标准性文件。1.6分级标准1.6.1管理文件共分三级，对应层级分别为：一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件二级管理文件

3、：为部门层面所编订、控制的管理文件三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件2文件结构及编写标准2.1页眉：公司logo和公司全称，公司全称用“五号 左对齐编写2 2文件头：公司全称加管理文件，"一号 “黑体"关文件准、程序等运营过程的工作/作业"宋体加粗“居中编写，换行文件编号和版次，四a口 “号仿宋体“不加粗“左对齐编写，换行下划线。文件名：文件名全称,2.3“三号“黑体“加粗“居中编写。2.4文件标题：“四号“仿宋体“加粗编写。2.5文件正文：“四号“仿宋体“不加粗编写。2.6文件编号： 一级编号以阿拉伯数字 1加空格一个字符，以此 类推；二级编号以一级

4、编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类 推；三级编号以一、二级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此 类推；四级编号以一、二、三级编 号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推。最高设四级编号，四级编号后细项以？为编号。例如：一级编号1 +空格；二级编号1.1+空格；三级编号 1.1.1 +空格；四级 编号1.1.1.1+空格2.7页脚：包括文件类别、抄送详情、编订日期、生效日期、页码，小五号宋体不加粗左对齐编写。2.8段落行间距：文件名行间距为一倍间距，段前、后各增加1行，文件正文为单倍行间距。2.9段落缩进：分段落为首行字符缩进 2字符公司代码3文件分类编号设定3.1文件编码说明文件流水号

5、3.2公司各部门及分公司各部门下达的每一个文件只允许有唯一的一个编码3.3公司及各分公司编码如下山东凯源木业编码：KY山东蓝源化工编码：LY山东宏源热力编码：HY山东俏家装饰编码：QJ传达层级部门编码文件类别代码3.4文件类别编码如下文件类别文件编码英文管理工具MTMan ageme nt Tool管理程序MPMan ageme nt Procedure管理标准MSMan ageme nt Sta n dards3.5部门编码如下部门名称部门编码部门名称部门编码部门名称部门编码总经办ZB金融工程部JX人事行政部RX审计部SJ3.6文件流水号自001起连续往下延续编写合同文件除外3.7文件传达层

6、级是指文件需贯彻深度，具休划分如下层级编码公司咼层A中层管理/部门负责人B基层管理/部门职员C基层员工D3.8版次号为初次定版发布为 A1，施行期问修订后为 A/2，以 此类推。文 件改版后为B/1，施行期问修订为 B/2，以此类推。KY-MTRX-B001-013.9文件内记录表格、表单、附件编码以文件编码为根底，后缀附件号，以阿拉伯数字显示。例如：本管理方法内附件一编码为:4文件控制流程文件控制流程详见?凯源木业文控流程图?附件编码:KY-MTRX-B001-01 5 文件管理5.1管理文件定期修订、改版、评审和废止，具休标准如下文件等级管理动作周期一级修订1年改版2年评审1年废止5年二级

7、修订1年改版2年评审1年废止5年三级修订1年改版2年评审1年废止5年5.2当管理文件所对应的管理活动流程、标准、结构发生变化时，或开发出更适用于对应管理项的管理措施、方式或标准时，进行实时 修订或改版。5.3管理文件发布、评审、审批需填写?管理文件审批记录表?附件二 编码：KY-MTRX-B001-025.4该管理方法正式实施后，原文由人事行政部负责存档管理 除必要公司业务用途之外不得外借。5.5经批准实施后的文件，由人事行政部列入公司?受控文件清单?附件 三 编码： KY-MTRX-B001-03 ，并对文件进行动态管理。5.6 文件发放前，人事行政部根据确定的发放范围标明发放号和 受控状态

8、。 受控状态分为“受控和“非受控两种，受控文件由总 经办盖“受控章，任何 受控文件均应确保其为有效版本。5.7 管理文件的发放由总经办统一印制发放， 并填写?管理文件 收发记录? 附件四 编码： KY-MTRX-B001-04 ，领取部门负责人签 字前方可领取。6 附那么6.1 本管理方法经董事长审批后正式生效。6.2 管理方法内未尽事宜以公司实际管理为准。6.3 遇管理方法内条款与相关法规或地方行政标准冲突时，以法 规及上级规 定为准，并对该管理方法进行修订。6.4 人事行政部保存对该管理方法的最终解释权。 校准： 审核: 责任部门/人相关部门总经办董事长人事行政部人事行政部各部门相关部门凯源木业文控流程图签批;明确编号、版次、受控状态、发放等；做好登记，确保发放至相关使用部门；注意电子文件的管理，防止文件失控；必要时对适用性进行评审；相关部门/人事行政部履行文件更改手续，做好文件更新；履行文件作废手续。管理文件审批记录表K 立口 m 二 理 管人 制 编会 签K 咅期3K 咅期3简容术一 内述 件文日 月 年 宀尹 签审日 月 年 宀尹