益友Excel账务系统利用手册

1、益友Excel账务处置系统利用手册目录系统介绍系统初始化、凭证录入、凭证查询、凭证检查、凭证汇总、凭证翻阅打印、结转损益、期末结账、凭证汇总表、科目发生额及余额表、试算平稳表、现金银行日记账、总账查看、明细账查看、自动转账凭证、报表设定、报表查看、报表更名、报表稽核、多栏组合式明细账、财务分析、初始录入、资产日常变更、折旧计提、计提减值预备、变更资料查询、变更资料返回修改、会计科目保护、账套大体信息、调色板、数据检查五、第一次启用流程六、日常利用流程七、其他说明附：常见操作问题处置系统介绍第i感激您对益友的支持和选用！本系统在微软OFFICE-EXCEL的平台上开发而成，可用于中小企业的会计做

2、账需求；运行本系统的电脑硬件要求较低，软件要有完整安装的微软OFFICE-EXCEL（最正确运行成效EXCEL2003版，其他版本OFFICE未经严格测试，可能会有部份功能受阻碍或不能利用）：系统应用EXCEL表格编辑，公式函数、控件、窗体和VBA技术等功能，灵活运用实现财务做账电算化的所需功能，具有界面简练美观，操作方便快捷，功能完备有效，紧跟做账流程的特点，能够让你轻松实现会计电算化的妄图。本系统在EXCEL平台上运行，但同时大体完整保留EXCEL本身的功能与操作特点，可不能因利用此系统而阻碍其他EXCEL文件的操作。益友Excel账务系统功能特色：、账套数据文件与账务处置文件相互独立，可

3、建账套文件数量无穷制，版本功能升级变得超级容易，只需替换账务处置文件即可；二、账套设置灵活方便，科目级次最大可六级，且每级位数自由设定，会计科目随时加减，可适应各类类型企业核算需要：3、完善的辅助核算功能，支持部门、数量、外币核算及相关功能齐全的各类账表查询，明细账、部门账、数量账、多栏账一应俱全：4、完善的会计报表功能，超级好用的益友报收取值函数及独立的扩展报表文件，可随意灵活设计你的会计报收及财务分析我格：五、界而美观，操作简便，人性化设计，支持代账证一体化关联查询：六、功能齐全的各类数据检查工具，确保账务数据准确平安：7、所有功能都经反复测试，做到准确高效，运行速度快，犯错机率低，支持数

4、据量可达到3000个科目，65000行的凭证；八、设计独特的现金流量式编制方式，能够方便、快速、准确编制现金流量表。开始利用需知系统运行至少需要三个文件，个是益友账务处置，另二个是益友操作员种账套数据文件，闪此日常做账核算时是三个EXCEL文件配合利用。系统打开与登录：当利用益友系统时，先要将EXCEL的宏平安性设为“中”或以下。设宏平安品级方式请看图示打开EXCEL程序，点菜单“工具插入（X）格式工具9|数据电）窗口把）帮助第秽宣J X亳皮拳拼写检查.FT| 11I -:信息检索4）. . Alt+Click 浩误检查隹）.一运行时第双击打开“益友账务处置”文件，显现以下登录界面:宏皿0宏也

5、!.加羲宏.0录制新宏盘）.T自动更正选项兔）安全性6）.自定义.为VisualBasic编辑器&)选顶1.Microsof七脚本编辑器他）.工具下而选上宏-平安性最新版本是操作员显示“Manager”，账套文件可点击按钮从下拉文件列式当选择或双击显示文件选择窗，点“新建”按钮可按系统提示成立个带有级科目的空白账套文件.忙带空白模式账套文件初始密码六个“8”，新建账套密码也为六个“8”。益友账务处置系统分为账务处置、报/分析、固定资产、系统保护四大功能模块。如图示:1账务处理晶报表分析定资产账务处置：可完成凭证录入及修改，凭证检查，凭证汇总，凭证查询，打印，会计表格及账簿查看，损益结转及期末结

6、账。报表分析：用于财务报表格式与公式设置与查看，财务数据分析，打印报表等日常匚作;系统侦设了资产欠债及、利润表和现金流量表格式，用户能够修改资产欠债点及利润表格式并自行设取数公式，取数公式设定方式可观看报表公式设定操作动画文件；另十五张空白报表自行按需要随意设置。固定资产：此模块可完成固定资产的初始输入，每期自动计提折旧生成凭证，固定资产的日常变更（增加、减少或其他变更），固定资产资料的查询等，还可依照政策计提资产减值预备。系统保护：要紧可完成账套信息设置（里面包括核算单位信息、凭证字、核算币种、会计部门人员、会计核算年度和期间及部门名称的设置）、会计科目设置、科目初始余额录入、数据检查，还附

7、加个界面颜色个性化选择的“调色板”功能，还有系统利用说明。通过此系统你可以从此抛弃繁琐的手工账，轻轻松松完成账务处理，感受会计工作的乐趣。各功能通过主界面的功能图标启动，随时调用的“益友菜单”及“账证表体化查询”功能会让你操作起来超级轻松如意。益友菜单图示（绝大部份功能在此可进入操作）：be PDF益友财务J L幽图;4% .二打开账套文件账务处理|系统维护报表分析更摭操作员科目维护初始余额数据检查账套信息数据保存CtrlH返回主界面Ctrl+Q系统退出CtrlH期间状态备傍账套文件操作员管理调色板正检查凭证汇总过账科目码升位慎用）操作日志关于益友益友菜单名称H示为“益友财务”，点击后有系列功

8、能菜单。系统初始化益友账务系统采纳先进的多账套操作方.式，启动时能够按提示新建账套或打开原有账套；成功启动账套后依照需要自行设好新账套启用前的所需信息，方式是进入账套信息填好各项目，包括单位名称，地址，会计机构，凭证字，科目类别及识别码，启用年度与期间，核算币别，部门名称等，然后确实是设置会计科目，方式是点系统保护“会计科目（图标）”，按窗口提示做科目增减或修改操作：会计科目增减窗口（点按钮做相应科目操作）：会计科目设好科目后点“会计科目（仁丁）”进入科目览表（KM表）：（注意：是点击红线框住的文字进入KM表）进入科目览表填写科目初始余额（或从益友菜单-系统保护“初始余额”进入）图示（个个填好

9、科目借方或贷方余额）：ABCDE1年初余额检查科目表整理余额方向年初数2科目编辑科目名称m借方赁方3410011002库存现金银行存款借方借方51012其他货币资金.借方借方61101交易性金融资产7811211122应收票据应收账款借方借方91123预付账款借方10,1.131应收股利惜方,tffftfffffffffff填写科目余额时，级或二级科目有下级科目的能够不填,只用及明细科II余处，填完后做初始余额检查，自动查对借贷平稳，科目需要核算数量或外币的在相应栏目填上其初始数。注意：若是账套启用不是从期开始，那么填好余额后从期开始做期末结账，直结账到实际启用期间，这时账套初始化I:作完成，

10、可开始录入凭证进行账务核算了。一、账务处置账务处置模块要紧用于处置会计凭证，也是会计日常最要紧匚作。此功能模块可完成凭证录入及修改，检查，汇总，查询，打印，损益结转及期末结账等工作，通过凭证汇总可生成各类会计及格、账簿，方便地r解并治理你的通盘账务。主界而中简要刻画r个账务处置的流程，能够点击主界而相应图标进入所需功能。凭证输入凭证检查凭证汇总过账凭证翻图打印结转损益期末结账O-aH一凭证查询点主界而下的账表名称可查看到各类账表数据。功能赚表凭证汇总表试篁平衡表科目发生额及余额表现金银行日记账总分类吸明细分类账多栏蛆合明细喔、凭证录入主界面点“凭证输入”进入，看到预设的凭证样式EXCEL表格，

11、右上而是排功能按钮。ABIC1DE1IJIKE复原外币1脸；Jfe0&1?照0：ani百期y记账凭证录入L录芫日目院到（J：张借方G宜方收tjfs.摘要会计科SI稽方金款货方全破插一ft回?Kt至荷sn：a?*：人二跳价：|令计1一记吸；llg.yr聿梭rWJB；9戈”憎贷5!解：输入时能够,明科山V兀恪冷目匕11fli，也可手I：输入科目编码自动获取科目（CTRL+F也能够打开摘要或科目选择窗）：有外币模式和非外币模式,凭证号自动检测最大号及日期自由调整，凭证字号也可自由调剂：借贷方自动平稔检查，严格的数据输入检测保证数据质量,输入时厂”I行收彳J,输入完成点“确信”后，数据自动追加到“凭证

12、分录览衣”：分录科目有数量单价时在下面录入核算数量单价；科目有核算部门时可选择取分录部门：双击金额栏可显示当前科目的最新余额，按右键金额借贷方跳转，方便录入多借多贷凭证，录入凭证超级方便快捷，很人性化。、凭证检查主界面点“凭证检查”，可对当月的凭证张数统计，每张凭证借贷是不是平稳，凭证号是不是持续进行检查，以便在录入凭证不慎犯错的情形下能方便查出，保证凭证数据准确。、凭证查询点“凭证查询”按钮进入“凭证分录览表”，日常录入的所有凭证全数放在此表，可用于查询，修改，删除等大体凭证治理操作，点式格左上角“整理”按钮，时凭证信息数据进行整理（自动排序设好格式）,还有其他的一系列功能按可方便进行凭证的

13、保护,如“修改”，“新增”,“删除”，“复制”，“导出”等等，“过滤”功能可用来做凭证分析，还可用EXCEL自带的自动挑选及查找功能（此式数据样不修改，确实要修改需慎重，不要破坏借贷数据的平稳，如修改了科目编码和金额后要返回到修改的期间结账，后再按期间顺序向后逐个期间结账次）“更新科目名称”可让改了名称的科目自动更新_GIHIIJ更新科目名称定位过港借方金献贷方金族原，汇、凭证汇总点击主界面点”凭证汇总过账”，开始汇总录入的当月凭证，汇总的条件是录入的科目编码,对凭证中相同科目发生数据汇总成表，并能汇总明细科目逐级到上级科目，汇总后“凭证汇总表”、“科目发生额及余额表”、“试算平稳我”的数据会

14、更新到当前期最新状况；可点击主界而下的相应表名查看汇总结果。凭证汇总过账窗口：汇总凭证部份凭证汇总过账过滤窗口:、凭证翻阅打印主界面点“凭证翻阅打印”进入，此功能可按传统凭证格式查阅打印凭证。点“打印”可输入起止号（按字类别）开始打印。打印纸张为A4纸纵向1/2大小。凭证上方有二个选择框，可选所需凭证月份和凭证字。“查找”按钮是用于快速定位查找指定的凭证，右上左右六个按钮用于换张及换页等，可直接到末张或到回顾张，上下按钮用于换页。每次进入默许是当前核算月份的收款号（也可进入“账套信息”修改凭证字号顺序）。凭证翻阅打印相关图示：1U1V1当前合计期间：2011年03期|呦aJL选项1打印1外币记

15、账凭证03工收收59单位：日期：2011-03-31第1页次0页摘要会计科目借方金徵贷方金额、结转损益每期账务处置完（要将损益类科目余额结转到今年利润，点结转损益”可自动生成损益结转凭证，收入类结转到今年利润贷方，本钱费用类结转到借方，能够正确算出每期经营收益或亏损（贷方正数盈利，负数亏损）。注意：损益类科目编码首位数字样为5或6或自概念，会计科目必然要有“今年利涧”。损益结转操作窗口：、期末结账每期账务处置完了点“期末结账”进行结账C月末结账功能要紧完成：第，检查业务处置的完整性，提示进行账套文件备份；第二、计算期末科目发生额、累计发生额及余额：第三、保留科目发生额、余额到科目（KM）表相应

16、栏，结完账后自动跳转进入下个期间核算。如到了12期会进行年关结账，在12期结账后，再点次“期末结账”，按提示完成年结后系统自动形成个空白账套开始下年账务，同时会备份个已完成年度的账套数据文件（备份到原账套文件同一目录下），空白账套保留了账套科目列表，新年度的的科目年初数。年结完后操作的账套文件即是新年度账套文件，一切按正常做账操作模式即可。、凭证汇总表“凭证汇总表”在主界面下方点击进入，此表是汇总完凭证后生成的级科目当期发生数。B|CID；E!F期间：2期年01期记账凭证汇总表币别：人民币科目编码科目名称借方金额贷方金额核对1001库存现金1002银行存款1012其他货币资金1101交易性金融

17、资产1121应磔要据J、科目发生额及余额表“科目发生额及余额式”在主界面下方，此表是个包括所有科目的期初数、本月发生、今年累计及期末数的科目试算平稳衣。此表可查看每个科目的各月余额及发生情形。右上还有“余额表选项”按钮，用于设置查看的及格数据合格式样式，方便阅读,选不同期间可为生成季报数据之用：（启用账证式体化查询功能）双击任行科目数据可查看对应明细账。此表的所有数据由程序生成，用户只需按月查询、查对、分析汇总结果即可，财务报表可从此表取数。每会计期间做了凭证汇总或结账后相应月份才会有数据。设定丰硕,能壮大的余额表选项，还能够快速ff看季度报表数据、试算平稳表“试算平稳式”在主界面下方，此表是

18、所有级科目的汇总，数据来源于明细科目表，因此与明细科目表数据总额是致的。表中没有公式，全数数据由程序自动生成。数据要紧用于查询及会计报收取数，双击任行科目数据可查看时应明细账。、现金银行日记账点“现金银行日记账”，此表用来查对或分析现金和银行存款的发生情形，左上有个现金银行账户选择框，双击对应名称开始生成账页，账户选择框隔壁有个月份选择框，可选择所需月份。右上有节余方式选择，可选择按日节余或按每笔节余方式计算节余数。双击数据行也可查对应凭证。最后列双击可显现或取消查对标记。库存现金银行存款业务日期凭证年月日字01期益友账务处理现金-库存现金二、总账查看点“总分类账”，表格界而左上有个科目选择框

19、，选中所需科目生成对应明细账用于查询。开始是显示所有业务明细，点“总账格式”挑选后确实是总账格式，“打印按钮设置打印账页,可打印出来装订成册备查。双击数据行可查看对应凭证。科|选择图示:总账打印蹒獭甑噬同 借方金频向 贷方金最 10011002100911011111113111331141115112011211122112311241124312811301140115011502N原材料银行存款 其他货币资金 短期投资 应收票据 应收账款坏日 预付账款 物资采购包装物 低值房耗品 自制半成品 库存商品 存货跌价准暂 待摊费用 长期股积投资 固定资产 累计折旧益发财务键入需要帮助的问题J1

20、1K|L|M|,|无外币打印I选择账页科目刁11、明细账查看点”明细分类账”，系统按科目自动生成明细账格式，左上有个科目选择框，选中所需科目生成对应明细账用于查询，科H选卜弹出;：。数据来源于凭证，凭证没有明细账也没有数据。“打印”按钮设置持续打印账页，可打印出来装订成册备查，按此按钮还能够自动设置页脚信息，,“打印到文件”时能够快速批置导出明细账页到EXCEL文件。双击数据行可查看对应凭证打印”按钮设置持续打印账页，“外币”按钮能够显示或隐藏外币栏。另外还有“数量单价明细账”、“多栏组合式明细账”和“部门金额明细账”提供另外不同格式的账页查询。、自动转账凭证自动转账凭证设置功能，可从科目余额

21、表取值生成经常使用的转账凭证，具体设定方式如下：（启动：益友菜单账务处置自动转账凭证）a.设置科目互转自动转账凭证从个或多个科目的发生额或余额中按比例转出，然后转入到另个或多个科目的相反方向，生成记账凭证，如转制造费用到生本钱b.按公式取数后自动转账凭证先从个或多个科目的发生额或余额中按比例计算出凭证金额，然跋文到设好的二个或多个科目的借贷方，生成记账凭证，如按销售及采购额的必然比例计提印花税C.常数型自动转账凭证设二个或多个科目组成记账凭证，每项分录的金额是输入的固定数值，如每期固定要计提的些费用，类似于模式凭证d.设置自动转账凭证分录时，必然要遵循有借有贷，借贷必等原那么e.设好后在转账凭

22、证名有相应名称，选择后点“生成”即可在凭证列衣中看到自动生成的凭证。二、报表分析此功能模块用于治理财务会计报表，设计报表格式，设置报表公式，报及更名及做些简单的财务数据分析等。（CTRL+A随时可显示报收窗口）、报表设定点击“报表概念”图标打开治理小窗口，打开预设的报表可按自己要求从头设计，报表取数公式设定，有十个总账取值函数，别离是：Jfye（借方余额），Dfye（贷方余额），Jffs（借方发生），Dffs,（贷方发生），Jflj（借方累计），Dflj（贷方累计），Ncjf（年初借方），Ncdf（年初贷方），上期借方，上期贷方，取数公式格式”二函数名（科目编码）”，比如要取银行存款的借方余额

23、,在需取数单元格公式设定“=Jfye（1002）”：点治理小窗口的“编辑”打开下面及格标签，用于设置财务报表的另种取数方式，方式就象EXCEL公式编辑样（报表某单元格等于嘤取数的另表单元格，并可加减乘除等），取数样从“明细科目汇总表”或“总账科目汇总衣”或“KM表”中获取，也可报表之间互取。点击“隐藏”下而表格标签消失。门说明：Jfye,Dfye,Jffs,Dffs,Jflj,Dtlj这六个函数格式为“=函数名（科目码，期间）”，期间有三种写法：0：小1-12：指按期，-I到-12：本期前n期：还有六个辅助核算取值函数：部门发生额取数函数2个:=BMJF（科目码，“部门名”，期间）尸BMDF（

24、科目码，“部门名”，期间）,部门科目数量函数2个：=BSLJ（科目码，“部门名”，期间）尸BSLD（科目码，“部门名”，期间），科目数量函数2个：=SUF（科目码，期间）,=SLDF（科目码,期间），期间：山本期，1-12：书按期，-1到-12：本期前n期，13：所有期：外币函数2个：=WBJF（科目码，开始期间，终止期间）产WBDF（科目码，开始期间，终止期间）：明间有二种写法：0：本期，1-12：指按期、报表查看主界面预放了三个会计主衣，资产欠债表、损益表和现金流量衣，点击可进到相应报表，点击“报&概念”图标打开治理小窗口后按提示可查看到所有的会计报表。资产欠债表、损益收取值公式须自设。报

25、表概念的窗口有个“读入”按钮，点击可读入预设好的报表打印大体魄式：打开按钮是打开独立报收拓展文件，关于独立报衣拓展文件功能请参阅其对应说明。、报表更名点击“报表概念”图标打开治理小窗口，右隔壁有个更名按钮，点击可对左侧方框选中的报表更名。报表更名图示：、报表稽核点“报表概念”进入报表治理窗口，点“编辑”感动工作点标签，关闭治埋窗口。点“报收稽核”，打开“报表稽核表”，设置报表间的勾稽关系，勾稽关系是指报我与报表之间存在相等关系的项目，应该相等的报表项预先设好自动检查，方便发觉报收数据错误。、多栏组合式明细账多栏账格式要自行设置，功能壮大，科目任意组合，要紧用于凭证数据分析。进入此功能会显现多栏

26、账格式设计窗口，通过预设所需多栏账组合项目，会自动生成多栏账格式报表，分析科目发生额及月份汇总，相当灵活方便，具体操作在窗口提示下专门快会熟悉明白得。多栏级台式明细球外情成品多栏影展开科目：有除末级科目厂21T102001 21T102004 217102005 21T1O2OOZ 21T102003217102006销进耒进已出口ri 洞从至金额r借减货 c只借行贷减借 r只贷、财务分析数据计算来源于报表，计算列出些经常使用财务指标。目的用于些简单的财务指标分析。三、固定资产於计提减值准备任 L &资产变动变动查询折旧计提、初始录入点击资产变更，显示固定资产录入卡片，选增加固定资产，初始利历

27、时变更方式会显示“*初始录入”（终止初始后不显示），按卡片内容项项录入即可。固定资产变动资料录入已选择减少固定资产其他固定资产变动噌加固定资声变动日期：I 200g年11月30日、一一一一一一/原值及折旧信息/位币）原值：10-00累计减值难备：0.00累计折旧：1-00可使用期间：|已使用期间:1残值率：%|-00折旧方法：1司固定资产科目：1二1折旧科目:二1累计折旧科目：1二1备注：减雕备科目：1最后一期把折旧提完p变动方式；I购入、资产日常变更在固定资产完成初始后，进入日常利用变更，也是点资产变更打开卡片，在卡片上端选择变更类别，按卡片内容i项项录入即可。、折旧计提点击折I口计提图标，

28、显示折旧计提操作窗口，按窗口提示操作，可自动计算折旧并生成相应计提固定资产折旧按会计政策规定每月需对在用固定资产计提折旧，系统将按资产预设值自动计算每项固定资产折旧值及分类汇总，并生成指定凭证。确定I取消I记账凭证0、计提减值预备点击计提减值预备图标，显示计提操作窗口，按窗口提示操作，可自动计算折旧并生成相应记账凭证。、变更查询点击计提变更查询图标，显示操作窗口，按窗口提示操作，可查询设定条件的变更记录。、固定资产返回修改（反结账）设到要反结账的会计期间，先对总账系统反结（点摘星图），然后到固定资产模块，点计提减值预备，将比例设到88,按确信以后反结固定资产，可回到当期固定资产期初状态。注意：

29、固定资产反结不时其他变更不涉及价值（如利用部门变更）的反结，不对计提减值预备反结（如要返回能够计提负数相反比例）。四、系统保护此功能模块用于系统设置及保护。、会计科目保护点击“会计科目（图标）”会弹出个科目显示窗口，隔壁有按钮用于科目的增加、修改或删除。科目保护后，三个有科目的表同步更新。窗口右边是设定科目的核算选项，能够依照自己核算需要设定。科目增减会有系列限制检查，确保科目正确完整。在做科目保护时显现的各类提示会让你明白的。注意：输入凭证科目样都是末级明细，因此账套科目的设置最好初始化时设计好科目结构，非最末级科目利用后还可向下拓展。科目保护图示：增加、账套大体信息用于设置核算单位的大体信

30、息，包括单位信息、会计机构人员、核算年度月份、凭证字、币别。其中单位信息和会计机构人员按单位情形如实填写，核算年度、启始月份、当前期间也按实填写。凭证字可任意设六类“记账”、“收款”、“付款”、“转账”、“银收”、“银付”、“现收”、“现付”等。经常使用摘要在凭证录入时显示摘要的窗口内按实际情形自由设置。币别是为核算外币时备查用，有外币核算时在输入凭证时将币别、币种、汇率录入到相应位置。部门列表信息自由按实际情形设定。、调色板进入调色板，用户可依照自己喜好调整主界面色彩搭配：共提供六种精选颜色用于备选。、数据检查会计科目编码是系统关键字段，数据检查功能确保科目及凭证科目编码数据正确，以便数据汇

31、总准确无误，具体功能内容点开功能图标肘有详细进程说明。在KM表还有个科目表整理功能，能够自动排好科目格式，同时还有自动科目表对齐功能。记住常做数据检查，全数OK后可对账套数据平安有必然保障。五、第一次启用流程第次流程：打开“益友账务处置”文件，启用宏，新建账套分操作员密码：8888分账套途径：点右边的选择系统保护设好账套大体信息。设好会计科目，录入科目初始余额-查对平稳-启用账套。I：作衣啜借帝向全数为32856.六、日常利用流程日常流程：录入凭证令汇总凭证，查对科目汇总数。全数凭证录入修改完毕-结转损益-汇总凭证-查看会计报表-报表查对OK-结账-备份账套进入下会计期间七、其他说明账式导出：

32、须先打开、生成需要导出的账表，点EXCEL表格任务栏右边上的“益友菜单”一“农格账簿”一“导出表格账簿”，打开衣格导出对话框，选择要导出的账表导出。期间状态查看；“益友菜单”一“系统保护”一“期间状态”，打开查看月份期间是不是启用、结账。账套密码设定：“益友菜单”一“系统保护”一“账套密码”，按步骤输入自己的密码。必然要牢记自己的密码。备份账套文件：“益友菜单”一“系统保护”一“备份账套文件”，可备份账套文件。数据保存：每次操作完成，点“益友菜单”一“数据保留”，保留工作功效。也可点击经常使用工具栏的保留快捷键保留。操作员管理：“益友菜单”一“系统保护”一“操作员治理”，可添加、删除操作员。科目码升位：“益友菜单”一“系统保护”一“科目码升位”，当设定的二级或三级科目位数不够时，可用此功能进行升位。反结账：结完账后，若是需要返回