基于ERP系统的企业采购管理研究

1、封面目 录写作提纲1内容摘要2引言2一 ERP系统概述2（一）ERP的概念2（二）ERP应用于企业采购管理的优势31、再造采购管理流程32、业务信息高度共享33、业务可追溯性得到增强44、加强了对供应商的管理4二 ERP系统在企业采购管理中的应用4（一）应用的环节4（二）应用的效果51、采购流程严格控制52、采购程序审批严格53、采购过程监督及时6三 企业采购管理中ERP系统应用的不足6（一）角色定位错误6（二）软件供应商实施方法系统存在问题6（三）必要技术条件无法保证7四 改进ERP系统在企业采购管理应用不足的对策7（一）对量化明确的ERP应用指标进行制定7（二）实行BPR作为基础8（三）引

2、入企业管理咨询8（四）对ERP项目监理制度进行建立8（五）对ERP应用绩效评价体系进行建立9（六）对ERP应用案例研究进行开展9结语9参考文献10写作提纲绪论绪论部分论述ERP系统在我国企业的采购管理得到引入和广泛应用的经济、市场环境、形势和背景，并指出在应用上还存在不足，需要进行改进。本论本部分是本论文的主体内容，包含以下四大方面内容：第一部分对ERP系统进行概要论述，包括ERP的概念和ERP的优势。第二部分论述ERP系统在我国企业采购管理中的应用，包含应用的环节和取得的效果两部分内容。第三部分论述我国企业的采购管理在应用ERP系统中存在的不足，包含企业采购部门内部自身角色定位错误、ERP软

3、件供应商在实施方法系统上存在问题和技术性培训不足三部分内容。第四部分论述改进我国企业采购管理存在不足的对策建议，包括六个方面：制定量化ERP应用目标、实行BPR作为ERP基础、引入管理咨询、建立项目监理制度、建立绩效评价体系和进行案例研究。结论再次重申ERP系统对于企业采购管理的重大价值，敦促其重视应用中存在的不足，并积极的进行改进和解决。基于ERP系统的企业采购管理研究XXX 内容摘要：ERP作为一种中国企业为了更好的适应形势和应对竞争，而引入的现代化更先进的企业管理思想和方法，有着以前的管理方式和方法无法比拟的优势，对我国企业管理的采购管理环节进行了极大的改造，并取得了良好的成效。与此同时

4、，由于一些因素的影响，我国企业在采购管理环节ERP系统的应用上，还存在着一些问题和不足，一定程度上影响和制约了ERP的效果。只有提出切实有效的应对举措，对这些问题进行有效地解决，才能更好的发挥ERP的效果，使其更好的为我国企业的采购管理服务。这些正是本文所要探讨的主要内容。 关键词：ERP系统 企业采购管理 效果 不足 改进对策引言 中国企业原来的经营管理方式，在市场经济得到极大发展的当前市场环境下，已经早已无法对激烈的市场竞争要求进行适应。正是在这种形势和背景下，ERP作为一种现代化更先进的企业管理思想和方法被引入进来，使我国企业的管理水平和生产力水平得到了很大提高，ERP的推广应用也使我国

5、企业的管理的行进方向更加规范化、合理化和科学化，成为一种普遍应用而切实有效的管理方法和途径。而企业的采购管理，正是我国企业管理中应用ERP而受益最大的环节之一。对ERP系统的应有，是我国企业的采购管理水平得到了大幅的提高，与此同时由于一些因素的影响也出现了一些应用上的不足。本文在上述两方面内容探讨的基础上，对改进我国企业采购管理ERP应用的不足，提出了相应的对策性建议。一 ERP系统概述（一）ERP的概念 ERP的概念，由美国著名IT分析公司Gartner Group Inc于上世纪90年代初，以当时计算机信息处理技术的发展以及企业对供应链管理的需求为根据，以对信息时代制造业信息管理系统发展趋

6、势的预测为目的而提出1。整体来说，ERP作为一个集成化管理信息系统，通过对企业内部所有资源进行集合，并进行有效地计划和控制，以达成最大化的效益，正是其内涵所在。具体来说，ERP则包含三个层次的含义：在管理思想上，ERP对一整套企业管理系统体系标准进行了提出，在“制造资源计划”的基础上进一步发展而出的面向供应链的管理思想则是其实质；在软件产品上，ERP系统对以ERP管理思想为灵魂的客户及服务器体系、关系数据库结构、图形用户界面、面向对象技术、第四代语言和网络通讯等信息产业成果软件，进行了综合的应用；在管理系统上，ERP作为一个企业资源管理系统，将企业管理理念、业务流程、基础数据、计算机软件、人力

7、物力和软件整合为一体。（二）ERP应用于企业采购管理的优势1、再造采购管理流程 ERP系统通过对采购管理流程实施进行改造而实现了一些新的特点和优势，那便是对部门之间的协调、联动和制衡很注重，并在采购模块中将供应商管理、检验入库和财务付款等部分业务进行剥离。其设计方法则是将完成的工作进行相关职责的分解后，再在各个模块中进行对应，最后将同一个模块内的所有职责进行工作组形式的组合。这些都使ERP系统具体了如下优点：一是集中处理同类型业务，也就是企业将不同部门重叠的职责合并到一个部门，对其进行集中管理，这样协调工作不但大大减量，效率也实现了极大提高。二是从原职能部门中分离库存职责，以对采购业务的监督进

8、行加强，这样处理是因为库存管理和采购管理上存在的对立和矛盾采购部门为对生产需求进行保证而希望多存货、库存部门为了降低库存管理成本则希望库存量少，通过这项工作可以使采购部门通过对库存定期检查而对采购品种与数量进行准确确定，库存部门则能在库存补充计划制定上与生产消耗尽量结合，最终实现两个部门的平衡。三是能够分离物资管理和资金管理，通知财务付款的职能在ERP模式下被分离到了财务部门，从而能够对采购部门对供应商付款中的不利人为因素进行有效避免，对资金流随物流而动的管理思想进行了体现，同时还有效的限制了盲目采购行为，因为财务部门掌握了付款权利2。2、 业务信息高度共享 ERP系统是一个有着信息即时性与集

9、成性重要特点的现代企业内部管理平台，这个特性使ERP平台工作人员实现了业务信息的共享，因为他们对同一源头的唯一性准确数据进行着共同面对3。尤其值得一提的是ERP系统的信息即时性，这个特点因为实时更新着联动的各项业务数据，而实现了诸多优点：对于企业的外部市场状态和变化，企业管理者、各职能部门和采购管理相关业务人员都能够随时进行了解；对于企业内部的各项信息，都能够进行把握；为决策的科学性、资源分配的及时与合理以及采购成本控制的加强，都提供了有利条件。3、 业务可追溯性得到增强 ERP系统对系统中采购单据的记录提出了要求，从而为所有业务往来详细信息的查询提供了方便，业务操作中的人为因素被大大减少，信

10、息的原始状态和真实性得到了保证，并刻意随时对其进行追溯。以往的采购管理中，通过电话通讯完成的采购询价和报价很难对相关信息进行追溯的难题，得到了有效解决。4、 加强了对供应商的管理 传统的供应商管理中有大量人为因素的参与，对供应商管理这个采购管理中的重要环节造成了诸多不利影响，而这个问题在应用ERP系统后同样得到了有效解决。因为在ERP系统中，对供应商供货数量、质量、价格、售后服务等方面的供货状态分析，系统是按照设定的指标进行的，供应商的管理策略也是根据分析结果制定的，比如在供应商物资供应份额的确定上以其考核评分确定等4。这样就可以极大降低业务人员调动对工作的影响，新业务人员对与自身业务相关的供

11、应商名单、历史供货记录和联系方式等信息，可以通过系统进行方便的查询，在采购业务的进行上也可以按照设定的供应策略。二 ERP系统在企业采购管理中的应用（一）应用的环节 在企业的采购管理中，ERP系统的应用主要依照如下步骤：一是建立供应商资源，并对其进行首选供应商和次选供应商的主次分类，并对其许可供应产品目录进行建立并依此严格限定其产品供应以及自身的采购范围，执行采购的订单下达后系统还要对相应供应商资料进行读入并将其有关账户初始化，然后才可以采购业务的处理；二是根据ERP物料需求生成采购计划，对物料订购量、采购提前日期、库存量、运输方式等进行考虑并以ERP系统进行自动合并；三是选择业绩优秀的供应商

12、，选择的标准依据以下因素：供应商的供货质量、价格、交货日期和售后服务等，以量化考评方式进行对比后得出；四是生成采购用款，这是ERP系统自动完成的，财务部门对此进行确认反馈给采购部门并意见统一后，方可进行订单的下达；五是下订单，采购订单也是ERP系统自动生成，内容是企业订货量、采购日期、用款计划、库存量、计划外物料申请的合并，得到财务部门确认后向供应商下达；六是对采购订单进行跟催，订单的跟踪日期或周期可通过ERP系统设置，并可以其进行订单跟催计划的制定，这个过程需要对供应商的生产进度和物料质量进行及时了解与监督；七是采购人员验收货物，验收的内容是供应商提供的订单与发票，系统还要对收货单和发票信息

13、进行录入，也可根据系统集成特点以及企业实际流程由货物管理员行使验收；八是结算采购和核算总费用，由采购部门配合财务部门完成，还要对整个采购过程成本投入进行计算，依据的是采购结算单，以及其它费用使用情况；九是对采购清单进行结清，这个功能ERP系统能够自动提供；十是对基础数据进行维护，以确定数据可靠性和防止数据丢失，维护的内容为ERP采购子系统中设置的物料主数据、供应商主数据和采购信息记录等。（二）应用的效果1、采购流程严格控制 为了实现加强管理的目的，ERP系统对计划流程、采购流程、入库流程、出库流程、付款流程、供应商管理流程等与采购有关的流程的工作范围5，分别进行了严格的界定，最终达成了各个流程

14、工作之间的不仅相对独立而且同时相互配合与制约，这种高度细化的业务流程，就能使管理部门方便控制采购流程，管理幅度得到了加大，也对管理层次进行了减少。2、采购程序审批严格 传统采购模式面对这样一个难题：虽然采购管理也有对按照一定的采购程序进行控制的要求，也对一定的审批程序进行了设置，但却在实际操作上和切实落实上存在着极大的困难，而ERP系统却有效的解决了这个难题。这是因为ERP系统建立并严格执行各个流程的相应审批程序，其中的主要内容包含以下几个方面：对于计划员编制的采购申请中的物料品种和数量，需要得到主管的审批；采购员编制的采购方案中的供应商选择以及物料价格，同样需要采购主管进行审批；就是最后签订

15、的采购订单，还是需要得到采购部门主管领导的审批，而且如果采购订单设计的计划款超过了一定的金额，则还需要企业的主管领导进行审批。可以看见这个审批程序流程是完善而严格的，没有通过这个审批流程，后面的收款、付款等采购工作全都无法进行，因为这关系着ERP系统能否对后续单据进行继续处理，这就使审批程序得到了切实的执行。3、采购过程监督及时 监督人员在处理采购业务的过程中，如果通过查询而发现业务处理上存在着尚未解决的问题，那么在问题得到彻底解决之前，可以对业务处理进行终止或者暂停。如果发现采购申请是重复申请，那么在查清原因之前，可以要求对原因进行查明或者对采购申请进行取消。如果和ERP数据库价格进行比较后

16、发现采购价格超过预定价格，可在原因上及时提醒业务员进行分析。ERP系统还有一个与传统管理模式的重大区别，那就是对需要的报表进行随时运行，以对某一时期的采购业务执行情况进行反映，并可以提供合理的改善后续阶段工作的建议，以及进行趋势的分析等。三 企业采购管理中ERP系统应用的不足（一）角色定位错误 这主要是在项目实施上，体现在以下方面：一是由于ERP是一个彻底的管理再造项目而不是简单的技术改造项目，在采购管理中进行实施便十分依赖采购主管领导的支持，但实施过程往往虽有主管领导主持却得不到他们太多的关注和参与，很多方面的工作总是被他们以精力有限为由推辞，实施的实施效果于是大打折扣、不尽人意。而且采购部

17、门往往认为ERP的负责者是技术部门，是他们的工作内容，却没有认识到这个改造工程涉及的是采购部门的整个战略、组织架构和业务流程，因此需要领导和基层员工配合对调整组织架构、优化业务流程和平衡利益与权力的进行。即使主管领导进行了项目实施的参与，也远没有在作用上实现桥梁式的上传下达。基层员工更是无法形成对ERP重要性的重复认识，因此难以充分进行配合，而且当与他们的利益产生冲突时甚至还会抵触。这些采购部门内部角色定位上的错误，都使软件供应商在项目实施工作遭遇了很大的阻力。（2） 软件供应商实施方法系统存在问题 国内的很多ERP软件商，虽然在ERP实施上的经验丰富，但对科学规范的实施方法论十分缺乏6。一些

18、小型ERP软件商甚至对实施方法与项目管理方法的地位和作用没有形成充分认识与理解，有的虽然拥有了自己的实施方法却没有在实施过程中进行切实落实的操作能力，体现出他们实施人才的缺乏和内部培训的欠缺。这些方面造成的最严重后果，是ERP软件供应商对ERP的实施，只是对生命周期中处于后续阶段的ERP软件配置、数据初始化、上限等进行处理，变成了仅仅是在软件技术上进行相关支持，本来是项目实施，现在变成了软件实施，ERP项目实施中的关键业务活动完全没有得到落实和实现，在采购部门新旧业务流程详细的对比描述上也极为缺乏。由于管理的变革无法进行实现，极大的增加了项目实施的风险，很容易走向失败的结局。（3） 必要技术条

19、件无法保证 良好的培训工作，是ERP项目在企业采购部门得到成功实施的重要保障之一，因为这个项目需要的不是信息化来适应人，而是人去适应信息化。尤其是对于技术骨干的培训，因为在采购部门中，对于ERP的应用，技术骨干和主管领导是最重要的两个角色7，ERP项目也只有通过他们的充分配合才能将优势最大化发挥出来。但培训工作在企业的ERP项目实施中往往被忽视，成了一个形式，很多时候甚至只是走走过场。整个企业尚且如此，采购部门自然无法避免。这样的直接后果，便是采购部门对ERP系统的技术了解程度远远不够，使得很多本来很容易解决的问题却成为了难以跨越的难题，影响了ERP系统效果的最大化呈现。而且这甚至会引发出抵触

20、情绪，反过来对项目的实施和深化产生阻碍作用。四 改进ERP系统在企业采购管理应用不足的对策（1） 对量化明确的ERP应用指标进行制定 由于我国企业的采购管理在应用ERP系统的时候，其应用目标的设定往往过于定性而空泛，成为一个重要原因极大程度上影响了应用上预期效果的实现，因此需要引起主管领导的高度重视。而要改进和解决这一问题，在应用目标上进行明确和量化是必由之路。但需要注意的是，对ERP应用目标进行明确和量化，有着很大的难度，因为既需要采购部门主管领导以及各级管理人员在思想认识上进行提高，还需要对系统进行分析以及对管理咨询进行引入，只有这些都能实现并且形成合力，才能使这项工作得到有效的完成。而且

21、一旦ERP明确而量化的应用目标进行了制定，还必须在规定期限内保证质量的完成，此目标还要在采购部门的ERP应用绩效评价中作为重要的依据。（2） 实行BPR作为基础 企业采购管理中有很多问题仅仅通过ERP系统无法得到解决，这些问题也使得企业的采购管理仅仅依靠ERP系统也不能对管理水平进行有效地提高，这时就需要对一个科学而规范的管理基础进行建立，以为ERP系统最大化发挥效果进行保障。而所依赖的手段，便是BPR，即业务流程重组。之所以会出现一些仅仅依靠ERP无法解决的问题，需要BPR对其进行基础性保障，是因为采购管理中的ERP应用与许多因素紧密关联，如企业经营机制、采购部门组织结构、采购管理模式、相关

22、规章制度、采购人员素质、采购管理方法、采购过程控制、采购业务流程和责任权利划分等。BPR的基础对于ERP来说是必备的，因为我国大多数企业的采购管理还处于粗放阶段，ERP的应用水平也比较低。而且BPR的价值不仅仅在于保障ERP的应用，还能使企业对自身生存与发展能力进行提高，从而有效的对激烈的市场竞争进行应对。（3） 引入企业管理咨询 这一点主要由于两大原因：一是企业的采购管理在明确而量化的应用目标的制定上，因为涉及的内容较多，难度较大，如采购管理体制和运作机制的建立、ERP项目实施前期准备工作的做好、业务流程重组即BPR的的实行、在项目实施方法上以ERP软件进行制定等，往往难以仅仅依靠自身的能力

23、完成，需要引进外来的专业咨询进行辅助和指导；二是企业管理咨询目前已经成为一个行业，已经具备了专业水准，能够独立、客观而公正的为企业提供管理咨询服务，他们可以全面而深入的研究和分析企业管理中的薄弱环节，并对一系列具有针对性和创新性的解决问题的方法、策略以及思想进行提出，因而有能力为企业提高自身管理水平和管理能力提供有效的保障。但大多数企业对于引入管理咨询的重要性并没有形成充分认识，也没有引起足够重视，转变观念加强认识已经是当务之急。（4） 对ERP项目监理制度进行建立 使社会化、科学化和专业化的项目监理制度在企业采购管理的ERP应用中得到建立，是保证ERP应用能够在规定期限内保证质量完成的重要保

24、障，最终目的则是对采购管理的ERP应用水平进行提高。项目监理制度虽然来源于土建工程，但在目的性和作用上与ERP应用的需求是一致的，监理内容也不仅是ERP的软件实施而是整个项目实施过程。在企业采购管理ERP应用项目监理制度的建立上需要对三项工作进行做好：一是加强宣传力度，使采购部门所有员工对项目监理制度的重要性和紧迫性进行充分认识；二是对ERP项目监理规范进行制度和完善；三是对ERP项目监理人员的职业道德与专业水平进行培养，以使其得到提高。（5） 对ERP应用绩效评价体系进行建立 为了对企业采购管理的ERP应用状况进行不同角度的科学揭示，保障ERP系统的运行和效果的达成，ERP应用绩效评价体系的

25、建立是十分必要的。企业采购管理ERP应有绩效评价体系应由三个部分组成：评价制度体系、评价组织体系和评价指标体系。评价的内容，则应该综合包括与ERP应用联系紧密的采购管理思想、基础、模式、机制和方法，采购的组织架构，采购部门员工的素质，相关信息处理，以及能够对采购部门综合能力与过程控制状况进行反映的各项经济指标等。ERP应用后再采购管理上的改进、提高和创新是其中需要重点突出的部分。在ERP应用绩效评价体系的建立中，人员配备上要以管理专家为主，而且专家的专业构成在比例上还要合理。（6） 对ERP应用案例研究进行开展 ERP应用案例研究无论是完整研究还是局部研究，无论是成功案例研究还是失败案例研究，对于企业的采购管理ERP应用都有着重大价值，因为有助于采购部门对问题的本质进行认识，对其中的规律进行发现，并形成避免和解决问题的基本思想。